Points clés
- L'extraction manuelle de données à partir de PDF scannés est chronophage, sujette aux erreurs et inefficace.
- La technologie OCR automatise considérablement l'extraction de données, améliorant la précision et la productivité.
- Parseur fournit des outils OCR avancés alimentés par l’IA qui gèrent efficacement divers formats de documents.
- Le choix du bon parseur PDF dépend de la complexité de votre document et de vos besoins en données.
Que sont les PDF scannés ?
Les PDF scannés sont des fichiers image qui contiennent des représentations visuelles de texte et de graphiques. Contrairement aux PDF classiques créés numériquement, les PDF scannés nécessitent une technologie unique pour convertir leur contenu en texte modifiable ou consultable. Ce processus de conversion, la reconnaissance optique de caractères (OCR), transforme des documents statiques en données exploitables
Le défi de l'extraction de données à partir de PDF scannés
L'extraction de données à partir de PDF scannés peut être difficile, surtout si votre entreprise gère des documents volumineux. Selon un rapport de McKinsey, les employés passent près de 20 % de leur semaine de travail à rechercher des informations internes ou à retrouver des collègues pouvant les aider sur des tâches spécifiques, ce qui réduit fortement la productivité. Les PDF scannés, généralement des images de texte, présentent des défis uniques, car ils ne peuvent pas être modifiés ou recherchés directement. L'extraction manuelle de données à partir de ces fichiers entraîne souvent des erreurs et des inefficacités coûteuses.
Extraction manuelle de données PDF : un scénario réel
Prenons l'exemple concret d'un cabinet comptable de taille moyenne qui reçoit chaque mois des centaines de factures scannées de différents clients. Généralement numérisées au format PDF, chaque facture doit être traitée manuellement par des employés qui lisent le document numérisé et saisissent manuellement les détails essentiels, tels que le numéro de facture, la date, le nom du fournisseur, le montant payé et la date d’échéance, dans un système de comptabilité ou une feuille de calcul Excel.
Ce processus manuel comprend plusieurs étapes :
- Ouvrir chaque PDF scanné individuellement.
- Lire attentivement chaque document ligne par ligne.
- Saisir manuellement les données dans le système souhaité.
- Vérifier plusieurs fois les informations saisies pour corriger les erreurs inévitables.
Selon Symatrix (2019), la probabilité d'erreur humaine lors de la saisie manuelle de données dans de simples feuilles de calcul se situe entre 18 % et 40 %. En pratique, cela signifie que sur 500 factures traitées manuellement, jusqu'à 25 à 50 peuvent contenir des erreurs, entraînant des écarts de paiement, des enregistrements financiers incorrects, des relations tendues avec des fournisseurs et des workflows retardés.
Défis liés à l'utilisation d'outils sans parsing : un piège courant
Les entreprises utilisent parfois des outils OCR de base qui convertissent les images numérisées en texte modifiable. Cependant, ces outils rencontrent souvent des difficultés avec des mises en page diverses ou complexes. Par exemple, une société de logistique peut recevoir des bordereaux d’envoi scannés de plusieurs partenaires utilisant chacun des mises en page différentes. Les outils OCR non spécialisés produisent fréquemment des résultats désordonnés et non structurés, contraignant les employés à passer du temps supplémentaire à réorganiser les données, annulant ainsi tout gain de productivité lié à l'automatisation.
Une étude de cas récente de Jumio (2019) a révélé que les meilleures solutions OCR affichent des taux de précision de 79 % à 88 % dans des conditions idéales, mais tombent à 28 %–62 % avec des images floues ou déformées, soulignant leurs limites face à des mises en page complexes et des entrées de faible qualité.
Le coût réel des solutions manuelles et sans parsing
L’impact combiné des processus manuels ou des automatisations inadéquates entraîne des pertes de productivité importantes et des coûts financiers élevés. Selon une étude de Sprout HR Solutions, le coût de la saisie manuelle de données à lui seul s’élève à 4,65 $ par saisie. Ces coûts peuvent s'accumuler considérablement ; par exemple, les traitements manuels en gestion RH et paie peuvent entraîner des pertes de chiffre d'affaires annuelles de 20 à 30 % dues aux inefficacités.
Les coûts indirects, tels que la frustration des employés, l’augmentation du turnover et l’insatisfaction des clients due aux erreurs, sont tout aussi importants et peuvent nuire à la réputation d’une entreprise.
Le rôle de l'IA et de l'OCR avancé dans l'extraction de données PDF
Ces technologies reconnaissent le texte des images scannées, mais aussi interprètent, structurent et organisent intelligemment les données extraites, surpassant les méthodes d’OCR traditionnelles en matière de précision et d'efficacité.
Mais quel est le meilleur outil pour traiter des PDF scannés ?
Avec tant d’outils en ligne disponibles sur le marché, il peut être difficile de choisir l’application qui répond à vos besoins.
Vous voudrez investir dans un outil capable de :
- Prendre en charge tout format et toute mise en page
- Gérer de grands volumes de données
- Extraire les données des tableaux sans perdre leur formatage d'origine
- Envoyer ces données à n'importe quelle autre application en temps réel
Pourquoi Parseur est le meilleur outil pour extraire des données de PDF scannés ?
Parseur combine une technologie OCR avancée alimentée par IA avec une technologie de parsing robuste, ce qui le rend idéal pour automatiser l’extraction de données PDF. Nous savons que cela peut sembler subjectif, mais des centaines de clients nous donnent raison.
Avantages de l'utilisation de Parseur :
- Haute précision : la technologie OCR alimentée par l'IA de Parseur atteint des niveaux de précision supérieurs à 98 %, ce qui réduit considérablement l’intervention humaine.
- Flexibilité : s’adapte facilement à divers formats de documents, dont factures, formulaires, reçus et contrats.
- Intégration : s’intègre parfaitement à de nombreuses applis via Zapier et Make, permettant un flux automatisé de données directement dans vos workflows.
- Évolutivité : idéal pour gérer de faibles comme de gros volumes de documents sans perdre en précision.
Comment extraire des données d’un PDF scanné vers Excel ?
Suivez ces étapes pour automatiser l'extraction de données de vos PDF scannés :
Étape 1 : Inscrivez-vous et créez votre boîte aux lettres Parseur
Visitez Parseur pour vous inscrire et commencer votre essai gratuit.
Étape 2: Téléchargez vos PDF scannés
- Importez vos documents scannés directement dans Parseur.
- Vous pouvez aussi envoyer des PDF scannés par email.
Étape 3 : L’IA extrait automatiquement les données des documents scannés.
- La technologie OCR alimentée par l’IA reconnaît automatiquement le texte et les modèles de données.
- Vous pouvez aussi créer un modèle personnalisé grâce aux champs prêts à l'emploi proposés.
Étape 4 : PDF vers Excel
- Suivez les instructions ici pour envoyer instantanément les données PDF vers n’importe quelle application.
L’extraction de données à partir de PDF scannés n’a pas à être compliquée ou fastidieuse. En exploitant la technologie OCR avancée, notamment des outils comme Parseur, les entreprises peuvent améliorer considérablement leur productivité, leur précision et leur efficacité dans les processus d’extraction de données.
Foire aux questions
Voici toutes vos questions sur l'extraction de données de PDF scannés expliquées.
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Peut-on extraire des données de PDF scannés ?
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Oui, utilisez un parseur PDF pour extraire les données de documents scannés.
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Parseur peut-il gérer le texte manuscrit dans les PDF scannés ?
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Les capacités avancées d'OCR de Parseur peuvent gérer un texte manuscrit bien écrit avec une précision impressionnante.
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L'extraction de données avec Parseur est-elle sécurisée ?
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Absolument. Parseur est conforme au RGPD et applique un chiffrement strict ainsi qu'un stockage cloud sécurisé pour garantir la sécurité de vos données.
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Puis-je intégrer Parseur à mon logiciel existant ?
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Oui, Parseur s'intègre parfaitement à de nombreuses applications via Zapier, Make et des API robustes.
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ChatGPT peut-il lire et extraire des données de documents scannés ?
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ChatGPT ne peut effectuer qu'une extraction de données simple à partir de fichiers PDF.
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