使用 Parseur 实现发票处理自动化

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作者 Sylvestre Dupont
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高效的发票处理对希望简化财务运营、维护准确的财务记录并增强供应商关系的企业至关重要。传统的发票管理通常涉及繁琐的手工录入、核查和审批步骤,不仅效率低下、易出错,还增加了运营成本,延缓了流程进度。

让我们看看 Parseur 如何帮助你的企业将发票处理效率提升至100倍,每月为公司节省数万美元。

根据此研究,平均每处理一张发票的成本高达$22.75。手动处理发票不仅耗时,且增加了资金与人力成本,同时也存在诸多挑战。归根结底,你希望缩减人工支出,更高效地优化企业运营。

预计全球每年发票处理量将达到5500亿张,并在2035年前市场规模将增长四倍

如果我们告诉你,有一张“黄金门票”可以让你的发票处理流程实现自动化,节省大量资金并释放宝贵资源,你愿意了解吗?没错,这就是AI智能、PDF解析及光学字符识别等前沿科技的力量。

主要收益:

  • 自动化数据提取大幅减少人为错误,确保财务文件的准确性与一致性。
  • Parseur 拥有丰富的集成选项,可将自动提取的发票数据即时发送至财务应用、会计软件或ERP系统,极大推动整体流程自动化。

手动录入发票数据的难题

简单来说,发票处理就是将发票信息录入系统。供应商的发票格式千差万别,导致数据录入异常困难。手动将发票录入会计软件,往往需耗时数分钟。

据 Business Insider 报道,人工应付账款流程可能拖延30至90天

人为错误

手工批量处理大量发票会导致更多人为失误。例如,员工可能在处理发票时未能发现明细错误或拼写失误。只有在发现采购订单与发票匹配不符后,才会发现错误。

此外,手工录入发票容易产生质量问题,需通过抽查(随机检查部分发票)来提升质量。但这也同样消耗时间和精力。

欺诈风险

应付账款部门更容易受到内部和外部欺诈的影响。员工如果每天处理成百上千张发票,识别欺诈的速度会明显变慢。

付款延迟与重复支付

常见的数据录入差错还包括重复付款。尤其在黑色星期五、圣诞节等高峰时期,人工录入既耗时又易出错,要提升速度就只能加人,进而推高成本。

39%的企业表示,重复付款和多付现象占其支付总额的1%以上

AP自动化能为企业节省大量时间,还可提升准确性和可靠性。自动化流程实时同步系统数据,并将抽查降至最低。让团队专注核心业务,而不是耗在手工录入!

什么是自动化发票处理?

简单来说,自动化发票处理让企业能够实现零人工干预地处理发票。引入发票自动化软件,可以自动完成枯燥的流程任务。

发票自动化的好处

越来越多企业选择自动化应付账款软件,既能大幅减少成本,也能提升长期效率。它的优势体现在:

提高效率

自动化发票处理后,无需手工在多个系统间录入数据,也不必为追踪客户付款信息耗费时间。还可将所有关键信息设计在同一份发票中,不用到多份文件中反复查找细节。

节省时间和成本

通过自动化处理发票,能大幅缩短付款流程和催收逾期账款的时间,让你把精力投入到更重要的事务上,比如推出新产品服务或通过外包降低成本等。

Parseur 于2024年6月的基准数据显示,平均每位Parseur客户每月可节省约150小时手动录入时间与6,413美元的人力成本。

  • Parseur 统计,2024年6月

优化客户服务与留存率

客户更看重优质的服务,倾向于选择值得信赖、使用顺畅的公司——自动化发票可帮助你在整个付款流程中为客户提供更好体验。

如何实现发票处理自动化?

发票数据采集自动化通常包含三个步骤:

  1. 采集与扫描PDF格式发票
  2. 按需提取关键字段
  3. 将发票数据推送至ERP或会计系统

Parseur:领先的AI发票自动化工具

Parseur 是一款强大的AI发票提取工具。通过PDF解析,支持从邮件、PDF、CSV及各类文本附件中自动提取发票数据。

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Parseur作为AI发票工具的独特优势?

  • 不需要像其他AI工具那样训练AI模型。
  • Parseur有针对特定行业的专用邮箱。针对发票场景,Parseur设有专属发票邮箱,可实现数据自动提取。
  • 无论发票明细项目多少,都可灵活提取表格数据,这是处理发票行项目的必备功能。

发票需采集哪些数据字段?

具体字段视企业类型和本地法规而定。

通常应捕获以下通用字段:

  • 发票日期
  • 发票编号(唯一、连续标识)
  • 供应商名称
  • 供应商地址
  • 客户名称
  • 客户地址
  • 含商品或服务描述与数量的明细行
  • 税前单价
  • 适用税率
  • 税额
  • 含税总价

以下为常见可选字段:

  • 发票到期日
  • 供应商税号
  • 客户税号
  • 商品/服务单价
  • 收货地址
  • 采购订单号(PO号)
  • 其他法律要求的声明、条款及适用法规说明、发票类型特殊条款(比如反向征收、差额征收、自开发票等)

怎样打造自己的AI发票自动化工具?

Parseur 免费开放全部核心功能,无门槛试用。

自动化发票处理流程主要包含以下步骤:

发票发送至自动化软件

可将发票邮件转发至 Parseur 邮箱,或直接上传至 Parseur 应用。

自动提取发票数据

如需提取特定数据字段,只需列出相应要求,AI解析引擎即可一键提取目标数据。

只需合理命名字段,AI引擎便可自动完成剩余操作!

导出已解析的发票数据

完成邮箱配置后,你可以自由将数据同步至:

  • Google 表格:每当Parseur处理新邮件时自动更新
  • 借助 Zapier、Make、Power Automate 推送至数百款会计及CRM应用
  • 利用 HTTP webhook 或发票API对接自有业务系统

用AI自动化应付账款发票流程

发票处理虽基础却复杂,长期困扰财务部门,常因手工操作低效、易错造成高昂损失。引入Parseur AI智能解决方案后,企业可彻底摆脱错误频发的手工流程,实现高效、自动化、合规化的业务运作。Parseur自动化发票处理不仅提升运营效率、降低成本,还能让财务团队精力聚焦于业务战略与增长。随着数字化转型日益深入,Parseur等智能解决方案正成为企业保持长期竞争力、实现财务卓越的保障。

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基于AI的数据提取软件。
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