在 QuickBooks 中自动化发票处理

厌倦了在 QuickBooks 中手动创建销售收据？借助 Parseur 和 Zapier，轻松实现发票和收据的自动化会计流程！

无论你是自由职业者还是中小型企业主，Intuit QuickBooks 都凭借其丰富的功能助力高效管理财务，同时提供本地和云端版本选择。

本教程将介绍如何通过与 Zapier 的集成，实现从邮箱自动在 QuickBooks Online 创建销售收据的流程。

自动化 QuickBooks 会计的优势

利用邮件解析器能极大节省时间，提升工作效率。而 Parseur 作为市场上领先的邮件解析器，可无缝集成 QuickBooks。

Parseur 是功能强大的文档解析平台，支持自动提取电子邮件和PDF 文档中的数据。提取的数据可以下载，或者通过 Zapier 自动同步到你喜欢的应用。

通过 QuickBooks 与 Parseur 的集成，你可以实时自动化以下操作：

• 添加新发票（支持行项目）
• 添加新的销售收据（支持行项目）
• 添加新报价
• 添加新支出
• 添加新采购订单
• 添加新供应商
• 更新现有客户信息

以 Adolfo 举例，他经营一家服装店，每天邮箱塞满了邮件、发票、采购单及相关附件。每接到客户付款，Adolfo 需要手动从发票中提取数据，并在 QuickBooks 生成销售收据。

这一流程极为耗时，还会影响他处理其他业务事务。因此，他希望通过自动化方式，将收到的发票邮件自动转化为 QuickBooks 销售收据，全程无需手动操作。

集成 QuickBooks 和 Parseur 的步骤

你需要准备：

• 一个 QuickBooks 账户
• 一个 Parseur 账户
• 一个 Zapier 账户

步骤 1：注册 Parseur 免费账户并创建邮箱

Parseur 支持每月一定额度邮件免费解析，并开放所有功能。

注册后，你将自动进入 Parseur 应用以建立你的邮箱。Parseur 提供可视化模板工具及预设模板库，，在不同场景下即可自动处理数据提取。

本例采用自定义邮件和附件选项，从 PDF 发票中提取内容。

步骤 2：将发票邮件转发至 Parseur 邮箱

系统将分配给你一个专属邮箱地址，用于接收邮件和附件。

你还可以配置自动转发规则，实现自动将全部目标邮件转发到 Parseur 邮箱。建议直接在原邮箱客户端（如 Gmail、Yahoo 等）设置转发，而不是通过电脑或手机端的本地客户端（如 Apple Mail、Outlook 等）。

步骤 3：提取并准备发送 QuickBooks 的会计数据

Parseur 的 AI 引擎针对发票类型文档深度训练，无需人工修正即可自动提取数据。

你的解析结果会如下所示：

步骤 4：将提取的发票数据同步到 QuickBooks

如前所述，Parseur 解析后的数据能无缝对接各类应用。

Zapier 是一站式云端自动化平台，帮你轻松连接多款应用，实现无代码自动化处理。

若在搜索栏找不到 QuickBooks，点击 "create zap" 即可进入 Zapier 控制台。

连接 Parseur 与 Zapier

由于需添加带行项目的新销售收据，请选择触发事件 “new document processed (with list items)” 。

选好你的 Parseur 邮箱后，Zapier 会自动获取相关解析数据。

连接 QuickBooks 与 Zapier，实现销售收据自动创建

应用选择 QuickBooks，动作为 “Create sales receipt”。

接下来，登录你的 QuickBooks 账户。

连接后，可用 Parseur 解析结果自定义字段，实现销售收据在 QuickBooks 的自动创建。

步骤 5：测试自动化集成能否在 QuickBooks 自动生成销售收据

在正式启用 Zap 前，务必进行测试！

现在，你已在 QuickBooks 实现了发票处理和会计流程的自动化！