Ondanks technologische vooruitgang vertrouwen veel bedrijven nog steeds sterk op handmatige factuurverwerking. Hoewel deze traditionele aanpak eenvoudig lijkt, brengt het aanzienlijke verborgen kosten, inefficiënties en potentiële risico’s met zich mee.
Dit artikel bekijkt de uitdagingen van handmatige factuurverwerking in detail, ondersteund door relevante statistieken en praktijkvoorbeelden.
De verborgen kosten van handmatige factuurverwerking
Handmatige factuurverwerking is duurder en minder efficiënt dan veel bedrijven beseffen. Volgens Levvel Research kan het handmatig verwerken van één factuur tussen de $10 en $15 kosten, wat een flinke impact heeft op het operationele budget. Deze kosten worden veroorzaakt door:
- Arbeidsuren en administratieve overhead
- Vertragingen door fysieke routing en handmatige goedkeuringsprocessen
- Fouten die correctie en controles vereisen
Veelvoorkomende uitdagingen bij handmatige factuurverwerking
Heb jij een trage, foutgevoelige factuurstroom? Je bent zeker niet de enige.
Papieren facturatie is tijdrovend, kostbaar en vatbaar voor fouten—dit remt AP-teams en verstoort de cashflow. Uit onderzoek blijkt dat 20% van de facturen afwijkingen bevat en dus extra tijd en middelen vereist. (Paymerang)
1. Hoge verwerkingskosten
Traditioneel factuurbeheer brengt hoge kosten met zich mee voor printen, papier, opslag, portokosten en arbeid. Handmatig factureren bestaat uit repetitieve taken zoals handmatige data-invoer, controle en fysieke routing. Deze tijdrovende taken nemen waardevolle tijd van medewerkers in beslag en zorgen voor hoge kosten.
2. Trage verwerking & goedkeuringsvertragingen
Facturen vereisen vaak meerdere goedkeuringen, waarbij documenten tussen afdelingen circuleren via e-mail of fysiek papier. Dit zorgt voor vertragingen, wat invloed heeft op de betalingen en de relatie met leveranciers.
3. Menselijke fouten & dubbele facturen
Handmatige data-invoer leidt tot typefouten, onjuiste bedragen en dubbele facturen, wat het risico op te veel betalen en discussies vergroot.
Uit onderzoek blijkt dat bedrijven een foutpercentage van 1–2% op alle handmatig verwerkte facturen ervaren—dit onderstreept hoe algemeen deze problemen zijn. (Stampli)
4. Compliance- & belastingrisico’s
Handmatige processen missen automatische validatiechecks, waardoor de kans op fouten met btw, GST of andere regelgeving groter is. Bedrijven lopen risico op regulatoire boetes en financiële afwijkingen zonder audittrails of automatische belastingcontrole.
5. Gebrek aan inzicht & tracking
Handmatig verwerkte facturen hebben geen realtime tracking, waardoor het lastig is voor financiële teams om de betalingsstatus en cashflow te monitoren.
6. Meer risico op factuurfraude
Papieren facturen missen ingebouwde beveiligingscontroles, waardoor nep-facturen, dubbele betalingen en ongeautoriseerde transacties makkelijker onopgemerkt blijven. Zonder automatische validatie is het lastiger fraude vroegtijdig te ontdekken en te voorkomen.
7. Gespannen leveranciersrelaties
Te late betalingen door vertragingen in de verwerking, zoekgeraakte facturen of menselijke fouten schaden het vertrouwen van leveranciers. Ze zijn afhankelijk van tijdige betalingen en herhaalde vertragingen kunnen leiden tot gespannen relaties, hogere kosten of zelfs verlies van belangrijke partners.
Praktijkvoorbeelden: de valkuilen van handmatige factuurverwerking
Tijdrovende factuurprocessen zitten vol uitdagingen die kunnen leiden tot flinke operationele en financiële schade. Praktijkvoorbeelden tonen het grote risico van handmatige accounts payable-methoden.
Case study 1: Te late betalingen en gespannen leveranciersrelaties
Een middelgroot retailbedrijf verwerkte maandelijks meer dan 5.000 facturen handmatig. Door tijdrovende data-invoer en meerlagige goedkeuringen (49% van de bedrijven vereist minstens twee mensen om te accorderen), werden deadlines vaak gemist. (Skynova)
Dit leidde tot:
- Boetes voor te late betalingen van $50.000 per jaar
- Gespannen relaties met belangrijke leveranciers, waardoor kredietvoorwaarden verslechterden
Case study 2: Complianceproblemen en auditrisico’s
Een productiebedrijf kreeg te maken met compliance-issues doordat papieren facturen zoekraakten en menselijke fouten bij handmatige invoer werden gemaakt. Omdat 57% van de factuurdata handmatig werd ingevoerd, bleven afwijkingen in belastingcalculatie onopgemerkt tot een externe audit overtredingen aantoonde. (Skynova)
De gevolgen:
- Een boete van $100.000 wegens niet-naleving van belastingvoorschriften
- Reputatieschade bij stakeholders
Proces van handmatige factuurverwerking
De belangrijkste stappen zijn:
- Ontvangst van facturen via post, fax, e-mail of koerier
- Handmatige data-invoer: medewerkers typen factuurgegevens in het boekhoudsysteem
- Routing en goedkeuring: fysieke of digitale verzending van facturen voor controle en accordering
- Matching en verificatie: facturen worden gematcht met inkooporders en leveringsbewijzen
- Archiveren van facturen: fysiek opbergen of digitaal opslaan, vaak zonder makkelijk terugvinden
- Betaling voorbereiden: cheques of bankoverschrijvingen worden per factuur handmatig klaargemaakt
Hoe verlaag je de kosten van handmatige factuurverwerking
De kosten van factuurverwerking terugdringen is cruciaal voor bedrijven die hun financiële processen willen optimaliseren. Traditionele handmatige methodes kosten al snel $10 tot $30 per factuur, vooral door arbeid, fouten en inefficiëntie. (Stampli). Automatisering kan deze kosten met wel 80% verlagen tot slechts $2 per factuur. (Moon Invoice)
1. Standaardiseer factuurformaten & workflows
- Voer een gestructureerd goedkeuringsproces in om fouten te minimaliseren.
- Vraag leveranciers om elektronische facturen aan te leveren om handmatige verwerking te verminderen.
2. Digitaliseer & centraliseer factuurbeheer
- Gebruik cloud-gebaseerde systemen om facturen te bewaren en te volgen.
- Zorg voor realtime zichtbaarheid voor het financiële team.
3. Automatiseer factuurherkenning
- Gebruik automatische tools, zoals factuur parsers, die data uit facturen halen en automatisch matchen met inkooporders en leveringsbewijzen.
- Verminder de noodzaak voor handmatige validatie en versnel goedkeuringen.
4. Verminder papieren facturatie
- Stap over op e-invoicing om print- en portokosten te vermijden.
5. Implementeer vroegbetalingkortingen & leveranciersportalen
- Bied leveranciers kortingen bij vroegtijdige betaling om op kosten te besparen.
- Gebruik een zelfservice leveranciersportaal zodat leveranciers minder hoeven na te vragen.
Slechts 9% van de AP-afdelingen werkt momenteel volledig geautomatiseerd, maar twee derde van de financiële professionals verwacht dat hun AP-proces tegen 2025 volledig geautomatiseerd zal zijn. (Netsuite)
Tijd om je factuurverwerking te automatiseren
Overstappen van handmatige naar geautomatiseerde factuurverwerking is niet alleen nuttig—het is essentieel voor bedrijven die willen verbeteren op het gebied van nauwkeurigheid, kosten en financiële controle.
Klaar om jouw factuurproces te automatiseren? Ontdek hoe Parseur jouw Accounts Payable vandaag nog kan stroomlijnen.
“Ik zocht naar een oplossing waarmee ik factuur- en contractinformatie direct uit PDF’s kon halen. Ik heb verschillende applicaties geprobeerd, maar degene die mij het meest beviel was Parseur. Parseur was het meest compleet, kreeg de beste teksterkenning voor elkaar en kwam het meest professioneel over.” - Jesús P. de Vicente, Manager bij eldormitorio
Veelgestelde vragen
Hier vind je alle antwoorden op vragen over handmatige factuurverwerking.
-
Waarom is handmatige factuurverwerking duur?
-
Handmatige verwerking brengt veel administratief werk, een hoog foutpercentage en opslagkosten met zich mee, wat de totale kosten flink verhoogt.
-
Hoe vermindert automatisering het aantal factuurfouten?
-
Automatisering haalt de menselijke invoer uit het proces, wat veelgemaakte fouten zoals dubbele facturen, typefouten en onjuiste bedragen sterk vermindert.
-
Wat zijn veelvoorkomende signalen van factuurfraude?
-
Veel dubbele facturen, afwijkingen in leveranciersinformatie en plotselinge pieken in het aantal facturen zijn duidelijke signalen van mogelijke fraude.
-
Wat is het rendement (ROI) van factuurautomatisering?
-
Bedrijven besparen vaak tot 80% aan kosten, verwerken facturen sneller en voldoen beter aan wet- en regelgeving, waardoor automatisering zeer kosteneffectief is.
Laatst bijgewerkt op
