I dati sono fondamentali per qualsiasi azienda, poiché guidano le decisioni strategiche. L'accuratezza nell'acquisizione dei dati è quindi essenziale. L'inserimento dati è il processo di immissione di informazioni in un computer. Questa procedura comporta l'immissione o la raccolta immediata di dati in un computer. Questo può includere testo, audio, immagini, video o qualsiasi altro tipo di dato digitale che può essere salvato digitalmente ed elaborato da un computer.
Techopedia definisce l'inserimento dati come "il processo di trascrizione delle informazioni su un supporto elettronico come un computer o altro dispositivo elettronico".
Che cos'è l'inserimento manuale dati?
L'inserimento manuale dati è il metodo tradizionale di inserimento dati. Viene utilizzato per inserire informazioni specifiche, come dettagli del cliente o specifiche di prodotto. L'inserimento manuale dati può anche essere utilizzato quando ci sono regole speciali che richiedono la verifica da parte di un utente esperto, come un revisore o un commercialista.
Le aziende utilizzano ancora l'inserimento manuale dati?
Sì, molte aziende utilizzano ancora l'inserimento manuale dati. Per quelle che non hanno tempo o risorse per investire nell'automazione, l'inserimento manuale dati rimane spesso l'opzione più immediata.
Secondo un sondaggio di Plutoshift, "il 48% delle aziende manifatturiere utilizza ancora documenti di inserimento dati manuale".
Alcuni motivi per cui le aziende ricorrono ancora all'inserimento manuale dati includono:
- Piccole imprese con risorse limitate per investire in sistemi automatizzati.
- Aziende con un numero ridotto di clienti che trovano più semplice gestire i dati manualmente.
- Mancanza di consapevolezza sulle possibilità di automazione dell'inserimento dati o su come iniziare ad automatizzarla.
Tuttavia, le aziende che prevedono una crescita dovrebbero considerare l'automazione per i benefici a lungo termine (ad esempio, se prevedono una crescita della propria attività).
Esempi di elaborazione manuale dell'inserimento dati
Alcune aziende utilizzano servizi di inserimento manuale dati per popolare database con informazioni sui clienti. Altre lo impiegano per l'elaborazione dati e attività amministrative che richiedono l'inserimento manuale di informazioni da parte dei dipendenti.
Un esempio comune è l'inserimento di informazioni di spedizione in un database, inclusi data, indirizzo, destinatario e altri dettagli su ciascuna spedizione quando arriva ogni pacco. Questi dati vengono poi archiviati per fatturazione o tracciamento delle spedizioni durante il loro intero ciclo di vita.
Anche i responsabili delle assunzioni utilizzano l'inserimento manuale dati per registrare informazioni sui dipendenti, come date di assunzione, mansioni e stipendi. Questo metodo viene utilizzato per monitorare presenze e prestazioni del personale.
Tipi di processi di inserimento manuale dati
Esistono tre tipi principali di inserimento manuale dati:
- Moduli cartacei
- Inserimento da tastiera
- Scansione
Moduli cartacei: compilati a mano e poi scansionati per l'archiviazione elettronica. Inserimento da tastiera: digitazione di testo, numeri o date, utilizzando anche software di riconoscimento vocale per grandi volumi di dati se una persona ha difficoltà motorie o deve inserire rapidamente enormi volumi di dati. Richiede accuratezza per evitare errori costosi che potrebbero portare a perdite di entrate o insoddisfazione dei clienti. Scansione: acquisizione di informazioni da documenti stampati tramite dispositivi specializzati, principalmente per codici a barre e simboli leggibili meccanicamente, su documenti cartacei che devono essere registrati.
Sfide dell'inserimento manuale dati
Nonostante la sua diffusione, l'inserimento manuale dati presenta svantaggi significativi.
L'inserimento manuale dei dati è soggetto a errori: Errori di ortografia, formattazione o lettura possono compromettere l'accuratezza dei dati, causando confusione e problemi a dipendenti e clienti. "Oltre il 27,5% dei professionisti della contabilità ha affermato che i dati sono stati inseriti in modo errato nelle loro aziende".
Gli errori di inserimento manuale dei dati costano di più: Un tasso di errore dell'1% nell'inserimento manuale dati è generalmente accettabile. Ma cosa succede quando questa percentuale aumenta? Può "costare milioni di dollari a un'azienda"! Nel 2013 negli Stati Uniti, "7 miliardi di dollari di sanzioni civili IRS" sono state emesse per errori nella segnalazione di reddito aziendale e valori occupazionali. Secondo Gartner, "la scarsa qualità dei dati causa perdite medie di 15 milioni di dollari all'anno.".
L'inserimento manuale dei dati richiede tempo ed è noioso: L'inserimento manuale dati è un processo lento e ripetitivo, che causa rallentamenti e insoddisfazione tra i dipendenti, soprattutto durante i periodi di punta, come Natale. "Oltre il 40% dei lavoratori afferma di dedicare almeno un quarto della settimana lavorativa all'inserimento dati e ad attività ripetitive". Questo tempo potrebbe essere impiegato in attività più produttive, come la ricerca e lo sviluppo o lo sviluppo del business.
È possibile automatizzare l'inserimento dati?
L'automazione dell'inserimento dati offre vantaggi in termini di tempo, denaro, efficienza, accuratezza e produttività. Permette ai dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti.
Cos'è l'automazione dell'inserimento dati?
L'automazione dell'inserimento dati converte automaticamente i dati in un formato leggibile da un computer e li memorizza nel database. Include la scansione, la raccolta e l'elaborazione di immagini di documenti cartacei o digitali o altri supporti in file di computer. Conosciuta anche come acquisizione automatizzata dei dati, automatizza le attività ripetitive e può essere integrata con tecnologie come machine learning, RPA e intelligenza artificiale.
Ulteriori informazioni sul processo di automazione dell'inserimento dati
Vantaggi dell'automazione dell'inserimento dati
L'automazione offre numerosi vantaggi rispetto all'inserimento manuale:
Maggiore precisione: Elimina gli errori umani, con un "aumento del 90% nell'accuratezza dei dati" e un "tasso di accuratezza del 99,959%" con l'inserimento dati automatizzato. Dati più accurati portano a migliori decisioni strategiche.
Aumento della produttività: Automatizzando la digitalizzazione dei dati, i dipendenti possono dedicarsi a lavori più creativi e significativi. "> Quasi il 72% dei dipendenti utilizzerebbe il tempo risparmiato grazie all'automazione per svolgere lavori più preziosi per le loro organizzazioni e il 78% si concentrerebbe sugli aspetti più interessanti e gratificanti del proprio lavoro secondo Smartsheet.".
Riduzione delle esigenze di formazione: La maggior parte delle tecnologie di automazione dell'inserimento dati non richiedono codice o necessitano di un intervento umano minimo. Di conseguenza, i dipendenti non devono essere formati su nuovi sistemi o software per l'automazione dell'inserimento dati.
Costi ridotti: Minori investimenti iniziali nell'implementazione di hardware e software e costi di manutenzione continui, come le spese di licenza e gli aggiornamenti nel tempo, rispetto all'assunzione di personale o all'esternalizzazione.
Snellimento dell'attività aziendale durante i picchi di attività: L'automazione gestisce efficacemente i picchi di lavoro, semplificando le attività per le aziende stagionali che hanno enormi picchi di attività per alcune settimane (si pensi a un negozio di e-commerce prima di Natale o a un'agenzia di viaggi prima delle vacanze estive).
Casi d'uso dell'automazione dell'inserimento dati
L'automazione riduce l'inserimento manuale dati in diversi settori. Ecco alcuni esempi:
Risorse Umane: Automatizza la gestione dei dati dei dipendenti, liberando tempo per attività come la formazione di nuovi dipendenti o l'analisi delle lamentele dei dipendenti. Scopri come "automatizzare le richieste di personale" ed "esportare automaticamente le candidature da un annuncio di lavoro su LinkedIn".
Sanità: Riconosce e aggiunge automaticamente i dati dei pazienti, migliorando l'accuratezza e la conformità HIPAA. Secondo "uno studio su Annals of Internal Medicine", i medici dedicano in media 16 minuti e 14 secondi alla registrazione dei dati nel software della cartella clinica elettronica (EHR). Con uno strumento di automazione, i dati dei pazienti vengono riconosciuti e aggiunti automaticamente, mantenendo al contempo la conformità HIPAA.
Fatturazione: Elimina la gestione cartacea delle fatture, estraendo automaticamente i dati da ricevute e "fatture" e archiviandoli in modo sicuro. Considerando che "ogni anno vengono stampate oltre 11 miliardi di ricevute", l'automazione riduce costi ed errori. Un'applicazione intelligente basata su OCR può snellire il processo di fatturazione.
I migliori strumenti di automazione dell'inserimento dati
Esistono diversi software per automatizzare l'inserimento dati e scalare la propria attività. Ecco alcune opzioni:
Parseur
Parseur è un "parser IA" che automatizza l'estrazione dei dati dai documenti all'istante. Elimina l'inserimento manuale dati, non richiede codifica e si integra perfettamente con "migliaia di applicazioni".
Recruit CRM
Automatizza l'inserimento dati per le risorse umane, gestendo i dati dei candidati e accelerando il processo di reclutamento con un parser di curriculum vitae basato sull'IA.
Zapier
Zapier, integrato con "oltre 4.000 applicazioni", automatizza i flussi di lavoro tra diverse app con un editor point-and-click. Secondo un "rapporto del 2021", l'automazione aumenta la soddisfazione dei lavoratori e il 41% dei 600 lavoratori statunitensi intervistati afferma che la propria carriera progredirà più velocemente con l'automazione.
Passaggio dall'inserimento manuale all'automazione
Con la "crescita prevista del mercato globale dell'acquisizione dati fino a 3,6 miliardi di dollari entro il 2025", adottare una soluzione automatizzata è un investimento strategico.
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