在 QuickBooks 中自动化发票处理

厌倦了在 QuickBooks 中手动创建销售收据？借助 Parseur 和 Zapier，将发票和收据的处理流程自动化，让你的会计工作全程自动！

无论你是自由职业者，还是拥有中小型企业，Intuit QuickBooks 都能凭借其丰富的功能帮助你高效工作，支持本地部署和云端版本。

本文将通过与 Zapier 的集成，演示如何实现从邮箱自动在 QuickBooks Online 创建销售收据。

自动化 QuickBooks 会计的优势

使用邮件解析器能为你节省大量时间，提升工作流程效率。而 Parseur 是市面上最佳邮件解析器，可无缝集成 QuickBooks。

Parseur 是功能强大的文档解析服务，可自动从电子邮件和PDF 文档中提取数据。提取的数据可下载，或者通过 Zapier 直接发送到你选择的任意应用。

通过 QuickBooks 与 Parseur 的集成，你可以自动化并实时完成以下操作：

• 添加新发票（支持行项目）
• 添加新的销售收据（支持行项目）
• 添加新报价
• 添加新支出
• 添加新发票
• 添加新采购订单
• 添加新供应商
• 更新现有客户信息

以下以 Adolfo 的服装店为例。他的邮箱常年堆满电子邮件、发票、采购订单和其它附件。每次收到客户已支付的发票，他都需要从中手动提取重要信息，并在 QuickBooks 里创建销售收据。

这个流程很浪费时间，而他还需要兼顾店内的其他事宜。因此，Adolfo 希望自收到发票邮件到在 QuickBooks 生成销售收据，整个过程都能够自动化。

集成 QuickBooks 与 Parseur 的步骤

你需要准备：

• QuickBooks 账户
• Parseur 账户
• Zapier 账户

步骤 1：注册 Parseur 免费帐号并创建邮箱

Parseur 提供永久免费计划（每月收件量有限）且所有功能全部开放。

帐号创建后，你会自动跳转至 Parseur 应用，创建你的邮箱。Parseur 是可视化模板工具，拥有模板库，可针对不同场景自动处理数据提取。

本例中，我们选择自定义邮件和附件，用于从 PDF 发票中提取数据。

步骤 2：将发票邮件转发至 Parseur 邮箱

你会收到专属邮箱地址，即可将邮件和附件发送至 Parseur 邮箱。

你也可设置自动转发规则，实现收件自动转发到 Parseur 邮箱。为获得最佳效果，建议在原始邮箱客户端（Gmail、Yahoo等）设置转发，不建议用手机或桌面客户端（Apple Mail、Outlook 等）转发。

步骤 3：提取并准备发送到 QuickBooks 的会计数据

Parseur 的 AI 引擎针对发票数据提取无需人工介入。

解析结果如下所示：

步骤 4：将提取的发票数据同步到 QuickBooks

如上所述，解析出来的邮件数据可发送到任意应用。

Zapier 是云端自动化工具，可将两个或更多应用连接，实现无需编程的自动化。

如果未能在搜索结果中找到 QuickBooks，点击 “create zap” 即可跳转至 Zapier 控制台。

连接 Parseur 与 Zapier

由于要添加新的销售收据（带有行项目），请选择触发事件 “new document processed (with list items)” 。

选择你的 Parseur 邮箱，以便 Zapier 获取解析数据。

连接 QuickBooks 与 Zapier，实现销售收据创建

“App” 选择 QuickBooks，"action event" 选择 Create sales receipt。

接着，系统会提示你登录 QuickBooks 账户。

连接完成后，你可用 Parseur 的解析数据自定义 QuickBooks 的字段，实现销售收据自动创建。

步骤 5：测试每有新发票进 Parseur 时是否会生成新销售收据

在启用 Zap 之前，先测试一次集成效果！

就这样！你已成功实现 QuickBooks 会计处理的自动化。