Traitement factures IA : comment automatiser l'extraction des factures ?
Êtes-vous prêt à transformer votre processus de comptes fournisseurs, passant d'une tâche manuelle fastidieuse à une centrale automatisée et rationalisée ? Le traitement des factures par IA devient rapidement essentiel pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité, à réduire leurs coûts et à garantir la conformité. Cet article vous guidera à travers tout ce que vous devez savoir sur le traitement des factures basé sur l'IA, de son fonctionnement et de ses avantages aux défis courants et aux applications spécifiques à l'industrie.
Points clés :
- Le traitement des factures par IA peut réduire le temps de traitement jusqu'à 80 %, rationalisant les flux de travail et augmentant la productivité.
- Les outils basés sur l'IA tels que Parseur réduisent les erreurs humaines, garantissent l'exactitude des données et créent une piste d'audit transparente, améliorant ainsi la conformité réglementaire.
- Des innovations telles que la blockchain et l'analyse prédictive promettent de faire progresser davantage le traitement des factures, le rendant encore plus sûr et perspicace.
L'OCR traditionnel a ses limites.
L'OCR classique convertit uniquement les données en texte brut et ne peut pas traiter les factures de différents formats ou mises en page. La plupart des factures contiennent des données tabulaires, et il peut être impossible de lire ces données avec précision.
Comparer l'OCR traditionnel avec l'OCR par IA.
Nous sommes tous humains; des erreurs se produisent, même si nous sommes prudents. Malheureusement, les erreurs coûtent cher à l'entreprise et au client. Une petite erreur peut coûter des milliards de dollars à rectifier.
Si votre entreprise travaille avec de grandes quantités de données, vous pouvez vous attendre à entre 0,5 et 4 erreurs pour 10 000 entrées avec des doubles saisies.
Vous souvenez-vous du moment où une erreur administrative a coûté 900 millions de dollars à Citibank ? Les flux de travail de comptes fournisseurs traditionnels reposent sur la saisie manuelle des données et sont sujets à des retards et des erreurs.
Le traitement manuel des factures coûte en moyenne 12 $ par facture, tandis que le traitement par IA peut réduire les coûts à 1,50 $ à 2,00 $ par facture.
L'IA réduit les erreurs humaines, qui coûtent aux entreprises plus de 1 000 milliards de dollars par an dans tous les secteurs — rapport d'IBM sur le coût des erreurs humaines.
Applications de l'IA dans le traitement des factures
Le traitement des factures basé sur l'IA fait bien plus qu'automatiser la saisie des données. Il simplifie les flux de travail, améliore la précision et aide les entreprises à rester conformes dans divers secteurs. Voici un aperçu de l'impact de l'IA.
Extraction de données
Quel que soit le format, la reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur l'IA extrait automatiquement les données clés des factures, telles que les informations sur le fournisseur, les montants totaux et les dates d'échéance. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs qui se produisent souvent avec la saisie manuelle des données.
Rationalisation des flux de travail d'approbation
Avec l'IA, les factures peuvent être acheminées pour approbation selon des règles personnalisées, telles que les montants des factures, les services ou des fournisseurs spécifiques. Cela signifie moins de temps passé à rechercher des approbations et plus de temps pour les membres de l'équipe pour se concentrer sur un travail à forte valeur ajoutée.
Détection des fraudes et conformité
L'IA peut détecter des modèles inhabituels qui pourraient signaler une fraude ou des erreurs, tels que des factures en double ou des informations de fournisseur incompatibles. En apprenant des transactions passées, les outils d'IA peuvent signaler tout ce qui semble incorrect, aidant ainsi les entreprises à rester conformes et protégées.
Intégration fluide avec les systèmes ERP et comptables
Les outils de facturation basés sur l'IA s'intègrent souvent de manière transparente aux logiciels ERP et comptables tels que Quickbooks et Xero, de sorte que les données des factures circulent directement dans les systèmes financiers. Cela réduit le besoin de saisie manuelle des données, maintient l'exactitude des enregistrements et facilite le suivi des comptes fournisseurs.
Analyse prédictive et informations sur les dépenses
L'IA peut analyser les tendances des factures pour fournir des informations sur les dépenses futures et les besoins de trésorerie. Cela aide les entreprises à mieux planifier leurs budgets, à optimiser les relations avec les fournisseurs et à négocier des conditions plus favorables.
Rapports en temps réel
Les tableaux de bord basés sur l'IA offrent une vue en temps réel des mesures des factures, telles que les temps de traitement, les volumes de factures et les statuts de paiement. Cette transparence permet aux gestionnaires de prendre plus facilement des décisions basées sur les données et de repérer les goulots d'étranglement des processus.
Avantages du traitement des factures par IA
Les entreprises bénéficient de la technologie de l'IA de plusieurs manières, telles que l'augmentation de la productivité et la réduction des coûts.
Grande précision avec des erreurs réduites
Plus vous entraînez le modèle d'IA, plus il peut traiter les données avec précision. L'automatisation des factures réduit les coûts de main-d'œuvre, permettant de réaliser des économies de coûts de 30 à 50 % sur les opérations de comptes fournisseurs.
Traitement des données plus rapide
Un outil de facturation par IA capture et traite les données des factures en quelques secondes. Il peut traiter les factures jusqu'à 80 % plus rapidement que les méthodes traditionnelles.
Intégration transparente avec d'autres applications
Les outils d'IA peuvent facilement extraire des données de différentes sources et exporter automatiquement ces données vers d'autres applications.
Technologies impliquées dans le traitement des factures par IA
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : extrait les données textuelles des images de factures.
- Apprentissage automatique : identifie les modèles et apprend au fil du temps pour améliorer la précision de l'extraction des données.
- Traitement du langage naturel (NLP) : aide à interpréter les données non structurées et à classer avec précision les informations des factures.
Cas d'utilisation et applications industrielles
Fabrication
Les fabricants traitent de gros volumes de factures, souvent provenant de fournisseurs mondiaux. Grâce à l'IA, les entreprises peuvent standardiser le traitement des factures, améliorer l'exactitude des paiements et réduire les retards, ce qui renforce les relations avec les fournisseurs.
Commerce de détail et commerce électronique
Le traitement des factures par IA garantit des cycles de paiement rapides et sans erreur, permettant aux détaillants de suivre les volumes élevés de transactions, en particulier pendant les saisons de pointe.
Soins de santé
Les organisations de soins de santé traitent les factures de fournitures médicales et de facturation des patients. Le traitement des factures basé sur l'IA garantit la conformité aux réglementations en matière de soins de santé, fournit une piste d'audit fiable et réduit le travail manuel.
Logistique et chaîne d'approvisionnement
Les entreprises de logistique bénéficient d'un rapprochement des factures plus rapide, réduisant les retards d'expédition et améliorant les flux de trésorerie. L'automatisation par IA minimise la charge de travail administrative et accélère la résolution des litiges pour les factures incorrectes.
Comment extraire les données des factures avec Parseur ?
Parseur offre une solution complète et conviviale pour le traitement des factures par IA. Il peut gérer des volumes élevés de factures avec rapidité, précision et flexibilité d'intégration. Avec jusqu'à 50 % d'économies sur les coûts, une intégration transparente et une précision de pointe, Parseur est un choix de premier ordre pour les entreprises qui recherchent une automatisation des comptes fournisseurs efficace, évolutive et sécurisée.
Comment fonctionne le traitement des factures par IA ?
Étape 1 : Créer une boîte aux lettres de factures IA
Parseur est facile à configurer et nous avons un plan gratuit pour tester toutes les fonctionnalités.
Étape 2 : Utiliser Parseur IA pour traiter les factures
Les factures seront traitées instantanément comme par magie.
Si vous avez besoin de données spécifiques, il vous suffit de lister les champs que vous souhaitez extraire et le parseur IA comprendra.
Étape 3 : Envoyer les données des factures à n'importe quel logiciel de comptabilité ou ERP
Vous êtes libre de manipuler les données parsées selon vos besoins. Parseur facilite l'intégration avec d'autres applications de comptabilité via Zapier ou Make. Vous pouvez également télécharger les données des factures au format CSV ou JSON. Le système basé sur l'IA de Parseur exécute chaque étape avec précision, offrant aux équipes de comptes fournisseurs une expérience transparente en éliminant la saisie manuelle des données, qui prend beaucoup de temps.
Clients satisfaits. Éprouvé et testé
Dans mon cas, je l'utilise en combinaison avec Zapier, principalement pour parser les e-mails et les factures. En plus d'un excellent logiciel à utiliser, ce que je veux toujours obtenir d'un outil SaaS, c'est un support encore meilleur et c'est exactement ce que vous obtenez de Sylvestre et de son équipe.
- Sebastien Maier
Tendances futures du traitement des factures par IA
- Intégration de la blockchain : la blockchain peut fournir une tenue de registres sécurisée et décentralisée, améliorant l'authenticité et la conformité des factures.
- Analyse prédictive : utiliser l'IA pour prévoir les tendances des comptes fournisseurs, permettant aux entreprises de mieux gérer leurs flux de trésorerie.
- Avancées en NLP : un NLP amélioré conduira à une extraction de données plus précise à partir de factures complexes et non structurées.
Parseur s'engage à rester à la pointe de ces avancées, en mettant continuellement à jour ses capacités d'IA pour fournir à ses clients les solutions les plus avancées.
FAQ sur l'automatisation du traitement des factures
Qu'est-ce que le traitement des factures par IA ?
Le traitement des factures par IA utilise des technologies telles que l'OCR, le NLP et l'apprentissage automatique pour automatiser et rationaliser le processus de comptes fournisseurs.
Comment l'IA améliore-t-elle l'efficacité du traitement des factures ?
L'IA réduit les temps de saisie des données jusqu'à 80 %, minimise les erreurs et offre des informations en temps réel sur l'état des factures.
Le traitement des factures par IA est-il sécurisé ?
Des solutions comme Parseur mettent en œuvre un chiffrement et des contrôles d'accès pour garantir la confidentialité et la conformité des données.
Le traitement des factures par IA peut-il s'intégrer à mon logiciel de comptabilité actuel ?
La solution de Parseur s'intègre aux systèmes populaires comme SAP, QuickBooks et d'autres via des API, ce qui la rend adaptable aux divers besoins des entreprises.
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