Wie Sie die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware auswählen

Wichtigste Erkenntnisse

• Starten Sie mit Ihrem Bedarf: Analysieren Sie, wo Ihre Dokumente liegen, wer sie bearbeitet und an welche nachgelagerten Systeme sie angebunden werden, bevor Sie Tools auswählen.
• Fokussieren Sie auf Kernfunktionen: Hochpräzise OCR, KI-basierte Extraktion, No-Code-Template-Builder und Echtzeit-Integrationen sind unverzichtbar.
• Achten Sie auf Warnsignale: Vermeiden Sie Tools mit Programmierpflicht, fehleranfälligen Layout-Abhängigkeiten, fehlender Retry-Logik oder mangelhaftem Support.

Warum die Softwarewahl heute wichtiger ist als je zuvor

Die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware zu wählen, ist eine Entscheidung mit hoher Tragweite: Mitarbeiter verbringen im Schnitt 30 % ihrer Zeit mit der Suche und manuellen Erfassung von Dokumentendaten (The ECM Consultant). Eine Fehlentscheidung kann Ihr Team in Fehlern versinken lassen, Genehmigungsprozesse verlangsamen und zu versäumten Fristen führen.

Mit diesem Kaufberater 2025 führen wir Sie in drei Schritten zur passenden Lösung für Ihr Unternehmen:

1. Ihre Anforderungen definieren: Wo sind Ihre Dokumente? Wer verarbeitet sie? Wie sollen die extrahierten Daten weiterfließen?
2. Kernfunktionen evaluieren: Vergleichen Sie OCR-Genauigkeit, KI-basierte Extraktion, No-Code-Templates und Integrationsoptionen.
3. Anbieter bewerten: Stellen Sie gezielte Fragen zu Uptime, Sicherheit, Roadmap und Support, um einen Partner und nicht nur ein Produkt auszuwählen.

Mit diesen Schritten beschleunigen Sie die Recherche, vermeiden Ratespiele und investieren gezielt in eine Dokumentenautomatisierung, die nachweislich echten ROI bringt.

Xerox hat herausgefunden, dass 46 % der Mitarbeitenden in kleinen und mittleren Unternehmen täglich Zeit durch ineffiziente papierbasierte Prozesse verlieren. Das zeigt, wie schlechte Softwareentscheidungen zu erheblichen täglichen Betriebskosten führen.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden auch, wie Parseur Teams höchste Flexibilität, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit bei der Automatisierung ohne Komplexität ermöglicht.

Sind Sie neu beim Thema Dokumentenautomatisierung oder möchten sich vorab orientieren? Lesen Sie unseren Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

Definieren Sie Ihre Dokumenten-Use Cases zuerst

Bevor Sie irgendeine Software bewerten, prüfen Sie genau, welche Dokumente Sie automatisieren möchten und wo diese aktuell liegen. Nutzen Sie die folgende Checkliste zur Bestandsaufnahme.

Laut Bitkom wickeln bei 75 % der befragten Organisationen mehr als die Hälfte der Geschäftsprozesse weiterhin papierbasiert ab. Die Wahl des Tools hängt maßgeblich davon ab, mit welchen Dokumenttypen Sie arbeiten und wie diese in Ihre bestehenden Workflows passen.

Fragen Sie sich:

• Welche Dokumentarten verarbeiten Sie? (z. B. Rechnungen, Formulare, Quittungen, Rechtsdokumente)
• Wie gelangen diese Dokumente zu Ihnen? (E-Mail, Scan, App-Upload etc.)
• Welches Ziel verfolgen Sie? (Datenextraktion, Freigabeworkflows, Reporting usw.)
• In welchem Format benötigen Sie die Ausgabe? (Excel, JSON, API-ready etc.)

Klarheit in diesen Punkten hilft Ihnen, ein passendes Tool zu wählen, statt später durch Workarounds Zeit zu verlieren.

Schnell-Checkliste zu Ihren Anforderungen:

• Verarbeiten Sie gescannte PDFs?
• Brauchen Sie Integration mit Excel, Google Sheets oder einem CRM?
• Ist mehrsprachiges OCR für Ihren Betrieb relevant?
• Haben Ihre Dokumente ein konsistentes Layout oder variieren sie häufig?
• Benötigen Sie Echtzeitverarbeitung oder Batch-Uploads?

Das Verständnis Ihrer Use Cases grenzt nicht nur die Optionen ein, sondern legt auch den Grundstein für langfristigen Erfolg. Wenn Ihr Unternehmen in einer spezifischen Branche wie Finanzen oder Logistik tätig ist, lohnt es sich, Tools mit spezieller Unterstützung für diese Dokumenttypen zu prüfen.

Noch unsicher? Erfahren Sie, wie Dokumentenverarbeitung beispielsweise in der Finanzbranche eingesetzt wird oder stöbern Sie in unserer Use-Case-Bibliothek.

Tipp: Haben Sie Engpässe beim Dokumenteneingang, etwa feststeckende E-Mails oder verstreute Dateien auf Laufwerken? Lesen Sie unseren Artikel zu Häufigen Herausforderungen in der Dokumentenverarbeitung für Tipps zur Prozessoptimierung.

Wichtige Funktionen bei der Wahl von Dokumentenverarbeitungstools

Wenn Ihre Use Cases klar sind, gilt es als nächsten Schritt, die Funktionen zu identifizieren, die Ihre Workflows effektiv unterstützen. Nicht jede Lösung ist gleich – achten Sie auf folgende entscheidende Features:

OCR-Genauigkeit und Multi-Format-Unterstützung

Herzstück jeder Lösung ist die Optical Character Recognition (OCR). Gute Software sollte:

• Zuverlässige Texterkennung in Scans, PDFs und E-Mails bieten
• Unscharfe, gedrehte oder handschriftliche Inhalte verarbeiten können
• Unterstützung vieler Dateiformate, einschließlich HTML-Anhängen, bieten

KI-gestützte Datenerfassung

Mit KI kann Software mehr als nur Text lesen. Sie kann:

• Datenpunkte wie Datum, Beträge und IDs ohne Templates erkennen
• Sich ändernde Layouts verstehen – zum Beispiel Rechnungen verschiedener Lieferanten
• Mit intelligenter Felderkennung manuelle Regeldefinition reduzieren

Template-Erstellung ohne Digital-Know-how

Nicht jedes Team hat Entwickler. Eine Umgebung, die kein digitales Know-how verlangt, bietet:

• Templates per Point-and-Click-Erstellung
• Möglichkeit zur eigenständigen Pflege und Aktualisierung durch Business-Teams
• Schnellere Implementierung und geringere IT-Abhängigkeit

Mehrsprachige Unterstützung

Global agierende Teams verarbeiten oft multilinguale Dokumente. Ihr Tool sollte daher:

• OCR in mehreren Sprachen bieten
• Internationale Zeichen und Formate handhaben
• Über verschiedene Sprachvarianten hinweg hohe Genauigkeit liefern

Integrationen

Ihre Dokumentendaten müssen in weitere Systeme fließen. Achten Sie auf:

• Direkte Anbindungen zu Google Sheets, Excel, CRMs und Datenbanken
• Unterstützung von Automatisierungsplattformen wie Zapier, Make oder Power Automate
• Bonus: Native API-Zugänge und Webhooks für Echtzeit-Workflows

Sicherheit und Compliance

Schutz sensibler Daten ist Pflicht. Die Software sollte bieten:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Dokumente
• Anpas­sungs­fähige Aufbewahrungsrichtlinien
• Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO sowie transparente Angaben zur Uptime

Warnsignale, die Sie bei der Auswahl meiden sollten

Fehlentscheidungen bei Dokumentenverarbeitungssoftware führen zu fehleranfälligen Prozessen, geringer Genauigkeit und mehr manueller Arbeit. Studien von Titan Framework zeigen, dass 15–20 % der Rechnungen weiterhin manuelle Nachbearbeitung benötigen, selbst mit automatisierten Verarbeitungssystemen. Das bremst Produktivität und erschwert die Skalierung Ihrer Automatisierung. Damit Sie gängige Fehler vermeiden, hier die wichtigsten Warnhinweise:

Regelerstellung benötigt Programmierkenntnisse

Erfordert ein Tool Unterstützung von Entwicklern für Parsing-Regeln oder Templates, verlangsamt das die Einführung und schränkt die Nutzbarkeit für Business-User stark ein.

Kein Fallback bei fehlgeschlagener Extraktion

Fehlt eine Rückfallmechanik oder ein Alarmsystem, können fehlgeschlagene Extraktionen unbemerkt bleiben, was zu Datenverlust oder Verzögerungen führt.

Fehlende Integrationsoptionen

Ohne native Integrationen oder Exportmöglichkeiten bleibt die Automatisierung Stückwerk und steigert manuelle Zwischenschritte.

Ausschließlich Template-Systeme, die bei Layout-Änderung versagen

Starre, lediglich template-basierte Tools brechen schon bei kleinen Layoutänderungen und erfordern ständige Nachbesserung.

Schlechter Support und Onboarding

Fehlende Dokumentation, nicht erreichbarer Support oder gar kein Onboarding verhindern effektiven Projektstart.

Möchten Sie verstehen, was bei ignorierten Warnsignalen geschieht? Lesen Sie unseren Artikel zu Herausforderungen in der Dokumentenverarbeitung für Praxisbeispiele und detaillierte Einblicke.

Anbieter evaluieren: Die richtigen Fragen stellen

Wenn Sie Ihre Tool-Liste eingegrenzt haben, prüfen Sie die Anbieter gezielt auf Passgenauigkeit. Mit den richtigen Fragen vermeiden Sie spätere Hürden und stellen sicher, dass die Lösung Ihre langfristigen Ziele unterstützt. Fragen Sie z. B.:

Welche OCR-Engine nutzen Sie (Google Vision, Tesseract, proprietär)?

Die Wahl der OCR-Engine entscheidet, welche Dokumentarten und Qualitäten zuverlässig verarbeitet werden. Manche Engines sind z. B. auf Scans oder spezielle Sprachen spezialisiert – wissen Sie, was hinter der Extraktion steckt.

Wie handhabt Ihr Tool unerwartete Layouts?

Dokumente folgen nicht immer einem festen Aufbau. Ein starkes System passt sich Veränderungen an, ohne zu versagen oder laufend manuelle Updates zu verlangen. Fragen Sie, ob KI oder Fallbackmethoden für Layout-Änderungen verwendet werden.

Werden regelbasierte UND KI-Parsing unterstützt?

Beides bietet Flexibilität: Regelbasierte Templates für strukturierte Daten, KI-Parsing für halbstrukturierte oder unvorhersehbare Formate. Die richtige Mischung liefert Präzision und Kontrolle.

Wie hoch ist die durchschnittliche Extraktionsgenauigkeit?

Anbieter sollten offen Benchmarks kommunizieren. Hohe Genauigkeit (meist ab 90 %) verringert Nacharbeit und erhöht Ihren Automatisierungs-ROI. Bonus: Confidence-Scoring oder Audit Trails.

Kann ich ohne Entwickler integrieren?

Low-Code- oder No-Digital-Know-how-Integrationen bedeuten schnelleres Setup und einfachere Wartung für Business-Teams. Suchen Sie nach Drag-and-Drop-Tools, vorgefertigten Konnektoren (wie Zapier oder Make) und klarer Dokumentation.

Wie steht es um Uptime und Retry-Logik?

Ausfälle oder fehlgeschlagene Übertragungen können Ihre Abläufe bremsen. Der Anbieter sollte hohe Uptime (99,9 % oder mehr) und automatische Wiederholungsversuche für fehlgeschlagene Extraktionen oder API-Aufrufe bieten – für Zuverlässigkeit und Skalierung.

Wie sieht die Roadmap für KI-/ML-Weiterentwicklung aus?

Warum Parseur alle entscheidenden Anforderungen erfüllt

Bei der Auswahl von Dokumentenverarbeitungssoftware brauchen Sie eine Plattform, die starke Leistung, Flexibilität und langfristige Zuverlässigkeit vereint. Parseur nutzt seine KI-gestützte Grundlage, um eine intuitive, skalierbare Lösung für echte Business-Anforderungen zu liefern.

KI-First Parsing mit Custom-Templates

Die Parseur-Engine extrahiert vollautomatisch mit fortschrittlicher KI Daten aus jedem Dokumentenlayout – ganz ohne manuelle Regeln. Individuelle Templates lassen sich in Minuten erstellen und bieten höchste Genauigkeit bei wiederkehrenden Dokumenten. Dieser hybride Ansatz vereint Geschwindigkeit und Lernfähigkeit von KI mit vollständiger Kontrolle für individuelle Extraktionsanforderungen.

Kein technisches Wissen erforderlich

Anwender richten Parsing-Templates mit einfachen Point-and-Click-Tools ein. KI-Vorschläge beschleunigen die Template-Erstellung und machen die Lösung ideal für nicht-technische Teams.

Breiter Dokument- & Sprachsupport

Parseur importiert E-Mails, PDFs (auch gescannte Dokumente), Anhänge, HTML und andere Dateitypen. Die OCR-Engine unterstützt über 60 Sprachen und teilweise sogar Handschrift.

Integrationen und Echtzeitübertragung

Parseur verbindet sich mit über tausend Anwendungen via Zapier, Make, Power Automate und Webhooks für sofortige Datenübertragung. Exporte nach Excel, Google Sheets, JSON oder CSV sind ebenfalls direkt möglich.

Zuverlässigkeit bei Skalierung

Parseur liefert Branchen-Uptime (99,9 %+) mit Retry-Logik und Dual-Sending-Redundanz zum Schutz vor Datenverlust. Millionen Dokumente monatlich sind problemlos möglich und die Lösung ist für Skalierung gebaut.

Kosteneinsparungen

Im Schnitt sparen Parseur-Kunden ca. 189 Stunden manueller Dateneingabe pro Monat, was eine 98 %ige Reduzierung und einen Wert von über 90.000 USD pro Jahr bedeutet.

Parseur vereint KI-First Parsing, benutzerfreundliche Template-Erstellung, mehrsprachiges OCR, Echtzeit-Integrationen, Zuverlässigkeit und Sicherheit zu einer zukunftssicheren Lösung für Ihr Unternehmen.

Setzen Sie auf eine Lösung, die mit Ihnen wächst

Die Wahl der richtigen Dokumentenverarbeitungssoftware ist nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung – ein Investment in Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit. Unternehmen mit intelligenter Dokumentenverarbeitung verringern ihre manuelle Arbeit um 25–40 %, so ITech.

Die richtige Plattform sollte Ihre Workflows vereinfachen, sich an unterschiedliche Dokumenttypen anpassen und sich leicht in bestehende Tools integrieren lassen. Sie sollte zudem Zuverlässigkeit, Compliance und eine anwenderfreundliche Einrichtung bieten, sodass Ihr Team ohne viel IT-Einsatz schnell arbeiten kann.

Parseur vereint all diese Qualitäten: Mit Hybrid-Parsing, flexiblen Templates, Enterprise-Sicherheit und Echtzeit-Integrationen können Teams Abläufe verbessern und manuelle Arbeit senken.

Möchten Sie Fehler reduzieren, Zeit sparen und Ihre Dokumentenprozesse skalieren? Starten Sie mit einer risikoarmen Option.

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Häufig gestellte Fragen

Die Auswahl einer Dokumentenverarbeitungssoftware kann überwältigend wirken. Nachfolgend finden Sie häufig gestellte Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Optionen besser zu verstehen und die richtige Lösung zu finden. Egal, ob Sie Tools vergleichen oder zentrale Funktionen verstehen möchten – diese FAQs helfen Ihnen, eine fundiertere Entscheidung zu treffen.

Was ist die beste Dokumentenverarbeitungssoftware?

Das hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen, den Dokumenttypen und den Integrationsanforderungen ab. Tools wie Parseur stechen hervor dank KI-gestützter Extraktion, Einrichtung ohne technisches Wissen und Unterstützung für Echtzeit-Workflows.

Wie vergleiche ich OCR-Tools?

Vergleichen Sie OCR-Tools hinsichtlich der Texterkennungsgenauigkeit, Unterstützung unterschiedlicher Formate, Sprachfähigkeiten und der Fähigkeit, verrauschte oder gescannte Dokumente zuverlässig zu verarbeiten. Prüfen Sie auch, ob das Tool KI für kontextbasierte Datenerfassung verwendet.

Auf welche Funktionen sollte ich bei Parsing-Software achten?

Kernfunktionen sind hohe OCR-Genauigkeit, KI-basierte Felderkennung, ein Template-Builder ohne technisches Wissen, Sprachunterstützung, API-Integrationen und die Einhaltung branchenüblicher Sicherheitsprotokolle. Damit sichern Sie Flexibilität und langfristige Skalierbarkeit.

Welcher Parser funktioniert ohne Digital-Know-how und ist für Business-Anwender am einfachsten?

Parseur ist bekannt für die einfache Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Business-Anwender Parsing-Regeln ohne Programmierung erstellen können. Es gibt Vorlagen und intelligente Automatisierung, um manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren.

Zuletzt aktualisiert am 10. September 2025