Gmail-E-Mails automatisch aus geparsten Dokumentendaten senden
Die meisten Teams nutzen Parseur, um Daten aus eingehenden Dokumenten zu extrahieren. Doch sobald diese Daten extrahiert sind, sind sie ebenso nützlich, um ausgehende Kommunikation zu automatisieren wie für das Protokollieren in Tabellen oder das Aktualisieren eines CRM. Jeder Name, jede E-Mail-Adresse, jede Bestellnummer oder jeder Rechnungsbetrag, den Parseur aus einem Dokument liest, kann automatisch als personalisierte Gmail-Nachricht versendet werden – ganz ohne manuellen Aufwand.
Die häufigste Variante dieses Workflows ist eine Follow-up- oder Bestätigungs-E-Mail. Ein Lead füllt ein Kontaktformular aus. Parseur extrahiert Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Zapier verwendet diese Felder, um innerhalb von Sekunden eine personalisierte Antwort aus Ihrem Gmail-Konto zu senden. Das gleiche Muster gilt für Bestellbestätigungen, Rechnungsbenachrichtigungen, Terminerinnerungen und jede andere ausgehende E-Mail, die vom Eingang eines Dokuments ausgelöst wird.
Wichtigste Erkenntnisse
Parseur extrahiert strukturierte Felder aus eingehenden E-Mails und Dokumenten, und Zapier verwendet diese Felder, um automatisch personalisierte Gmail-Nachrichten zu versenden.
Jedes von Parseur erfasste Feld (Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer, Rechnungssumme usw.) kann dem Betreff, Inhalt, Empfänger oder einem anderen Bestandteil der ausgehenden Nachricht zugeordnet werden.
Gängige Anwendungsfälle sind Dankes-E-Mails an neue Leads, Bestellbestätigungen an Kunden, Rechnungseingangsbestätigungen an Lieferanten und Terminerinnerungen.
Zapier und Make unterstützen beide diese Integration. Für Outlook statt Gmail ist Power Automate die sinnvollere Wahl.
Es ist keinerlei Programmierkenntnis erforderlich. Sowohl Parseur als auch Zapier bieten kostenlose Pläne an.
Wann Sie Gmail aus geparsten Daten senden sollten
Nicht jeder Parseur-Workflow benötigt einen ausgehenden E-Mail-Schritt. In diesen Fällen ist es jedoch sinnvoll:
Lead-Nachverfolgung: Eine Benachrichtigung aus dem Kontaktformular trifft im Posteingang ein. Parseur extrahiert Name, Firma, E-Mail und Nachricht. Zapier sendet eine personalisierte „Vielen Dank für Ihre Anfrage“-E-Mail aus Ihrem Gmail-Konto unter Verwendung genau dieser Felder. Der Lead erhält binnen Sekunden eine Antwort statt nach Stunden. Siehe den Guide für Lead-E-Mails.
Bestellbestätigung: Eine E-Commerce-Bestellbestätigung Ihrer Plattform trifft ein. Parseur extrahiert Kundenname, bestellte Artikel und Lieferadresse. Zapier versendet eine gebrandete Bestellbestätigung an den Kunden aus Ihrem Gmail-Konto.
Rechnungsverarbeitungs-Benachrichtigung: Eine Lieferantenrechnung wird von Parseur verarbeitet. Zapier sendet eine Eingangsbestätigung an die vom Dokument extrahierte Lieferantenadresse, damit der Anbieter weiß, dass das Dokument eingegangen ist. Siehe den Guide für Rechnungsverarbeitung.
Termin- oder Buchungsbestätigung: Ein Buchungsformular wird an Parseur übermittelt. Das extrahierte Datum, die Uhrzeit und die E-Mail des Kunden lösen eine automatische Bestätigung aus Gmail aus.
Interne Benachrichtigungen: Geparste Dokumentdaten lösen eine interne Gmail-Benachrichtigung an ein Teammitglied aus, zum Beispiel an das Vertriebsteam, wenn ein neuer, hochwertiger Lead eingetroffen ist.
Wenn Ihr Team Outlook und nicht Gmail nutzt, können Sie denselben Ablauf mit Power Automate und Parseur als Trigger umsetzen. Den Leitfaden zur Outlook-Integration für den Eingang finden Sie hier.
So funktioniert die Integration
Der Ablauf läuft nach Einrichtung in drei Schritten:
Eine neue E-Mail oder ein neues Dokument trifft in Ihrem Parseur-Postfach ein und wird automatisch verarbeitet
Parseur extrahiert die von Ihnen festgelegten Felder und löst einen Zap aus
Zapier erstellt und versendet anhand der extrahierten Felder eine Gmail-Nachricht
Sie legen in Parseur fest, was zu extrahieren ist, und in Zapier, was mit den Feldern passiert. Jedes neue Dokument dieses Typs löst die E-Mail aus.
Schritt für Schritt: Gmail-E-Mails aus Parseur-Daten senden
Das folgende Beispiel nutzt eine Kontaktformular-E-Mail für eine personalisierte Dankesantwort – das Prinzip funktioniert aber mit jedem Dokumenttyp.
Sparen Sie Zeit und Mühe mit Parseur. Automatisieren Sie Ihre Dokumente.
Falls Sie noch keins haben, erstellen Sie Ihr Parseur-Postfach und legen Sie die Extraktionsvorlage für Ihren Dokumenttyp an. Bei Kontaktformularen extrahiert Parseur z.B. Name, E-Mail und Nachricht. Bei Rechnungen oder Bestellungen entnimmt es die relevanten finanziellen oder Kundendaten.
Wenn Sie neu dabei sind, Daten aus eingehenden E-Mails mit Parseur zu extrahieren, sehen Sie sich für die Einrichtung den Gmail-Eingangs-Guide an.
Schritt 2: Gehen Sie zu Exportieren und suchen Sie nach Gmail
Gehen Sie in Parseur zu Exportieren, dann Zapier, und suchen Sie nach Gmail. Klicken Sie auf die Vorlage „Gmail-E-Mails aus neuen, von Parseur verarbeiteten E-Mails senden“.
Automatisch Gmail-Nachrichten aus von Parseur extrahierten Daten versendenDas Parseur-zu-Gmail-Zap-Template in Zapier
Schritt 3: Parseur mit Zapier verbinden
Klicken Sie auf Zap erstellen. Sie werden zu Zapier weitergeleitet, wo der Parseur-Trigger bereits vorausgewählt ist.
Verbinden Sie Ihr Parseur-Konto und wählen Sie das Postfach aus, das Sie als Datenquelle nutzen wollen.
Verbinden Sie Ihr Parseur-Konto in ZapierWählen Sie das Parseur-Trigger-Ereignis und das Postfach aus
Zapier lädt ein Beispieldokument aus Ihrem Postfach, sodass Sie die extrahierten Felder sehen können.
Zapier zeigt die geparsten Felder aus Ihrem Parseur-Postfach
Schritt 4: Gmail mit Zapier verbinden
Fügen Sie Gmail als Aktion hinzu und wählen Sie E-Mail senden als Aktion aus.
Wählen Sie Gmail und die Aktion E-Mail senden in Zapier
Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Gmail- oder Google Workspace-Konto zu verbinden.
Autorisieren Sie Ihr Gmail-Konto in Zapier
Schritt 5: Die E-Mail mit den geparsten Feldern anpassen
Verknüpfen Sie die von Parseur extrahierten Felder mit der Gmail-Nachricht. Setzen Sie das An-Feld auf die extrahierte Adresse, den Betreff auf eine Kombination aus statischem Text und Parseur-Feldern und den Text auf den gewünschten, personalisierten Inhalt.
Das extrahierte E-Mail-Feld auf das Gmail-An-Feld legenIndividualisieren Sie den Inhalt der Gmail-Nachricht mit Parseur-Feldern
Schritt 6: Testen und aktivieren
Führen Sie einen Testlauf durch, um zu prüfen, ob die E-Mail korrekt mit den extrahierten Daten erstellt und versendet wird.
Aktivieren Sie den Zap, um automatisierte Gmail-Nachrichten zu versenden
Sobald der Test erfolgreich ist, schalten Sie den Zap ein. Ab jetzt wird bei jeder weiteren Dokumentverarbeitung durch Parseur automatisch die Gmail-E-Mail ausgelöst.
Make als Zapier-Alternative
Wenn Sie Ihre automatisierten Workflows lieber mit Make umsetzen, lässt sich Parseur über einen Webhook anbinden und Make besitzt ein Gmail-Modul zum Versenden von E-Mails. Die Einrichtung ist ähnlich: Parseur ist der Trigger, Make erhält die erfassten Daten und das Gmail-Modul versendet die Nachricht. Make eignet sich besonders, wenn Ihre Abläufe logische Verzweigungen verlangen oder die gleichen Parsdaten gleichzeitig an mehrere Ziele gehen sollen. Den Leitfaden zur Einrichtung finden Sie im Make-Integrationsguide.
Sehr einfach zu bedienen und einzurichten; mit Zapier lässt sich eine einfache E-Mail-Parsing-Pipeline in weniger als einer Stunde aufbauen. - Proprioo
Parseur ist eine leistungsstarke Dokumentenverarbeitungssoftware, mit der Sie Daten aus E-Mails, PDFs und Dokumenten extrahieren und Ihre Arbeitsabläufe automatisieren können.
Alle Parseur-Funktionen.
Was ist Gmail?
Gmail ist ein kostenloser Dienst von Google und das beliebteste Webmail-Angebot für Privatnutzer. Für Unternehmen gibt es Google Workspace, das leistungsfähiger und fortschrittlicher ist und sich sehr gut für die Nutzung in Teams eignet.
Was ist Zapier?
Zapier ist ein Cloud-Automatisierungstool, das Apps miteinander verbindet. Sie können zwei oder mehr Apps miteinander verbinden, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne Programmieren zu müssen oder sich auf Entwickler verlassen zu müssen, um die Integration zu erstellen.
Was ist Power Automate?
Microsoft Power Automate (auch bekannt als Microsoft Flow) ist ein Tool, das Cloud-basierte Apps und Dienste so integriert, dass sie nahtlos miteinander interagieren. Mit Flow ist es einfach, mit Microsoft-Anwendungen (wie Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server und mehr) zu interagieren.
Häufige Fragen zum automatischen Senden von Gmail-E-Mails aus von Parseur extrahierten Daten.
Verbinden Sie Parseur über Zapier oder Make mit Gmail. Parseur verarbeitet jede eingehende E-Mail oder jedes Dokument und extrahiert die von Ihnen definierten Felder. Zapier verwendet diese Felder dann, um automatisch eine Gmail-Nachricht zu verfassen und zu versenden. Sie ordnen jedes Parseur-Feld (wie Kundenname, E-Mail-Adresse oder Bestellnummer) dem entsprechenden Teil der ausgehenden Gmail-Nachricht zu.
Ja. Wenn Parseur zum Beispiel eine E-Mail-Adresse aus dem Dokument extrahiert, können Sie dieses Feld direkt an das "An"-Feld in Gmail in Zapier übergeben. Jede E-Mail wird dann an die im jeweiligen Dokument gefundene Adresse gesendet. So lassen sich automatisierte, personalisierte Antworten an Leads, Bestellbestätigungen an Kunden oder Folge-E-Mails an Lieferanten automatisieren.
Ja. Parseur verbindet sich per Webhook mit Make, und Make hat ein Gmail-Modul zum Senden von E-Mails. Power Automate verfügt über einen Outlook-Connector, aber keinen nativen Gmail-Connector. Für Gmail sind deshalb Zapier oder Make die einfacheren Optionen. Wenn Ihr Team Microsoft 365 verwendet, empfiehlt sich das Senden über Outlook via Power Automate.
Die Gmail-Eingangs-Integration dreht sich um das Empfangen von E-Mails in Parseur und das Extrahieren von Daten daraus. Die Gmail-Ausgangs-Integration nutzt von Parseur bereits extrahierte Daten, um neue Gmail-Nachrichten zu versenden. Sie ergänzen sich also. Ein typischer Ablauf extrahiert zum Beispiel einen neuen Lead aus einer eingehenden E-Mail und nutzt die Daten anschließend, um automatisch eine personalisierte Antwort zu senden.
Es gibt zwei Limitierungen. Parseur verarbeitet Dokumente bis zur Grenze Ihres Plans. Gmail hat ein tägliches Versandlimit, das je nach Kontotyp (normales Gmail oder Google Workspace) variiert. Zapier begrenzt Sie je nach Plan hinsichtlich der Aufgabenanzahl. Prüfen Sie für großvolumige Workflows die Sende-Limits Ihres spezifischen Gmail- oder Google-Workspace-Plans.
Sie können jedes Feld, das Parseur extrahiert, in Ihrer Gmail-Nachricht verwenden. Das umfasst Felder aus dem E-Mail-Text (Name, Telefon, Adresse, Bestellnummer), Felder aus PDF-Anhängen (Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Anbieter) und Metadaten wie das Datum der Dokumentenverarbeitung. Jedes Feld kann in den Betreff, den Text oder die Empfängeradresse in Zapier eingefügt werden.
Mit beiden. Sie verbinden Ihr Gmail- oder Google Workspace-Konto auf die gleiche Weise mit Zapier. Der Zap sendet E-Mails von der Adresse, mit der Sie sich authentifizieren. Wenn Sie von einem gemeinsamen Postfach oder Alias senden möchten, können Sie das in Gmail einrichten und im Zapier-Aktionsschritt auswählen.
Das hängt von Ihrem Zapier-Plan ab. Die Gmail-Aktion von Zapier unterstützt das Senden von E-Mails mit Anhängen in bestimmten Plänen. Sie können eine Datei-URL aus Parseur als Anhangsquelle einbinden. Prüfen Sie die aktuellen Planbedingungen von Zapier, um herauszufinden, ob Dateianhänge in Gmail-Aktionen unterstützt werden.
Ja. Die Gmail-Aktion in Zapier unterstützt die Felder An, CC und BCC. Sie können sowohl feste E-Mail-Adressen als auch dynamische Parseur-Felder in diese Felder einfügen. Wenn Sie regelmäßig an eine feste Liste plus eine geparste Kundenadresse senden, setzen Sie die statischen Adressen in das CC-Feld und das Parseur-E-Mail-Feld in das An-Feld.
Nein. Parseur ist ein No-Code-Extraktionstool und Zapier eine point-and-click-Automatisierungsplattform. Es ist keinerlei Programmierung erforderlich. Die Einrichtung besteht im Verbinden Ihrer Konten, Auswählen der Felder und Zuordnen zu den E-Mail-Feldern, die Sie ausfüllen möchten.
