KI-Dokumentenverarbeitung für das Auftragsmanagement - Schluss mit dem Abtippen von Bestellungen

Sie sind Verkäufer. Ihre Kunden senden Bestellungen (Purchase Orders, POs), und keine zwei tun dies auf die gleiche Weise. Einer mailt ein PDF direkt aus SAP. Ein anderer faxt einen Scan, der leicht schief ankommt. Ein dritter tippt "wie letzte Woche, aber 40 Kartons" in den E-Mail-Text, und Ihr größter Kunde hängt eine Excel-Tabelle mit verbundenen Zellen an – weil er das natürlich immer so macht. Dann tippt die Auftragsabwicklung alles händisch als Kundenaufträge ab, bevor der nachmittägliche Annahmeschluss (Cut-off-Zeit) erreicht ist. Ohne dass es jemals aktiv beschlossen wurde, ist Ihr Order-Management-Team zur manuellen Integrationsebene zwischen den Systemen Ihrer Kunden und Ihren eigenen geworden.

Die KI-Dokumentenverarbeitung für das Auftragsmanagement nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware (IDP) holt jede Bestellung aus dem Auftragseingang ab, extrahiert den Kopf und jeden Einzelposten, normalisiert und überprüft sie.

Sie sendet die Daten dann an Ihr Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) oder Auftragsmanagementsystem (OMS), wo der Kundenauftrag direkt erstellt wird. Für Kunden, die keinen elektronischen Datenaustausch (EDI) nutzen, ersetzt dies das lästige Abtippen.

Im Folgenden stellen wir sieben Tools vor, die genau das leisten. Sie erfahren, wo jedes Tool am besten hinpasst, was die Einrichtung wirklich erfordert und wie Sie diese mit Ihren kompliziertesten Bestellungen testen können, bevor Sie überhaupt erst eine Demo buchen.

Wichtige Erkenntnisse

• IDP ersetzt das Abtippen, nicht das ERP. Es extrahiert die Kundenbestellung. Preisgestaltung, Bestand und Erfüllung bleiben im ERP.
• Die Extraktion ist nur die halbe Miete. Kundenartikelnummern, Maßeinheiten, Bestelländerungen und Duplikate müssen alle überprüft werden, bevor ein Kundenauftrag existiert.
• IDP deckt die Kunden ab, die kein EDI nutzen. Für die meisten Verkäufer ist das der "Long Tail", und deren Bestellungen kommen immer noch als Anhänge und E-Mails an.
• Die Einrichtung dauert von Tagen bis zu Monaten. Self-Service-IDP kann in Tagen konfiguriert werden. Implementierungsgeführte Programme mit benutzerdefinierter ERP-Integration können Monate dauern.
• Parseur ist eine IDP-Plattform für Auftragserfassungsteams. Es extrahiert Aufträge aus PDFs, Scans, Excel-Dateien und E-Mail-Texten, liefert die Daten an das ERP und bietet einen kostenlosen Plan zum Testen mit echten Kundenbestellungen.
• Testen Sie mit Ihren eigenen Bestellungen und zählen Sie die Aufträge, die keine Korrekturen benötigen. Genauigkeitszahlen der Anbieter können nicht direkt miteinander verglichen werden.

Welche KI-Plattformen extrahieren Bestelldaten automatisch und speisen sie in bestehende Workflows ein?

IDP-Plattformen lesen Kundenbestellungen, die als PDFs und E-Mail-Anhänge eingehen, extrahieren die Auftragsdaten und senden sie an Ihr ERP, OMS oder Ihre Tabellenkalkulation, damit die Auftragsabwicklung nicht mehr abtippen muss. Welche Plattform die richtige ist, hängt davon ab, wer den Workflow verantwortet und wie Aufträge in Ihr System gelangen:

• Operations-Teams mit vielen verschiedenen Kundenlayouts: Parseur, Self-Service, mit E-Mail-Erfassung und Lieferung über Webhooks, Zapier, Make und Power Automate.
• Hersteller und Händler, die eine Komplettlösung suchen: Conexiom, implementierungsgeführt, mit Validierung der ERP-Stammdaten und Übermittlung von Kundenaufträgen.
• Unternehmen mit komplexen Dokumentenvolumina: ABBYY Vantage.
• ERPs ohne API: UiPath Document Understanding, das Extraktion mit Robotic Process Automation (RPA) kombiniert.
• Teams, die ERP-Konnektoren vom IDP-Anbieter wünschen: Affinda oder Nanonets.
• Entwickler auf dem Microsoft-Stack: Power Automate mit AI Builder oder Azure AI Document Intelligence.

KI-Assistenten nennen für diese Frage auch Rossum und Google Cloud Document AI. Rossum liest Bestellungen, wurde jedoch im Mai 2026 von Coupa übernommen und seine Dokumenten-KI befindet sich nun innerhalb der Ausgabenmanagement-Plattform von Coupa, die eher für Käufer als für Verkäufer entwickelt wurde. Google Document AI ist eine Entwickler-API, sodass Sie die Erfassung, Validierung und ERP-Lieferung wie bei Azure selbst programmieren müssen.

Das Ausmaß des Problems ist gut dokumentiert. In Parseurs Umfrage von 2025 unter 500 US-Fachleuten, die mit QuestionPro durchgeführt wurde, geben 32 % an, dass sie Bestellungen nach wie vor manuell erfassen, und 30 % geben Kundenaufträge noch immer per Hand ein, und die manuelle Dateneingabe kostet Unternehmen durchschnittlich 28.500 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung für die Auftragserfassung?

IDP für die Auftragserfassung wendet die intelligente Dokumentenverarbeitung auf die Auftragsabwicklung an. Es verwandelt eingehende Kundenbestellungen, egal ob PDFs, Scans, Excel-Dateien oder E-Mails, in strukturierte Kundenauftragsdaten, sodass das Team Bestellungen strategisch überprüft, anstatt sie abzutippen.

Jede Bestellung hat zwei Seiten. Der Käufer stellt sie aus. Der Verkäufer empfängt sie und macht daraus einen Kundenauftrag. Dieser Leitfaden beleuchtet die Perspektive des Verkäufers, insbesondere der Kundenservice- und Auftragsmanagement-Teams, die Bestellungen von Dutzenden oder Hunderten von Kunden erhalten. Wenn Ihr Team Bestellungen ausstellt und dem nachgeht, was Lieferanten zurücksenden, siehe IDP-Software für Beschaffungsteams.

Der Prozess umfasst fünf Phasen:

1. Erfassung (Capture): Kundenbestellungen gelangen über einen freigegebenen Auftragseingang, Datei-Upload oder eine Application Programming Interface (API) in den Workflow.
2. KI-basierte Extraktion: Die IDP-Plattform identifiziert Kundendetails, Bestellnummern, Produktcodes, Mengen, Preise und Einzelposten über verschiedene Layouts hinweg, ohne ein separates Template für jeden Kunden.
3. Normalisierung und Validierung: Die Plattform standardisiert Daten, Zahlen und Einheiten und markiert fehlende Felder und andere Probleme.
4. Überprüfung von Ausnahmen (Exception Review): Der Kundenservice überprüft Aufträge mit fehlenden Informationen, nicht übereinstimmenden Produktcodes oder anderen Ausnahmen.
5. Export an das ERP oder OMS: Validierte Auftragsdaten erreichen das empfangende System über eine Integration oder API, wo der Kundenauftrag erstellt wird.

IDP übernimmt den Dokumenteneingang und die Datenaufbereitung. Das ERP oder OMS bleibt verantwortlich für Preisregeln, Bestandsverfügbarkeit, Erfüllung und Rechnungsstellung.

Für Logistikdokumente weiter unten in der Kette siehe die beste Dokumentenverarbeitungssoftware für die Lieferkette.

IDP vs. EDI vs. Auftragsmanagementsysteme

EDI, IDP und ein OMS erfüllen jeweils eine andere Aufgabe. EDI tauscht strukturierte Aufträge mit angebundenen Handelspartnern aus, IDP verarbeitet Aufträge, die als Dokumente oder E-Mails eintreffen, und das OMS oder ERP verwaltet die daraus resultierenden Kundenaufträge.

In der Praxis nutzen viele Verkäufer EDI für ihre größten Kunden und IDP für den "Long Tail" der Kunden, die weiterhin Bestellungen per E-Mail senden. Das ist Auftragserfassung ohne EDI: Der Kunde ändert nichts, und die Bestellung kommt trotzdem als strukturierte Daten an. Niemand muss einen Kunden, der zweimal im Monat bestellt, zu einem EDI-Onboarding-Projekt überreden.

In welchen Formaten kommen Kundenbestellungen an?

Ihr Auftragseingang ist quasi ein Museum für jedes ERP-System, das Ihre Kunden jemals angeschafft haben. Eine IDP-Plattform für die Auftragserfassung muss alles lesen können, ohne die Details zu verlieren, die ein Kundenauftrag benötigt:

• PDF-Bestellungen aus Kunden-ERPs: Jedes Kundensystem produziert sein eigenes Layout, eigene Feldnamen und Einzelpostenstrukturen.
• Gescannte oder gefaxte Bestellungen: Schiefe Seiten, Stempel, verblasster Text und handschriftliche Notizen.
• Im E-Mail-Text eingegebene Aufträge: Produktcodes, Mengen und Lieferanweisungen, die als Freitext geschrieben sind.
• Bestellformulare in Excel und als kommagetrennte Werte (CSV): Kundenspezifische Spalten, verbundene Zellen und inkonsistente Formatierungen.
• Portal-Exporte: Heruntergeladene Aufträge mit unterschiedlichen Dateiformaten und Feldnamen für jedes Kundenportal.
• Bestellrevisionen und Änderungsaufträge: Dieselbe Bestellnummer mit neuen Mengen, Preisen oder Daten, was das Risiko von doppelten oder veralteten Kundenaufträgen birgt.
• Stornierungen: Mitteilungen, die nicht mit neuen Aufträgen verwechselt werden dürfen.

Das Lesen jedes Formats liefert Ihnen ein Dokument. Die Auftragserfassung benötigt einen korrekten Auftrag. Das bedeutet, Revisionen und Stornierungen zu erkennen, Kunden- und Produktdetails zu validieren und die richtigen Daten an das ERP zu senden.

Welche Daten extrahiert IDP aus Bestellungen und was muss validiert werden?

Die Extraktion holt die Bestelldaten aus dem PDF. Sie sagt Ihnen jedoch nicht, ob diese Bestellung auch korrekt ist. Bevor ein Auftrag im ERP landet, müssen die Daten mit Kundendatensätzen, dem Produktkatalog, Preisvereinbarungen und bestehenden Aufträgen abgeglichen werden.

Welche Daten werden aus Kundenbestellungen extrahiert?

Welche Prüfungen sind vor der Erstellung eines Kundenauftrags wichtig?

Extrahierte Daten sollten diese Prüfungen durchlaufen, bevor ein Kundenauftrag erstellt wird:

1. Kundenabgleich: Der Kunde existiert im ERP und ist dem richtigen Konto zugeordnet.
2. Produktabgleich: Kundenartikelnummern sind Ihren Bestandseinheiten (SKUs) zugeordnet.
3. Preisvalidierung: Extrahierte Preise stimmen mit der Preisliste oder dem Vertrag des Kunden überein.
4. Einheitenumrechnung: Mengen und Maßeinheiten stimmen mit den Artikeldefinitionen im ERP überein.
5. Adressverifizierung: Die Lieferadresse ist ein genehmigter Lieferort für diesen Kunden.
6. Duplikaterkennung: Es existiert kein bestehender Auftrag mit demselben Kunden und derselben Bestellnummer.
7. Revisionsmanagement: Das Dokument wird als neuer Auftrag oder als Änderung eines bestehenden Auftrags identifiziert.

Wo sollten diese Prüfungen stattfinden?

IDP-Plattformen handhaben Prüfungen auf Dokumentenebene, wie die Normalisierung von Daten und Mengen, das Markieren fehlender Pflichtfelder und (wo unterstützt) die Überprüfung, ob die Summen der Einzelposten mit der Auftragssumme übereinstimmen.

Das ERP oder eine nachgelagerte Automatisierung übernehmen die Prüfungen auf Geschäftsebene: Kunden- und SKU-Abgleich, Vertragspreise, Einheitenumrechnungen, genehmigte Adressen, Duplikate und Revisionen. Diese benötigen Live-Stammdaten und bestehende Kundenaufträge, die nur das ERP enthält. Wenn ein Kunde seine eigene Artikelnummer auf die Bestellung schreibt, weiß nur Ihr ERP, welche Ihrer SKUs gemeint ist. Die IDP-Plattform weiß das nicht und sollte auch nicht so tun als ob.

Zum Beispiel extrahiert und strukturiert Parseur die eingehende Bestellung, und ein Power Automate-Flow oder der ERP-eigene Import schlägt die Artikelquerverweise des Kunden nach, bevor der Kundenauftrag erstellt wird.

Wie Kundenbestellungen Ihr ERP erreichen: System für System

Die meisten Auftragsabwicklungen laufen über eine Handvoll ERPs, mit einem gemeinsamen Outlook- oder Gmail-Posteingang davor. So gelangen extrahierte Auftragsdaten aus diesem Posteingang in jedes einzelne.

Parseur liest aus Outlook und Gmail-Weiterleitungsregeln und sendet Daten nativ an Excel, Google Sheets, Zapier, Make, Power Automate, n8n und Webhooks. Die Schritt-für-Schritt-Version für Microsoft-Umgebungen finden Sie unter Bestellungen zu Power Automate.

Worauf sollten Sie bei IDP-Software für das Auftragsmanagement achten?

Jede Anbieter-Demo extrahiert eine saubere Bestellung fehlerfrei. Ihre Fragen sollten sich daher auf die chaotischen Fälle konzentrieren: Validierung, Ausnahmen, Integrationen, Wartung und Kosten. Diese neun Punkte entscheiden darüber, ob ein Tool in Ihrem Posteingang überlebt.

1. Kann es verschiedene Kundenlayouts ohne separate Templates verarbeiten?

Kundenbestellungen variieren je nach Absender, selbst wenn sie die gleichen Informationen enthalten. Suchen Sie nach einer KI-basierten Extraktion, die Felder über Layouts hinweg findet, ohne dass pro Kunde ein Template erforderlich ist. Testen Sie dann, was passiert, wenn ein Kunde sein Bestellformat ändert (das wird er, meistens ohne es Ihnen mitzuteilen).

2. Kann es mehrseitige Einzelposten-Tabellen extrahieren?

Eine Bestellung mit 80 Positionen erstreckt sich über mehrere Seiten, und Seitenumbrüche sind die Stellen, an denen Einzelposten verloren gehen. Die Plattform sollte Artikelnummern, Beschreibungen, Mengen, Einheiten und Preise zusammenhalten, ohne Zeilen zu verschmelzen oder Positionen zwischen den Seiten wegzulassen.

3. Unterstützt es E-Mail-Text-Bestellungen, Excel-Dateien und PDFs?

Nicht jeder Kunde sendet ein PDF. Manche tippen die Bestellung in die E-Mail, andere hängen Excel- oder CSV-Dateien an. Die Plattform sollte alle im selben Workflow und aus demselben Posteingang verarbeiten.

4. Unterstützt es Validierungs- und Normalisierungsregeln?

Ein Datum wie 05/06 bedeutet für den einen Kunden den 6. Mai und für den anderen den 5. Juni. Achten Sie auf Prüfungen für Pflichtfelder, standardisierte Daten, normalisierte Mengen und Summenberechnungen. Klären Sie dann, welche Prüfungen in der IDP-Plattform stattfinden und welche nachgelagerte Automatisierung benötigen.

5. Wie werden Ausnahmen aufgezeigt?

Manche Aufträge benötigen einen Menschen: ein fehlendes Feld, ein unbekannter Produktcode, widersprüchliche Mengen. Finden Sie heraus, wie die Plattform sie markiert – sei es durch einen Überprüfungsbildschirm, eine Benachrichtigung oder einen Webhook an Ihre eigene Warteschlange. Fragen Sie, ob Mitarbeiter die Daten korrigieren können, bevor sie das ERP erreichen.

6. Kann es Aufträge aus einem gemeinsamen Posteingang ohne Entwicklungsaufwand erfassen?

Wenn Kunden eine gemeinsame Adresse anmailen, beendet die native E-Mail-Erfassung das ständige Herunter- und Hochladen. Die Auftragsabwicklung sollte in der Lage sein, die Erfassung selbst einzurichten, ohne Code oder eine benutzerdefinierte Integration.

7. Wie verbindet es sich mit Ihrem ERP oder OMS?

Überprüfen Sie, wie Auftragsdaten zu SAP, NetSuite, Dynamics 365, Sage oder Acumatica gelangen: eine native Integration, eine Automatisierungsplattform oder eine API. Fragen Sie, wie viel IT-Zeit das Feld-Mapping, der Kundenabgleich und die Erstellung von Kundenaufträgen in Anspruch nehmen. Wenn die Antwort als Leistungsbeschreibung ("Statement of Work") zurückkommt, notieren Sie sich das.

8. Erfüllt es Ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen?

Kundenbestellungen enthalten Ihre ausgehandelten Preise und die Lieferadressen Ihrer Kunden. Überprüfen Sie den Status der System and Organization Controls (SOC) 2 Typ II-Prüfung des Anbieters, die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Optionen zum Datenspeicherort und die Aufbewahrungsrichtlinien. Bestätigen Sie, dass Kundenauftragsdaten zu Ihren Bedingungen gespeichert und gelöscht werden können.

9. Wie lange dauert es bis zum Go-Live?

Self-Service-IDP kann in Tagen konfiguriert werden. Implementierungsprojekte mit kundenspezifischen Integrationen und ERP-Änderungen können Monate dauern. Bitten Sie um einen realistischen Zeitplan, der Dokumententests, Validierungsregeln, ERP-Integration und Benutzerabnahmetests abdeckt, und fragen Sie, ob Sie mit Ihren eigenen Bestellungen zu einem veröffentlichten Preis testen können, bevor Sie etwas unterschreiben.

Bewerten Sie jeden Anbieter anhand Ihrer eigenen Kundenbestellungen, nicht anhand seiner Antworten auf diese Liste. Ein Tool, das alle neun Kästchen ankreuzt, kostet Sie immer noch Zeit, wenn jede Bestellung eine manuelle Korrektur erfordert.

Die beste IDP-Software für das Auftragsmanagement

Die richtige Wahl hängt davon ab, wo Aufträge eintreffen, wie viel Validierung Sie benötigen und wie die Daten in das ERP gelangen. Einige Plattformen enden bei der Extraktion. Andere fügen Geschäftsregelprüfungen, direkte ERP-Integration oder RPA hinzu.

Die sieben folgenden Optionen reichen von Self-Service-IDP bis hin zu spezialisierter Auftragsautomatisierung und von Entwicklern erstellten Workflows. Parseur veröffentlicht diesen Leitfaden und erscheint zuerst. Die anderen sind nicht gerankt. Tool-Details stammen aus den öffentlichen Dokumentationen der jeweiligen Anbieter.

Parseur

Parseur ist eine IDP-Plattform für Auftragserfassungsteams, die Kundenbestellungen in jedem Format erhalten. Es liest PDFs, Scans, Excel-Dateien und E-Mail-Text-Bestellungen aus dem gemeinsamen Auftragseingang und sendet die Daten an NetSuite, Business Central, SAP oder eine Tabellenkalkulation.

Parseur deckt die Dokumentenseite der Auftragsabwicklung ab. Aufträge kommen per E-Mail, Upload oder API an. Parseur extrahiert Bestellnummern, Kundendetails, Liefertermine, Produktcodes, Mengen, Preise und Einzelposten-Tabellen, wobei jede Zeile ein eigener Datensatz ist und sich Tabellen über mehrere Seiten erstrecken. Teams steuern die Extraktion mit Feldanweisungen in klarer Sprache anstelle eines Templates pro Kunde, sodass ein neues Kundenlayout kein neues Setup bedeutet.

Parseur normalisiert Daten, Zahlen und Adressen und validiert jedes Ergebnis anhand des Extraktionsschemas. Dokumente, die bei der Validierung durchfallen, werden in der Parseur-App angezeigt, lösen eine E-Mail-Benachrichtigung aus und feuern einen Webhook, sodass die Auftragsabwicklung sie sieht, bevor das ERP es tut. Die Daten gehen über Webhooks, die API, Zapier, Make und Power Automate hinaus. Die ERP-Seite benötigt weiterhin ein Mapping auf die richtigen Kundenauftragsfelder und Geschäftsregeln.

Parseur ist seit 2016 auf dem Markt und hat mehr als 100 Millionen Dokumente verarbeitet. Es hat im September 2026 eine unabhängige SOC 2 Typ II-Prüfung abgeschlossen, ist DSGVO-konform, hostet Daten in der EU, lässt Kunden die Aufbewahrung kontrollieren und läuft mit 99,9% Betriebszeit (Uptime) oder besser. Siehe Parseur Sicherheit für Details.

Einrichtung und Preisgestaltung: Leiten Sie Kundenbestellungen einer Woche an ein Parseur-Postfach weiter, lassen Sie die KI die Felder vorschlagen und verbinden Sie Ihre ERP-Route ohne Code. Die Preisgestaltung ist öffentlich, und der kostenlose Plan ermöglicht es der Auftragsabwicklung, vor einem Verkaufsgespräch mit echten Kundenbestellungen zu testen.

Am besten geeignet für: Auftragserfassungs- und Kundenserviceteams, die wiederkehrende Aufträge von vielen Kunden in unterschiedlichen Formaten bearbeiten, von denen viele kein EDI verwenden.

Einschränkungen: Parseur verwaltet keine Bestände, Vertragspreise oder Fulfillment. Die Zuordnung von Kundenartikelnummern zu Ihren SKUs erfolgt im ERP oder einer nachgelagerten Automatisierung. Parseur bietet keine Konfidenzwerte (Confidence Scores) pro Feld.

Für eine detaillierte Anleitung siehe Wie man die Auftragsabwicklung mit Parseur automatisiert.

Conexiom

Conexiom ist auf Automatisierung von Kundenaufträgen für Hersteller und Händler spezialisiert. Es geht über die Extraktion hinaus und validiert gegen ERP-Stammdaten sowie die direkte Übermittlung von Kundenaufträgen.

Conexiom erfasst Aufträge, die als PDF, Excel, E-Mail oder CSV eingehen, extrahiert Kunden- und Einzelpostendaten und validiert und korrigiert diese anhand der ERP-Stammdaten des Kunden (einschließlich Artikelnummern, Maßeinheiten und Preisen), bevor der Kundenauftrag weitergeleitet wird. Es listet vorgefertigte Konnektoren für SAP, NetSuite, Dynamics 365, Sage X3, Infor und Epicor.

Am besten geeignet für: Hersteller und Händler, die eine Auftragsautomatisierung wünschen, die eng mit ERP-Stammdaten und der Erstellung von Kundenaufträgen verknüpft ist.

Einschränkungen: Conexiom ist ein spezialisiertes Auftragsautomatisierungsprogramm, keine allgemeine IDP-Plattform, und es ist implementierungsgeführt. Fragen Sie nach der Abdeckung für E-Mail-Text-Bestellungen, ungewöhnliche Formate und Ihre ERP-Konfiguration, bevor Sie sich festlegen.

ABBYY Vantage

ABBYY Vantage ist eine Enterprise-IDP-Plattform mit einem vorgefertigten Skill zur Bestellverarbeitung, der Klassifizierung, Extraktion, Validierung und optionale menschliche Überprüfung kombiniert.

Der Skill verarbeitet PDFs und Scans und identifiziert Käuferdetails, Bestellnummern, Bestelldatum, Rechnungs- und Lieferadressen sowie Einzelposten. Er unterstützt Normalisierungs- und Validierungsregeln wie Pflichtfelder, Summenberechnungen und Prüfungen von Lieferterminen. ABBYY dokumentiert den Skill für Bestellungen aus den USA, Deutschland, Frankreich und Spanien. Die Anbindung an ein bestimmtes ERP erfordert Integrationsarbeit.

Am besten geeignet für: Organisationen, die bereits Enterprise-Dokumentenautomatisierung einsetzen oder eine konfigurierbare Klassifizierung, Validierung und Überprüfung benötigen.

Einschränkungen: Der vorgefertigte Skill ist für Bestellungen aus vier Ländern dokumentiert, und benutzerdefinierte Formate oder ERP-Workflows erfordern zusätzliche Konfiguration.

UiPath Document Understanding / IXP

UiPath kombiniert Dokumentenverständnis (Document Understanding) mit RPA. Das ist wichtig, wenn das ERP über keine brauchbare API verfügt und Aufträge über dessen Bildschirme eingegeben werden müssen.

Das vortrainierte Bestellungs-Modell extrahiert Bestellnummern, Kundendetails, Adressen, Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Summen und Einzelposten aus verschiedenen Bestell-Layouts. UiPath-Automatisierungen leiten die Daten durch Validierung und Überprüfung und geben sie dann über die API des ERPs oder, falls keine vorhanden ist, über dessen Benutzeroberfläche ein.

Am besten geeignet für: Organisationen, die UiPath bereits verwenden oder über veraltete Bildschirme zur Auftragserfassung verfügen.

Einschränkungen: Sie erstellen und warten den umgebenden Workflow, und die Bildschirmautomatisierung muss aktualisiert werden, wenn sich die ERP-Oberfläche ändert.

Affinda

Affinda ist eine Plattform für die KI-Dokumentenverarbeitung, die Bestellungen und andere Geschäftsdokumente extrahiert und mit ERP-Workflows verbindet.

Sie unterstützt den Eingang per E-Mail, Upload und API und extrahiert Bestellnummern, Einzelposten, Mengen, Liefertermine und Beträge. Ihre Microsoft Dynamics 365-Integration beschreibt die Umwandlung von Kundenbestellungen in Kundenaufträge in Dynamics 365 Sales.

Am besten geeignet für: Teams, die Bestellextraktion neben anderen Dokumententypen benötigen und Dynamics 365 einsetzen.

Einschränkungen: Die ERP-Abdeckung variiert je nach System. Prüfen Sie, wie die Integration Artikelnummernabgleich, Vertragspreise, Duplikate und die Erstellung von Kundenaufträgen in Ihrem Setup handhabt.

Nanonets

Nanonets bietet konfigurierbare IDP-Workflows und einen Order Management Agent, der für eingehende Kundenbestellungen entwickelt wurde.

Es erfasst Aufträge aus E-Mail-Anhängen, PDFs, Portalen und Faxen. Der Order Agent bewirbt SKU- und Katalogabgleich, Preisgestaltung, Verfügbarkeits- und Bonitätsprüfungen sowie die Erstellung von Kundenaufträgen mit vorgefertigten Konnektoren für SAP, NetSuite, Oracle und Dynamics 365 sowie Webhooks und REST für andere Systeme. Extrahierte Daten können vor dem Export Workflow-Regeln und menschliche Überprüfungen durchlaufen.

Am besten geeignet für: Operations-Teams, die Bestellextraktion und Auftrags-Workflow-Automatisierung von einem einzigen Anbieter wünschen.

Einschränkungen: Der vollständige Kundenauftrags-Workflow erfordert eine Konfiguration über die reine Extraktion hinaus. Überprüfen Sie vor Vertragsabschluss die Eingangsformate, Überprüfungsschritte und das ERP-Write-back in Ihrer Umgebung.

Microsoft Power Automate mit AI Builder oder Azure AI Document Intelligence

Microsoft bietet zwei Wege: Power Automate mit AI Builder für Low-Code-Workflows und Azure AI Document Intelligence für Teams, die ihre eigene Extraktions-Pipeline aufbauen.

AI Builder unterstützt benutzerdefinierte Dokumentenverarbeitungsmodelle für Bestellungen, für feste Templates und variierende Layouts. Azure AI Document Intelligence extrahiert Felder und Einzelposten aus PDFs und Scans durch benutzerdefinierte und Layout-Modelle. Power Automate orchestriert den umgebenden Workflow, aber ERP-Konnektivität, Validierung, Ausnahmebehandlung und die Erstellung von Kundenaufträgen müssen von Ihnen selbst erstellt werden.

Am besten geeignet für: Organisationen mit Microsoft 365, Power Platform, Dynamics 365 oder Azure, mit technischem Personal zum Erstellen und Warten des Flow.

Einschränkungen: Microsoft liefert Komponenten, keinen einsatzbereiten Auftragserfassungsprozess. Eingang, Mapping, Validierung, ERP-Integration und Wartung verbleiben bei Ihrem Team. Zu den Vor- und Nachteilen siehe Selber bauen vs. kaufen bei der Datenextraktion aus Dokumenten.

Wie vergleichen sich die besten IDP-Plattformen für das Auftragsmanagement?

Die Tabelle vergleicht die sieben Optionen hinsichtlich dokumentierter Funktionen und typischem Implementierungsansatz. Compliance-Details sind Anbieterangaben.

Hinweis: Formatunterstützung bedeutet dokumentierte Fähigkeit, nicht garantierte Extraktion jedes Kundenlayouts. Eine ERP-Verbindung beinhaltet nicht automatisch Kundenabgleich, SKU-Mapping, Preisprüfungen oder die Erstellung von Kundenaufträgen.

Wann benötigen Sie stattdessen eine Order-to-Cash-Suite oder einen EDI-Anbieter?

Manchmal ist das Problem größer als der Posteingang.

• Esker: eine Order-to-Cash-Plattform, die die Verarbeitung von Kundenaufträgen, Rechnungsstellung, Debitorenbuchhaltung und Inkasso abdeckt.
• SPS Commerce oder TrueCommerce: EDI-Anbieter für die Anbindung von Handelspartnern und das EDI-Onboarding.

Die Entscheidung: Wenn Sie Handelspartner an EDI anbinden oder den gesamten Order-to-Cash-Prozess ersetzen müssen, kaufen Sie diese. Wenn Sie möchten, dass Bestellungen von Nicht-EDI-Kunden nicht mehr abgetippt werden, benötigen Sie IDP. Viele Verkäufer betreiben beides.

So wählen Sie die richtige IDP-Software für das Auftragsmanagement

Die richtige Wahl hängt vom Bestellvolumen, den Kundenformaten, Ihrem ERP und Ihren technischen Ressourcen ab. Haben Sie Antworten auf diese vier Fragen, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen:

1. Wie viele Bestellungen verarbeiten Sie pro Monat? Rechnen Sie Spitzenzeiten wie den Monatsabschluss oder saisonale Anstürme mit ein.
2. Wie viele Kunden und Formate bearbeiten Sie? Mehr Kunden bedeuten mehr PDF-Layouts, Scans, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Bestellungen.
3. Welches ERP oder OMS empfängt die Aufträge? Prüfen Sie, ob es eine API oder nur einen Dateneingabebildschirm hat.
4. Haben Sie einen Entwickler oder Integrationspartner? Entscheiden Sie, ob die Auftragsabwicklung den Workflow betreibt oder die IT ihn aufbaut und wartet.

Welcher Ansatz passt zu Ihrem Unternehmen?

Für Auftragsabwicklungen, die wiederkehrende Kundenbestellungen in vielen Formaten erhalten, ist eine Self-Service-IDP-Plattform wie Parseur ein praktischer Ausgangspunkt. Wiegen Sie bei höheren ERP-Anforderungen einen Spezialisten für Auftragsautomatisierung, RPA oder eine Eigenentwicklung ab.

So überprüfen Sie die IDP-Extraktionsqualität anhand Ihrer eigenen Kundenbestellungen

Anbieter demonstrieren mit ihrer Lieblingsbestellung. Testen Sie mit Ihrer kompliziertesten. Führen Sie jede Plattform mit Ihren tatsächlichen Kundenbestellungen aus, insbesondere denjenigen, die die meiste manuelle Arbeit verursachen, und zählen Sie, wie viele Aufträge keine Korrekturen benötigen.

• Sammeln Sie 50 bis 100 aktuelle Kundenbestellungen von Kunden mit unterschiedlichen Layouts, nicht nur die sauberen.
• Schließen Sie die schwierigen Formate ein: mehrseitige Bestellungen, Scans, Excel-Tabellen, E-Mail-Text-Bestellungen und überarbeitete Bestellungen.
• Überprüfen Sie jeden Einzelposten: Produktcodes, Beschreibungen, Mengen, Einheiten und Preise anhand des Originals.
• Überprüfen Sie Felder auf Auftragsebene: Kunde, Bestellnummer, Lieferadresse, Lieferdatum und Summen.
• Zählen Sie die Aufträge, die keine Korrekturen benötigen und ohne manuelle Bearbeitung vor der ERP-Validierung zum nächsten Schritt übergehen könnten.
• Ändern Sie das Layout eines Kunden und sehen Sie, ob die Extraktion weiterhin funktioniert oder neu konfiguriert werden muss.

Die nützlichste Zahl ist der Anteil der Aufträge, die keine Extraktionskorrekturen benötigen, nicht der Anteil der korrekt extrahierten Felder. Eine Plattform kann die meisten Felder richtig haben und dennoch dazu führen, dass Ihr Team bei fast jeder Bestellung Einzelposten reparieren muss.

Wählen Sie IDP, das zu Ihrer Auftragsabwicklung passt, nicht zur Demo

KI-Dokumentenverarbeitung für das Auftragsmanagement funktioniert, wenn sie die Bestellungen verarbeitet, die Ihre Kunden tatsächlich senden. Beginnen Sie mit den Formaten, die das meiste Abtippen kosten, und testen Sie mit echten Bestellungen, auch mit den hässlichen. Entscheiden Sie dann, welche Prüfungen in der IDP-Plattform angesiedelt sind und welche in das ERP gehören. Kunden, die niemals auf EDI umsteigen werden, können weiterhin senden, was auch immer sie möchten. Ihre Bestellungen müssen lediglich nicht mehr händisch abgetippt werden.

Zuletzt aktualisiert am 11. November 2026