Che cos'è l'inserimento manuale dati?
L'inserimento manuale dei dati è il metodo tradizionale di immissione dati. Viene utilizzato per inserire informazioni specifiche come dettagli dei clienti o caratteristiche di prodotto. L'inserimento manuale dati può anche essere impiegato laddove siano presenti regole particolari che richiedono la verifica da parte di un utente esperto, come un revisore o un commercialista.
I dati sono fondamentali per qualsiasi azienda, in quanto vengono utilizzati per prendere decisioni critiche. Ecco perché è importante acquisire i dati in modo accurato. L'inserimento dati è il processo di immissione o digitazione di informazioni in un computer. Questa procedura prevede l'immissione o la raccolta immediata di dati in un computer. Si possono utilizzare testo, audio, immagini statiche, video o qualsiasi altro tipo di dato che può essere salvato digitalmente ed elaborato da un computer per archiviare e gestire queste informazioni.
Techopedia definisce l'inserimento dati come il processo di trascrizione delle informazioni su un supporto elettronico come un computer o altro dispositivo elettronico.
Le aziende utilizzano ancora l'inserimento manuale dati?
La risposta è sì, l'inserimento manuale dei dati è ancora una realtà per molte aziende. Per le imprese che non hanno tempo o risorse da investire nell'automazione, l'inserimento manuale dei dati è spesso l'opzione migliore.
Secondo un sondaggio condotto da Plutoshift, il 48% delle aziende manifatturiere utilizza ancora documenti di inserimento dati manuale.
Alcuni dei motivi per cui le aziende continuano a utilizzare l'inserimento manuale dei dati includono:
- Le piccole imprese non dispongono di fondi sufficienti per investire in sistemi automatizzati
- Le aziende che non hanno molti clienti trovano più facile gestire e controllare i dati manualmente
- Alcune aziende non sono consapevoli che gran parte dell'inserimento dati potrebbe essere automatizzato o non sanno da dove iniziare per automatizzarlo
Tuttavia, le aziende dovrebbero considerare l'investimento nell'automazione, poiché ottenrebbero benefici a lungo termine (ad esempio, quando prevedono una crescita del business).
Esempi di elaborazione manuale dell'inserimento dati
Alcune aziende necessitano di servizi di inserimento dati per inserire le informazioni dei propri clienti in un database. Altre aziende lo utilizzano per l'elaborazione dei dati e altre attività amministrative che richiedono l'inserimento manuale di informazioni da parte dei dipendenti.
Un altro esempio comune di elaborazione manuale dell'inserimento dati è l'inserimento dei dati di spedizione in un database. Questo può includere la data, l'indirizzo, il nome del destinatario e altre informazioni su ogni spedizione al momento dell'arrivo di ciascun pacco. Questi dati vengono poi archiviati in un database e possono essere recuperati in seguito per la fatturazione o per tracciare le spedizioni durante tutto il loro ciclo di vita.
I responsabili delle assunzioni spesso utilizzano processi di inserimento dati manuale per registrare informazioni sui dipendenti come le date di assunzione, il titolo di lavoro e l'ammontare dello stipendio. Questo metodo viene utilizzato per monitorare le prestazioni e la presenza del personale.
Tipi di processi di inserimento manuale dati
Esistono tre principali tipi di processi di inserimento manuale dei dati:
- Moduli cartacei
- Inserimento da tastiera
- Scansione
Moduli cartacei: questi moduli sono stampati su carta e poi compilati a mano. Il modulo completato viene poi scansionato nel sistema, dove può essere elaborato e archiviato elettronicamente.
Inserimento da tastiera: la digitazione viene utilizzata per attività come l'immissione di testo, numeri o date in un sistema informatico. Di solito viene fatto digitando su una tastiera, ma può essere effettuato anche tramite software di riconoscimento vocale se una persona ha difficoltà motorie o deve inserire ingenti volumi di dati rapidamente. L'inserimento da tastiera richiede molta formazione e pratica per garantire l'accuratezza ed evitare errori che potrebbero generare perdite di ricavi o insoddisfazione dei clienti.
Scansione: la scansione implica l'uso di dispositivi specializzati per acquisire informazioni da documenti stampati, in modo che possano essere inseriti elettronicamente in un sistema informatico, evitando di reinserire tutto a mano. Gli scanner sono disponibili in diverse forme e dimensioni, ma sono più comunemente utilizzati per scansionare codici a barre e altri simboli leggibili dalle macchine su documenti cartacei che devono essere registrati.
Sfide dell'inserimento manuale dati
Anche se l'inserimento manuale dei dati è ancora diffuso in alcune aziende, i suoi svantaggi non possono essere trascurati.
- L'inserimento manuale dei dati è soggetto a errori
Durante il processo di input possono verificarsi errori di ortografia, formattazione errata o anche errori di lettura delle informazioni a schermo. Questi errori possono portare all'immissione di dati errati nel sistema, oltre a confondere i dipendenti e i clienti che ricevono dati non corretti dal proprio sistema. Oltre il 27,5% dei professionisti della contabilità ha affermato che i dati sono stati inseriti in modo errato nelle proprie aziende.
- Gli errori di inserimento manuale dei dati costano più denaro
Il tasso di errore accettabile per l'inserimento manuale dati è di solito dell'1%. Ma cosa succede quando quella percentuale aumenta? Può costare milioni di dollari a un'azienda! Nel 2013 negli Stati Uniti, le aziende hanno subito 7 miliardi di dollari di sanzioni civili IRS, perché redditi aziendali e valori occupazionali sono stati segnalati in modo errato.
Secondo Gartner, una scarsa qualità dei dati provoca in media 15 milioni di dollari di perdite all'anno.
- L'inserimento manuale dei dati richiede molto tempo ed è noioso
Inutile dire che l'inserimento manuale dei dati causa tempi di esecuzione lenti e richiede molto sforzo da parte dei dipendenti che devono inserire tutte queste informazioni manualmente. Soprattutto durante i periodi di punta, come il Natale, può essere difficile tenere il passo. Poiché si tratta di un'attività ripetitiva, porta a noia e insoddisfazione dei dipendenti. Oltre il 40% dei lavoratori dichiara che almeno un quarto della propria settimana lavorativa è dedicato all'inserimento dei dati e a compiti ripetitivi.
Il tempo speso in attività così lunghe e ripetitive potrebbe essere impiegato meglio in compiti più produttivi, come ricerca e sviluppo o sviluppo del business.
È possibile automatizzare l'inserimento dati?
L'automazione dell'inserimento dati è un metodo eccellente per risparmiare tempo e denaro. Inoltre è una scelta intelligente perché migliora efficienza, accuratezza e produttività. L'automazione è diventata parte integrante di molte aziende perché permette ai dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti invece di perdere tempo nell'inserire dati nei fogli di calcolo.
Cos'è l'automazione dell'inserimento dati?
L'automazione dell'inserimento dati è il processo di conversione dei dati in un formato leggibile ed il loro salvataggio nel database in modo automatico. Scansione, raccolta ed elaborazione di immagini di documenti, stampe o altri supporti in file informatici fanno tutte parte di questo processo. È anche conosciuto come acquisizione automatizzata dei dati, utilizzata per automatizzare attività ripetitive. Può inoltre essere combinata con altre tecnologie come machine learning, RPA e intelligenza artificiale.
Ulteriori informazioni sul processo di automazione dell'inserimento dati
Vantaggi dell'automazione dell'inserimento dati
Questo processo rappresenta sicuramente una soluzione all'inserimento manuale dei dati e offre molti vantaggi, tra cui:
Maggiore accuratezza
Gli errori di inserimento dati possono portare a informazioni non corrette e a un servizio clienti di bassa qualità. L'elaborazione dei dati automatizzata elimina questi errori e dunque aumenta l'accuratezza dei dati. Con l'automazione dell'inserimento dati, le aziende hanno riscontrato un aumento del 90% nell'accuratezza dei dati. Inoltre, quanto più accurati sono i dati, tanto migliori saranno le decisioni strategiche prese. L'inserimento dati automatizzato offre un tasso di accuratezza del 99,959%.
Aumento della produttività
L'immissione automatica dei dati accelera l'esecuzione delle attività (digitalizzazione dei dati), consentendo al personale di concentrarsi su lavori più creativi e significativi.
Quasi il 72% dei dipendenti afferma che userebbe il giorno in più a settimana risparmiato tramite l'automazione per svolgere attività più importanti per la propria organizzazione, e il 78% si concentrerebbe sugli aspetti più interessanti e gratificanti del proprio lavoro secondo Smartsheet.
Riduzione delle esigenze di formazione
La maggior parte delle tecnologie di automazione dell'inserimento dati non richiede codice o necessita di pochissimo input umano. Di conseguenza, non è necessario formare i dipendenti su nuovi sistemi o software per l'automazione dell'inserimento dati.
Riduzione dei costi
I sistemi automatizzati sono spesso più economici rispetto all'assunzione di personale supplementare o all'outsourcing, perché richiedono investimenti minori per hardware e software e minori costi di mantenimento come licenze e aggiornamenti nel tempo.
Snellimento aziendale durante i picchi di attività
Le aziende stagionali che hanno picchi di attività intensi per alcune settimane (come un negozio e-commerce prima di Natale o un'agenzia di viaggi prima delle vacanze estive) spesso faticano ad adattare la forza lavoro. Il software di automazione dell'inserimento dati aiuta tali aziende a gestire in modo fluido questi picchi di attività.
Casi d'uso dell'automazione dell'inserimento dati
Indipendentemente dal settore in cui lavori, l'automazione può avere un ruolo fondamentale nel ridurre le attività manuali di inserimento dati. Ecco gli scenari più comuni dove l'estrazione automatizzata dei dati sta aiutando le aziende.
Automazione delle Risorse Umane
Il dipartimento HR si occupa di record dei dipendenti, benefit, payroll e altre informazioni chiave legate al personale. Molte di queste attività possono essere automatizzate tramite automazione dell'inserimento dati, restituendo tempo prezioso agli addetti HR da dedicare ad altre attività come la formazione di nuovi assunti o la gestione delle segnalazioni dei dipendenti.
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Automazione in ambito sanitario
I dati sono essenziali per offrire servizi sanitari migliori e un errore può costare la vita a un paziente. Secondo uno studio su Annals of Internal Medicine, i medici dedicano in media 16 minuti e 14 secondi all'inserimento di dati nei software delle cartelle cliniche elettroniche (EHR). Con uno strumento di automazione, i dati dei pazienti vengono riconosciuti e aggiunti automaticamente mantenendo al contempo la conformità HIPAA.
Automazione delle Fatture
Ogni anno vengono stampate oltre 11 miliardi di ricevute, con costi importanti per le aziende. Gli errori umani, come già visto, possono essere particolarmente dannosi. Disporre di un software cloud per l'automazione dell'inserimento dati elimina tutti questi rischi e problemi. Applicazioni intelligenti basate su OCR possono snellire il processo di fatturazione, estraendo automaticamente i dati da ricevute e fatture e archiviandoli in un database sicuro.
I migliori strumenti di automazione dell'inserimento dati
A seconda dei tuoi casi d'uso, puoi trovare numerosi software di automazione dell'inserimento dati per far scalare la tua attività. Ecco alcune delle migliori applicazioni che potresti valutare.
Parseur
Parseur è un potente AI parser che automatizza l'estrazione dei dati dai documenti in modo istantaneo. L'estrattore dati è lo strumento ideale per eliminare il lavoro manuale di inserimento dati. Parseur non richiede alcuna competenza di programmazione e si integra perfettamente con migliaia di altre applicazioni.
Recruit CRM
Se i professionisti HR potessero automatizzare il lavoro di inserimento dati, disporrebbero di più tempo da dedicare al benessere dei dipendenti. Con Recruit CRM puoi gestire i dati dei candidati e altre attività correlate in un'unica piattaforma. È anche un potente parser di curriculum integrato con IA che accelera il processo di assunzione.
Zapier
Zapier è uno dei software di automazione più popolari disponibili sul mercato. È uno strumento no-code integrato con oltre 4.000 applicazioni e dispone di un editor di integrazione punta e clicca. Puoi creare flussi di lavoro semplici tra due o più applicazioni con dati automatizzati e inviati automaticamente. Secondo un rapporto Zapier del 2021, l'automazione rende i lavoratori più felici e il 41% dei 600 lavoratori intervistati negli Stati Uniti afferma che la propria carriera progredirà più rapidamente grazie all'automazione.
Passaggio dall'inserimento manuale all'automazione dell'inserimento dati
Con la crescita prevista del mercato globale dell'acquisizione di dati fino a 3,6 miliardi di dollari entro il 2025, ora è il momento giusto per passare a una soluzione automatizzata di gestione dei dati.
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