Top 5 Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025

Wichtigste Erkenntnisse

• Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist inzwischen geschäftskritisch und ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken und die Effizienz in verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Personalwesen, Logistik, Versicherungen und Rechtsabteilungen zu steigern.
• Rechnungsautomatisierung bleibt eine der kosteneffektivsten Anwendungen, wobei Unternehmen die Kosten pro Rechnung um bis zu 80 % senken.
• Branchen wie Versicherungen und Personalwesen profitieren dank Automatisierung von schnelleren Durchlaufzeiten und höherer Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit.
• Der Einsatz von Tools zur Dokumentenautomatisierung befähigt Teams, manuelle Fehler zu reduzieren, die Compliance zu verbessern und reibungslos zu skalieren.

Im Jahr 2025 hat sich die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung von einer Nischen-IT-Investition zu einem geschäftskritischen Werkzeug entwickelt, das in verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Logistik, Personalwesen, Recht und Versicherung eingesetzt wird. Angesichts steigender Dokumentenvolumina, wachsendem Druck, mit weniger mehr zu erreichen, und zunehmender Compliance-Anforderungen können es sich Unternehmen nicht mehr leisten, dokumentenbasierte Prozesse manuell zu verwalten.

Vena Solutions berichtet, dass laut einer Studie der Duke University mittlerweile bereits 60 % der Unternehmen Automatisierungslösungen eingeführt haben, was die weite Verbreitung und Wichtigkeit dieser Tools unterstreicht.

Ob beim Auslesen von Rechnungen und Onboarding-Formularen oder beim Extrahieren von Daten aus gescannten Lieferscheinen: Unternehmen erzielen einen echten ROI durch eingesparte Zeit und reduzierte Fehler.

Dieser Artikel beleuchtet die fünf wichtigsten Anwendungsfälle für die Dokumentenverarbeitung im Jahr 2025 – mit Statistiken, Ablaufdiagrammen und Beispielen aus Branchen, die Vorreiter der Automatisierung sind.

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Anwendungsfall 1: Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Finanzwesen

Unter den vielen Aufgaben im Backoffice, die Finanzteams übernehmen, bleibt die Rechnungsverarbeitung oft unbemerkt – bis sie zum Engpass wird. Ob kleines Unternehmen oder wachsendes Unternehmen: Den Überblick über eingehende Rechnungen zu behalten, ist entscheidend für einen gesunden Cashflow und die Vermeidung von Zahlungsrückständen. Was einst eine langsame und manuelle Aufgabe war, ist heute einer der beliebtesten Einstiege in die Dokumentenautomatisierung. Mit modernen Tools können Teams skalierbare Systeme einrichten, die große Rechnungsvolumen mit minimalem manuellem Aufwand effizient abwickeln.

Warum es wichtig ist:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bleibt eine der Anwendungen mit dem höchsten Return on Investment (ROI) im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Finanzteams bearbeiten meist hunderte Rechnungen pro Monat – in unterschiedlichen Formaten, per E-Mail, PDF oder als gescanntes Papier. Manuelle Dateneingabe verlangsamt Zahlungen, führt zu Fehlern und erhöht das Auditrisiko.

Der automatisierte Ablauf:

1. Rechnungen gehen per E-Mail oder Direkt-Upload ein.
2. Parseur extrahiert automatisch Felder wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum.
3. Die Daten werden an ein ERP-System (z. B. QuickBooks, Xero, SAP) gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Bis zu 80 % Kostenersparnis pro Rechnung (Yooz Research).
• Verkürzte Durchlaufzeiten von Tagen auf Minuten.
• Verbesserte termingerechte Zahlungen und bessere Lieferantenbeziehungen.

Anwendungsfall 2: Schaden- & Formularverarbeitung in der Versicherung

In der Versicherungsbranche sind Papierdokumente allgegenwärtig – von neuen Anträgen bis hin zu mehrseitigen Schadenmeldungen, die Versicherte einreichen. Die Vielfalt der Dokumentenformate macht es zu einer Herausforderung, effiziente und geordnete Abläufe aufrechtzuerhalten. Daher gewinnt die automatisierte Dokumentenverarbeitung zunehmend an Bedeutung. Durch intelligentes Routing und das Extrahieren von Informationen aus eingehenden Formularen können Versicherer manuelle Engpässe auflösen und schnellere, genauere Entscheidungen treffen.

Warum es wichtig ist:

Versicherungsunternehmen bearbeiten täglich hohe Volumina strukturierter und semistrukturierter Formulare – von Policenanträgen bis hin zu Schadensmeldungen und Nachweisen. Geschwindigkeit und Genauigkeit wirken sich direkt auf die Kundenzufriedenheit aus.

Übliche Dokumente:

• Gescannte Schadenformulare
• PDFs von Arztrechnungen
• E-Mail-Anhänge mit ergänzenden Unterlagen

Ablauf der Automatisierung:

• Dokumente werden nach Typ (Schaden, Police, Beleg) kategorisiert.
• Daten wie Name, Policennummer, Schadensdatum und Schadenbeschreibung werden extrahiert.
• Die ausgelesenen Daten werden an eine Schadensmanagement-Plattform oder ein CRM gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Schnellere Schadenbearbeitung.
• Geringere Verwaltungskosten.
• Höhere Kundenzufriedenheit und -bindung.

Bis 2025 werden laut RDN über 80 % der Kfz-Schadensfälle virtuell bearbeitet, mit bis zu 50 % vollautomatisierten Schadenfällen ohne Personenschäden. Dieser Wandel führt zu schnelleren Abwicklungen, höherer Produktivität und größerer Kundenzufriedenheit.

Anwendungsfall 3: Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten

Der erste Eindruck zählt – und für HR-Teams ist das Onboarding dieser erste Eindruck. Ob Steuerformulare oder NDAs: Beim Onboarding neuer Mitarbeitender, besonders in großen Unternehmen, fällt eine Menge Papierkram an. Wird dieser Prozess manuell durchgeführt, verlangsamt dies den gesamten Prozess und öffnet die Tür für Fehler, die Compliance-Probleme oder Verzögerungen beim Arbeitsbeginn bedeuten können. Automatisierte Dokumentenverarbeitung bietet einen intelligenteren Weg: Sie reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht es HR-Teams, sich auf Menschen statt auf Papierkram zu konzentrieren.

Warum es wichtig ist:

HR-Teams bearbeiten vertrauliche Dokumente wie Steuerformulare, Bewerbungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Ausweiskopien – meist als E-Mail-Anhänge oder PDFs. Das manuelle Bearbeiten jedes einzelnen Kandidaten-Dokuments führt zu Engpässen und Compliance-Risiken.

Ablauf der Automatisierung:

• E-Mails mit Onboarding-Dokumenten werden überwacht und geparst.
• Relevante Daten (Name, Position, Startdatum, Steuer-ID) werden extrahiert.
• Die Daten werden an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors gesendet.

Geschäftlicher Nutzen:

• Bessere Einhaltung der Compliance und Audit-Bereitschaft.
• Verbesserte Onboarding-Erfahrungen für neue Mitarbeitende.

Eine Studie von Acciyo zeigt: Die Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten kann die Bindung neuer Mitarbeitender um 50 % steigern, den Papierkram um 70 % verringern und den administrativen Aufwand um 80 % senken. Das zeigt, wie Automatisierung Onboarding-Prozesse spürbar verbessert, Compliance-Risiken senkt und HR-Teams ermöglicht, sich mehr auf Mitarbeitende als auf Dokumente zu konzentrieren.

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Anwendungsfall 4: Automatisierung von Versand- & Logistikdokumenten

In schnelllebigen Logistikunternehmen erzählt jedes Dokument eine Geschichte – sei es ein Versandnachweis, eine Auftragsverfolgung oder ein Bestandsupdate. Kommen diese Dokumente aber als gescannte Kopien oder handschriftliche Belege herein, können selbst kleine Verzögerungen fatale Auswirkungen entlang der Lieferkette haben. Immer mehr Logistik-Teams setzen daher auf KI-gestützte Automatisierung, damit Sendungen pünktlich ankommen, der manuelle Aufwand sinkt und Transparenz in Echtzeit über Lager, Fahrer und Kunden besteht.

Warum es wichtig ist:

Versand- und Logistikprozesse bauen stark auf Papierdokumenten wie Frachtbriefen, Liefernachweisen und Versandbenachrichtigungen. Diese werden häufig gescannt oder per E-Mail versendet und müssen zügig verarbeitet werden, um die Effizienz der Lieferkette zu sichern.

Probleme, die gelöst werden:

• Mangelnde Transparenz beim Lieferstatus
• Fehler durch Handschrift oder schlechte Scans
• Verzögerungen bei Bestands- oder Lieferupdates

So sieht Automatisierung aus:

• Ein gescanntes Versanddokument wird automatisch geparst.
• Felder wie Sendungsnummer, Lieferdatum und SKU werden extrahiert.
• Die ausgelesenen Daten werden in das Bestandsmanagementsystem oder das Logistik-Dashboard übertragen.

Laut Globe News Wire wird der globale Markt für Logistikautomatisierung von rund 92,9 Mrd. US-Dollar im Jahr 2024 voraussichtlich auf 157,7 Mrd. US-Dollar bis 2030 wachsen, was einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 9,2 % entspricht.

Dieses Wachstum wird durch Kostensenkungen, Effizienzdruck, den Aufstieg des E-Commerce, die Globalisierung und technologische Fortschritte wie KI, Robotik und autonome Fahrzeuge angetrieben.

Anwendungsfall 5: Auslesen von Rechts- & Compliance-Dokumenten

Rechts- und Compliance-Teams sind oft mit einer Flut an Dokumenten konfrontiert – von Verträgen und Vereinbarungen bis hin zu behördlichen Einreichungen. Während Genauigkeit entscheidend ist, verlangsamen manuelle Prüfungen jeden Prozess und bergen Risiken. Mit wachsenden Arbeitsmengen steigt auch der Bedarf an intelligenteren Tools, die Schlüsselinfos schneller extrahieren, repetitive Review-Aufgaben reduzieren und Teams dabei helfen, Ordnung und Compliance zu sichern, ohne überlastet zu werden.

Warum es wichtig ist:

Kanzleien, Compliance-Teams und Behörden verwalten tausende Verträge, NDAs und Einreichungen, für die Genauigkeit und Struktur unerlässlich sind. Manuelle Prüfungen und Klassifizierungen verlangsamen Rechtsprozesse.

Probleme, die gelöst werden:

• Wiederholtes Prüfen von Klauseln und Unterschriften
• Manuelles Taggen oder Versionsverfolgung
• Schwierigkeiten bei der Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien

Wie Automatisierung hilft:

• Extraktion von Klauseln (z. B. Haftung, Vertraulichkeit) und Namen der Parteien
• Nutzung von NER (Named Entity Recognition) und smarter Verschlagwortung
• Weiterleitung von Dokumenten an relevante Mitarbeitende

EIN Presswire berichtet, dass der LegalTech-Markt von 35,4 Mrd. US-Dollar im Jahr 2025 auf 72,5 Mrd. US-Dollar bis 2035 wachsen wird, was einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 7,6 % entspricht.

Dieses Wachstum wird durch den verstärkten Einsatz von Automatisierung, Digitalisierung und KI angetrieben, um juristische Arbeitsabläufe weltweit effizienter, exakter und zugänglicher zu gestalten.

Fazit: Welcher Anwendungsfall passt zu Ihnen?

Ob Sie Rechnungen, Versandbelege, Versicherungsformulare oder Arbeitsverträge verwalten: Die Dokumentenautomatisierung bietet einen klaren Weg zu schnelleren Prozessen, saubereren Daten und geringeren Betriebskosten. Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen: Identifizieren Sie den Dokumententyp, der Ihrem Team die größten Probleme bereitet, und automatisieren Sie diesen zuerst. Von dort aus können Sie Ihre Automatisierungsstrategie ausbauen und weitere Effizienzgewinne im gesamten Unternehmen erzielen.

Erfahren Sie mehr über die Technologie und Einsatzbereiche in unserem Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

FAQ

Was sind die besten Anwendungsfälle für Dokumentenverarbeitung?

Die wirkungsvollsten Fälle sind Rechnungsautomatisierung im Finanzwesen, Schaden- und Formularverarbeitung in Versicherungen, Verwaltung von HR-Onboarding-Dokumenten, Extraktion von Logistik- und Versanddokumenten und Vertragsauslese im Rechtsbereich. Hier handelt es sich oft um repetitive Prozesse mit hohem Dokumentenaufkommen, in denen Automatisierung zu schnelleren Durchlaufzeiten, höherer Genauigkeit und geringeren Kosten führt.

Kann ich HR-Formulare und den Onboarding-Prozess automatisieren?

Ja. Mit Tools wie Parseur können Sie wichtige Daten aus Lebensläufen, Ausweisscans, Steuerformularen und unterschriebenen Verträgen automatisiert extrahieren. Diese Daten werden dann nahtlos an HR-Systeme wie BambooHR, Workday oder SuccessFactors übergeben, wodurch manuelle Arbeit verringert und neue Mitarbeitende schneller startklar sind. Automatisierung sorgt für Konsistenz, verbessert die Compliance und entlastet HR-Teams bei Routineaufgaben.

Was, wenn meine Dokumente alle unterschiedliche Formate haben?

Kein Problem. Parseur unterstützt eine große Bandbreite von Dokumentenformaten, darunter PDFs, E-Mails, bildbasierte Scans und Anhänge. Ob Ihre Dokumente strukturiert (wie Formulare) oder unstrukturiert (wie E-Mails oder Briefe) sind: Parseur nutzt intelligente Parsingmethoden, um die relevanten Datenfelder präzise zu extrahieren und weiterzuleiten – ganz ohne manuelles Sortieren oder Umformatieren.

Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2025