Bem-vindo à era dos dados onde a magia é o Processamento Inteligente de Documentos (IDP). Imagine um mundo em que ferramentas de ciência de dados, como IA, aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural, se unem para criar uma sinfonia de eficiência em cada etapa do processamento de dados. Vai muito além de somente processar dados; é digitalizar a essência de como as organizações gerenciam informações.
Conforme relatório da ThinkAutomation, o atual mercado de automação digital está avaliado em US$ 6,76 bilhões e aumentará para US$ 12,61 bilhões até 2023.
Preparamos um guia abrangente para explicar o que é o processamento inteligente de documentos e como as empresas podem utilizá-lo para expandir seus negócios.
O que é processamento inteligente de documentos?
Em termos básicos, o principal objetivo do IDP, também conhecido como automação inteligente de documentos, é diminuir a necessidade da intervenção humana utilizando tecnologia. Ajuda a extrair dados de diversas fontes e formatos.
A Wikipedia define automação de processamento de documentos como o design de sistemas e fluxos de trabalho que assistem na criação de documentos eletrônicos.
"Coletar automaticamente os dados necessários de diversos tipos de documentos, validar sua precisão e utilizar os dados extraídos para adicionar recursos relevantes e aumentar seu valor" - definição por AI Multiple, maio de 2020
Segundo o último estudo da Fact.MR, o mercado global de automação de fluxo de trabalho de negócios deve registrar um crescimento significativo. Estima-se que essa solução tecnológica atingirá uma receita superior a US$ 2.100 milhões até o final de 2026.
Até 2026, o mercado global de automação de fluxo de trabalho de negócios deverá gerar uma receita de US$ 5.247,2 milhões.
- Fact.MR
Espera-se que a América do Norte lidere o mercado global de automação de fluxo de trabalho de negócios ao longo do período de previsão. A automação do processamento de documentos está ganhando destaque globalmente, fornecendo soluções inovadoras para extração de dados.
Como funciona o processamento inteligente de documentos?
A extração de dados é um processo crucial para converter dados não estruturados em dados estruturados, desempenhando um papel essencial na automação do processamento de documentos. Um relatório publicado na Forbes em 2019 destacou que 95% das empresas precisam gerenciar dados não estruturados regularmente.
A extração de dados lida com 3 tipos de documentos:
- Dados não estruturados: Não possuem uma estrutura predefinida e não são legíveis por computadores. Exemplos incluem livros, periódicos, registros médicos ou arquivos de texto.
- Dados semiestruturados: Tipo de dado não estruturado que não pode ser organizado. Fotografias digitais, carimbos de data, imagens e faturas são considerados semiestruturados.
- Dados estruturados: Informações que foram transformadas em um modelo de dados bem definido.
Leia mais sobre dados estruturados vs. dados não estruturados
As 7 etapas da automação do processamento de documentos
O processamento manual de documentos é sujeito a erros e consome tempo. Ao adotar ferramentas automatizadas, as empresas podem gerar mais documentos automaticamente em segundos. Abaixo, destacamos as etapas da automação do processamento de documentos que requerem zero intervenção humana:
Etapa 1: Ingestão de dados
A ingestão de dados é o primeiro passo que move ou importa dados de diversas fontes (e-mails, PDFs, MS Excel) para um único destino, permitindo seu armazenamento e análise.
Etapa 2: Captura de dados
O processo de extração de informações de um documento, convertendo-as em dados legíveis por computadores, é conhecido como captura de dados. Usualmente, a captura de dados é realizada por reconhecimento óptico de caracteres (OCR), utilizando algoritmos de aprendizado de máquina e tecnologia de IA para trabalhar com recibos, imagens ou livros.
Etapa 3: Classificação de dados
É o processo de organizar dados em diferentes categorias, facilitando sua localização e recuperação com base na sensibilidade dos documentos. Por exemplo, em ferramentas como o Parseur, existem modelos específicos para diferentes casos de uso, como imóveis, pedidos de comida ou alertas do Google.
Etapa 4: Extração de dados
Este processo recupera informações específicas dos documentos. Em um pedido de compra, por exemplo, extrai-se detalhes do cliente, número do pedido, preço total e quantidade.
Leia mais sobre o que é extração de dados
Etapa 5: Validação de dados
Essa etapa garante a precisão e qualidade dos dados extraídos. Os resultados finais não estarão corretos se os dados analisados não forem precisos. Isso se faz por meio de várias verificações lógicas, sem intervenção humana.
Etapa 6: Transformação de dados
Com a precisão dos dados verificada, é hora de transformá-los em um formato utilizável, ou seja, em dados estruturados (os resultados finais).
Etapa 7: Exportação de dados
A etapa final é baixar, enviar ou exportar os dados extraídos para qualquer outro aplicativo de sua preferência com fluxos de trabalho automatizados.
Benefícios de usar o processamento inteligente de documentos em sua empresa
O IDP é aplicável a qualquer setor e casos variados, como finanças, imóveis e indústria alimentícia, entre outros. Os benefícios de implementar essa automação de fluxo de trabalho são:
Economia de custos em tempo e recursos
De acordo com o relatório da McKinsey, até 60% das ocupações poderiam economizar 30% do tempo com automação. Muito tempo e recursos são economizados ao automatizar tarefas repetitivas. 90% dos funcionários são sobrecarregados com tarefas repetitivas, que podem ser facilmente automatizadas - Estatísticas de demanda chave, ThinkAutomation.
Em um benchmark feito pelo Parseur em junho de 2024, concluiu-se que, em média, um cliente do Parseur economiza cerca de 150 horas de entrada manual de dados e aproximadamente US$ 6.413 mensalmente. - Estatísticas do Parseur, junho de 2024
Zero erros humanos
Lidar com muitos documentos manualmente é suscetível a erros humanos. Por meio da automação do processamento de documentos, é possível reduzir esses erros quase a zero. Robôs e algoritmos de inteligência artificial são treinados continuamente para aperfeiçoar os resultados.
Backup de dados
É evidente que o uso de ferramentas automatizadas faz o backup de seus dados automaticamente. Ferramentas de processamento de documentos, geralmente baseadas em nuvem, armazenam dados com segurança, acessíveis a qualquer momento e de qualquer lugar.
Modelos pré-treinados e prontos
Existem soluções automatizadas que oferecem modelos prontos para diversos setores. Por exemplo, o Parseur suporta muitas plataformas imobiliárias onde documentos são extraídos e processados automaticamente (detalhes de contato, informações de propriedade, fonte de leads).
Eficiência do processo
As empresas podem focar em outros aspectos essenciais, como a experiência do cliente, aumentando a produtividade e as vendas. A automação dos processos internos resulta em 30-200% de ROI no primeiro ano, principalmente com economia de trabalho. Com menos tarefas tediosas, os colaboradores podem empregar melhor seu tempo criativo.
Recursos de uma ferramenta de processamento inteligente de documentos
Ao escolher uma ferramenta automatizada de processamento de documentos, é importante compreender quais recursos sua empresa precisará. Abaixo, destacamos os principais recursos comuns:
Fluxos de trabalho fáceis e perfeitos
Uma ferramenta automatizada e fácil de usar é desejável, especialmente se você não é familiarizado com tecnologia. Uma ferramenta sem código, onde conhecimento em codificação não é necessário e fluxos de trabalho perfeitos entre processos são possíveis, é ideal.
Integração com outros aplicativos
Integrar a ferramenta de processamento de documentos com qualquer aplicativo de sua escolha ajuda a economizar tempo. Se usada para geração de leads, é fundamental poder conectar a outros aplicativos, como Mailchimp ou Intercom, para envio automático dos dados.
Tipos de soluções IDP
Com o advento do big data e tecnologia, a extração de dados se realiza de diversas maneiras, dependendo da quantidade de documentos a processar ou da estruturação necessária.
AI Builder pelo Power Automate
AI Builder da Microsoft é uma ferramenta que integra inteligência artificial em aplicativos e integrações. Com uma interface simples de apontar e clicar, é possível criar modelos de IA personalizados para sua organização.
OCR
O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é essencial para leitura de texto em imagens por máquinas. Algumas empresas precisam processar recibos em massa, tornando a OCR uma ferramenta útil.
Parseur: O melhor software de processamento inteligente de documentos em 2025
Parseur é uma ferramenta de processamento de documentos de IA que extrai dados de e-mails e PDFs. Com uma ferramenta de análise de documentos de IA como o Parseur, você pode economizar inúmeras horas de trabalho manual e estabelecer processos de fluxo de trabalho automatizados.
O software de IA Parseur é o melhor e mais avançado mecanismo de análise de dados estruturados disponível, adaptando-se a qualquer layout.
Parseur também se integra a milhares de aplicativos, como Zapier, Power Automate e Integromat.
Implementando automação de processamento de documentos em sua organização, você habilita processos de negócios automáticos de ponta a ponta. A introdução dessa automação proporciona inúmeras vantagens para otimizar operações de negócios e alcançar resultados mais rápidos.
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