Mimo rozwoju technologii wiele firm wciąż intensywnie korzysta z ręcznego przetwarzania faktur. Choć takie podejście może wydawać się proste, wiąże się ono z ukrytymi kosztami, spadkiem wydajności oraz istotnym ryzykiem.
W niniejszym artykule szczegółowo opisujemy wyzwania związane z ręcznym przetwarzaniem faktur, popierając je konkretnymi statystykami i studiami przypadków.
Ukryte koszty ręcznego przetwarzania faktur
Ręczne przetwarzanie faktur jest znacznie droższe i mniej efektywne, niż się powszechnie uważa. Zgodnie z badaniami Levvel Research, koszt obsługi jednej faktury w sposób manualny wynosi od 10 do 15 USD, co poważnie obciąża budżety operacyjne. Główne źródła kosztów to:
- Praca ręczna i działania administracyjne
- Opóźnienia wynikające z papierowego obiegu dokumentów i manualnych procedur zatwierdzania
- Błędy wymagające poprawek oraz dodatkowych audytów
Najczęstsze wyzwania ręcznego przetwarzania faktur
Czy borykasz się z powolnym, podatnym na błędy procesem zarządzania fakturami? Nie jesteś sam.
Papierowa obsługa faktur jest czasochłonna, kosztowna i sprzyja powstawaniu błędów, co obciąża zespoły ds. zobowiązań (AP) oraz zaburza płynność finansową firmy. Z badań wynika, że 20% faktur zawiera niezgodności, które wymagają dodatkowego czasu i nakładów. (Paymerang)
1. Wysokie koszty przetwarzania
Tradycyjne ręczne zarządzanie fakturami wiąże się z wydatkami na druk, papier, przechowywanie, wysyłkę oraz roboczogodziny. Faktury są przetwarzane przez powtarzalne czynności: ręczne wprowadzanie danych, weryfikację i własnoręczną dystrybucję dokumentów. Te zadania pochłaniają ogrom czasu pracowników, co przekłada się na wzrost kosztów.
2. Wolne tempo i opóźnienia w zatwierdzaniu
Faktury muszą uzyskać wiele akceptacji i często krążą pomiędzy różnymi działami — za pośrednictwem e-maili lub w formie papierowej. To prowadzi do opóźnień, które zaburzają cykle płatności oraz pogarszają współpracę z dostawcami.
3. Błędy ludzkie i podwójnie księgowane faktury
Ręczne wprowadzanie danych powoduje literówki, nieprawidłowe wartości czy duplikaty dokumentów, co zwiększa ryzyko nadmiernych płatności i sporów z dostawcami.
Badania pokazują, że firmy popełniają błędy przy 1–2% wszystkich faktur przetwarzanych ręcznie, co wyraźnie ilustruje skalę problemu. (Stampli)
4. Ryzyko niezgodności i problemy podatkowe
Ręczne procesy nie gwarantują automatycznej walidacji danych, przez co zwiększa się prawdopodobieństwo naruszeń przepisów VAT, GST czy standardów regulacyjnych. Firmy są narażone na kary i sankcje, ponieważ brakuje im ścieżek audytowych oraz automatycznego sprawdzania poprawności rozliczeń podatkowych.
5. Brak przejrzystości i ograniczone możliwości śledzenia
Przy ręcznym przetwarzaniu faktur brakuje narzędzi do śledzenia statusu w czasie rzeczywistym. Zespoły finansowe mają ograniczoną kontrolę nad statusami płatności i zarządzaniem przepływami finansowymi.
6. Większe ryzyko oszustw związanych z fakturami
Bez zastosowania rozwiązań automatycznych obsługa faktur papierowych nie zapewnia kontroli bezpieczeństwa, co ułatwia przeoczenie fałszywych dokumentów, podwójnych płatności czy transakcji nieautoryzowanych. Brak automatycznej weryfikacji danych utrudnia szybkie wykrycie oszustw i ryzyk finansowych.
7. Osłabienie relacji z dostawcami
Opóźnienia w płatnościach spowodowane przestojami w procesie, zagubionymi fakturami czy pomyłkami pracowników prowadzą do nadszarpnięcia relacji z dostawcami. Dla kontrahentów terminowe płatności są kluczowe do utrzymania działalności — powtarzające się opóźnienia mogą pogorszyć warunki współpracy, zwiększyć koszty lub skutkować utratą ważnych partnerów.
Studia przypadków: Skutki ręcznego przetwarzania faktur
Czasochłonne, manualne procesy prowadzą do wyzwań, które negatywnie wpływają na sytuację finansową i efektywność operacyjną. Poniższe przypadki przedstawiają, jakie mogą być konsekwencje opierania się na ręcznych rozwiązaniach w obszarze zobowiązań.
Przykład 1: Opóźnienia w płatnościach i pogorszenie relacji z dostawcami
Średniej wielkości firma handlowa ręcznie przetwarzała ponad 5 000 faktur miesięcznie. Czasochłonne wprowadzanie danych i wieloetapowa akceptacja (49% firm wymaga zatwierdzenia przez co najmniej dwie osoby) prowadziły do notorycznych opóźnień w regulowaniu płatności. (Skynova)
Efekty:
- Kary umowne za opóźnienia nawet do 50 000 USD rocznie
- Pogorszenie relacji z kluczowymi dostawcami i ograniczenia kredytowe
Przykład 2: Problemy z przepisami podatkowymi i audytem
Producent z sektora przemysłowego miał problemy z rozliczaniem podatków na skutek zagubienia papierowych faktur oraz błędów podczas ręcznego wprowadzania danych. Ponieważ 57% danych z faktur było wpisywanych ręcznie, niezgodności podatkowe ujawniono dopiero podczas zewnętrznego audytu. (Skynova)
Konsekwencje:
- Kara w wysokości 100 000 USD za wykroczenia podatkowe
- Pogorszenie reputacji w oczach kluczowych interesariuszy
Proces ręcznego przetwarzania faktur krok po kroku
Manualna obsługa obejmuje etapy takie jak:
- Otrzymywanie faktury — dokumenty trafiają pocztą, e-mailem, faksem lub przez kuriera
- Ręczne wpisywanie danych — pracownicy przepisują wszystkie informacje do systemu
- Przekazywanie i akceptacja — faktury są przesyłane do weryfikacji oraz zatwierdzenia, zwykle ręcznie lub e-mailem
- Dopasowanie i kontrola — dokumenty są ręcznie zestawiane z zamówieniami bądź potwierdzeniami dostawy
- Archiwizacja — papierowe segregowanie lub cyfrowe przechowywanie bez szybkiego wyszukiwania
- Realizacja płatności — płatności wykonywane są ręcznie, oddzielnie dla każdej faktury
Jak ograniczyć koszty ręcznego przetwarzania faktur
Obniżenie kosztów związanych z obsługą faktur to kluczowy element optymalizacji procesów finansowych. Ręczne metody generują wydatki na poziomie 10–30 USD za fakturę, głównie wskutek żmudnej pracy, pomyłek i niedoskonałości. (Stampli). Automatyzacja pozwala ograniczyć ten koszt nawet o 80%, do około 2 USD za fakturę. (Moon Invoice)
1. Standaryzacja formatów i procedur obsługi faktur
- Wprowadź zdefiniowane ścieżki akceptacji faktur, by zmniejszyć liczbę błędów
- Zachęcaj dostawców do korzystania z elektronicznych faktur
2. Przejście na cyfrową i scentralizowaną obsługę faktur
- Stosuj chmurowe systemy do zarządzania fakturami do ich przechowywania i monitoringu
- Zapewnij zespołom księgowym dostęp do informacji o statusie faktur w czasie rzeczywistym
3. Automatyczny pobór faktur i ich przetwarzanie
- Automatyczne narzędzia, takie jak parsery faktur, wyciągają dane z faktur bez udziału człowieka i porównują dokumenty z zamówieniami oraz potwierdzeniami dostaw
- Minimalizują potrzebę ręcznej weryfikacji oraz przyspieszają decyzje
4. Eliminacja papierowych faktur
- Przejdź na e-fakturowanie, aby ograniczyć koszty papieru i wysyłki
5. Korzystanie z rabatów za wcześniejszą płatność i portali dla dostawców
- Oferuj dostawcom rabaty za płatność przed terminem, by dodatkowo oszczędzać
- Wprowadź portale samoobsługowe, które ograniczają zapytania o status faktur
Obecnie tylko 9% zespołów AP korzysta z pełnej automatyzacji, ale aż dwie trzecie specjalistów finansowych przewiduje jej wdrożenie do 2025 roku. (Netsuite)
Czy warto automatyzować obsługę faktur?
Przejście z ręcznego na zautomatyzowane przetwarzanie faktur jest obecnie koniecznością dla firm, które chcą zwiększyć dokładność, ograniczyć koszty i uzyskać pełną kontrolę nad finansami.
Chcesz zautomatyzować zarządzanie fakturami w swojej firmie? Sprawdź, jak Parseur może usprawnić Twój dział zobowiązań już dziś.
„Szukaliśmy rozwiązania, które pozwoliłoby mi wyciągać dane dotyczące faktur oraz umów bezpośrednio z plików PDF. Wypróbowałem kilka różnych aplikacji, ale najbardziej przypadł mi do gustu Parseur. Parseur okazał się najpełniejszy, dawał najlepsze rozpoznawanie tekstu i prezentował się najbardziej profesjonalnie.” - Jesús P. de Vicente, Manager w eldormitorio
Najczęściej zadawane pytania
Oto wszystkie odpowiedzi na pytania dotyczące ręcznego przetwarzania faktur.
-
Dlaczego ręczne przetwarzanie faktur jest kosztowne?
-
Ręczne przetwarzanie wiąże się z dużą ilością pracy administracyjnej, wysokim poziomem błędów i kosztami przechowywania, co zwiększa łączne wydatki.
-
Jak automatyzacja zmniejsza liczbę błędów na fakturach?
-
Automatyzacja eliminuje wprowadzanie danych przez człowieka, znacznie redukując powszechne błędy takie jak duplikaty, literówki czy nieprawidłowe kwoty.
-
Jakie są typowe oznaki oszustw na fakturach?
-
Częste faktury duplikujące się, niezgodności w danych dostawcy oraz niespodziewane skoki ilości faktur mogą być oznaką potencjalnych nadużyć.
-
Jaki jest zwrot z inwestycji w automatyzację przetwarzania faktur?
-
Firmy zazwyczaj osiągają do 80% redukcji kosztów, szybszy czas obsługi faktur oraz lepszą zgodność z przepisami, co sprawia, że automatyzacja jest bardzo opłacalna.
Ostatnia aktualizacja
