メールからFreshdeskチケットを作成する

バックオフィスやサポート部門では、様々なメールから個別のサポートチケットを作成する作業に時間がかかることがあります。特に、メールごとに抽出する情報が異なる場合は、その傾向が顕著です。

Parseurがあれば、この課題を解決できます！

Parseurは強力なメール解析ツールで、高度な機能を駆使してメールから特定のデータを抽出し、構造化データに変換します。

なぜFreshdeskでメールパーサーを使うのか？

FreshdeskとParseurを連携させることで、受信メールや自動通知をFreshdeskで直接管理できる自動データ入力ワークフローを構築できます。

ParseurとFreshdeskの連携により、以下のことが可能になります。

• チケットの作成
• 会社の作成
• 連絡先の作成
• チケットへのノートの追加
• フォーラム、フォーラムトピック、フォーラムカテゴリの作成

ParseurとFreshdeskの活用例をいくつかご紹介します。

• ウェブフォームから作業依頼やサポートリクエストが送信された際に、チケットと連絡先を自動作成
• メールでのやり取りに返信があった際に、チケットにノートを自動追加
• 監視システムからのアラートメールを受信した際に、チケットを自動作成

始めるにあたって必要なものは以下のとおりです。

• Parseurメールボックス
• Freshdeskアカウント
• Zapierアカウント

それでは、具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1：Parseurの無料アカウントを作成

まだParseurのアカウントをお持ちでない場合は、サインアップしてください。Parseurは無料で始められ、すべての機能が利用可能です！

アカウント作成後、メールボックス作成ページに進みます。画面のチュートリアル、またはこちらの手順に従って、数秒でメールボックスを準備できます。

ステップ2：チケット化したいメールサンプルを転送

メールボックスごとに固有のメールアドレスが発行されます。チケット化したいメールをそのアドレスに転送します。ここでは、顧客がウェブサイトのウェブフォームからサポート依頼を送信する例を想定します。

ステップ3：AIでメール内のチケットデータを抽出

メールが受信されると、ParseurはAIを使用して即座にデータを特定し抽出します。

抽出したいテキストを選択し、各項目のフィールドを作成します。「ドキュメント」セクションに進み、送信したメールを開きます。右側にParseurが抽出したデータが表示されます。

今後、同じフォーマットのメールがParseurメールボックスに送信されると、自動的に処理・抽出されます。

ステップ4：抽出データをFreshdeskに送信

このステップでは、Zapierアカウントが必要になります。事前に作成しておいてください。

Parseurで「エクスポート」→「Zapier」を選択し、検索ボックスで「Freshdesk」を検索します。「Create Zap」をクリックすると、Zapierのダッシュボードが開きます。

Parseurアカウントを接続し、使用するメールボックスを選択します。

Zapierがメールボックスから最後に抽出したメールデータを取得します。

次に、ZapierがFreshdesk上でチケットを作成します。Freshdeskアカウントへのログインを求められます。

ログイン後、Parseurから取得したデータを使用してチケットをカスタマイズできます。

チケットの種類も選択できます（この例では返金のチケット）。

必要な情報を入力し終えたら「続ける」をクリックします。ZapierがFreshdeskに新しいチケットを作成します。ZapのONにすることを忘れないでください。

メールパーサーを使用することで、チケッティングシステムの自動化やカスタマーサポートソフトウェアへのリアルタイムデータ送信が容易になります。面倒なヘルプデスク業務を自動化し、サポートチームはチケットの解決により多くの時間を割くことができるようになります。

調整可能な点が気に入っていますし、料金体系も納得できます。

-- Swagg Seats