Automatyzacja wprowadzania danych do CRM (CRM data entry automation) to wykorzystanie oprogramowania do wyodrębniania informacji o klientach i transakcjach z przychodzących dokumentów, takich jak e-maile od leadów, potwierdzenia rezerwacji oraz formularze zamówień w PDF, i zapisywanie ich w CRM bez konieczności ponownego ich przepisywania. Znajduje się ona przed systemem CRM i zastępuje klawiaturę, a nie obieg pracy (workflow).
Nikt nie kupuje systemu CRM, by spędzać czwartkowy poranek na przepisywaniu numeru zamówienia z pliku PDF. A jednak zdarza się to w zespołach, które posiadają doskonale działający CRM.
Najważniejsze informacje
- Przedstawiciele handlowi poświęcają 17% średniego tygodnia pracy na ręczne wprowadzanie danych, a łącznie około 60% tygodnia na zadania niezwiązane ze sprzedażą.
- Twój CRM automatyzuje to, co dzieje się, gdy rekord już istnieje. Nic wewnątrz niego nie otwiera formularza zamówienia w PDF.
- Parser dokumentów AI wypełnia tę lukę: na wejściu e-maile i załączniki, na wyjściu ustrukturyzowane pola w CRM.
- Parseur robi to bez konieczności budowania szablonów czy pisania kodu, a darmowy plan w zupełności wystarczy do przetestowania go najpierw na Twoich własnych dokumentach.
Czym jest automatyzacja wprowadzania danych do CRM?
Automatyzacja wprowadzania danych do CRM usuwa etap wpisywania pomiędzy przychodzącym dokumentem a rekordem w CRM. E-mail od leada, potwierdzenie rezerwacji lub formularz zamówienia w PDF przychodzi, parser AI wyciąga pola, a CRM samodzielnie tworzy lub aktualizuje kontakt, firmę lub transakcję.
Warto zapamiętać to rozróżnienie. Automatyzacja obiegów pracy w CRM (CRM workflow automation), czyli szersza kategoria, obejmuje przypisywanie leadów, etapy transakcji, sekwencje follow-upów i kierowanie zgłoszeń. Wszystko to opiera się na założeniu, że rekord już istnieje. Automatyzacja wprowadzania danych do CRM to z kolei tworzenie samego rekordu w pierwszej kolejności, na podstawie dowolnego, nawet mało czytelnego dokumentu.
Ta przepaść kosztuje realne godziny pracy. Raport Salesforce "State of Sales" ocenia, że ręczne wprowadzanie danych zajmuje 17% średniego tygodnia pracy handlowca, czyli około jednego dnia na sześć spędzonego na samym przepisywaniu. HubSpot zgłosił tę samą wartość 17% wiele lat wcześniej. Dwa raporty, wydania CRM oddalone od siebie o całą generację, a liczba się nie zmieniła.
Gdzie w rzeczywistości ma miejsce wprowadzanie danych do CRM
Każdy etap procesu CRM generuje dokument, który ktoś musi przepisać.
Leady przychodzą jako e-maile z zapytaniami. Pozyskiwanie dodaje prośby o wycenę i podpisane formularze. Konwersja przynosi potwierdzenia zamówień, a utrzymanie klienta wymaga wysyłania przypomnień o odnowieniu umowy i obsługi zgłoszeń długo po zamknięciu transakcji. Każdy z nich ma taki format, jaki danego dnia pasował nadawcy.
Weźmy agenta nieruchomości zbierającego leady z różnych platform. Tuzin kanałów, jedna skrzynka odbiorcza, brak dwóch takich samych układów. Trzeba otworzyć każdy e-mail, znaleźć imię i nazwisko, numer telefonu, referencję nieruchomości i ręcznie utworzyć kontakt. To nie jest tylko drobny obowiązek związany z pracą. W niektóre poranki to jest ta praca.
88% klientów twierdzi, że doświadczenie oferowane przez firmę jest tak samo ważne jak jej produkt lub usługi, w porównaniu do 80% w 2020 roku.
Powolne, podatne na błędy tworzenie rekordów to najpierw problem z obsługą klienta, a dopiero potem problem administracyjny. Lead czekający cztery godziny na wpisanie do systemu to lead, do którego zadzwonił już Twój konkurent.
Czego automatyzacja CRM nie obejmuje
A oto niewygodny fakt. Twój CRM może uruchomić sekwencję, przyznać punkty leadowi, przenieść transakcję na kolejny etap i otworzyć zgłoszenie. Nie potrafi jednak otworzyć formularza zamówienia w formacie PDF i podać Ci numeru zamówienia (purchase order number).
Wbudowana automatyzacja poczty elektronicznej loguje wiadomość i przypina ją do rekordu. Nie czyta jednak jej treści, by zamienić ją na konkretne pola.
Narzędzia do przechwytywania aktywności idą dalej – same logują spotkania, połączenia i e-maile dla właściwego kontaktu. Przydatne. Ale to wciąż nie to samo. Rejestrują one, że miała miejsce rozmowa. Nie wyciągają dwunastu pozycji z załączonej do niej wyceny.
Szczery podział wygląda zatem następująco:
- Automatyzacja obiegów pracy w CRM obsługuje to, co dzieje się, gdy rekord już istnieje.
- Przechwytywanie aktywności obsługuje to, kto, z kim i kiedy rozmawiał.
- Automatyzacja wprowadzania danych do CRM obsługuje dokumenty i jest to warstwa, której prawie nikt nie posiada.
Automatyzacja wprowadzania danych do CRM to również nie to samo, co automatyzacja marketingu, chociaż oba te obszary świetnie ze sobą współpracują, gdy dane pod nimi są czyste.
Jakie dokumenty zasilają CRM
Lista jest dłuższa, niż przypuszcza większość zespołów:
- E-maile od leadów i zapytania z formularzy internetowych, rynków i platform z ogłoszeniami
- Potwierdzenia rezerwacji wysyłane przez platformy turystyczne, wynajmu, hotelarskie i systemy rezerwacji spotkań
- Potwierdzenia zamówień i zamówienia zakupu (PO), zazwyczaj od klientów i dystrybutorów
- Zapytania ofertowe i RFQ, często ukryte w załączniku PDF
- Wizytówki skanowane po wydarzeniach, plus bloki podpisu z codziennej korespondencji e-mail
- Umowy i podpisane formularze zawierające oficjalną nazwę, adres rozliczeniowy i warunki
- Faktury, gdy CRM potrzebuje kwoty i konta, a nie tylko księgowości
Każdy z nich zawiera pola, na które Twój CRM już ma przygotowane miejsce. Każdy z nich jest teraz przepisywany przez kogoś, całkiem możliwe, że przez Ciebie.
Jak zautomatyzować wprowadzanie danych do CRM w czterech krokach
Zautomatyzowane wprowadzanie danych do CRM składa się z tych samych czterech kroków, niezależnie od tego, jakie narzędzia wybierzesz.
- Przechwytywanie. Skieruj dokumenty w jedno miejsce. Ustaw regułę automatycznego przesyłania dalej ze swojej skrzynki odbiorczej sprzedaży lub wysyłaj dokumenty przez API czy obserwowany folder. Załączniki zostaną przetworzone automatycznie.
- Wyodrębnianie. Silnik AI czyta dokument i wyciąga pola. Nazwiska, e-maile, numery telefonów, daty, numery zamówień, kwoty, pozycje zamówienia. Żadnego zaznaczania prostokątami na próbce, żadnych reguł do utrzymania.
- Mapowanie i weryfikacja. Przyporządkuj raz każde wyodrębnione pole do właściwości w CRM. Dodaj sprawdzanie wymaganych pól i duplikatów, a wszystko, co niejednoznaczne, wyślij do kolejki weryfikacji, tak aby pracownik wychwycił błąd zanim ten dotrze do CRM, a nie trzy tygodnie później w raporcie.
- Przesyłanie do CRM. Za pośrednictwem natywnej integracji, Zapiera, Make lub webhooka, utwórz lub zaktualizuj kontakt, firmę lub transakcję, dołącz oryginalny dokument, przypisz właściciela i ustaw etap.
Konfigurację przeprowadza się raz. Potem działa ona dla każdego dokumentu – o trzeciej nad ranem, w świąteczny weekend, przy dowolnym natężeniu ruchu.
Parseur: ta część Twojego stosu, która otwiera załącznik
Parseur to parser dokumentów AI, który obsługuje kroki od pierwszego do trzeciego, a następnie przekazuje gotowy wynik do Twojego CRM-a. Czyta on e-maile i ich załączniki za pomocą silnika Text AI. Pliki PDF, skany i zdjęcia trafiają do silnika Vision AI, który wykorzystuje technologię AI OCR w miejsce starszego zwyczaju przerzucania całej strony na czysty tekst i liczenia na cud.
Co istotne, jeśli zamierzasz utrzymać ten obieg pracy: nic tutaj nie jest budowane na szablonach ani na kodzie. Silnik parsujący AI rozpoznaje pola na podstawie tego, co znaczą, a nie gdzie leżą na stronie. Więc gdy platforma rezerwacyjna zmienia projekt maila z potwierdzeniem lub dostawca dla kaprysu zmienia format zamówienia, wyciąganie danych wciąż działa. Nie trzeba niczego trenować na nowo, nie trzeba nic mapować ponownie, ani zakładać zgłoszeń serwisowych.
Dwie rzeczy, które rozważny użytkownik chce wiedzieć przed przekazaniem rekordów klientów nowemu dostawcy.
Gdzie znajdują się dane. Dokumenty są przetwarzane na serwerach w Unii Europejskiej, w centrum danych z certyfikatem ISO 27001, szyfrowane podczas transmisji. Ty pozostajesz administratorem danych, Parseur działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z DPA oraz RODO i możesz usunąć dokument, skrzynkę lub całe konto, kiedy tylko zechcesz. Ustaw politykę retencji, a dane będą usuwać się automatycznie wedle harmonogramu.
Ile to kosztuje. Darmowy plan to 20 stron miesięcznie, co w zupełności wystarczy, by przepuścić przez niego najtrudniejszy formularz zamówienia, jeszcze przed podpisaniem czegokolwiek. Płatne plany wyceniane są od wolumenu, a nie od stanowiska pracy, i dochodzą do miliona stron miesięcznie. Pilotaż i pełne wdrożenie to ta sama konfiguracja, tylko z wyższą liczbą obsługiwanych dokumentów.
Gdzie Parseur pasuje do Twojej automatyzacji CRM
Wróćmy do agenta nieruchomości zasypanego e-mailami z leadami. Parseur automatycznie wyodrębnia szczegóły dotyczące każdego leada i przesyła je do CRM jako gotowy do działania kontakt. Te same cztery kroki sprawdzają się w równym stopniu z zapytaniami ofertowymi zespołu sprzedaży lub powiadomieniami o wznowieniu dla działu wsparcia. Jeśli ów agent nadal szuka idealnego CRM-a, stworzyliśmy ranking najlepszych CRM dla agentów nieruchomości bazujący na tym, jak dobrze przechwytują oni leady.
- Utwórz regułę automatycznego przekazywania dalej między swoją skrzynką pocztową a Parseur, aby przychodzące e-maile i załączniki przesyłały się same.
- Silnik AI wyodrębnia dane zaraz po nadejściu wiadomości. Raz potwierdzasz to, co ma być zebrane, i konfiguracja ta dotyczy każdego następnego dokumentu.
- Skieruj przeanalizowane dane do swojego CRM przez natywną integrację lub poprzez Zapier, Make czy Power Automate.
- Tam, gdzie dane są kluczowe, dodaj reguły weryfikacji, by niepełne wpisy trafiały do przeglądu zamiast bezpośrednio do lejka sprzedażowego (pipeline).
Dziś zespoły używają Parseur do takich przepływów pracy jak:
- Tworzenie rekordów Salesforce z przeanalizowanych e-maili z leadami
- Automatyczne tworzenie kontaktów w HubSpot CRM
- Aktualizacja Microsoft Dynamics CRM za pomocą danych otrzymanych e-mailem
- Tworzenie nowych leadów w Zoho CRM z przychodzących e-maili
- Tworzenie nowych leadów w Pipedrive na podstawie danych z e-maila
- Tworzenie nowych kontaktów Realvolve oraz leadów w WiseAgent
- Tworzenie nowych kontaktów w Wealthbox
- Przekształcanie e-maili od leadów z dowolnej platformy w ustrukturyzowane rekordy
Ustaw to wszystko tylko raz, a ręczne wprowadzanie danych przestanie być problemem na drodze do skutecznego zarządzania relacjami z klientami.
Ile tak naprawdę wart jest czysty CRM
Zaangażowanie w czysty CRM przekłada się na realne oszczędności czasu, ale to tylko część korzyści. O wiele ważniejsze jest to, co w końcu potrafi system po uzyskaniu kompletnych wpisów.
57% procesów automatyzacji w CRM wspiera tzw. lead nurturing (pielęgnację leadów), 36% dba o zaangażowanie klientów, a 28% dedykowane jest do generowania raportów. Wszystkie z tych czynności opierają się na założeniu, że dane są zawsze aktualne i kompletne. Sekwencje pielęgnacyjne zostają uruchomione przez pola. Raporty agregują pola. Oprogramowanie wypełnione w połowie przez spieszącego się pracownika doprowadzi z kolei do wadliwych sekwencji pielęgnacji i raportów, którym nikt nie zaufa.
Koszty ignorowania tych aspektów stale się kumulują. Firmy tracą od 20% do 30% dochodu przez nieefektywne procesy. Ręczne wprowadzanie danych do CRM jest jednym z najbardziej mierzalnych przejawów tej nieefektywności, a zarazem jednym z najłatwiejszych do wyeliminowania.
Twój CRM nie stanowi problemu. Jest nim klawiatura obok.
Kupiłeś system CRM po to, by nawiązywać i zarządzać relacjami biznesowymi, a nie przypisywać im numery z zamówień zakupu. Skonfiguruj przesyłanie z jednej skrzynki odbiorczej, zmapuj pola jeden raz, a rekordy zaczną wypełniać się same, podczas gdy Ty oddasz się tej części pracy, która wymaga człowieka. Wypróbuj nasz darmowy plan i przetestuj na nim swoje własne dokumenty, zanim zdecydujesz o jakichkolwiek zakupach.
Ostatnia aktualizacja
