A base para o sucesso de qualquer empresa reside na capacidade de capturar os dados corretos com precisão. Esses dados podem abranger informações de clientes, detalhes de produtos ou análises para melhorias. É inegável o papel crucial que os dados desempenham em qualquer negócio.
Manter-se atualizado com informações recentes é essencial para qualquer empresa. Portanto, a captura rápida e eficaz desses dados torna-se primordial. É nesse contexto que a captura de dados se destaca, agilizando processos de negócios.
O que é captura de dados?
Captura de dados é o processo de extrair informações de qualquer tipo de documento, físico ou digital (como e-mails), e convertê-las em um formato legível por computador. Esses documentos podem variar de faturas e recibos a questionários, vídeos e imagens. A captura manual de dados exige tempo, esforço e recursos. Por isso, tecnologias baseadas em aprendizado de máquina e inteligência artificial surgem como alternativas para automatizar esse processo.
Um comunicado de imprensa recente da Future Market Insights prevê um forte crescimento do mercado de software de captura de dados corporativos até 2029.
Métodos de captura de dados
Além de consumir tempo, a captura manual de dados é suscetível a erros humanos. Automatizar esse processo é uma das maneiras mais eficazes de garantir a precisão na extração de dados. Diversas tecnologias contribuem para a automação da captura de dados, e as mencionadas a seguir estão entre as mais utilizadas.
"O futuro da digitalização é a captura inteligente" - TechReport, dezembro de 2021
OCR
O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é uma técnica utilizada para ler dados de imagens, PDFs e documentos digitalizados. O OCR elimina a necessidade de digitação manual, especialmente para empresas que processam grandes volumes de recibos ou imagens.
Você sabia que o OCR foi inicialmente desenvolvido em 1975 por Ray Kurzweil para auxiliar pessoas com deficiência visual?
Setores como bancos, saúde e seguros utilizam amplamente o OCR. Em bancos, por exemplo, auxilia na extração de dados de cheques. Já em hospitais, encontra aplicação na leitura de relatórios de raios-X e registros médicos.
Exemplos de software OCR incluem Parseur, Tesseract, Adobe Acrobat Pro, OmniPage Ultimate e Abbyy FineReader.
ICR
O Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) é uma versão avançada do OCR, projetada para extrair dados de diferentes caligrafias. Esse software reconhece diversos estilos e fontes de textos manuscritos, aprimorando a precisão dos dados extraídos. Para isso, o ICR combina análise de recursos com processamento baseado em pixels para identificar linhas, interseções e loops fechados.
Exemplos de aplicação do ICR:
- Extratos bancários
- Folhas de ponto
- Faturas
- Contas
- Pesquisas com clientes
OMR
O Reconhecimento Óptico de Marcas (OMR), também conhecido como leitura óptica de marcas, coleta informações de provas de exame, folhas de marcação, pesquisas e outros documentos em papel. Um software OMR instalado em computadores digitaliza os documentos, diferenciando as marcas feitas das não marcadas. Essa tecnologia é valiosa para instituições de ensino e empresas de pesquisa de mercado, economizando tempo e esforço manual.
Códigos de Barras
A tecnologia de código de barras é amplamente difundida, presente em diversos produtos e itens. Facilmente reconhecíveis pelas linhas paralelas pretas e brancas, os códigos de barras permitem a identificação de produtos e o rastreamento de pacotes por meio de softwares.
Essas listras representam dados e números, facilitando a leitura por máquinas. Os códigos de barras são comuns em supermercados, envios internacionais e até mesmo para rastrear pagamentos em faturas.
De acordo com um comunicado de imprensa da Global Market Monitor em novembro de 2021, o mercado global de software para códigos de barras apresentará crescimento significativo até 2027.
Código QR
Os códigos QR são um tipo de código de barras bidimensional (2D) que armazenam mais informações e podem ser lidos por smartphones. Existem dois tipos: estáticos e dinâmicos. Códigos QR podem ser vinculados a websites, redes sociais, senhas Wi-Fi e endereços de e-mail. Restaurantes, por exemplo, utilizam códigos QR para substituir cardápios impressos, reduzindo o consumo de papel.
"O futuro dos códigos QR são mais códigos QR, com os restaurantes continuando a liderar o caminho" - PYMTS.COM
Web scraping
Também conhecido como raspagem de dados, esse método utiliza bots ou rastreadores web para extrair conteúdo de sites. Proxies residenciais que ajudam a evitar a detecção de bots são vitais para web scraping eficaz. Os dados extraídos são então transferidos para um banco de dados.
Captura de voz
Alexa, Siri e Cortana são exemplos de tecnologias de captura de voz que utilizam reconhecimento de fala para capturar e processar dados.
O processo de captura de dados
O processo de automação da captura de dados envolve uma série de etapas. Descrevemos as cinco principais a seguir:
- Importação de documentos:
Para iniciar o processo automatizado, os documentos precisam ser digitalizados. A maioria dos softwares de captura de dados permite a digitalização em diversos formatos, como PDFs, JPEGs e XML.
- Processamento e conversão para formatos legíveis por máquina:
Após a importação, a solução de captura de dados processa o texto, convertendo-o em um formato legível por máquina. No caso de imagens, o software aprimora automaticamente a qualidade para melhor resolução.
- Validação de dados:
A terceira etapa consiste em validar os documentos, verificando regras predefinidas, como caracteres ilegíveis ou campos ausentes. Em seguida, os documentos são encaminhados para verificações manuais. Essa etapa garante a precisão dos dados desde o início, evitando erros posteriores.
- Classificação de documentos:
Os documentos são classificados e indexados automaticamente com base em critérios e filtros específicos. Por exemplo, pedidos de compra, recibos e contratos podem ser agrupados por tipo. Essa classificação inteligente, utilizando aprendizado de máquina, economiza tempo e elimina a necessidade de classificação manual.
- Extração e entrega de dados:
O processo culmina com a extração de dados. Informações relevantes são extraídas utilizando as tecnologias mencionadas anteriormente, incluindo metadados. Os documentos capturados são então armazenados em um local específico para acesso posterior. Nesta fase, fluxos de trabalho automatizados são configurados entre diferentes aplicativos.
Benefícios do uso da captura de dados
A integração de uma ferramenta automatizada de captura de dados proporciona resultados excepcionais. Com tecnologia de ponta, oferece às empresas uma vantagem competitiva no ambiente digital.
- Eficiência de dados:
A captura rápida e eficiente de dados agiliza os processos internos, aumentando a satisfação do cliente. Com menos trabalho manual, o desempenho do processamento de documentos melhora significativamente.
- Precisão dos dados:
O processamento manual é propenso a erros, como dados incompletos ou ausentes. Uma solução de captura de dados garante a precisão das informações. A etapa de validação realiza verificações para evitar inconsistências.
Por exemplo, o software pode verificar se as informações de uma fatura correspondem aos dados do fornecedor no banco de dados.
- Redução de custos:
Segundo um artigo da AI Multiple publicado em fevereiro de 2021, arquivar um documento custa US$ 20, e reproduzir um documento perdido pode chegar a US$ 220. Um software de captura de dados elimina despesas operacionais desnecessárias, reduzindo custos.
Além disso, ao reduzir o uso de papel, você contribui para um ambiente mais sustentável.
- Segurança aprimorada:
Com maior visibilidade dos documentos e processos otimizados, a detecção de fraudes torna-se mais fácil. O armazenamento online seguro protege os dados contra perdas, diferentemente do arquivamento tradicional. O acesso aos documentos pode ser restrito a determinados funcionários.
A digitalização e o armazenamento online reduzem a necessidade de espaço físico para arquivamento.
- Economia de tempo:
Analisar documentos manualmente consome tempo, e eventuais erros podem causar atrasos. Um sistema automatizado economiza tempo e reduz a latência do processo, impulsionando o crescimento e a escalabilidade dos negócios.
- Funcionários mais satisfeitos:
Danos à visão, estresse e problemas musculares estão associados à digitação manual de dados. Profissionais que trabalham com captura manual de dados podem sofrer de fadiga e outros problemas de saúde. É uma tarefa exaustiva que desmotiva os funcionários.
Uma solução de captura de dados permite que os funcionários se concentrem em outras atividades, aprimorando suas habilidades e impulsionando a produtividade.
A captura de dados otimiza os processos de negócios, liberando tempo para focar no relacionamento com clientes e parceiros.
Última atualização em
