Top 5 Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist inzwischen geschäftskritisch und ermöglicht Unternehmen, Kosten zu senken und die Effizienz in verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Personalwesen, Logistik, Versicherungen und Recht zu steigern.
• Die Rechnungsautomatisierung bleibt eine der kosteneffektivsten Anwendungen, wobei Organisationen die Kosten pro Rechnung um bis zu 80 % senken.
• Branchen wie Versicherungen und Personalwesen erzielen dank Automatisierung schnellere Durchlaufzeiten und höhere Zufriedenheit bei Kunden oder Mitarbeitenden.
• Der Einsatz von Dokumentenautomatisierung befähigt Teams, manuelle Fehler zu reduzieren, die Compliance zu stärken und das operative Geschäft nahtlos zu skalieren.

Im Jahr 2025 ist die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung von einer Nischen-IT-Investition zu einem unternehmenskritischen Instrument geworden, das über diverse Abteilungen hinweg eingesetzt wird – darunter Finanzen, Logistik, Personal, Recht und Versicherung. Da das Dokumentenvolumen steigt, der Druck zunimmt, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen, und die Anforderungen an die Compliance wachsen, können Unternehmen es sich nicht mehr leisten, dokumentenbasierte Workflows manuell zu verwalten.

Vena Solutions berichtet, dass eine Studie der Duke University ergeben hat, dass nahezu 60 % der Unternehmen bereits Automatisierungslösungen implementiert haben, was die Allgegenwart und Bedeutung dieser Tools verdeutlicht.

Ob Rechnungsanalyse, Onboarding-Formularverarbeitung oder die Datenauslese aus gescannten Lieferscheinen: Unternehmen profitieren von einem echten ROI – durch Zeitersparnis und die Reduktion von Fehlern.

Dieser Artikel beleuchtet die fünf wichtigsten Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025 – mit Statistiken, Workflow-Diagrammen und Beispielen aus Branchen, die bei der Automatisierung führend sind.

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Anwendungsfall 1: Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Finanzwesen

Unter den vielen Backoffice-Aufgaben, die Finanzteams übernehmen, fällt die Rechnungsverarbeitung oft erst auf, wenn sie zum Engpass wird. Ob kleines oder wachsendes Unternehmen – es ist entscheidend, bei eingehenden Rechnungen den Überblick zu behalten, um einen gesunden Cashflow zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Was früher eine mühsame, langwierige Aufgabe war, ist heute einer der beliebtesten Einstiege in die Dokumentenautomatisierung. Moderne Tools ermöglichen es Teams, skalierbare Systeme zu etablieren, die große Rechnungsvolumen mit minimalem menschlichem Aufwand effizient abwickeln.

Warum es wichtig ist:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bleibt eine der Anwendungen mit dem höchsten Return-on-Investment (ROI) im Dokumentenmanagement. Finanzteams sehen sich häufig mit Hunderten von Rechnungen pro Monat – in verschiedenen Formaten, per E-Mail, PDF oder Papier – konfrontiert. Manuelle Dateneingaben verlangsamen Zahlungen, bringen Fehler mit sich und erhöhen das Audit-Risiko.

Der automatisierte Ablauf:

1. Rechnungen gehen per E-Mail oder Direkt-Upload ein.
2. Parseur extrahiert automatisch Felder wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.
3. Die Daten werden an ein ERP-System (z. B. QuickBooks, Xero, SAP) gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Bis zu 80% Kostenersparnis pro Rechnung (Yooz Research).
• Verkürzung der Durchlaufzeit von Tagen auf Minuten.
• Bessere termingerechte Zahlungen und stärkere Lieferantenbeziehungen.

Anwendungsfall 2: Schaden- & Formularverarbeitung in der Versicherung

In der Versicherungsbranche ist Papierkram allgegenwärtig – von Anträgen für neue Policen bis hin zu mehrseitigen Schadensmeldungen von Kundinnen und Kunden. Mit zahlreichen, unterschiedlich formatierten Dokumenten stellt die effiziente und geordnete Bearbeitung eine große Herausforderung dar. Daher wird automatisierte Dokumentenverarbeitung zum Muss. Durch intelligentes Routing und das Extrahieren von Informationen aus eingehenden Formularen können Versicherer manuelle Engpässe hinter sich lassen und Entscheidungen schneller sowie exakter treffen.

Warum es wichtig ist:

Versicherungsunternehmen bearbeiten täglich hohe Mengen strukturierter und semistrukturierter Formulare – von Anträgen über Schadensmeldungen bis hin zu unterstützenden Unterlagen. Geschwindigkeit und Genauigkeit wirken sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus.

Übliche Dokumente:

• Gescannte Schadenformulare
• PDFs von Arztrechnungen
• E-Mail-Anhänge mit ergänzenden Belegen

Ablauf der Automatisierung:

• Dokumente werden nach Typ (Schaden, Police, Beleg) klassifiziert.
• Daten wie Name des Antragstellers, Policennummer, Termine und Schadenbeschreibungen werden extrahiert.
• Die ausgelesenen Daten werden an eine Schadensmanagement-Plattform oder ein CRM übertragen.

Geschäftlicher Nutzen:

• Schnellere Schadensbearbeitung.
• Niedrigere Verwaltungskosten.
• Höhere Kundenzufriedenheit und Bindung.

Bis 2025 werden laut RDN über 80 % der Kfz-Schadensfälle virtuell bearbeitet, davon bis zu 50 % der nicht-personenbezogenen Schäden vollautomatisiert. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, gesteigerter Produktivität und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Anwendungsfall 3: Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten

Der erste Eindruck zählt — und für HR-Teams ist das Onboarding dieser erste Eindruck. Von Steuerformularen bis hin zu NDAs ist beim Onboarding neuer Mitarbeitender, vor allem bei hoher Einstellungsquote, eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen. Wird dies manuell erledigt, entsteht Verzögerung und es entstehen Fehler, die sich auf die Compliance auswirken oder den Arbeitsstart verzögern. Automatisierte Dokumentenverarbeitung ist der intelligente Weg zum Onboarding: Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und erlaubt HR-Teams, sich auf Menschen statt auf Papierarbeit zu konzentrieren.

Warum es wichtig ist:

HR-Teams bearbeiten vertrauliche Dokumente wie Steuerformulare, Bewerbungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Identitätsnachweise – oft als E-Mail-Anhang oder PDF. Die manuelle Bearbeitung für jede Bewerbung führt zu Engpässen und Compliance-Risiken.

Ablauf der Automatisierung:

• E-Mails mit Onboarding-Dokumenten werden überwacht und geparst.
• Wesentliche Daten (Name des Kandidaten, Position, Eintrittsdatum, Steuer-ID) werden extrahiert.
• Die extrahierten Daten werden an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors übertragen.

Geschäftlicher Nutzen:

• Verbesserte Compliance und Auditbereitschaft.
• Verbesserte Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeitende.

Eine Studie von Acciyo fand heraus, dass durch den Einsatz von Automatisierung bei HR-Onboarding-Dokumenten die Bindung neuer Mitarbeitender um 50 % erhöht, der Papieraufwand um 70 % reduziert und die Verwaltungszeit um 80 % gesenkt werden kann. Das demonstriert, wie Automatisierung die Einarbeitung neuer Kolleg*innen signifikant verbessert, Compliance-Risiken verringert und dem HR-Team ermöglicht, sich mehr auf die Mitarbeitenden selbst zu konzentrieren.

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Anwendungsfall 4: Automatisierung von Versand- & Logistikdokumenten

In der Logistik mit hohem Volumen erzählt jedes Dokument eine eigene Geschichte, egal ob es eine Sendung bestätigt, eine Bestellung nachverfolgt oder ein Inventarupdate dokumentiert. Wenn diese Dokumente jedoch als Scans oder handschriftliche Belege ankommen, können selbst kleine Verzögerungen große Auswirkungen auf die gesamte Lieferkette haben. Daher entscheiden sich immer mehr Logistik-Teams für KI-Automatisierung, um Lieferungen zuverlässig zu steuern, manuelle Arbeit zu reduzieren und in Echtzeit Transparenz über Lager, Fahrer und Kund*innen zu gewährleisten.

Warum es wichtig ist:

Abläufe in Versand und Logistik basieren stark auf Papierdokumenten wie Frachtbriefen, Liefernachweisen und Versandbenachrichtigungen. Diese werden häufig gescannt oder per E-Mail verschickt und müssen schnell verarbeitet werden, um die Effizienz der Lieferkette zu garantieren.

Probleme, die gelöst werden:

• Fehlende Transparenz beim Lieferstatus
• Fehler beim Auslesen von handschriftlichen oder gescannten Belegen
• Verzögerungen bei der Aktualisierung von Beständen oder Liefer-Dashboards

So sieht Automatisierung aus:

• Gescannte Versanddokumente werden automatisch geparst
• Felder wie Sendungsnummer, Lieferdatum und SKU werden extrahiert
• Die extrahierten Daten werden in Bestandsmanagementsysteme oder Logistik-Dashboards übertragen

Laut Globe News Wire wurde der globale Markt für Logistikautomatisierung 2024 auf etwa 92,9 Milliarden USD beziffert und soll bis 2030 auf 157,7 Milliarden USD wachsen, bei einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von ca. 9,2 % zwischen 2024 und 2030.

Dieser Zuwachs ist getrieben durch Kostendruck, Effizienzanforderungen, den Aufstieg des E-Commerce, die Globalisierung und technologische Fortschritte wie KI, Robotik und autonome Fahrzeuge.

Anwendungsfall 5: Auslesen von Rechts- & Compliance-Dokumenten

Rechts- und Compliance-Teams kämpfen häufig mit einer regelrechten Dokumentenflut, von Verträgen und Vereinbarungen bis hin zu regulatorischen Einreichungen. Während Genauigkeit entscheidend ist, bremst das manuelle Durcharbeiten der Seiten jeden Prozess aus und birgt Risiken. Mit zunehmender Arbeitslast wächst auch der Bedarf an smarteren Tools, die Schlüsselinformationen schneller extrahieren, repetitive Prüfaufgaben reduzieren und Teams unterstützen, Struktur sowie Compliance zu wahren, ohne sich zu überlasten.

Warum es wichtig ist:

Kanzleien, Compliance-Teams und Behörden verwalten tausende Verträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Einreichungen, bei denen Genauigkeit und Struktur unerlässlich sind. Die manuelle Durchsicht und Kategorisierung verlangsamt Rechtsprozesse.

Probleme, die gelöst werden:

• Wiederholte Prüfung von Klauseln und Vertragspartnern
• Manuelles Tagging und Versionsverfolgung
• Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Wie Automatisierung hilft:

• Extrahiert Klauseln (z. B. Haftung, Vertraulichkeit) und Namen der Vertragspartnerinnen und Vertragspartner
• Setzt NER (Named Entity Recognition) und smarte Verschlagwortung ein
• Leitet die Dokumente an relevante Stakeholder weiter

Laut EIN Presswire soll der LegalTech-Markt von 35,4 Mrd. USD im Jahr 2025 auf 72,5 Mrd. USD im Jahr 2035 wachsen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 7,6 %.

Dieser Zuwachs ist dem wachsenden Einsatz von Automatisierung, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz zu verdanken, um juristische Arbeitsabläufe effizienter, akkurater und weltweit zugänglicher zu gestalten.

Fazit: Welcher Anwendungsfall passt am besten zu Ihnen?

Ob Sie Rechnungen, Versandbelege, Versicherungsformulare oder Arbeitsverträge verwalten: Die Dokumentenverarbeitung bietet einen klaren Weg zu schnelleren Workflows, saubereren Daten und geringeren Betriebskosten. Der Schlüssel ist, klein zu starten: Identifizieren Sie den einen Dokumenttyp, der Ihrem Team am meisten Probleme bereitet, und automatisieren Sie zunächst diesen. Von dort aus können Sie die Automatisierung ausbauen und in Ihrer gesamten Organisation immer weiter optimieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Dokumentenmanagement funktioniert, welche Technologien dahinterstehen und wie sie in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie alle beantworteten Fragen zu Anwendungsfällen der Dokumentenverarbeitung.

Was sind die besten Anwendungsfälle für Dokumentenverarbeitung?

Zu den wirkungsvollsten Anwendungsfällen für das Dokumentenmanagement gehören die Rechnungsautomatisierung im Finanzwesen, die Schaden- und Formularbearbeitung in Versicherungen, die Verwaltung von HR-Onboarding-Dokumenten, die Extraktion von Logistik- und Versanddokumenten sowie das Auslesen von Verträgen im Rechtsbereich. Diese Bereiche zeichnen sich durch wiederkehrende, dokumentenintensive Abläufe aus, bei denen Automatisierung schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Genauigkeit und geringere Betriebskosten ermöglicht.

Kann ich HR-Formulare und den Onboarding-Prozess automatisieren?

Ja. Mit Tools wie Parseur können Sie wichtige Daten aus Lebensläufen, Ausweisscans, Steuerformularen und unterschriebenen Verträgen automatisiert extrahieren. Diese Daten werden nahtlos an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors übertragen, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und neue Mitarbeitende schneller startklar werden. Automatisierung sorgt für Konsistenz, verbessert die Compliance und ermöglicht HR-Teams, sich auf Menschen statt auf Papierkram zu konzentrieren.

Was, wenn meine Dokumente alle unterschiedliche Formate haben?

Das ist kein Problem. Parseur unterstützt eine große Vielfalt von Dokumentenformaten, darunter PDFs, E-Mail-Nachrichten, bildbasierte Scans und Anhänge. Ob Ihre Dokumente strukturiert sind (z.B. Formulare) oder unstrukturiert (wie E-Mails oder Briefe), Parseur nutzt intelligentes Parsing, um die relevanten Datenfelder präzise zu extrahieren und dorthin zu senden, wo sie benötigt werden. Kein manuelles Sortieren oder Umformatieren erforderlich.

Zuletzt aktualisiert am 1. August 2025