Stanco di gestire montagne di fatture e ricevute, proprio come quello scroll infinito sui social media? Sappiamo cosa vuol dire! E indovina un po'? Abbiamo il trucco definitivo per te: uno strumento per fatture basato sull'IA.
L'acquisizione dati fattura, nota anche come elaborazione delle fatture, automatizza l'estrazione di informazioni chiave (numero fattura, date, importi, dettagli articoli) da fatture e ricevute.
Con l'evoluzione continua della tecnologia e la crescente dipendenza delle aziende dagli strumenti digitali, l'acquisizione dei dati delle fatture è emersa come un'area di interesse cruciale per le organizzazioni che desiderano migliorare la propria efficienza.
In questo articolo, esploreremo l'acquisizione dati fattura, la sua evoluzione nel tempo, le tecnologie innovative e i vantaggi per le aziende nel 2025.
Punti chiave
- L'elaborazione di una singola fattura richiede 11 giorni.
- L'acquisizione manuale dei dati è fonte di errori e omissioni.
- L'automazione dell'elaborazione delle fatture offre alle organizzazioni vantaggi in termini di costi ed efficienza.
Cos'è l'acquisizione dati fattura?
L'acquisizione dati fattura è il processo di estrazione di informazioni specifiche da fatture, sia in formato cartaceo, PDF o elettronico. Questi dati, come numero fattura, data, dettagli del fornitore, articoli acquistati, quantità, prezzi unitari e importi totali dovuti, sono essenziali per la contabilità e la gestione finanziaria.
Sfide dell'elaborazione manuale delle fatture
In passato, le aziende registravano manualmente le proprie transazioni finanziarie, ma questo era un processo lungo e soggetto a errori.
Secondo un rapporto "The State of ePayables in 2022" di Ardent Partners, i team contabili (AP) spendono oltre $10 e impiegano circa 11 giorni per elaborare una singola fattura.
- Anche nel 2025, ci sono ancora preventivi e fatture che vengono elaborati su carta. Le informazioni possono andare perse durante l'elaborazione manuale. L'inserimento manuale dei dati da fatture cartacee o digitali è un'attività laboriosa e dispendiosa in termini di tempo, che può ritardare l'elaborazione dei pagamenti.
- L'elaborazione manuale delle fatture aumenta la probabilità di errori umani come errori di battitura o omissioni. Questi errori possono portare a importi di pagamento errati, che possono avere un impatto negativo sui rapporti con i fornitori.
- Le aziende potrebbero dover assumere personale aggiuntivo per gestire il volume di fatture, con conseguente aumento dei costi generali.
L'automazione dell'acquisizione dati fattura risolve queste problematiche, migliorando l'efficienza e la precisione.
Vantaggi dell'utilizzo di un software di acquisizione dati fattura
Un software di elaborazione fatture è uno strumento di automazione che utilizza algoritmi come il Machine Learning (ML) e il Natural Language Processing (NLP) per leggere, scansionare ed estrarre i dati dalle fatture.
"Il mercato dell'automazione delle fatture in contabilità fornitori si sta evolvendo rapidamente poiché le normative governative spingono le organizzazioni alla digitalizzazione." - Gartner, 2021.
I principali vantaggi includono:
Maggiore precisione: I parser per fatture possono limitare notevolmente il numero di errori e duplicati durante l'elaborazione delle fatture. Ciò riduce la necessità di inserimento manuale dei dati - lo strumento di automazione può anche verificare le fatture confrontando i dati dal suo database.
Efficienza: L'elaborazione automatica accelera i tempi di elaborazione, consentendo alle aziende di elaborare le fatture ed effettuare i pagamenti più rapidamente. Ciò può liberare tempo e risorse del personale, consentendo alle aziende di concentrarsi su attività più strategiche.
Integrazione: I software di acquisizione dati fattura si integrano facilmente con sistemi ERP (pianificazione delle risorse aziendali) e QuickBooks, automatizzando il flusso di lavoro dalla ricezione della fattura alla registrazione contabile. Ad esempio è possibile creare un flusso di lavoro automatizzato dall'estrazione dei dati all'esportazione dei dati nel software di contabilità.
Riduzione dei costi: L'automazione può ridurre significativamente i costi di elaborazione delle fatture, fino a 1000 volte rispetto all'elaborazione manuale.
Scelta del giusto software di acquisizione dati fattura
Per scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze, considerare i seguenti fattori:
- Qual è il volume di dati delle fatture che stai generando?
- Hai conoscenze di programmazione? In caso contrario, uno strumento senza regole di analisi sarebbe migliore.
- Stai cercando una soluzione basata su cloud?
- Hai bisogno di tecnologie specifiche come l'IA o il deep learning?
- Lo strumento per fatture può integrarsi con altri sistemi aziendali, come software di contabilità e sistemi ERP, per semplificare il flusso di lavoro di elaborazione delle fatture?
Parseur: lo strumento ideale per l'acquisizione dati fattura nel 2025
Parseur è uno strumento di acquisizione dati fattura basato sull'IA, ideale per l'analisi dei dati. Semplice da utilizzare e senza bisogno di programmazione, si distingue dagli altri software per la sua flessibilità e potenza. Il parser per fatture ha un modello assistito dall'IA integrato progettato per fatture, ordini di acquisto e ricevute.
Digitalizzare una fattura con Machine Learning e OCR: un processo semplice
I dati possono essere estratti dalle fatture automaticamente in pochi semplici passaggi:
- Invia la fattura (scansionata o PDF) all'OCR per fatture.
- Elenca tutti i campi da estrarre.
- L'IA estrarrà automaticamente i dati.
- Verifica i dati estratti.
- Esporta i dati o integrali con il tuo software contabile tramite API fattura.
"Ricevevo 30 fatture al mese e l'inserimento manuale richiedeva circa 4 giorni. Ora, grazie a Parseur, i dati vengono estratti automaticamente dalle fatture PDF e inviati al mio webhook."
- Shifra
Il futuro dell'acquisizione dati fattura con l'IA
"La questione se automatizzare o meno la contabilità fornitori non è più in discussione." - IOFM, Institute of Finance & Management.
L'acquisizione dati fattura continua ad evolversi grazie a tecnologie innovative come la blockchain, gli smart contract e l'IoT, che promettono maggiore sicurezza, automazione e analisi in tempo reale. Con la blockchain, ad esempio, le aziende possono garantire la sicurezza e l'accuratezza dei dati delle fatture, mentre gli smart contract possono automatizzare l'intero processo di fatturazione ed eliminare la necessità di intervento manuale. L'IoT può consentire alle aziende di acquisire ed elaborare i dati delle fatture in tempo reale, consentendo un processo decisionale più rapido e preciso.
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