Wie Sie die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware auswählen

Wichtigste Erkenntnisse

• Starten Sie mit Ihrem Bedarf: Analysieren Sie, wo Ihre Dokumente liegen, wer damit arbeitet und welche Systeme angebunden werden müssen, bevor Sie eine Vorauswahl treffen.
• Fokussieren Sie auf Kernfunktionen: Präzise OCR, KI-gestützte Extraktion, No-Code-Template-Erstellung und nahtlose Integrationen sind essenziell.
• Achten Sie auf Warnhinweise: Verzichten Sie auf Tools, die Programmierkenntnisse verlangen, bei Layout-Änderungen versagen, keine Retry-Logik bieten oder schlechten Support haben.

Warum die Softwarewahl heute wichtiger ist als je zuvor

Die Wahl der besten Dokumentenverarbeitungssoftware beeinflusst maßgeblich Ihre Effizienz: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche und manuellen Erfassung von Dokumentendaten (The ECM Consultant). Falsche Software-bedeutet Fehler, langsame Freigaben und verpasste Fristen.

Mit diesem Leitfaden 2025 navigieren Sie gezielt zur optimalen Lösung:

1. Bedarf klären: Wo werden Dokumente empfangen, wer bearbeitet sie und wie sollen die Daten weiterverarbeitet werden?
2. Kernfunktionen bewerten: Vergleichen Sie OCR-Genauigkeit, KI-Datenextraktion, No-Code-Templates und Integrationsmöglichkeiten.
3. Anbieter prüfen: Stellen Sie gezielte Fragen zu Uptime, Sicherheit, Roadmap und Support, um einen echten Partner zu finden, nicht nur ein Produkt.

Dieser strukturierte Ansatz vereinfacht die Suche, reduziert Unsicherheiten und sichert Ihnen eine Automatisierungsplattform mit messbarem ROI.

Xerox zeigt auf, dass 46 % der Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen durch ineffiziente papierbasierte Prozesse täglich Zeit verlieren. Das macht klar: Eine schlechte Softwareauswahl hat direkte Kosten.

Erfahren Sie unten auch, wie Parseur Teams höchste Flexibilität, Genauigkeit und Bedienfreundlichkeit ohne Komplexität bietet.

Sie möchten sich grundsätzlich informieren? Unser Ratgeber zur Dokumentenverarbeitung bietet einen detaillierten Einstieg.

Definieren Sie Ihre Dokumenten-Use-Cases zuerst

Bevor Sie Software testen, erfassen Sie klar, welche Dokumentarten automatisiert werden sollen und wo sich diese Dokumente befinden. Die folgende Checkliste hilft beim Einstieg.

Laut Bitkom werden bei 75 % der Unternehmen immer noch über die Hälfte aller Geschäftsprozesse auf Papier abgewickelt. Die ideale Lösung hängt stark von Ihren Dokumenttypen ab und davon, wie sie in Ihre Workflows integriert sind.

Stellen Sie sich diese Fragen:

• Welche Dokumentarten verarbeiten Sie? (z. B. Rechnungen, Formulare, Quittungen, Verträge)
• Wie gelangen diese Dokumente zu Ihnen? (E-Mail, Scan, Upload etc.)
• Welches Ziel verfolgen Sie? (Datenextraktion, Freigabe, Reporting)
• In welchem Format benötigen Sie die Ausgabe? (Excel, JSON, API etc.)

Klar definierte Anforderungen helfen, eine Lösung zu finden, die wirklich zu Ihrem Geschäftsprozess passt – statt später über Workarounds nachzudenken.

Schnell-Checkliste zur Bedarfsermittlung:

• Verarbeiten Sie gescannte PDFs?
• Brauchen Sie Integration mit Excel, Google Sheets oder CRM?
• Ist mehrsprachiges OCR nötig?
• Ändern sich Ihre Dokument-Layouts häufig?
• Benötigen Sie Verarbeitung in Echtzeit oder per Batch-Upload?

Das Verständnis Ihrer Use-Cases grenzt nicht nur die Auswahl ein, es schafft auch die Basis für dauerhaften Erfolg. Arbeiten Sie in einer Branche wie Finanzen oder Logistik? Bevorzugen Sie Lösungen mit Fokus auf branchenspezifische Dokumentarten.

Inspirieren lassen? Erfahren Sie, wie Dokumentenverarbeitung in der Finanzwelt funktioniert oder stöbern Sie in unseren Use-Case-Beispielen.

Tipp: Haben Sie wiederkehrende Engpässe im Dokumenten-Intake, etwa Mailschleifen oder unübersichtliche Dateiablagen? Lesen Sie unseren Artikel „Herausforderungen in der Dokumentenverarbeitung“ für effektive Lösungen.

Essenzielle Funktionen für Dokumentenverarbeitungssoftware

Mit klaren Use-Cases können Sie gezielt nach Funktionalitäten suchen, die Ihre Prozesse wirklich weiterbringen. Denn nicht jede Software ist gleich strukturiert – achten Sie unter anderem auf folgende zentrale Features:

OCR-Genauigkeit & breites Format-Spektrum

Die Basis jeder Lösung ist zuverlässige Optical Character Recognition (OCR):

• Exakte Texterkennung aus Scans, PDFs und E-Mails
• Automatische Lesbarkeit selbst bei unscharfen, gedrehten oder handschriftlichen Dokumenten
• Unterstützung vieler Dateitypen inkl. HTML-Anhänge

KI-basierte Datenextraktion

Moderne KI erkennt mehr als Buchstaben:

• Identifikation von Schlüsselwerten wie Datum, Beträge, IDs ohne explizite Templates
• Adaptive Verarbeitung sich ändernder Layouts, z. B. für diverse Eingangsrechnungen
• Automatische Felderkennung reduziert manuelle Regelerstellung

Template-Erstellung ohne Technikkenntnisse

Nicht jedes Team kann programmieren. Ein nutzerfreundlicher Template-Builder sorgt für:

• Einrichtung per Point-and-Click
• Eigenständige Pflege und Anpassung durch Fachabteilungen
• Weniger IT-Aufwand, schnellere Ergebnisse

Mehrsprachige Unterstützung

Globale Teams sind auf Mehrsprachigkeit angewiesen:

• OCR in verschiedenen Sprachen
• Verarbeitung internationaler Zeichen und Spezifikationen
• Gleichbleibende Erkennungsrate auf allen Sprachversionen

Integrationsmöglichkeiten

Effiziente Datenübertragung in andere Systeme ist entscheidend:

• Direkte Verbindungen zu Excel, Google Sheets, CRMs, Datenbanken
• Schnittstellen zu Tools wie Zapier, Make, Power Automate
• Open API und Webhooks unterstützen komplexe Workflows

Sicherheit & Compliance

Datenschutz muss gewährleistet sein:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Flexible Aufbewahrungsregeln
• Branchenübliche Zertifikate wie SOC 2, ISO sowie Transparenz zur Uptime

Risiken bei der Auswahl von Dokumentenverarbeitungssoftware

Die falsche Lösung kann zu aufwändigen Workflows, Fehlern und erhöhter Nacharbeit führen. Untersuchungen von Titan Framework zeigen, dass bei 15–20 % der automatisierten Rechnungen weiterhin manuelle Korrekturen nötig sind – Automatisierung bleibt damit begrenzt. Vermeiden Sie klassische Fehler – diese Warnsignale sind kritisch:

Regelerstellung erfordert Programmierkenntnisse

Wenn Entwickler für Parsing-Logik oder Templates gebraucht werden, dauert die Einführung länger und Business-Anwender bleiben außen vor.

Fehlende Fehlerbehandlung bei Extraktionsproblemen

Gibt es keine Benachrichtigungen oder Rückfalloptionen, werden Fehler übersehen – mit Risiken für den Geschäftsbetrieb.

Begrenzte Anbindungsmöglichkeiten

Fehlen Integrationen oder Export-Optionen, bleibt vieles Handarbeit und der Automatisierungsgrad sinkt.

Nicht flexible Template-Systeme

Starre Templates versagen oft bei minimalen Layout-Änderungen – das erfordert ständige Nachbesserung und kostet Zeit.

Mängel bei Support und Onboarding

Schlechte Dokumentation oder fehlender Support verzögern den Start und schränken Teams ein.

Interessiert, was bei ungelösten Problemen passieren kann? Im Artikel „Common Document Processing Challenges“ finden Sie praxisnahe Beispiele und tiefergehende Analysen.

Den richtigen Anbieter bewerten: Entscheidende Fragen

Mit Ihrer Favoritenliste geht es darum, den Anbieter optimal abzuklopfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre beste Dokumentenverarbeitungssoftware auch morgen noch passt. Stellen Sie unter anderem diese Fragen:

Welche OCR-Engine (Google Vision, Tesseract, proprietär) kommt zum Einsatz?

Die Wahl der Engine beeinflusst, welche Dokumentarten und -qualitäten optimal verarbeitet werden. Manche Engines sind für bestimmte Sprachen oder Scanformen prädestiniert.

Wie arbeitet die Software bei unvorhergesehenen Layouts?

Da Dokumente oft kein einheitliches Format haben, sollte Ihre Lösung flexibel reagieren, ohne manuelles Eingreifen zu verlangen. Klären Sie, ob KI oder Fallback-Mechanismen vorhanden sind.

Werden sowohl regelbasierte als auch KI-Parsersysteme unterstützt?

Ein Mix aus beidem liefert Flexibilität: Regelbasierte Templates für strukturierte Dokumente, KI für wechselnde Layouts oder unstrukturierte Formate.

Wie hoch ist die durchschnittliche Extraktionsgenauigkeit?

Seriöse Anbieter nennen Benchmarks. Eine Trefferquote ab 90 % verringert Nacharbeiten und erhöht den Automatisierungserfolg. Extrapunkte bei Dokumentation von Confidence Scores oder Audit Trails.

Ist die Integration ohne Entwickler möglich?

Low-Code-Integrationen beschleunigen das Setup und die Weiterentwicklung durch Fachbereiche. Fragen Sie nach Drag-and-Drop-Tools, vorgefertigten Konnektoren und Support.

Wie steht es um Uptime und Fehlerwiederholungslogik?

Nachweise für mindestens 99,9 % Uptime sowie eine technische Retry-Logik sind essenziell für unterbrechungsfreie Prozesse.

Wie sieht die Roadmap Richtung KI/ML-Innovationen aus?

Ein moderner Anbieter entwickelt kontinuierlich weiter. Fragen Sie nach geplanten KI- oder Automatisierungsfunktionen.

Darum erfüllt Parseur die kritischen Anforderungen

Die beste Dokumentenverarbeitungssoftware kombiniert Leistungsstärke, Flexibilität und Zuverlässigkeit. Parseur setzt auf KI, intuitive Bedienung und hohe Skalierbarkeit, um unterschiedlichste Geschäftsanforderungen optimal zu erfüllen.

KI-gestütztes Parsing & individuell anpassbare Templates

Parseur extrahiert Daten mithilfe fortschrittlicher KI automatisch aus beliebigen Layouts – ganz ohne manuelle Regeldefinition. Zugleich können individuelle Templates für wiederkehrende Dokumente in wenigen Minuten erstellt werden. Der hybride Ansatz bringt Geschwindigkeit, Anpassungsfähigkeit und maximale Kontrolle zusammen.

Keine IT-Kenntnisse erforderlich

Templates werden mit Point-and-Click erstellt und KI-Vorschläge unterstützen auch Anwender ohne technisches Know-how.

Umfangreicher Dokument- & Sprachsupport

Parseur verarbeitet E-Mails, PDFs (inklusive Scans), Anhänge, HTML-Dateien und mehr. Die OCR deckt über 60 Sprachen ab und unterstützt sogar teilweise Handschrift.

Integrationen und Echtzeit-Verarbeitung

Parseur bietet über 1.000 Integrationen via Zapier, Make, Power Automate sowie Webhooks zur Echtzeitübertragung. Exporte sind als Excel, Google Sheets, JSON oder CSV möglich.

Maximale Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit

Mit 99,9 % Unternehmens-Uptime, intelligenter Fehlerwiederholungslogik und doppelter Lieferung wird Datenverlust vermieden. Millionen Dokumente pro Monat zeigen die Skalierbarkeit der Plattform.

Nachweisliche Zeit- und Kosteneinsparungen

Parseur-Kunden sparen monatlich durchschnittlich 189 Stunden manueller Eingabe – das bedeutet 98 % weniger Aufwand und jährlich Einsparungen von über 90.000 USD.

Mit der Kombination aus KI-basierter Extraktion, nutzerfreundlichen Templates, mehrsprachiger OCR, Echtzeit-Integrationen und starker Sicherheit ist Parseur die Plattform der Wahl für Unternehmen auf Wachstumskurs.

Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst

Die Entscheidung für die beste Dokumentenverarbeitungssoftware ist ein strategisches Investment – für mehr Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit. Firmen mit intelligenter Dokumentenverarbeitung reduzieren ihren manuellen Aufwand um 25–40 %, laut ITech.

Die ideale Plattform vereinfacht Ihre Abläufe, integriert sich flexibel in Ihre Systemlandschaft und bietet Zuverlässigkeit sowie Compliance – bei minimalem IT-Aufwand.

Parseur vereint alle Vorteile: Hybrid-Parsing, flexible Templates, Enterprise-Sicherheit und Echtzeit-Integration helfen, Prozesse zu optimieren und manuelle Arbeiten zu reduzieren.

Möchten Sie Fehler minimieren, Zeit sparen und Ihre Dokumentenworkflows skalieren? Testen Sie Parseur unverbindlich.

Parseur jetzt kostenlos testen und das erste Dokument in wenigen Minuten automatisieren. Keine Kreditkarte erforderlich.**

Häufig gestellte Fragen

Die Auswahl einer Dokumentenverarbeitungssoftware kann überwältigend wirken. Nachfolgend finden Sie häufig gestellte Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Optionen besser zu verstehen und die richtige Lösung zu finden. Egal, ob Sie Tools vergleichen oder zentrale Funktionen verstehen möchten – diese FAQs helfen Ihnen, eine fundiertere Entscheidung zu treffen.

Was ist die beste Dokumentenverarbeitungssoftware?

Das hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen, den Dokumenttypen und den Integrationsanforderungen ab. Tools wie Parseur stechen hervor durch KI-gestützte Extraktion, einfache Einrichtung ohne technisches Wissen und Unterstützung von Echtzeit-Workflows.

Wie vergleiche ich OCR-Tools?

Vergleichen Sie OCR-Tools hinsichtlich der Texterkennungsgenauigkeit, Unterstützung verschiedener Formate, Sprachoptionen und ihrer Fähigkeit, auch rauschhafte oder gescannte Dokumente effektiv zu verarbeiten. Wichtig ist auch zu prüfen, ob das Tool KI für kontextbasierte Datenerfassung verwendet.

Auf welche Funktionen sollte ich bei Parsing-Software achten?

Wesentliche Funktionen sind hohe OCR-Genauigkeit, KI-basierte Felderkennung, ein Template-Builder, der kein technisches Know-how erfordert, Sprachunterstützung, API-Integrationen sowie die Einhaltung branchenüblicher Sicherheitsprotokolle. So bleibt Ihre Lösung flexibel und langfristig skalierbar.

Welcher Parser funktioniert ohne technisches Wissen und ist für Business-Anwender am einfachsten?

Parseur ist bekannt für seine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der geschäftliche Anwender Parsing-Regeln ganz ohne Programmierung erstellen können. Zudem bietet Parseur Templates und intelligente Automatisierungen, um manuelle Fehler und Aufwand zu minimieren.

Zuletzt aktualisiert am 14. August 2025