Manuelle Dateneingabe kostet US-Unternehmen jährlich 28.500 $ pro Mitarbeiter

Wichtigste Erkenntnisse

• Erhebliche finanzielle Auswirkungen: Manuelle Dateneingabe kostet Unternehmen durchschnittlich 28.500 $ pro Mitarbeiter und Jahr – ein klarer Beleg für den notwendigen Wandel hin zur Automatisierung.
• Burnout durch monotone Tätigkeiten: Mehr als die Hälfte (56%) der Mitarbeitenden erlebt Burnout, ausgelöst durch sich ständig wiederholende Datenerfassung – mit negativen Folgen für Produktivität und Mitarbeiterbindung.
• Steigende Risiken im Alltag: Fehler und Verzögerungen durch manuelle Eingaben betreffen 50,4% der Befragten – mit potenziell schwerwiegenden Konsequenzen für Compliance und finanzielle Verluste.
• Automatisierung noch nicht flächendeckend: Fast die Hälfte (46,2%) der Unternehmen verzichtet weiterhin auf Automatisierungstools – häufig mangels Kenntnis oder mangelnder interner Unterstützung, wodurch Effizienzreserven ungenutzt bleiben.
• Automatisierung zeigt Vorteile: Dort, wo Automatisierung eingeführt wurde, berichten 96,5% der Unternehmen von spürbarer Entlastung und erheblicher Zeitersparnis – ein Beleg für die Wirksamkeit moderner Tools.
• Klarer Wunsch nach Fokussierung: Beschäftigte würden die durch Automatisierung gewonnene Zeit bevorzugt für strategische Planung, Kundenerlebnis und umsatzsteigernde Tätigkeiten nutzen.
• Zukunftsausrichtung ist entscheidend: Bis 2030 dürfte die Automatisierung manueller Dateneingabe zum Branchenstandard werden – wer früh investiert, verschafft sich entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Im Juli 2025 beauftragte Parseur gemeinsam mit QuestionPro eine breit angelegte Umfrage unter 500 US-Fachkräften verschiedener Bereiche wie Betrieb, Finanzen, Verwaltung, IT, Kundensupport und mehr. Die Altersgruppe der Befragten reichte von 18 bis über 65, wobei die Mehrheit zwischen 26 und 45 Jahren lag. Teilgenommen haben sowohl Angestellte als auch Auftragnehmer aller Geschlechter.

Jenseits der Zahlen

Jahr für Jahr schmälern versteckte Aufwände durch manuelle Dateneingabe die Ressourcen von US-Unternehmen – Ressourcen, die besser für Innovation, Wachstum und Kundenservice genutzt werden könnten. Nach einer umfassenden Umfrage von Parseur und QuestionPro aus dem Jahr 2025 kostet die manuelle Dateneingabe durchschnittlich 28.500 $ pro Mitarbeiter und Jahr. Doch dies sind nur die direkt sichtbaren Kosten.

Warum hat Parseur diese Umfrage durchgeführt?

Als Parseur, weltweit führender Spezialist für die Automatisierung intelligenter Dokumentenverarbeitung, begegnen wir täglich den versteckten Kosten und Ineffizienzen manueller Prozesse. Die von uns in Auftrag gegebene Umfrage soll untermauern, wie groß das Optimierungspotenzial wirklich ist, und Führungskräften datenbasierte Anhaltspunkte für den Handlungsbedarf liefern. Unser Ziel: Branchenweit den Diskurs über die Zukunft von Automatisierung, operative Exzellenz und Innovation zu fördern.

"Das sind zahllose Stunden, die Unternehmen mit Aufgaben verschwenden, die längst automatisiert werden könnten – und auch sollten“, betont Sylvestre Dupont, Mitgründer von Parseur, einer intelligenten Plattform zur Dokumentenverarbeitung. „Es geht nicht allein um direkte Kosten: Die Umfrage zeigt deutlich, dass US-Arbeitnehmer ihre Zeit lieber für Prozessoptimierung, Kundenservice oder Wachstumsprojekte einsetzen würden. Mit strengeren Vorgaben wie der DSGVO sind zudem Präzision und Nachvollziehbarkeit beim Datenumgang unerlässlich – um Haftungs- oder Imageschäden zu verhindern."

Der wahre Preis manueller Dateneingabe

Viele Beschäftigte wenden pro Woche über neun Stunden auf, um Daten aus analogen und digitalen Formaten (wie E-Mails, PDFs, Tabellen) in Systeme zu übertragen. Besonders in gut bezahlten Branchen wie IT und Finanzen – mit Stundenlöhnen von 50 bis 90 $ – ist die finanzielle Belastung enorm und das Einsparpotenzial entsprechend hoch.

Zeitaufwand für manuelle Dateneingabe ist erheblich

Die Teilnehmer nannten durchschnittlich über 9 Stunden wöchentlich, die auf die Datenübertragung aus E-Mails, PDFs, Tabellen und gescannten Dokumenten in digitale Systeme entfallen. Die Aufschlüsselung des Zeitaufwands zeigt:

Vor allem in den Bereichen IT (12,8% der Befragten) und Finanzen (8,4%) investieren Mitarbeitende durchschnittlich mehr als 20 Stunden in die Datenübertragung – was die Kosten aufgrund höherer Gehälter zusätzlich steigert.

Welche Dokumente verursachen den größten Aufwand?

Im Zentrum der Herausforderung steht die wiederholte Erfassung handelsüblicher Geschäftsdokumente. Laut Umfrage gehören dazu vor allem:

• Arbeitsaufträge (34,4%): In Fertigung, Bau und Facility Management fallen zahlreiche Erfassungen von Arbeitsaufträgen an. Automatisierung optimiert Durchlaufzeiten und reduziert Fehler.
• Bestellungen (32%): Beschaffungs- und Supply-Chain-Abteilungen sind von vielen manuellen Schrittfolgen betroffen – ein klares Automatisierungsfeld, z. B. mit Lösungen wie Parseur.
• Aufträge (30%): Verkaufsteams bearbeiten täglich vielfältige Bestellungen. Die automatisierte Extraktion aller relevanten Daten beschleunigt die Bearbeitung.
• Rechnungen (28,2%): Die Rechnungserfassung ist ein Kernprozess im Finanzbereich, aber besonders personalintensiv und fehleranfällig – Automatisierung senkt Risiken und fördert pünktliche Zahlungen.

Auch weitere spezifische Dokumentarten sind betroffen:

• Stundenzettel (27%)
• Bank- und Kreditkartenabrechnungen (25,6%)
• Kundenaufnahmeformulare (24,6%)
• Verträge und Vereinbarungen (24%)
• Lieferscheine (23,6%)
• Lebensläufe (18,4%)

Zudem nannten Befragte häufig weitere Spezialdokumente wie Notenübersichten, Patientenakten, Rezepte und Inventarberichte – ein Hinweis auf die starke Betroffenheit auch im Bildungs- und Gesundheitswesen, wo Präzision und Effizienz besonders kritisch sind.

Automatisierung dieser Standard- und Spezialdokumente steigert nachweislich Genauigkeit, beschleunigt Abläufe und erhöht Compliance. Gleichzeitig entstehen Freiräume für anspruchsvolle und wertschöpfende Tätigkeiten.

Burnout & Moral: Repetitive Aufgaben schaden nachhaltig

56% der Beschäftigten erleben Burnout, ausgelöst durch monotone, ständig wiederkehrende Datenerfassung. Studien belegen einen klaren Zusammenhang zwischen Burnout, erhöhter Fluktuation und sinkender Leistung – mit langfristigen Auswirkungen für Mitarbeiterbindung und Organisationserfolg.

Betriebsrisiken und Compliance-Gefahren durch Fehleranfälligkeit

Mehr als die Hälfte (50,4%) der Fachkräfte berichtet von Fehlern, Verzögerungen oder verpassten Chancen, verursacht durch manuelle Prozesse. Gerade in streng regulierten Märkten können solche Fehler hohe Strafen oder empfindliche Rufschäden nach sich ziehen.

Die Automatisierungslücke schließen

Trotz aller Nachteile besteht noch erheblicher Nachholbedarf beim Einsatz von Automatisierung. Fast die Hälfte (46,2%) der Befragten nutzt keinerlei Automatisierungstools – ein ungenutztes Potenzial.

Ein zentrales Hemmnis ist der fehlende Überblick: 24,3% der Mitarbeitenden wissen nicht, welche Automatisierungsmöglichkeiten überhaupt existieren. Hier schafft Parseur mit intuitiven, no-code-Lösungen einen idealen Zugang – einfach, effektiv und ohne IT-Vorkenntnisse.

Zudem gibt knapp ein Drittel (27,2%) an, bei Entscheidungen zur Automatisierung nicht einbezogen oder dafür zuständig zu sein. Hier empfiehlt Parseur, gezielt intern Multiplikatoren zu gewinnen, zum Beispiel durch:

• Präsentation überzeugender ROI-Vergleiche realer Projekte,
• Aufzeigen messbarer Zeit- und Kosteneinsparungen aus ähnlichen Branchen,
• Bereitstellung von Präsentationen und Demomaterial, um Entscheider einzubinden und zu überzeugen.

Mit konkreter Hilfestellung und Sensibilisierung können Unternehmen die Hürde der Automatisierung schnell überspringen und ihre Effizienz stärken.

Aktueller Stand beim Einsatz von Automatisierungstools

46,2% der Befragten haben noch nie Tools zur Automatisierung von Dateneingabe oder -extraktion verwendet, weitere 8,2% sind sich darüber nicht im Klaren. Der Handlungsbedarf für die Einführung geeigneter Lösungen ist enorm.

Nachweisbare Erfolge und Vertrauen in automatisierte Verarbeitung

Obwohl 67,2% großes Zutrauen in KI-basierte Tools bezüglich Genauigkeit und Datensicherheit haben, gibt es weiterhin Vorbehalte bei 32,8% – insbesondere bei den Themen Zuverlässigkeit, Datenschutz und Handhabung. Parseur begegnet diesen Bedenken mit benutzerfreundlichen Konzepten und umfassendem Support.

Um auch Skeptiker zu überzeugen, empfiehlt Parseur die Nutzung kostenloser Demos, praxisorientierter Tutorials und schnellen Kundensupport – damit Nutzer sich von Sicherheit, Effektivität und Komfort direkt überzeugen können.

Mit einem solchen Ansatz wird der Übergang zur Automatisierung einfach und effizient realisierbar.

Mehr Freiraum für wertschöpfende Arbeit

Manuelle Dateneingabe blockiert Zeit und Energie, die qualifizierte Fachkräfte produktiver investieren könnten. Die Befragten würden durch automatisierte Prozesse gewonnene Zeit vor allem in folgende Bereiche nutzen:

• Strategische Planung (27,2%): Zukunftsorientierte Aktivitäten leiden oft besonders unter Routinetätigkeiten.
• Verbesserung der Kundenerfahrung (22,4%): Mehr Zeit für schnelleren, besseren Service und stabile Kundenbindung.
• Umsatzsteigernde Aufgaben (14,2%): Fokus auf Vertrieb, Geschäftsentwicklung und sonstige Wachstumstreiber.
• Teamleitung (13,4%) sowie kreative/analytische Projekte (12,2%): Raum für Mentoring, Innovation und datengetriebene Verbesserungen.

Wären monotone Eingaben Vergangenheit, würden Befragte ihre Zeit wie folgt aufteilen:

Die Automatisierung ist also nicht nur Ersatz für mühsame Arbeiten, sondern der Schlüssel für motivierende, sinnstiftende Aufgaben – und trägt direkt zu Umsatzwachstum und Kundenzufriedenheit bei.

Parseur unterstützt genau dabei gezielt – mit intelligenter Dokumentenverarbeitung, die Produktivität freischaltet und Wachstum beschleunigt.

Lernen Sie die intuitiven Automatisierungslösungen von Parseur kennen und entdecken Sie, wie reibungslose Datenextraktion Ihr Unternehmen transformiert.

Ausblick: Automatisierte Zukunft bis 2030

Alle Zeichen deuten darauf hin, dass manuelle Dateneingabe bis 2030 in führenden Unternehmen obsolet sein wird. Frühe Umstellung auf Automatisierung bringt deutliche Wettbewerbsvorteile.

Diese Analyse zeigt klar: Praktische, intuitive und sichere Automatisierung ist keine Kür, sondern Notwendigkeit. Parseur steht dafür als starker Partner bereit – für effiziente, skalierbare und zukunftsfähige Prozessgestaltung.

Jetzt mit Parseur die eigene Automatisierungsstrategie starten, operative Verluste minimieren und das Unternehmen auf Erfolgskurs bringen.

Anhang: Wer ist betroffen – und warum ist das wesentlich?

Manuelle Dateneingabe verschlingt branchenübergreifend Ressourcen in allen Unternehmensbereichen. Unsere Umfrage 2025 unterstreicht die breite Betroffenheit.

Abteilungsbezogene Einblicke:

Die Teilnehmer gliedern sich in viele Unternehmenssparten, mit besonderer Gewichtung auf:

• Betrieb (13,6%): Stark betroffen durch Arbeitsaufträge, Bestellungen und Inventur – wiederkehrende Aufgaben kosten hier besonders viel Zeit.
• Vertrieb (13,4%): Teams verbringen viel Zeit mit Auftrags- und Vertragserstellung – Zeit, die für direkt umsatzwirksame Aufgaben fehlt.
• IT (12,8%) und Finanzen (8,4%): Gerade diese Abteilungen melden die höchsten Aufwände bei manueller Datenerfassung – insbesondere wegen hoher Stundenlöhne belastet das die Unternehmen erheblich.
• Kundensupport (10,4%): Manuelle Bearbeitung von Aufnahmeformularen und Serviceanfragen verzögert die Bearbeitung und beeinträchtigt die Kundenzufriedenheit.

Auch in Personalwesen, Bildung, Gesundheitswesen und Verwaltung (25,8% der Befragten) ist der Handlungsdruck hoch – Automatisierung ist hier ein erfolgskritisches Werkzeug.

Regionale Verteilung:

Die Umfrage identifiziert Fachkräfte aus insgesamt 37 US-Bundesstaaten, darunter insbesondere:

• Florida (10,4%)
• Kalifornien (8%)
• Texas (7,6%)
• New York (6,2%)
• Pennsylvania (5,4%)

Das unterstreicht, dass die Herausforderungen rund um manuelle Dateneingabe unabhängig von Standort und Branche überall ähnlich sind – und betriebliche Einbußen landesweit auftreten.

Die Betroffenheit von Abteilungen und Regionen liefert Entscheidern wertvolle Hinweise, um Automatisierung als flächendeckende Lösung für Effizienz und Wachstum zu forcieren.

Gehaltsstrukturen im Überblick

Beschäftigte mit höheren Stundenlöhnen ($41–$80 und darüber) kommen häufiger aus IT und Finanzbereich und verbringen überdurchschnittlich viel Zeit mit manueller Dateneingabe – was Unternehmen besonders teuer zu stehen kommt.

Zuletzt aktualisiert am 1. August 2025