Ob im Vereinigten Königreich nach der Verkündung des Herbsthaushalts oder in den USA nach politischen Stillständen – die wirtschaftlichen Vorzeichen sind oft eindeutig und bringen Herausforderungen für Unternehmen mit sich.
Weltweit sehen sich Unternehmensleitungen mit unsicheren Aussichten konfrontiert, die zu Arbeitsplatzverlusten und einem Einstellungsstopp führen können.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, gehören Sie wahrscheinlich nicht zu denjenigen, die einen Einstellungsstopp beschließen. Was also sollten Recruiter oder HR-Fachleute tun, um mit einem solchen umzugehen?
Was ist ein Einstellungsstopp und warum setzen Unternehmen ihn ein?
Dafür gibt es verschiedene Begriffe wie „Einstellungsstopp“, „Personalaufnahmestopp“ oder „Headcount-Freeze“. Ein Einstellungsstopp bedeutet im engeren Sinne einen vorübergehenden Stopp der meisten oder aller externen Einstellungen, damit sich das Unternehmen stabilisieren kann.
Um das Ganze noch etwas zu verkomplizieren, setzen einige Organisationen den Begriff Headcount-Freeze gleich; andere definieren ihn enger als „Die Gesamtzahl der Mitarbeitenden darf nicht steigen, aber kritische Positionen dürfen ersetzt werden.“ In der Praxis hat jedes Unternehmen eigene Regeln, daher sollten Sie zuerst klären, was der Begriff bei Ihrem Unternehmen oder Kunden konkret bedeutet.
Warum setzen Unternehmen während eines Abschwungs Einstellungsstopps um?
Kurz gesagt: Um Geld zu sparen.
Wirtschaftliche Unsicherheit, Liquiditätsprobleme und finanzielle Instabilität sind häufige Gründe für die Geschäftsführung, den Einstellungsprozess zu pausieren, um die Finanzen zu prüfen und die Liquidität zu sichern.
Ich habe Einstellungsstopps auch im Rahmen von Umstrukturierungen erlebt, wenn das Management Zeit braucht, um neue Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Unvorhersehbare externe Ereignisse, wie globale Krisen oder Notfälle, können Einstellungspläne ebenfalls stoppen.
Wie lange dauert ein Einstellungsstopp und wann sollte man ihn umsetzen?
Die meisten Einstellungsstopps dauern einige Wochen bis mehrere Monate, wobei drei bis sechs Monate üblich sind. Die Dauer hängt von der wirtschaftlichen Lage, dem Markt und der Geschwindigkeit ab, mit der Ihr Unternehmen seine Finanzen stabilisieren und Ressourcen wiederaufbauen kann. Hält das Problem an, dauert der Stopp tendenziell länger.
Der Personalbedarf verschwindet jedoch nicht einfach, nur weil Sie nicht mehr einstellen. Schlimmer noch: Ein langwieriger Einstellungsstopp erschwert nicht nur die Erbringung von Dienstleistungen, sondern kann es auch erheblich erschweren, Ihre Top-Talente zu halten.
Wann sollte HR der Leitung einen Einstellungsstopp empfehlen – und wann besser andere Sparmaßnahmen?
Dies hängt wiederum von der finanziellen Situation und der Flexibilität Ihres Gehaltsbudgets ab. Wenn das Problem ein kurzfristiger Liquiditätsengpass ist, kann ein Einstellungsstopp Zeit verschaffen, ohne direkt Entlassungen einzuleiten, die in jedem Fall die Moral der Mitarbeitenden beeinträchtigen würden.
Wenn längere Einstellungsbeschränkungen absehbar sind, sollten Sie den Abbau nicht essenzieller Rollen, die Kündigung externer Dienstleister und weitere Kostensenkungen in Betracht ziehen, bevor Sie vorschnell zu einem Personalaufnahmestopp greifen. Andernfalls riskieren Sie, den Zugang zu Top-Talenten zu verlieren, die nicht mehr verfügbar sind, wenn Sie wieder einstellen.
Die ersten 7 Tage: Wie sollten HR und Einstellungsmanager auf einen Einstellungsstopp reagieren?
Klären Sie den Umfang, bevor Sie den Stopp bekanntgeben
Bevor Sie irgendetwas kommunizieren, definieren Sie gemeinsam mit der Geschäftsleitung den genauen Umfang des Einstellungsstopps. Klären Sie folgende Fragen:
- Gilt er nur für neue Mitarbeitende oder auch für die Nachbesetzung nach Austritten?
- Gibt es ausgenommene Abteilungen?
- Was ist mit geschäftskritischen Schlüsselpositionen?
- Wie gehen Sie mit externen Dienstleistern oder Zeitarbeitskräften um?
Klären Sie die Beweggründe: Geht es rein um Kostenkontrolle und finanzielle Stabilität oder ist dies Teil einer größeren Restrukturierung?
Ebenso wichtig ist es, Messgrößen und Kontrollpunkte zu vereinbaren, damit der Einstellungsstopp nicht zur unbemerkten Dauereinrichtung wird. Klare Vereinbarungen von Anfang an erleichtern alle nachfolgenden Gespräche und helfen, Fragen des Teams gezielt zu beantworten.
Zu den Kennzahlen, die HR während eines Einstellungsstopps messen sollte, gehören mindestens:
- Fluktuation und unerwünschte Abgänge
- Krankheitstage und Burnout-Indikatoren
- Interne Mobilität und Beförderungsraten
- Mitarbeiterengagement bzw. Werte aus Pulsbefragungen
- Time-to-hire und Pipeline-Status für Schlüsselpositionen
Diese Daten zeigen der Geschäftsleitung die tatsächlichen Auswirkungen des Einstellungsstopps und helfen, den richtigen Zeitpunkt für dessen Aufhebung zu bestimmen.
Kommunizieren Sie klar mit Mitarbeitenden und Führungskräften
Nachdem Sie den Umfang festgelegt haben, entwerfen Sie eine einfache und ehrliche Kommunikationsstrategie. Bereiten Sie separate Kernbotschaften für die gesamte Belegschaft sowie für die einstellenden Manager vor, deren Postfächer sich bald mit Fragen füllen werden.
Sprechen Sie das Offensichtliche direkt an. Erklären Sie klar, was der Einstellungsstopp für die Mitarbeitenden bedeutet, insbesondere für diejenigen, die befürchten, dass dies ein Vorläufer für Entlassungen oder weitere Restrukturierungen ist.
Seien Sie transparent darüber, was sich ändert – und was nicht. Wenn der Einstellungsstopp dazu dient, Entlassungen zu vermeiden, sagen Sie es deutlich. Mitarbeitende schätzen Offenheit, auch wenn die Nachrichten unangenehm sind. Niemand arbeitet gern im Informationsvakuum. Verpflichten Sie sich zu regelmäßigen Updates, auch wenn es nichts Neues gibt. In unsicheren Zeiten Vertrauen aufzubauen und zu erhalten, ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung.
Schützen Sie Ihre Arbeitgebermarke und Ihren Talentpool
Denken Sie auch an die Auswirkungen des Einstellungsstopps auf Bewerberinnen und Bewerber, die sich aktuell im Prozess befinden. Aktualisieren Sie sofort alle offenen Positionen auf Ihrer Karriereseite und den Jobbörsen, um auf die Pausierung hinzuweisen. Kontaktieren Sie Kandidatinnen und Kandidaten im laufenden Verfahren und erklären Sie einfühlsam, dass der Bewerbungsprozess aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage pausiert wird.
Gehen Sie hier besonders sorgfältig vor – schlechte Bewertungen auf Glassdoor drohen, wenn Sie diesen Schritt missachten. Ihr Talentpool sollte dennoch nicht abkühlen. Top-Talente warten im aktuellen Arbeitsmarkt nicht ewig, aber kurze Kontaktaufnahmen, Talentpools und LinkedIn-Touchpoints können Beziehungen warmhalten, bis Sie wieder einstellen. Wenn der Stopp aufgehoben wird, zahlt sich das investierte Engagement aus.
Wie schützt man die Mitarbeitermoral und das Arbeitsvolumen bei Einstellungsstopp?
Sprechen Sie den erhöhten Druck offen an – das schützt die Team-Moral
Die Realität ist: Wenn offene Stellen nicht nachbesetzt werden, muss der Rest des Teams die Lücke füllen. Das bedeutet mehr Arbeit, längere Arbeitszeiten und gebremste Entwicklungschancen. Diesen zusätzlichen Druck zu ignorieren, macht ihn nicht weniger belastend – es führt zu Frustration. Sprechen Sie das Thema daher offen an.
Erklären Sie, dass es darum geht, Entlassungen zu vermeiden, nicht die bestehenden Teams zu bestrafen. Wenn Sie die Herausforderung beim Namen nennen, können alle offen darüber diskutieren, was realistisch ist – und was nicht. Es zeigt auch, dass die Leitung den Druck kennt. Das ist sehr wichtig, um die Moral in schwierigen Phasen zu erhalten.
Priorisieren Sie radikal, um negative Effekte zu reduzieren
Nachdem Sie den Druck angesprochen haben, müssen Sie aktiv dagegen vorgehen. Arbeiten Sie mit der Führungsebene daran, nicht essenzielle Aufgaben und Projekte zu pausieren, damit niemand stillschweigend doppelte Arbeit leistet. Geben Sie den einstellenden Managern ausdrücklich Rückendeckung, Liefertermine zu verschieben oder sogar fallen zu lassen, anstatt von einem kleineren Team die gleichen Ergebnisse zu erwarten.
Sie müssen Ihre Standards nicht senken, aber realistisch bleiben. Wenn alle Projekte und Deadlines unverändert bleiben, laufen die Mitarbeitenden in den Burnout.
Priorisierung ist eine der besten Möglichkeiten, die Moral hoch und freiwillige Kündigungen niedrig zu halten – sie signalisiert, dass Sie nicht erwarten, dass alle einfach weitermachen, als wäre nichts passiert.
Unterstützen Sie das Wohlbefinden auch mit kleinem Budget
Auch ohne großes Budget lässt sich echte Wertschätzung zeigen. Regelmäßige Einzelgespräche, die sich nicht nur auf die Zielerreichung, sondern auch auf Arbeitslast und Stress fokussieren, können viel bewirken.
Tägliche Anerkennung, öffentliches Lob und kollegiale Wertschätzungen sind großartige Gesten, um den Wert der Mitarbeitenden zu zeigen, wenn Karriereschritte auf Eis gelegt sind.
Stärken Sie flexible Arbeitsformen, erinnern Sie an Angebote zur Gesundheitsförderung und ermutigen Sie aktiv zum Urlaubnehmen. Bei knappen Budgets machen schon kleine, aber authentische Gesten einen Unterschied.
Wie machen Sie aus einem Einstellungsstopp einen Vorteil für Ihren Prozess und Ihre Talentstrategie?
Priorisieren und organisieren Sie den Einstellungsprozess neu
Wenn Ihr Unternehmen oder Kunde keine neuen Mitarbeitenden einstellt, nutzen Sie die Zeit sinnvoll. Prüfen Sie alle offenen Positionen. Entscheiden Sie, welche Positionen wirklich geschäftskritisch sind und welche warten können. Die Unterscheidung von „Nice-to-haves“ und „Must-haves“ ist ein nützliches Werkzeug für die Personalplanung.
Ebenso lohnt es sich, die Recruiting-Prozesse zu optimieren. Aktualisieren Sie Stellenbeschreibungen, vereinfachen Sie den Interviewablauf, verfeinern Sie Bewertungskriterien und bereinigen Sie Ihre ATS-Daten. Diese Atempause ist die ideale Gelegenheit, Engpässe im Prozess zu beseitigen.
Nutzen Sie Tools, um Arbeit abzunehmen. Parseur ist ideal für das automatische Auslesen von Lebensläufen und die Datenerfassung – so kann sich Ihr kleineres Team auf die strategisch wichtigen Einstellungsentscheidungen konzentrieren.
Parseur: Der Lebenslauf-Parser, der Ihr Recruiting am Laufen hält
Parseur wandelt Lebensläufe (PDFs, Word, E-Mail-Anhänge, HTML) innerhalb von Minuten in strukturierte Kandidatendatensätze um. Es extrahiert die wichtigsten Felder: Name, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Fähigkeiten und normalisiert Adressen sowie mehrfach genannte Beschäftigungen, sodass Ihre ATS- oder HR-Systeme saubere, einsatzbereite Daten erhalten.
Die Einrichtung dauert nur Minuten: Leiten Sie Lebensläufe an ein Parseur-Postfach weiter (oder laden Sie sie per API hoch), und Parseur extrahiert automatisch Lebenslaufdaten und übergibt sie strukturiert an Ihre HR-Tools.
So sind Sie bestens vorbereitet, wenn die Einstellungsrunde wieder startet, und können schnell und effizient handeln. Wer jetzt klug vorausplant, profitiert doppelt, wenn der Stopp endet.
Investieren Sie in Ihre aktuelle Belegschaft statt immer auf externe Einstellungen zu setzen
Eine der klügsten Maßnahmen während eines temporären Einstellungsstopps ist es, auf interne Entwicklung zu setzen. Cross-Training, Upskilling und interne Mobilität helfen, akute Kompetenzlücken zu schließen. Das signalisiert echtes, langfristiges Commitment gegenüber der Belegschaft – besonders wichtig, wenn externe Stellen rar sind.
Verknüpfen Sie dies mit Ihrer langfristigen Einstellungsstrategie und Nachfolgeplanung. Die Mitarbeitenden brauchen eine Perspektive, auch wenn (noch) keine neuen Positionen geschaffen werden. Wer an eine Zukunft glaubt, bleibt auch bei einem Einstellungsstopp eher an Bord.
Ziehen Sie strategische Alternativen zu Festanstellungen in Betracht
Zeitarbeitende, Freelancer, Auftragsunternehmen und Agenturpartner können Arbeitsspitzen abfedern und bieten Lösungen, die trotzdem den Budgetvorgaben gerecht werden. Viele Unternehmen erlauben trotz der Blockade fester Anstellungen weiterhin temporäre Verstärkung, weil finanzielle Verpflichtungen und Risiko anders gelagert sind. Das bringt echte Kostenvorteile und Flexibilität, entlastet Ihr Gehaltsbudget und hilft, Engpässe zeitnah zu lösen.
Bei Oriel Partners unterstützen wir regelmäßig Kunden mit Zeitarbeitenden während Einstellungsstopps, von kurzzeitiger administrativer Entlastung bis hin zu langfristigen Projektrollen. Temporäre Mitarbeitende können schnell einspringen, liefern Ergebnisse und wechseln nach Entspannung der Lage weiter – Ihr Gehaltsbudget wird nicht dauerhaft belastet.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie Zeitarbeit helfen kann
Für die nächste Krise vorsorgen
Ist der Einstellungsstopp vorbei, behandeln Sie ihn als Generalprobe. Was hat in Ihrer Reaktion gut funktioniert, wo waren Sie unvorbereitet? Seien Sie ehrlich: Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
Mein Tipp: Legen Sie ein einfaches Playbook zum Einstellungsstopp an – mit Entscheidungswegen, Kommunikationsvorlagen, Priorisierungslisten und Maßnahmen zum Wohlbefinden. Ein paar Seiten Klarheit sparen beim nächsten Mal viel Zeit und Stress.
Denken Sie daran: Ein Einstellungsstopp ist fast immer nur eine vorübergehende Maßnahme – eine Reaktion auf finanziellen Druck, kein endgültiges Urteil über die Zukunft des Unternehmens. Wie Sie kommunizieren, priorisieren und unterstützen, entscheidet darüber, ob Sie Top-Talente verlieren oder gestärkt aus dieser Phase hervorgehen, sobald wieder neue Positionen besetzt werden können.
Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie steuern können. Halten Sie die Pipeline warm und Ihr Team zufrieden – dann sind Sie startklar für den Neustart.
Autorin
Auria Heanley ist Mitgründerin von Oriel Partners, einer Zeitarbeitsagentur im Zentrum von London. Sie setzt sich leidenschaftlich für höchste Servicequalität für Kunden, die Zeitarbeitskräfte suchen, und Kandidatinnen und Kandidaten ein, die befristete Jobs suchen. Die Kunden von Oriel Partners reichen von internationalen Großkonzernen bis hin zu kleinen Boutique-Firmen – alle erwarten den gleichen persönlichen Service und hochqualifizierte Unterstützung.
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