Principais Aprendizados
- A automação do processamento de documentos é agora essencial, permitindo que as empresas reduzam custos e melhorem a eficiência em diversos departamentos, incluindo finanças, RH, logística, seguros e jurídico.
- A automação de faturas continua sendo uma das aplicações mais econômicas, com organizações reduzindo os custos por fatura em até 80%.
- Setores como o de seguros e RH estão experimentando tempos de resposta mais rápidos e maior satisfação de clientes ou colaboradores, graças à automação.
- Adotar ferramentas de automação de documentos capacita as equipes a reduzir erros manuais, aprimorar a conformidade e escalar as operações de forma eficiente.
Em 2025, a automação do processamento de documentos deixou de ser um investimento isolado de TI para se tornar uma ferramenta essencial adotada por vários departamentos, incluindo finanças, logística, RH, jurídico e seguros. Com o aumento do volume de documentos, a pressão por fazer mais com menos e demandas cada vez maiores de conformidade, as empresas não podem mais se dar ao luxo de gerenciar fluxos de trabalho baseados em documentos manualmente.
A Vena Solutions destacou que um estudo da Universidade Duke revelou que quase 60% das empresas já implementaram soluções de automação, evidenciando a natureza essencial e disseminada dessas ferramentas.
Da análise de faturas e formulários de onboarding à extração de dados de comprovantes de envio digitalizados, as empresas estão vendo um ROI real tanto no tempo economizado quanto nos erros evitados.
Este artigo examina os cinco principais casos de uso reais para o processamento de documentos em 2025, apresentando estatísticas, exemplos de fluxos de trabalho e exemplos de setores que estão liderando a automação.
É novo neste assunto? Comece com nosso guia completo sobre Processamento de Documentos.
Caso de Uso 1: Automação do Processamento de Faturas nas Finanças
Dentre as muitas tarefas administrativas das equipes financeiras, o processamento de faturas frequentemente passa despercebido — até se tornar um gargalo. Seja você uma pequena empresa ou uma empresa em crescimento, manter o controle sobre as faturas recebidas é fundamental para manter o fluxo de caixa saudável e evitar atrasos em pagamentos. O que antes era uma tarefa manual e lenta, hoje é um dos pontos de entrada mais populares para automação de documentos. Com ferramentas modernas, as equipes podem configurar sistemas escaláveis que lidam com grandes volumes de faturas com mínimo esforço manual.
Por que isso importa:
A automação do processamento de faturas continua sendo uma das aplicações com maior retorno sobre o investimento (ROI) em processamento de documentos. As equipes financeiras frequentemente lidam com centenas de faturas por mês, em diferentes formatos, recebidas por e-mail, PDF ou documentos digitalizados. A digitação manual de dados atrasa pagamentos, aumenta erros humanos e cria riscos de auditoria.
O fluxo de trabalho automatizado:
- As faturas chegam por e-mail ou upload direto.
- O Parseur extrai automaticamente campos como número da fatura, pedido de compra, valor e data de vencimento.
- Os dados são enviados para um sistema ERP (por exemplo, QuickBooks, Xero, SAP).
Impacto nos negócios:
- Até 80% de redução no custo por fatura (Yooz Research).
- Tempo de processamento de faturas reduzido de dias para minutos.
- Melhoria nos pagamentos em dia e no relacionamento com fornecedores.
Caso de Uso 2: Processamento de Sinistros e Formulários em Seguros
No setor de seguros, a papelada é constante, desde novas propostas de apólice até sinistros de várias páginas enviados por segurados. Com inúmeros documentos chegando em diversos formatos, manter os processos organizados e eficientes pode ser um grande desafio. Por isso, o processamento de documentos está rapidamente se tornando essencial. Ao encaminhar e extrair informações de formulários recebidos de forma inteligente, as seguradoras superam os gargalos manuais e avançam para decisões mais rápidas e precisas.
Por que isso importa:
As companhias de seguros lidam com altos volumes de formulários estruturados e semiestruturados diariamente, variando de propostas de apólice a sinistros e documentos de apoio. Velocidade e precisão impactam diretamente a satisfação do cliente.
Documentos comuns:
- Formulários de sinistros digitalizados
- PDFs de contas médicas
- Anexos de e-mail com documentos de apoio
Fluxo de trabalho automatizado:
- Os documentos são categorizados por tipo (sinistro, apólice, documento de suporte).
- Dados como nome do requerente, número da apólice, datas e descrição do dano são extraídos.
- Os dados extraídos são enviados para uma plataforma de gestão de sinistros ou CRM.
Impacto nos negócios:
- Resolução de sinistros mais rápida.
- Custos administrativos reduzidos.
- Maior satisfação e retenção de clientes.
Em 2025, mais de 80% dos sinistros de seguro automotivo são processados virtualmente, sendo que até 50% dos sinistros sem lesões são totalmente automatizados, segundo a RDN. Essa mudança resulta em ciclos mais rápidos, aumento da produtividade e maior satisfação dos clientes.
Caso de Uso 3: Automação de Documentos de Onboarding de RH
As primeiras impressões são importantes, e para as equipes de RH, o onboarding é esse primeiro contato. De formulários fiscais a NDAs, há uma grande quantidade de papelada envolvida no onboarding de novos colaboradores, especialmente em empresas que contratam em escala. Quando feito manualmente, esse processo atrasa tudo e pode gerar erros que afetam a conformidade ou atrasam o início do novo contratado. O processamento automatizado de documentos oferece uma abordagem mais inteligente ao onboarding, reduzindo tarefas administrativas e permitindo que o RH foque nas pessoas, não na papelada.
Por que isso importa:
As equipes de RH lidam com documentos confidenciais, como formulários fiscais, cartas de oferta, acordos de confidencialidade (NDAs) e comprovantes de identidade, frequentemente recebidos como anexos de e-mail ou PDFs. O processamento manual de cada documento de candidato gera gargalos e riscos de conformidade.
Fluxo de trabalho automatizado:
- E-mails com documentos de onboarding são monitorados e processados.
- Dados relevantes (nome do candidato, cargo, data de início, CPF) são extraídos.
- Os dados são enviados para sistemas de RH como BambooHR, Workday ou SuccessFactors.
Impacto nos negócios:
- Maior conformidade e preparo para auditorias.
- Melhoria na experiência de onboarding dos novos contratados.
Um estudo da Acciyo revelou que automatizar documentos de onboarding de RH pode melhorar a retenção de novos contratados em 50%, além de reduzir a papelada em 70% e o tempo gasto com tarefas administrativas em 80%. Isso demonstra como a automação melhora significativamente o onboarding, reduz riscos de conformidade e permite ao RH focar mais no engajamento dos colaboradores do que na papelada.
Saiba como extrair currículos com IA
Caso de Uso 4: Automação de Documentos de Logística e Transporte
Em operações logísticas de alto volume, cada documento conta uma história: confirma um envio, rastreia um pedido, atualiza o estoque. Mas quando esses documentos chegam como cópias digitalizadas ou comprovantes manuscritos, até pequenos atrasos podem ter um efeito cascata em toda a cadeia de suprimentos. Por isso, mais equipes de logística estão recorrendo à automação por IA para manter os envios em dia, reduzir o trabalho manual e garantir visibilidade em tempo real para armazéns, motoristas e clientes.
Por que isso importa:
Os fluxos de trabalho de logística dependem fortemente de documentos em papel como conhecimentos de embarque, comprovantes de entrega e notificações de remessa. Muitas vezes, esses documentos são digitalizados ou enviados por e-mail e precisam ser processados rapidamente para manter a eficiência da cadeia de suprimentos.
Problemas resolvidos:
- Baixa visibilidade do status das entregas
- Erros de leitura em comprovantes manuscritos ou digitalizados
- Atrasos na atualização de estoques ou painéis de entrega
Como é a automação:
- Documentos de transporte digitalizados são processados automaticamente
- Campos como número do envio, data de entrega e SKU são extraídos
- Dados processados são enviados para sistemas de gestão de estoques ou painéis de logística
Segundo a Globe News Wire, o mercado global de automação logística foi avaliado em aproximadamente US$ 92,9 bilhões em 2024 e deve chegar a US$ 157,7 bilhões até 2030, crescendo a uma taxa composta anual (CAGR) de cerca de 9,2% de 2024 a 2030.
Esse crescimento é impulsionado pela redução de custos, demanda por eficiência, aumento do e-commerce, globalização e avanços tecnológicos, incluindo IA, robótica e veículos autônomos.
Caso de Uso 5: Extração de Documentos Jurídicos e de Conformidade
Equipes jurídicas e de compliance muitas vezes se veem sobrecarregadas por uma enxurrada de documentos, desde contratos e acordos até arquivos regulatórios. Embora a precisão seja crítica, examinar manualmente páginas e mais páginas desacelera tudo e aumenta o risco. À medida que as demandas aumentam, cresce também a necessidade por ferramentas inteligentes que possam extrair informações-chave rapidamente, reduzir tarefas repetitivas e apoiar as equipes na manutenção de estrutura e conformidade sem sobrecarga.
Por que isso importa:
Escritórios de advocacia, equipes de compliance e órgãos públicos lidam com milhares de contratos, NDAs e registros, onde precisão e estruturação são obrigatórias. Revisar e classificar manualmente esses documentos retarda as operações jurídicas.
Problemas resolvidos:
- Revisão repetitiva de cláusulas e signatários
- Marcação manual ou controle de versões
- Dificuldade em aplicar políticas de retenção
Como a automação ajuda:
- Extrai cláusulas (ex.: indenização, confidencialidade) e nomes das partes
- Utiliza NER (Reconhecimento de Entidades Nomeadas) e marcação inteligente
- Encaminha documentos para as partes responsáveis
A EIN Presswire relatou que o mercado de LegalTech deve crescer de US$ 35,4 bilhões em 2025 para US$ 72,5 bilhões até 2035, com uma taxa composta anual (CAGR) de 7,6%.
Esse avanço é impulsionado pela crescente adoção de automação, digitalização e inteligência artificial para aprimorar fluxos de trabalho jurídicos, aumentar a precisão, reduzir erros humanos e fortalecer o acesso global aos serviços jurídicos.
Considerações Finais: Qual Caso de Uso é o Melhor para Você?
Quer você esteja gerenciando faturas, comprovantes de envio, formulários de seguro ou contratos de trabalho, o processamento de documentos oferece um caminho claro para fluxos mais rápidos, dados mais precisos e redução de custos operacionais. O segredo é começar pequeno: identifique o tipo de documento que mais gera gargalos e automatize primeiro esse processo. Depois, escale a automação e desbloqueie ainda mais eficiência em toda a organização.
Para entender mais a fundo como funciona o processamento de documentos, as tecnologias envolvidas e a aplicabilidade em cada setor, confira nosso guia completo sobre processamento de documentos.
FAQ
Quais são os melhores casos de uso para processamento de documentos?
Alguns dos casos de uso mais impactantes incluem automação de faturas em finanças, processamento de sinistros e formulários em seguros, processamento de documentos de onboarding de RH, extração de documentos de logística e transporte e análise de contratos jurídicos. Essas áreas normalmente envolvem fluxos de trabalho repetitivos com grande volume de documentos, onde a automação proporciona respostas mais rápidas, maior precisão e custos operacionais reduzidos.
Posso automatizar formulários de RH e o processo de onboarding?
Sim. Com ferramentas como o Parseur, é possível automatizar a extração de dados importantes de currículos, documentos de identidade, formulários fiscais e contratos assinados. Esses dados são enviados automaticamente para sistemas de RH como BambooHR, Workday ou SuccessFactors, reduzindo o trabalho manual e agilizando a integração de novos funcionários. A automação garante consistência, aumenta a conformidade e permite que o RH foque mais nas pessoas do que na papelada.
E se meus documentos estiverem em formatos diferentes?
Isso não é um problema. O Parseur é compatível com uma grande variedade de formatos de documentos, incluindo PDFs, mensagens de e-mail, digitalizações baseadas em imagens e anexos. Seja seu documento estruturado (como formulários) ou não estruturado (como e-mails ou cartas), o Parseur usa análise inteligente para extrair campos relevantes e enviá-los para o destino adequado. Não é necessário classificar ou reformatar manualmente.
Última atualização em
