Ondanks alle technologische vooruitgang vertrouwen veel bedrijven nog altijd op handmatige factuurverwerking. Hoewel deze traditionele werkwijze eenvoudig lijkt, brengt handmatige factuurverwerking aanzienlijke verborgen kosten, inefficiënties en risico’s met zich mee.
In dit artikel bespreken we de grootste uitdagingen van handmatige factuurverwerking, ondersteund door recente statistieken en praktijkvoorbeelden.
De verborgen kosten van handmatige factuurverwerking
Handmatige factuurverwerking is vaak duurder en minder efficiënt dan bedrijven verwachten. Volgens Levvel Research liggen de kosten voor het handmatig verwerken van één factuur tussen de $10 en $15, wat een flinke impact heeft op de operationele uitgaven. Deze hoge kosten komen onder meer door:
- Veel benodigde arbeidsuren en administratieve overhead
- Vertragingen als gevolg van fysieke routing en handmatige goedkeuringsprocessen
- Fouten die hersteld of gecontroleerd moeten worden
Veelvoorkomende uitdagingen bij handmatige factuurverwerking
Heb jij moeite met trage of foutgevoelige factuurverwerking? Je bent zeker niet de enige.
Papieren facturen kosten veel tijd, veroorzaken extra kosten en zijn gevoelig voor fouten. Dit vertraagt Accounts Payable (AP)-teams en kan je cashflow verstoren. Volgens onderzoek bevat 20% van de facturen afwijkingen, wat leidt tot extra werk en hogere kosten. (Paymerang)
1. Hoge verwerkingskosten
Het verwerken van facturen op traditionele wijze brengt aanvullende kosten met zich mee voor printen, papier, opslag, verzending en arbeidsuren. Handmatige factuurverwerking vraagt om tijdrovende en herhalende taken zoals data-invoer, controle en fysieke routing. Dit kost medewerkers veel tijd en verhoogt de proceskosten.
2. Trage verwerking & goedkeuringsvertragingen
Facturen moeten vaak langs verschillende afdelingen voor goedkeuring, per e-mail of zelfs fysiek op papier. Dit zorgt voor vertragingen, langere betaaltermijnen en kan tot frictie met leveranciers leiden.
3. Menselijke fouten & dubbele facturen
Handmatige data-invoer verhoogt het risico op typefouten, verkeerde bedragen of dubbele facturen, waardoor er sneller te veel betaald wordt of discussies ontstaan.
Volgens onderzoek ervaren bedrijven gemiddeld een foutmarge van 1–2% op alle handmatig verwerkte facturen—wat bij grote volumes snel grote risico’s oplevert. (Stampli)
4. Compliance- & belastingrisico’s
Handmatige processen bevatten zelden automatische validaties, waardoor fouten met btw, GST of andere fiscale regels snel kunnen ontstaan. Het ontbreken van audittrails of automatische belastingcontroles vergroot de kans op boetes en afwijkingen in de administratie.
5. Gebrek aan inzicht & tracking
Handmatig beheerde facturen geven geen realtime overzicht. Dit maakt het lastig voor financiële teams om de betalingsstatus en cashflow goed te monitoren of tijdig bij te sturen.
6. Meer risico op factuurfraude
Papieren facturen missen standaard beveiligingscontroles. Hierdoor worden valse facturen, dubbele betalingen of ongeautoriseerde transacties sneller over het hoofd gezien. Zonder automatische validaties is tijdige detectie van fraude een stuk lastiger.
7. Gespannen leveranciersrelaties
Vertragingen, zoekgeraakte facturen en menselijke fouten door handmatige factuurverwerking leiden tot te late betalingen en ondermijnen het vertrouwen van leveranciers. Dit kan uitmonden in gespannen relaties, hogere kosten of zelfs het verlies van belangrijke partners.
Praktijkvoorbeelden: de valkuilen van handmatige factuurverwerking
Langzame, handmatige workflows zorgen regelmatig voor operationele en financiële problemen. Praktijkcases tonen aan waar het mis kan gaan met een handmatig accounts payable-proces.
Case study 1: Gemiste betaaltermijnen en verlies van leveranciers
Een middelgroot retailbedrijf verwerkte maandelijks 5.000 facturen handmatig. Door het tijdrovende karakter van data-invoer en het lange goedkeuringsproces (49% van de bedrijven vereist minstens twee goedkeurders), werden betaaltermijnen regelmatig niet gehaald. (Skynova)
De gevolgen:
- Boetes voor te late betalingen tot $50.000 per jaar
- Gespannen relaties met leveranciers en verslechterde kredietvoorwaarden
Case study 2: Complianceproblemen en auditrisico’s
Een productiebedrijf kreeg te maken met compliance-issues doordat papieren facturen kwijtraakten en bij handmatige invoer fouten werden gemaakt. Met 57% handmatig ingevoerde factuurgegevens, vielen afwijkingen in belastingen pas op tijdens een externe audit. (Skynova)
De gevolgen:
- $100.000 boete vanwege niet-naleving fiscale wetgeving
- Reputatieschade bij stakeholders
Proces van handmatige factuurverwerking
De belangrijkste stappen zijn:
- Ontvangst: Facturen komen binnen via post, fax, e-mail of koerier.
- Handmatige data-invoer: Werknemers voeren factuurdata handmatig in het boekhoudsysteem in.
- Routing & goedkeuring: Fysieke of digitale routing van facturen voor controle en goedkeuring.
- Matching en verificatie: Facturen worden handmatig vergeleken met inkooporders en leveringsbewijzen.
- Archiveren: Facturen worden fysiek opgeborgen of digitaal opgeslagen, vaak zonder makkelijk terugvindbare systemen.
- Betalen: Cheques of bankoverschrijvingen worden handmatig voorbereid en verstuurd.
Hoe kun je de kosten van handmatige factuurverwerking verlagen?
Kosten verlagen is noodzakelijk om financiële processen te optimaliseren. Handmatige verwerking kost al snel $10 tot $30 per factuur door arbeidsuren, fouten en inefficiënties. (Stampli) Automatisering kan deze kosten met wel 80% verlagen tot slechts $2 per factuur. (Moon Invoice)
1. Standaardiseer factuurformaten & workflows
- Stel een gestructureerd goedkeuringsproces op om fouten te minimaliseren.
- Laat leveranciers zoveel mogelijk elektronische facturen aanleveren.
2. Digitaliseer & centraliseer factuurbeheer
- Gebruik cloudgebaseerde factureringssystemen om facturen centraal op te slaan en te volgen.
- Geeft je team realtime inzicht in betalingen en status.
3. Automatiseer factuurherkenning
- Implementeer automatische tools zoals factuur parsers, die gegevens uit facturen halen en automatisch matchen met inkooporders en leveringsbonnen.
- Verlaag de handmatige validatie-inspanning en versnel goedkeuringsprocessen.
4. Verminder papieren facturatie
- Stap over op e-invoicing en bespaar op print- en portokosten.
5. Gebruik vervroegde betalingstermijnen & leveranciersportalen
- Bied leveranciers korting bij snelle betaling om kosten verder te verlagen.
- Werk met een zelfservice leveranciersportaal voor snelle en transparante communicatie.
Slechts 9% van de AP-afdelingen werkt nu volledig geautomatiseerd, maar twee derde van de financieel professionals verwacht dat dit tegen 2025 de standaard wordt. (Netsuite)
Tijd om je factuurverwerking te automatiseren
Overstappen van handmatige naar geautomatiseerde factuurverwerking biedt enorme voordelen voor nauwkeurigheid, kostenbeheersing en controle.
Wil je jouw facturatieproces automatiseren? Ontdek hoe Parseur jouw Accounts Payable direct efficiënter kan maken.
“Ik zocht naar een oplossing waarmee ik factuur- en contractgegevens direct uit PDF’s kon halen. Ik heb meerdere applicaties geprobeerd, maar degene die ik het beste vond was Parseur. Parseur was het meest compleet, haalde de beste teksterkenning en kwam het meest professioneel over.” - Jesús P. de Vicente, Manager bij eldormitorio
Veelgestelde vragen over handmatige factuurverwerking
Waarom is handmatige factuurverwerking duur?
Handmatige verwerking vraagt veel administratief werk, kent een hoog foutpercentage en brengt extra opslagkosten met zich mee—al deze onderdelen zorgen voor hogere totale kosten.
Hoe vermindert automatisering het aantal factuurfouten?
Automatisering haalt handmatige invoer uit het proces, waardoor veelvoorkomende fouten zoals dubbelen, typefouten en verkeerde bedragen aanzienlijk afnemen.
Wat zijn veelvoorkomende signalen van factuurfraude?
Let op dubbele facturen, afwijkende leveranciersgegevens en plotselinge stijgingen in het aantal facturen. Dit zijn belangrijke waarschuwingstekens voor mogelijke fraude.
Wat is het rendement (ROI) van factuurautomatisering?
Bedrijven besparen vaak tot 80% op kosten, verwerken facturen sneller en voldoen beter aan de wet- en regelgeving. Dit maakt automatisering zeer rendabel.
Laatst bijgewerkt op
