W Wielkiej Brytanii kurz po przemówieniu ministra finansów właśnie opada, a tegoroczny jesienny budżet przyniósł spodziewane podwyżki podatków oraz nowe wyzwania dla przedsiębiorstw. W USA nadal odczuwalne są reperkusje najdłuższego w historii zawieszenia pracy rządu.
Liderzy biznesowi na całym świecie przewidują trudniejszy czas – z zapowiadanymi redukcjami etatów i zamrożeniem zatrudnienia.
Jeżeli czytasz ten artykuł, najprawdopodobniej to nie Ty podejmowałeś decyzję o zamrożeniu zatrudnienia. Jak więc jako rekruter lub specjalista HR radzić sobie z sytuacją taką jak zamrożenie zatrudnienia?
Czym jest zamrożenie zatrudnienia i dlaczego firmy je stosują?
Możesz spotkać się z różnymi terminami: „zamrożenie zatrudnienia”, „zamrożenie rekrutacji” czy „zamrożenie etatów”. W praktyce zamrożenie zatrudnienia to tymczasowe wstrzymanie większości bądź wszystkich procesów rekrutacyjnych zewnętrznych, dopóki firma nie ustabilizuje swojej sytuacji.
Niektóre organizacje traktują zamrożenie etatów jako tożsame z zamrożeniem zatrudnienia, inne używają tego określenia precyzyjniej, np. jako zakaz zwiększania liczby pracowników z możliwością zastąpienia osób odchodzących. Praktyka w różnych firmach się różni, dlatego zawsze najpierw ustal, co dokładnie oznacza zamrożenie zatrudnienia w Twojej organizacji lub u klienta.
Dlaczego firmy wdrażają zamrożenie zatrudnienia w czasie spowolnienia gospodarczego?
W skrócie: chodzi o oszczędności.
Niepewność na rynku, trudności z płynnością lub inne wyzwania finansowe często prowadzą do decyzji o wstrzymaniu zatrudniania, by firma mogła ponownie ocenić sytuację i zabezpieczyć środki.
Podobne sytuacje zdarzają się przy restrukturyzacji, gdy zarząd ustala nowy podział ról i obowiązków. Niekontrolowane, nagłe wydarzenia — jak kryzysy globalne lub inne sytuacje nadzwyczajne — również mogą wymusić zatrzymanie rekrutacji.
Jak długo trwa zamrożenie zatrudnienia i kiedy należy je wdrożyć?
Zamrożenie zatrudnienia zwykle trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, najczęściej 3–6 miesięcy.
Czas ten zależy od sytuacji rynkowej i finansowej, a także od tego, jak szybko firma podejmie działania na rzecz stabilizacji i odbudowy zasobów. Jeśli wyzwania finansowe się przedłużają, zamrożenie zostanie z pewnością wydłużone.
Potrzeby kadrowe nie znikają tylko dlatego, że firma wstrzymała zatrudnianie. Przedłużające się zamrożenie utrudnia utrzymanie poziomu usług i znacznie zwiększa ryzyko utraty najlepszych pracowników.
Kiedy więc dział HR powinien rozważyć zamrożenie zatrudnienia zamiast innych kroków oszczędności?
To zależy od bieżącej sytuacji firmy i elastyczności budżetu płacowego. Jeśli problemem jest krótkoterminowa płynność, zamrożenie daje czas na ocenę sytuacji i zapobiega niepotrzebnym zwolnieniom (te zawsze mocno obniżają morale zespołu).
W perspektywie dłuższego ograniczenia zatrudnienia warto szerzej rozważyć ograniczenia w rolach niekrytycznych, kontraktach czy inne formy redukcji kosztów, zanim zamiast tego wprowadzi się całkowite zamrożenie rekrutacji. W przeciwnym razie możesz stracić dostęp do kluczowych talentów, których po odmrożeniu zatrudnienia nie będzie już na rynku.
Pierwsze 7 dni: jak zareagować na zamrożenie zatrudnienia – dział HR i menedżerowie rekrutacji
Ustal zakres zanim oficjalnie ogłosisz zamrożenie
Zanim oficjalnie ogłosisz zamrożenie zatrudnienia, ustal z zarządem jego precyzyjny zakres. Zapytaj:
- Czy zamrożenie obejmuje wyłącznie nowe stanowiska, czy także zatrzymuje zastępstwa za odchodzących pracowników?
- Czy wybrane działy są wyłączone z zamrożenia?
- Jak potraktować wakaty na kluczowych, strategicznych pozycjach?
- Co z zatrudnieniem kontraktorów i pracowników tymczasowych?
Doprecyzuj z zarządem, czy zamrożenie ma służyć jedynie ograniczeniu kosztów i ochronie płynności, czy jest częścią większej restrukturyzacji.
Ustal również, jakich wskaźników i punktów kontrolnych będziecie używać do analizy skutków zamrożenia i ewentualnych decyzji o jego zakończeniu. Taka przejrzystość pomoże w komunikacji i ograniczy obawy zespołu.
Najważniejsze wskaźniki, które warto monitorować podczas zamrożenia zatrudnienia to m.in.:
- Rotacja (w szczególności odejścia niepożądane)
- Poziom absencji i symptomy wypalenia zawodowego
- Mobilność wewnętrzna i awanse
- Wyniki badań zaangażowania pracowników
- Skrócenie pipeline’u lub czas odnowienia rekrutacji na krytyczne stanowiska
Te dane pozwolą Ci wykazać zarządowi realny wpływ zamrożenia i wesprą decyzje co do jego dalszego utrzymywania.
Czytelna komunikacja z pracownikami i menedżerami rekrutacji
Po ustaleniu szczegółów przygotuj zwięzłą, szczerą strategię komunikacji. Osobno poinformuj wszystkich pracowników oraz menedżerów rekrutacji (bo to oni będą odbierać najwięcej pytań).
Rozpocznij komunikat od tematów najważniejszych — wyjaśnij, co zamrożenie oznacza dla obecnego zespołu, szczególnie jeśli pojawiają się obawy o zwolnienia lub dalsze zmiany organizacyjne.
Wyjaśnij, które aspekty pozostają bez zmian, a co się zmienia. Jeśli celem zamrożenia jest ochrona przed zwolnieniami — zakomunikuj to. Pracownicy cenią szczerość, szczególnie w trudnych chwilach. Brak informacji rodzi niepokój. Zobowiąż się do regularnych aktualizacji, nawet jeśli nie pojawiają się istotne nowe wiadomości. Budowa zaufania w kryzysie to kluczowe zadanie HR.
Zadbaj o markę pracodawcy i relacje z kandydatami
Dbaj także o kandydatów w trakcie trwających procesów. Zaktualizuj ogłoszenia i portale pracy, informując o tymczasowym wstrzymaniu rekrutacji. Skontaktuj się z kandydatami i jasno, empatycznie poinformuj o przyczynach przerwy – transparentność jest kluczowa.
Ostrożność jest ważna — niewłaściwie przeprowadzona komunikacja może skutkować negatywnymi opiniami, np. na Glassdoor.
Nie pozwalaj też, by Twój pipeline kandydatów zupełnie zamarł. Najlepsi kandydaci nie będą czekać w nieskończoność, ale podtrzymywanie relacji, np. przez LinkedIn lub budowanie bazy talentów, sprawi, że szybciej wystartujesz po zakończeniu zamrożenia zatrudnienia.
Jak chronić morale i równowagę obciążenia, gdy firma wstrzymuje rekrutację?
Otwarte rozmowy o wzroście obciążenia — kluczowe dla morale
Gdy nie uzupełniasz wakatów, obowiązki przejmują pozostali. Wiąże się to z dodatkowym nakładem pracy, częstszymi nadgodzinami i ograniczeniem możliwości rozwoju. Ignorowanie problemu tylko pogorszy atmosferę — nazwij go wprost.
Wyjaśnij pracownikom, że zamrożenie to środek obrony przed redukcjami, a nie kara. Szczerość otwiera przestrzeń do rozmowy o realnych możliwościach i pokazuje, że kierownictwo dostrzega trudności — to pomaga utrzymać morale w trudnych chwilach.
Ustalaj priorytety, by zminimalizować negatywne skutki
Gdy już otwarcie przyznasz, że problem istnieje, podejmij działania. We współpracy z liderami projektów wstrzymaj mniej istotne inicjatywy lub zadania, aby pracownicy nie wykonywali po cichu pracy za kilku. Zapewnij menedżerom wsparcie w odsuwaniu mniej pilnych projektów i nie wymagaj tych samych wyników przy mniejszym zespole.
Nie musisz rezygnować ze standardów, ale bądź realistą. Utrzymanie wszystkich projektów i harmonogramów sprzed zamrożenia grozi szybkim wypaleniem pracowników.
Ustalanie priorytetów to najlepszy sposób na podniesienie morale i ograniczenie odejść — nie musisz oczekiwać stoickiego spokoju od wszystkich.
Zastosuj niedrogie sposoby wsparcia pracowników
Nie potrzeba dużych środków, by okazać pracownikom troskę. Regularne spotkania indywidualne, na których rozmawiacie nie tylko o celach, ale także o bieżącym obciążeniu i stresie, mają ogromną wartość.
Codzienne docenianie, publiczne podziękowania albo pochwały od zespołu budują poczucie docenienia, gdy inne formy rozwoju są wstrzymane.
Promuj elastyczne formy pracy, przypominaj o narzędziach wspierających dobrostan oraz zachęcaj do korzystania z urlopów. Przy ograniczonych budżetach to właśnie drobne, autentyczne gesty mają duże znaczenie.
Jak wykorzystać zamrożenie zatrudnienia do optymalizacji rekrutacji i procesów HR?
Określ priorytety i dopracuj proces rekrutacji
Skoro rekrutacja jest wstrzymana, dobrze spożytkuj ten czas. Zweryfikuj wszystkie otwarte stanowiska – które z nich są strategiczne, a które mogą poczekać? Odróżnienie „nice to have” od „must have” to niezbędny etap rozmów o prawdziwych potrzebach kadrowych.
Optymalizuj przy okazji proces rekrutacyjny: aktualizuj opisy stanowisk, upraszczaj etapy rozmów kwalifikacyjnych, doprecyzowuj kryteria ocen, porządkuj dane w ATS. To świetna okazja, by naprawić wszelkie niedociągnięcia spowalniające dotychczasowe procesy.
Zautomatyzuj czasochłonne zadania, by odciążyć zespół. Narzędzie Parseur bardzo dobrze sprawdzi się w automatycznym przetwarzaniu CV oraz danych kandydatów, zmniejszając ilość żmudnej pracy biurowej i pozwalając ograniczonemu zespołowi skupić się na zadaniach strategicznych.
Parseur: parser CV, który trzyma proces rekrutacji w gotowości
Parseur przekształca CV (PDF, Word, e-mailowe załączniki, HTML) w uporządkowane profile kandydatów w kilka minut. Wydobywa wszystkie kluczowe dane: imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, doświadczenie i umiejętności, normalizuje powtarzające się sekcje historii pracy i formaty adresów — wszystko po to, by ATS lub system HR otrzymał czyste, uporządkowane dane kandydatów.
Konfiguracja jest błyskawiczna: wyślij CV na skrzynkę Parseur (lub przez API), a Parseur automatycznie wyodrębni dane z CV i zapisze je w Twoich systemach HR.
Dzięki temu, gdy zamrożenie zatrudnienia dobiegnie końca, możesz błyskawicznie wrócić do rekrutacji. To strategiczna inwestycja, która wyraźnie zwróci się po przywróceniu procesów kadrowych.
Inwestuj w istniejących pracowników – zanim zaczniesz szukać nowych
Jedną z najbardziej efektywnych strategii podczas zamrożenia zatrudnienia jest inwestowanie w rozwój obecnych członków zespołu. Szkolenia, reskilling i upskilling czy mobilność wewnętrzna wspierają pokrycie luk kompetencyjnych. To także sygnał o trosce o długoterminowy rozwój zespołu, co ma duże znaczenie, zwłaszcza gdy zatrudnianie z zewnątrz jest niemożliwe.
Takie podejście wpisz w szerszą strategię HR oraz planowanie sukcesji. Pracownicy, którzy widzą dla siebie perspektywy rozwoju, chętniej zostaną w firmie nawet podczas zamrożenia zatrudnienia.
Rozważ elastyczne, strategiczne alternatywy dla stałego zatrudnienia
Pracownicy tymczasowi, kontraktorzy czy freelancerzy mogą odciążyć zespół bez naruszania polityki zamrożenia zatrudnienia. Wiele firm dopuszcza taką formę współpracy, bo nie zwiększa ona liczby stałych etatów, a zapewnia większą elastyczność i niższe zobowiązania finansowe w niepewnych czasach.
To szczególnie korzystne, gdy potrzebujesz nagłego wsparcia, ale nie możesz rozszerzyć stałego personelu. Pracownicy tymczasowi szybko angażują się w projekt, realizują zadania i kończą współpracę wraz z jego zakończeniem.
W Oriel Partners regularnie pomagamy klientom w okresie zamrożenia zatrudnienia, zapewniając sprawdzonych pracowników tymczasowych, niezależnie czy chodzi o krótki projekt administracyjny, czy dłuższe wyzwanie. Tymczasowi specjaliści wchodzą do zespołu błyskawicznie i nie obciążają budżetu na stałe wynagrodzenia.
Dowiedz się więcej o zaletach pracy tymczasowej
Planuj na przyszłość — zamrożenie zatrudnienia jako lekcja
Kiedy zamrożenie się skończy, przeanalizuj cały ten okres jako test organizacyjny: co zadziałało, a nad czym nadal brakuje kontroli? Jak następnym razem możesz lepiej się przygotować?
Wskazówka: stwórz prosty playbook na czas zamrożenia zatrudnienia. Uwzględnij w nim wyzwalacze decyzji, wzorce komunikacji, plany zarządzania obciążeniem i wsparcia dobrostanu. Kilka stron wystarczy, by podczas następnego kryzysu działać dużo pewniej.
Pamiętaj, zamrożenie zatrudnienia to tylko okresowa reakcja na trudne okoliczności, a nie koniec działalności. To sposób, w jaki komunikujesz się z zespołem, ustalasz priorytety i dbasz o ludzi, zdecyduje, czy z kryzysu wyjdziesz osłabiony czy zespół będzie gotowy do mocnego rozwoju po odmrożeniu rekrutacji.
Dbaj o to, na co masz realny wpływ, buduj relacje z kandydatami i dbaj o satysfakcję obecnych pracowników – dzięki temu będziesz gotowy na szybki start po zakończeniu zamrożenia zatrudnienia.
Autor
Auria Heanley jest współzałożycielką Oriel Partners, agencji pracy tymczasowej z siedzibą w centrum Londynu. Poświęca się zapewnianiu najwyższej jakości usług zarówno klientom szukającym pracowników tymczasowych, jak i kandydatom poszukującym zadań tymczasowych. Klientami Oriel Partners są zarówno międzynarodowe korporacje, jak i niewielkie, butikowe firmy, których łączy oczekiwanie indywidualnego podejścia i kompleksowego wsparcia na najwyższym poziomie.
Ostatnia aktualizacja
