10 Anwendungsfälle für Mail-Parser zur Automatisierung Ihres Unternehmens

Bei Parseur kommen unsere Kunden aus vielen Branchen und nutzen unseren Mail-Parser für eine Vielzahl von Anwendungsfällen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die zehn häufigsten Anwendungsfälle für Mail-Parser vor. Lassen Sie sich inspirieren, wie auch Sie Ihr Unternehmen mit einem Mail-Parser weiter automatisieren und Ihre Betriebskosten senken können.

Ihr Unternehmen empfängt täglich wichtige Daten per E-Mail. Ein Mail-Parser extrahiert diese Daten automatisch. Das spart Ihnen Zeit und Geld und verbessert die Datenzuverlässigkeit.

1. Kundenanfragen per E-Mail bearbeiten

Unternehmen haben Kunden. Kunden senden Anfragen. Die Bearbeitung von Kundenanfragen ist der häufigste Anwendungsfall für einen Mail-Parser. Kleine Unternehmen richten oft Online-Formulare ein oder verwenden Plattformen wie Wix, die sofort einsatzbereite Formulare anbieten. Jedes Mal, wenn ein Benutzer eine Anfrage stellt, wird diese per E-Mail versendet. Anstatt jede E-Mail manuell in ein Tracking-Tool einzugeben, nutzen Unternehmen Mail-Parser, um die Datenextraktion zu automatisieren. Die extrahierten Daten werden dann automatisch in ein Google Sheet oder ein CRM eingespeist.

Unsere Kunden nutzen unser Mail-Parser-System für die Bearbeitung vieler Arten von Anfragen. Einige davon hätten wir nie erwartet:

• Serviceanfragen
• Supportanfragen
• Online-Umfragen
• Terminanfragen
• Förderanträge
• und sogar Anträge für Brennrechte oder Abfallentsorgungsanträge!

Praxisbeispiel: E-Mails mit Reisedienstleistungsanfragen parsen

Rent-Experience ist eine Ferienwohnungsagentur in Portugal. Sie bieten ihren Gästen auch zusätzliche Dienstleistungen wie Abholung vom Flughafen, Touren oder Frühstück zu Hause an.

Bei Rent-experience durchläuft ein neuer Kundenauftrag mehrere Schritte:

1. Ein Benutzer stellt eine neue Anfrage auf ihrer WooCommerce-basierten Website.
2. WooCommerce sendet automatisch eine E-Mail an Parseur.
3. Parseur extrahiert die Daten automatisch.
4. Die Daten werden von mehreren Zaps in Zapier genutzt:
   • Ein Zap sendet automatisch alle relevanten Informationen in einer E-Mail an den richtigen Dienstanbieter (die Anbieter variieren je nach angefragtem Dienst).
   • Ein Zap erstellt ein Ticket in Teamwork Desk.
   • Andere Zaps aktualisieren 3 verschiedene Google Sheets, die für verschiedene Tracking- und Auditing-Zwecke verwendet werden.

All diese Arbeiten manuell zu erledigen, wäre sehr zeitaufwendig (ganz zu schweigen von der Fehleranfälligkeit und der geringeren Reaktionsfähigkeit). Mit Parseur konnte Rent-Experience den Arbeitsablauf für Kundenanfragen einfach automatisieren.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, der die Verwendung von Parseur zur Verarbeitung von E-Mails aus Webformularen beschreibt.

2. Marketing-Lead-Generierung automatisieren

Eine gut ausgeführte Marketingstrategie ist ein wichtiger Baustein für Ihr Produkt oder Unternehmen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Leads anziehen und pflegen. Der erste Schritt einer erfolgreichen Drip-Marketingkampagne ist die Leadgenerierung aus Ihren Marktnischen.

Sie können Leads über viele Kanäle sammeln:

• ein Formular zur Newsletter-Anmeldung auf einer Landing Page
• Partnerschaften
• Soziale Netzwerke
• Cold-E-Mailing

Es gibt auch einige Unternehmen, die Sie bei der Lead-Generierung unterstützen können, wie z. B. Drip, Leadpages oder JustDial.

Die manuelle Zusammenführung all Ihrer Leads kann jedoch recht mühsam werden. Richten Sie stattdessen einfach einen Mail-Parser ein, der automatisch alle Ihre Lead-E-Mails sammelt, analysiert und die Daten in Ihren Workflow für Marketingkampagnen einspeist. So könnten Sie beispielsweise jeden neuen Lead automatisch in eine MailChimp-E-Mail-Kampagne aufnehmen.

Praxisbeispiel: Konsolidierung von Anfragen von Leadpages

Einer unserer Kunden nutzt ein Leadpage-Formular auf seiner Website. Er verwendet Parseur, um Daten aus seinen Lead-E-Mails zu extrahieren und in sein CRM einzuspeisen.

3. Daten aus automatisierten Berichten extrahieren

Ein weiterer häufiger Anwendungsfall für Mail-Parser bei Parseur-Benutzern ist die Extraktion von Daten aus automatisch generierten Berichten. Diese Berichte können sich auf Benutzeranmeldungen, Domain-Ping-Berichte, Datenbank-Backup-Berichte, Leistungsberichte usw. beziehen.

Natürlich können Sie die Daten auch immer manuell kopieren und einfügen. Aber ein Mail-Parser kann dies effizient und ohne manuelle Eingriffe automatisieren. Warum also überhaupt Zeit damit verschwenden, dies manuell zu tun?

Praxisbeispiel: Slack-Nachrichten über Website-Performance-Berichte veröffentlichen.

Einer unserer Benutzer überwacht die Leistung seiner auf Heroku gehosteten Websites mit NewRelic. Jede Woche sendet NewRelic einen Leistungsbericht für jede seiner Serverinstanzen. Unser Kunde verwendet Parseur, um automatisch Leistungskennzahlen aus dem E-Mail-Bericht zu extrahieren und diese auf einem Slack-Kanal zu veröffentlichen.

Die geparsten Daten werden dann an Zapier gesendet und in einem Zap verwendet, der die folgende Nachricht auf Slack postet:

4. Google Alerts in eine Tabellenkalkulation exportieren

Google Alert-E-Mails sind eine großartige Möglichkeit, um zu verfolgen, was in Ihrer Branche vor sich geht. Wenn Sie jedoch viele Benachrichtigungen haben, kann die Analyse von Trends mühsam werden. Mit einem Mail-Parser können Sie alle Google-Suchergebnisse in Daten umwandeln und zur späteren Analyse in einer Tabellenkalkulation protokollieren.

Parseur wird mit einer vorgefertigten Google Alert-Vorlage geliefert, die automatisch die von Ihnen gesendeten Google-Suchergebnisse verarbeitet. Sie müssen lediglich ein neues Postfach erstellen und Ihre Google Alert-E-Mails an Parseur weiterleiten.

Unsere vorgefertigte Vorlage verwandelt diese E-Mails in verwertbare Daten:

Weitere Informationen zum Parsen von Google Alerts finden Sie in diesem Artikel.

5. Digitale Rechnungen und Belege parsen

Jede einzelne Rechnung, die Sie erhalten, in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens einzugeben, ist immer mit viel (sehr langweiliger) Arbeit verbunden. Vor allem dann, wenn Sie Stunden oder manchmal sogar Tage damit verbringen müssen, Ihren Monatsabschlussbericht zu erstellen.

Auch hier hilft Ihnen ein Mail-Parser, Ihre wiederkehrenden digitalen Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Sie können die geparsten Daten dann als CSV herunterladen und in Ihr Buchhaltungssystem importieren. Oder Sie senden die Daten direkt an Ihr Buchhaltungssystem, wenn es mit Zapier verbunden ist.

Praxisbeispiel: Uber-Quittungsdatenextraktion

Wir bei Parseur sehen oft Benutzer, die Daten von ihren Uber-Fahrten extrahieren möchten. Wir haben eine Reihe von vorgefertigten Vorlagen erstellt, um Daten von den gängigsten Mitfahrplattformen (Uber, Lyft, Juno, Curb usw.) zu extrahieren.

6. Immobilienanfragen verwalten

Der Immobilienmarkt ist in vielen Ländern heutzutage heiß umkämpft. Für einen schnellen Verkauf oder die Vermietung einer Immobilie müssen Immobilienmakler ihre Immobilienanzeigen auf so vielen Online-Plattformen wie möglich veröffentlichen. In den USA gehören zu diesen Plattformen beispielsweise Zillow, Trulia, Hotpads, StreetEasy, Apartments.com und viele andere kleinere regionale und lokale Plattformen.

Wenn ein Benutzer auf eine Anzeige auf einer dieser Plattformen antwortet, erhält die Agentur eine E-Mail mit den Benutzerdaten. In der Regel möchten Agenturen dann eine oder alle der folgenden Aktionen durchführen:

• sich so schnell wie möglich bei dem Benutzer melden
• einen Besichtigungstermin vereinbaren
• den Firmenkalender aktualisieren
• die Benutzerdaten in ihr CRM aufnehmen, um den Benutzer später über ähnliche Objekte zu informieren

Praxisbeispiel: Automatisieren Sie Zillow-Kundenanfragen in Ihrem bevorzugten CRM

Die manuelle Sortierung von Anfrage-E-Mails und die Eingabe von Informationen in die Anwendungen der Agentur ist sehr zeitaufwändig. Sie hat einen geringen Mehrwert und ist fehleranfällig (in Spitzenzeiten kann leicht eine E-Mail übersehen werden).

Die Einrichtung eines Mail-Parsers für Immobilienmakler kann diesen Arbeitsablauf vollständig automatisieren:

• Die Agentur erhält die Anfrage von einer Immobilienplattform per E-Mail und leitet diese automatisch an ihren Mail-Parser weiter.
• Der Mail-Parser extrahiert die relevanten Daten aus der E-Mail.
• Der Mail-Parser sendet diese Daten dann an die angeschlossenen Anwendungen oder das CRM.

Bei Parseur sind mehrere Kunden entweder Immobilienmakler oder SaaS-Unternehmen im Immobiliensektor. Wir haben eine Reihe von vorgefertigten Vorlagen für Immobilien erstellt, sodass sie Immobilienanfragen für die gängigsten Plattformen automatisch parsen können.

7. Unterkunftsbuchungen verwalten

Im Gastgewerbe sind E-Mails nach wie vor der wichtigste Buchungskanal. Und dank Websites wie Airbnb steigen immer mehr kleine Unternehmen und Immobilienbesitzer in die Wirtschaft der Beherbungsbetriebe ein und möchten Buchungsinformationen aus E-Mails extrahieren.

Praxisbeispiel: Zentralisierung von Buchungen, die auf Buchungsplattformen Dritter getätigt wurden

Unser Kunde, Roomfilla, bietet eine Immobilienverwaltungsplattform für Immobilienbesitzer an. Neben einer Webpräsenz mit einer eigenen Website für die Buchung von Unterkünften bietet Roomfilla auch die Möglichkeit, die Unterkünfte auf renommierten Buchungswebsites wie Airbnb, HomeAway, Ctrip usw. zu listen.

Roomfilla nutzt Parseur, um alle eingehenden Buchungs-E-Mails von Drittanbieterplattformen für jede Phase der Buchung zu verarbeiten:

1. Eine bestätigte Buchung erzeugt eine E-Mail, die automatisch an Parseur weitergeleitet wird.
2. Aus dieser E-Mail werden die Gästedaten, die Check-in- und Check-out-Daten, der Gesamtbetrag der Auszahlung und der Link zur direkten Nachricht an den Gast extrahiert.
3. Die Daten werden dann mit allen Details an Slack weitergeleitet, um dem Team mitzuteilen, dass eine neue Buchung bestätigt wurde.
4. Anschließend werden die Details zu Pipedrive (CRM) hinzugefügt, und es wird eine Aktion auf Basis des Check-in-Datums erstellt, sodass die Details 7 Tage vorher an den Gast gesendet werden können.
5. Der Wert wird zum Deal im CRM hinzugefügt, sodass Roomfilla einen schnellen Überblick darüber erhält, wie viel Bargeld gerade in den verschiedenen Deals steckt.
6. Schließlich werden die Details in eine Tabellenkalkulation übertragen, wo automatisch ein Buchungs-PDF generiert und an die Gästedaten in Pipedrive angehängt wird.

Für uns funktioniert es gut, weil es uns einen schnellen und einfachen Arbeitsablauf bietet, der den Überblick über die Buchungen behält. Alles wird in Pipedrive protokolliert und alles hat eine Aktivität, sodass nichts übersehen wird. Es ist auch toll, die Informationen aus der E-Mail herauszulösen, da wir sie dann verwenden können, um Begriffe in einem Google Sheet nachzuschlagen und sie mit dem Rest der Zeile zu erweitern (eher ein Fall in unserem schwebenden Workflow).

• Stuart Lansdale, Inhaber von Roomfilla

Weitere Informationen finden Sie in dem folgenden Artikel.

8. E-Commerce-Käufe und -Verkäufe verfolgen

Ein weiterer Anwendungsfall für Mail-Parser, den wir hier bei Parseur häufig sehen, ist die Verarbeitung von E-Commerce-Käufen und Verkaufsbelegen. Wenn Sie beispielsweise als Verkäufer Ihre Produkte auf verschiedenen Online-Plattformen anbieten, kann Parseur Ihnen helfen, alle Ihre Verkäufe in einem einzigen Arbeitsablauf zu konsolidieren, indem Sie ein Postfach mit einer Vorlage pro Plattform einrichten. Parseur kann auch bei der Lieferlogistik für Spediteure helfen.

Praxisbeispiel: Spedition verwalten

4B2.com betreibt eine Website, die es Menschen aus Russland ermöglicht, Waren in jedem Online-Shop in Deutschland zu kaufen, auch wenn der Shop nicht nach Russland liefert. 4B2 ist ein Spediteur. Das Unternehmen kümmert sich um den Empfang der Waren vor Ort in Deutschland und deren Weiterversand an die russischen Kunden. In der Zwischenzeit erledigt es die notwendigen Formalitäten und kümmert sich um die Logistik.

4B2 nutzt Parseur, um die Datenextraktion aus Online-Kaufbelegen seiner Kunden zu automatisieren und sie zu Tracking-Zwecken in seine Backend-Website einzuspeisen.

9. Bewerbungen auf Stellenausschreibungen konsolidieren

Wenn Ihr Unternehmen heutzutage die besten Talente anziehen will, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Stellenausschreibungen so gut wie möglich sichtbar sind. Zu diesem Zweck müssen Sie Ihre Stellenanzeigen auf vielen Rekrutierungs-Websites veröffentlichen (z. B. LinkedIn, Indeed, CareerBuilder usw.). Leider hat jede Website ihre eigene Art und Weise, mit Bewerbungen umzugehen. Und als Personalchef kann es schnell zu einem Alptraum werden, Bewerbungen von allen Plattformen für das erste Screening in einer einzigen Datenbank zusammenfassen zu müssen.

Praxisbeispiel: Automatisierte Sammlung von LinkedIn-Jobbewerbungen

Auch hier kann ein Mail-Parser unzählige Arbeitsstunden sparen. Unsere Kunden nutzen Parseur, um alle Bewerbungen von verschiedenen Recruiting-Plattformen zu verarbeiten und in einem gemeinsamen Datensatz zusammenzufassen. Unsere Kunden leiten alle ihre Bewerbungen an ihr Parseur-Postfach weiter und erstellen eine Vorlage für jede Plattform, mit der sie arbeiten (oder verwenden unsere vorgefertigten Vorlagen für Bewerbungen). Dank der Multi-Template-Funktion von Parseur wählt Parseur bei jeder neuen Bewerbungs-E-Mail automatisch die richtige Vorlage aus und extrahiert die relevanten Daten.

Anschließend laden sie ihre Daten entweder als Excel-Datei herunter, senden sie an ein Google Sheet oder an eine spezielle Bewerbungsmanagement-Anwendung wie Zoho Recruit.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, der die Einrichtung von Parseur für Stellenbewerbungen beschreibt.

10. Lebensmittellieferungen verwalten

Dies ist einer der Anwendungsfälle für Mail-Parser, an die wir nie gedacht hätten. Aber es stellte sich heraus, dass es einer der beliebtesten Anwendungsfälle ist!

Lebensmittellieferungen boomen. Viele Online-Plattformen konkurrieren um die Aufmerksamkeit der Nutzer, die Lebensmittel bestellen möchten. Leider kann dies für Restaurants und Lebensmittellieferanten zu einem Problem werden, da sie Bestellungen von vielen Plattformen erhalten können. Und natürlich ist Zeit hier von entscheidender Bedeutung, sie müssen diese Bestellungen so schnell wie möglich ausliefern.

Ohne einen automatisierten Workflow müssen Restaurants ständig ihre Mailbox auf neue Bestellungen überwachen. Für Lebensmittellieferanten, die von Restaurants beauftragt werden, ist die Sache noch komplexer. Sie müssen die Mailboxen der einzelnen Restaurants ständig überwachen und jede Bestellung manuell in ihre App zur Sendungsverfolgung eingeben. Für die größeren Lieferunternehmen, die Dutzende von Restaurants bedienen, bedeutet dies, dass mehrere Vollzeitkräfte mit der Sortierung und Priorisierung von Lieferaufträgen beschäftigt sind.

Praxisbeispiel: Grubhub-Lebensmittellieferaufträge automatisieren

Mit Parseur können Lebensmittellieferanten jede eingehende E-Mail-Bestellung aus jedem ihrer Restaurants und von jeder Bestellplattform automatisch in Daten umwandeln. Diese Daten können sie dann als neuen Lieferauftrag an ihr Flottenmanagement-Tool wie onfleet, GetSwift oder Tookan senden. Und das alles in weniger als einer Sekunde nach Eingang der Bestell-E-Mail!

Durch den Einsatz von Parseur sparen Lebensmittellieferanten und Restaurants jeden Tag unzählige Stunden manueller Arbeit. Darüber hinaus verfügt Parseur über Dutzende von vorgefertigten Lieferungsvorlagen für die meisten Lebensmittellieferplattformen.

Was sind Ihre Anwendungsfälle für Mail-Parser?

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen einen interessanten Einblick in die Funktionsweise von Mail-Parser-Lösungen wie Parseur gegeben hat. Eine Mail-Parser-Lösung kann Ihr Unternehmen verändern und es zeit- und kosteneffizienter machen.

Wir lieben es, mit unseren Kunden zu sprechen und ihre Branche besser zu verstehen. Tatsächlich sind wir immer wieder fasziniert davon, einige sehr spezielle Unternehmen kennenzulernen, die unsere Kunden für sich geschaffen haben. Vor allem dann, wenn wir diesen Unternehmen helfen können, ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren!

Wie sieht es mit Ihrem Unternehmen aus? Erhalten Sie täglich bestimmte E-Mails, aus denen Sie Daten extrahieren müssen? Wie kann ein Mail-Parser Ihnen helfen?

Wenn Sie denken, dass Parseur Ihnen helfen kann, zögern Sie nicht und nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2024