Envoyer des emails Gmail automatiquement à partir de données parsées
La plupart des équipes utilisent Parseur pour extraire des données de documents entrants. Mais une fois ces données extraites, elles sont aussi utiles pour envoyer des communications sortantes que pour remplir un tableau ou mettre à jour un CRM. Chaque nom, adresse e-mail, numéro de commande ou total de facture extrait par Parseur peut servir à composer et envoyer automatiquement un message Gmail personnalisé, sans intervention manuelle.
Le scénario d’utilisation le plus courant est l’e-mail de relance ou de confirmation. Un prospect soumet un formulaire de contact. Parseur extrait son nom, son adresse email et son message. Zapier utilise ces champs pour envoyer une réponse personnalisée depuis votre Gmail en quelques secondes. Le même schéma s’applique aux confirmations de commande, aux notifications de facture, aux rappels de rendez-vous, et à tout autre email sortant déclenché par des données de documents entrants.
Points clés à retenir
Parseur extrait les champs structurés des emails et documents entrants, et Zapier utilise ces champs pour envoyer automatiquement des messages personnalisés via Gmail.
Tout champ extrait par Parseur (nom, adresse email, numéro de commande, montant de facture) peut être inséré dans l'objet, le corps, le destinataire, ou n'importe quelle partie du message Gmail sortant.
Exemples de workflows courants : emails de remerciement pour de nouveaux leads, confirmations de commande, notifications de réception de facture pour les fournisseurs, et rappels de rendez-vous.
Cette intégration fonctionne aussi bien avec Zapier qu’avec Make. Pour Outlook au lieu de Gmail, Power Automate s'intégrera plus naturellement.
Aucune compétence en programmation n’est requise. Parseur et Zapier proposent tous les deux une offre gratuite.
Quand envoyer des emails Gmail à partir de données parsées
Toutes les automatisations Parseur n’ont pas besoin d’un email sortant, mais ce cas d’usage est pertinent lorsque :
Relance de leads : Une notification de formulaire de contact arrive dans votre boîte. Parseur extrait le nom, l’entreprise, l’adresse e-mail, et le message. Zapier envoie un email personnalisé "merci pour votre demande" depuis Gmail à partir de ces champs. Le prospect reçoit votre réponse en quelques secondes plutôt qu’en plusieurs heures. Voir le guide email de leads.
Confirmation de commande : Une confirmation de commande e-commerce est reçue depuis votre plateforme. Parseur extrait le nom du client, les articles commandés et l’adresse de livraison. Zapier envoie un email de confirmation de commande depuis votre Gmail au client.
Notification de réception de facture : Une facture fournisseur est traitée par Parseur. Zapier envoie une confirmation de réception à l’adresse extraite depuis la facture, indiquant au fournisseur que le document a bien été reçu. Voir le guide du traitement des factures.
Confirmation de réservation ou de rendez-vous : Un formulaire de réservation est reçu dans Parseur. La date, l'heure et l'email extraits déclenchent automatiquement un email de confirmation envoyé depuis Gmail.
Alertes internes : Les données parsées déclenchent l’envoi d’une notification Gmail à un membre de l’équipe, par exemple pour prévenir le service commercial lorsqu’un lead à fort potentiel a été traité.
Si votre équipe utilise Outlook au lieu de Gmail, vous pouvez automatiser ce workflow avec Power Automate en utilisant Parseur comme déclencheur. Voir le guide d'intégration Outlook pour le traitement des emails entrants.
Comment fonctionne l'intégration
Le flux s’exécute en trois étapes une fois configuré :
Un nouvel email ou document arrive dans votre boîte Parseur et est traité automatiquement
Parseur extrait les champs que vous avez définis et déclenche un Zap
Zapier compose un email Gmail en utilisant les champs extraits et l’envoie
Vous choisissez ce que Parseur doit extraire et décidez dans Zapier ce que vous faites de chaque information. À chaque nouveau document traité de ce type, l'email est envoyé automatiquement.
Pas à pas : envoyer des emails Gmail à partir de données Parseur
L’exemple ci-dessous utilise un email de notification de formulaire de contact pour envoyer une réponse personnalisée, mais ces étapes s’adaptent à tout type de document.
Traitez vos documents automatiquement avec Parseur. Simple, puissant, gratuit.
Si ce n’est pas encore fait, créez votre boîte Parseur et mettez en place le modèle d’extraction correspondant au type de document. Pour un formulaire de contact, Parseur extraira les champs comme le nom, l’adresse email et le message. Pour les factures ou commandes, il s’agira principalement de champs client ou financiers.
Si vous débutez dans l'extraction d'emails entrants avec Parseur, consultez le guide Gmail entrant.
Étape 2 : Allez dans Export et recherchez Gmail
Dans Parseur, allez dans Export, puis Zapier, et recherchez Gmail. Cliquez sur le modèle "Envoyer des emails Gmail à partir de nouveaux emails traités par Parseur".
Envoyez automatiquement des messages Gmail à partir des données extraites par ParseurLe modèle Zap de Parseur vers Gmail dans Zapier
Étape 3 : Connectez Parseur à Zapier
Cliquez sur Créer Zap. Vous serez redirigé vers Zapier avec le déclencheur Parseur déjà préconfiguré.
Connectez votre compte Parseur, puis sélectionnez la boîte aux lettres que vous souhaitez utiliser comme source de données.
Connectez votre compte Parseur dans ZapierSélectionnez l'événement déclencheur Parseur et la boîte aux lettres
Zapier rappatrie un document d’exemple afin de vous montrer vos champs extraits.
Zapier affiche les champs parsés depuis votre boîte Parseur
Étape 4 : Connectez Gmail à Zapier
Ajoutez Gmail comme étape d’action et choisissez Envoyer un e-mail comme événement.
Choisissez Gmail et l'action Envoyer un Email dans Zapier
Suivez les instructions pour connecter votre compte Gmail ou Google Workspace.
Authentifiez votre compte Gmail dans Zapier
Étape 5 : Personnalisez l’email avec les champs parsés
Mappez les champs Parseur dans le message Gmail. Par exemple, le champ À vers l'adresse e-mail extraite, l’Objet avec un mélange de texte statique et de champs parsés, et le Corps avec le contenu personnalisé de votre choix.
Mappez l'adresse email extraite au champ À de GmailUtilisez les champs Parseur pour personnaliser le corps du message Gmail
Étape 6 : Testez et activez
Lancez un test pour vérifier que l'e-mail s’envoie bien avec les champs extraits.
Activez le Zap pour commencer à envoyer des messages Gmail automatisés
Une fois le test validé, activez le Zap. Dès lors, chaque document traité par Parseur déclenche automatiquement l'envoi d'un email Gmail.
Utiliser Make à la place de Zapier
Si vous préférez Make pour vos automatisations, Parseur se connecte à Make via webhook et Make propose un module Gmail pour l’envoi d’emails. La configuration est analogue : Parseur déclencheur, Make reçoit les données et le module Gmail envoie le message. Make est particulièrement adapté si votre automatisation requiert une logique conditionnelle ou l'envoi simultané du même jeu de données parsé vers plusieurs destinations. Consultez le guide d’intégration Make pour la mise en place.
Très facile à utiliser et à paramétrer, si vous l’associez à Zapier vous pouvez mettre en place un workflow de parsing email simple en moins d’une heure. - Proprioo
Parseur est un logiciel de data extraction puissant pour extraire automatiquement des données d'emails, de PDFs et de documents et automatiser vos workflows.
Toutes les fonctionnalités de Parseur.
Qu’est-ce que Gmail ?
Gmail est un service gratuit offert par Google et constitue le webmail le plus populaire parmi les utilisateurs individuels. Pour les entreprises, Google a lancé Google Workspace, une solution plus puissante et avancée, parfaitement adaptée à un travail collaboratif en équipe.
Qu'est-ce que Zapier ?
Zapier est un outil d'automatisation cloud qui connecte des applications entre elles. Vous pouvez connecter deux applications ou plus pour automatiser des tâches répétitives sans coder ni dépendre de développeurs pour construire l'intégration.
Qu'est-ce que Power Automate ?
Microsoft Power Automate (également appelé Microsoft Flow) est un outil qui intègre des applications et des services basés sur le cloud afin qu'ils interagissent de manière transparente. Flow facilite l'interaction avec les applications Microsoft (telles qu'Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics CRM, SQL Server et bien plus encore).
Questions courantes à propos de l'envoi automatique d'emails Gmail à partir des données extraites par Parseur.
Connectez Parseur à Gmail via Zapier ou Make. Parseur traite chaque email ou document entrant et extrait les champs que vous avez définis. Zapier utilise ensuite ces champs pour rédiger et envoyer automatiquement un message Gmail. Vous associez chaque champ Parseur (comme le nom du client, l'adresse e-mail ou le numéro de commande) à la partie correspondante du message Gmail sortant.
Oui. Si Parseur extrait un champ adresse e-mail à partir du document, vous pouvez mapper directement ce champ sur le champ "À" de Gmail dans Zapier. Chaque email sera alors envoyé à l'adresse trouvée dans ce document particulier. C'est ainsi que les équipes automatisent des réponses personnalisées aux prospects, des confirmations de commande pour les clients ou des relances pour les fournisseurs.
Oui. Parseur se connecte à Make via webhook et Make propose un module Gmail pour l'envoi d'emails. Power Automate dispose d'un connecteur Outlook mais pas d'un connecteur Gmail natif, donc pour Gmail spécifiquement, Zapier ou Make sont les options les plus simples. Si votre équipe utilise Microsoft 365, l'envoi via Outlook avec Power Automate est plus adapté.
L'intégration entrante Gmail consiste à recevoir des emails dans Parseur et à en extraire les données. L'intégration sortante Gmail consiste à utiliser les données déjà extraites par Parseur pour envoyer de nouveaux messages Gmail. Les deux sont complémentaires. Un workflow typique consiste à parser un lead entrant, puis à utiliser les données pour envoyer automatiquement une réponse personnalisée depuis votre compte Gmail.
Il existe deux types de limites : Parseur traite les documents selon le quota de votre forfait. Gmail a un quota d'envoi quotidien, variable selon le type de compte (Gmail standard ou Google Workspace). Zapier a également des limites selon le plan choisi. Si vous prévoyez d'envoyer un grand volume d'e-mails, vérifiez les quotas d'envoi de votre compte Gmail ou Google Workspace.
Tout champ extrait par Parseur peut être utilisé dans votre message Gmail. Cela inclut les champs présents dans le corps de l'email (nom, téléphone, adresse, numéro de commande), les champs issus de pièces jointes PDF (montant total de la facture, date d'échéance, fournisseur) et les métadonnées comme la date de traitement du document. Vous pouvez intégrer chaque champ à l'objet, au corps, ou à l'adresse du destinataire dans Zapier.
Les deux. Vous connectez votre compte Gmail ou Google Workspace à Zapier de la même manière. Le Zap enverra des emails depuis l'adresse que vous avez authentifiée. Si vous souhaitez envoyer depuis une boîte partagée ou un alias, configurez-le dans Gmail et sélectionnez-le dans l'action Zapier.
Cela dépend de votre forfait Zapier. L'action Gmail de Zapier prend en charge l'envoi de pièces jointes sur certains abonnements, et vous pouvez utiliser une URL de fichier issue de Parseur comme source de pièce jointe. Vérifiez les détails de l'offre Zapier pour le support des pièces jointes avec l'action Gmail.
Oui. L’action Gmail de Zapier prend en charge les champs À, CC et CCI. Vous pouvez attribuer des adresses e-mail fixes ou des champs Parseur dynamiques dans chacun de ces champs. Par exemple, pour envoyer à une liste fixe ET à une adresse extraite d’un document, renseignez les adresses fixes dans le champ CC et le champ e-mail extrait de Parseur dans le champ À.
Non. Parseur est un outil d’extraction sans code, et Zapier est une plateforme d'automatisation visuelle. Aucun n’exige de coder. La configuration consiste à connecter vos comptes, choisir les champs, et les associer aux champs de l’email à remplir.
