Sla je e-mailbijlagen automatisch op in Dropbox

Ontvang je regelmatig grote hoeveelheden e-mails met bijlagen die je overzichtelijk en veilig wilt bewaren in Dropbox? Bijvoorbeeld voor archivering, controle of boekhouding. Dropbox maakt het eenvoudig om je bestanden veilig op te slaan en gesynchroniseerd te houden op al je apparaten.

Handmatig bestanden uploaden is echter tijdrovend en foutgevoelig.

Als krachtige e-mail parser stelt Parseur je in staat om automatisch je e-mailbijlagen, zoals PDF’s of andere bestandsformaten, direct op te slaan in je Dropbox-account.

Hoe kun je e-mailbijlagen opslaan in Dropbox?

Dit heb je nodig:

• Een Parseur-account
• Een Dropbox-account
• Een Zapier-account

Zapier is een automatiseringstool die Parseur met duizenden andere applicaties verbindt, zodat je geautomatiseerde workflows kunt inrichten.

Stap 1: Stuur bijlagen door naar je Parseur-mailbox

Maak een Parseur-mailbox aan en zet de bijlagenverwerking in Parseur aan.

Registreer je bij Parseur en maak je eerste mailbox aan. Eenmaal aangemaakt, ga je naar het tabblad ‘Velden’ en schakel je de extra velden voor bijlagen in.

Je ontvangt een uniek e-mailadres dat is gebaseerd op de naam van je mailbox.

Stuur nu de e-mails waarvan je de bijlagen wilt opslaan in Dropbox door naar dit e-mailadres. Je kunt ook automatisch doorsturen instellen vanuit je eigen mailbox naar je Parseur-mailbox.

Wil je alleen de bijlagen kopiëren naar Dropbox, activeer dan simpelweg het extra veld "Bijlagen".

Stap 2: Koppel Parseur aan Dropbox via Zapier

Meld je aan bij je Zapier-account of maak een nieuw account aan als je er nog geen hebt. Met Zapier kun je bestanden tot 35 MB automatisch naar je Dropbox-account sturen.

Log in bij Zapier en maak je eerste zap aan.

Stel Parseur in als Trigger

Typ Parseur in het veld When this happens....

Selecteer vervolgens New Document Processed als Trigger Event. Klik op Doorgaan.

Let op: Ontvang je meer dan één bijlage per e-mail? Kies dan voor New Table Processed en selecteer de Attachments-tabel.

Nu haalt Zapier op hoe het veld Attachments eruit ziet.

Je ziet de velden zoals Attachment[0].name, Attachments[0].content_type en meer verschijnen, zodat je precies weet welke informatie binnenkort wordt doorgestuurd.

Stel Dropbox in als Actie

Voer Dropbox in bij Do this... en selecteer het juiste icoon.

Het is niet nodig om Specify File Name of Specify File Extension handmatig in te vullen; deze worden automatisch bepaald op basis van de URL.

Zapier toont daarna een samenvatting van je Zap. Klik op Test & Continue.

Klik op Turn Zap On om de Zap te activeren. Je bijlagen worden voortaan automatisch in de gekozen map opgeslagen.

Nu worden alle e-mailbijlagen die je naar je Parseur-mailbox stuurt, automatisch via Zapier in Dropbox opgeslagen. Dankzij deze koppeling voor e-mailbijlagen opslaan in Dropbox bespaar je veel tijd en hoef je slechts één keer de workflow in te richten.

Wil je niet alleen bestanden opslaan, maar ook extra gegevens uit je e-mails halen? Gebruik Parseur dan als data-extractietool: selecteer eenvoudig de informatie die je wilt extraheren en maak daar een sjabloon van. Koppel deze daarna via dezelfde Zapier-stappen aan je Dropbox-map, zodat je altijd de juiste informatie direct beschikbaar hebt!