Points clés à retenir
- L'automatisation du traitement des documents est désormais essentielle, permettant aux entreprises de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité dans divers départements, notamment la finance, les RH, la logistique, l’assurance et le juridique.
- L'automatisation des factures reste l'une des applications les plus rentables, avec des organisations qui réduisent le coût par facture jusqu'à 80 %.
- Des secteurs comme l'assurance et les RH constatent des délais de traitement accélérés et une satisfaction accrue des clients ou des collaborateurs grâce à l’automatisation.
- Adopter des outils d’automatisation documentaire permet aux équipes de réduire les erreurs manuelles, d’améliorer la conformité et de scaler les opérations sans friction.
En 2025, l'automatisation du traitement des documents est passée d’un investissement IT de niche à un outil crucial adopté dans toute l’organisation : finance, logistique, RH, juridique et assurance. Face au volume croissant de documents, à la pression d’en faire plus avec moins et à la multiplication des obligations réglementaires, les entreprises ne peuvent plus se permettre de traiter les workflows documentaires manuellement.
Vena Solutions indique, sur la base d’une étude de l’université Duke, que près de 60 % des entreprises ont déjà adopté des solutions d’automatisation, soulignant à quel point ces outils sont aujourd’hui incontournables.
Du parsing de factures et formulaires d’onboarding à l’extraction de données sur des bordereaux d’expédition scannés, les entreprises obtiennent un véritable retour sur investissement, aussi bien en temps gagné qu’en diminution des erreurs.
Cet article présente les 5 principaux cas d’utilisation concrets du traitement de documents en 2025, illustrés par des chiffres, des schémas de workflow et des exemples issus de secteurs en pointe dans l’automatisation.
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Cas d’utilisation 1 : Automatiser le traitement des factures en finance
Parmi la multitude de tâches back-office que gèrent les équipes financières, le traitement des factures passe souvent inaperçu, jusqu’à devenir un frein opérationnel. Que vous soyez une petite entreprise ou en forte croissance, garder la maîtrise des factures entrantes est essentiel pour garder une trésorerie saine et éviter les retards de paiement. Ce qui était une routine manuelle laborieuse est aujourd’hui l’un des points d’entrée les plus populaires vers l’automatisation documentaire. Avec les outils modernes, les équipes mettent en place des systèmes évolutifs capables de gérer de gros volumes de factures avec très peu d’efforts humains.
Pourquoi c’est important :
L’automatisation du traitement des factures reste l’une des applications avec le plus fort retour sur investissement en gestion documentaire. Les services financiers traitent des centaines de factures par mois, dans différents formats, envoyées par e-mail, PDF ou scan papier. La saisie manuelle ralentit les paiements, crée des erreurs humaines et introduit un risque d’audit.
Le flux de travail automatisé :
- Les factures arrivent par e‑mail ou dépôt direct.
- Parseur extrait automatiquement les champs (numéro de facture, commande, montant, date d’échéance).
- Les données sont envoyées vers un ERP (ex. : QuickBooks, Xero, SAP).
Impact métier :
- Jusqu’à 80 % de réduction du coût par facture (Yooz Research).
- Délai de traitement ramené de plusieurs jours à quelques minutes.
- Paiements mieux respectés et relations fournisseurs durables.
Cas d’utilisation 2 : Traitement des sinistres et formulaires en assurance
Dans le secteur de l’assurance, la paperasse est omniprésente : des nouveaux contrats aux formulaires de sinistres pluri-pages. Les documents arrivent dans des formats variés et maintenir un flux efficace devient un vrai défi. C’est pour cela que le traitement automatisé de documents s’impose. En acheminant et en extrayant intelligemment l’information à partir des formulaires reçus, les assureurs s’affranchissent des goulots d’étranglement manuels pour accélérer la prise de décision, avec plus de précision.
Pourquoi c'est important :
Les compagnies d'assurances gèrent des volumes élevés de formulaires structurés ou semi-structurés au quotidien, des dossiers d’adhésion aux sinistres et justificatifs. Rapidité et précision ont un impact direct sur la satisfaction client.
Documents courants :
- Formulaires de sinistres scannés
- Factures médicales PDF
- Pièces jointes e-mail avec justificatifs
Workflow d’automatisation :
- Les documents sont classés par type (sinistre, contrat, justificatif).
- Les infos comme nom du bénéficiaire, n° de police, dates, descriptif des dégâts sont extraites.
- Les données parses sont envoyées vers une plateforme de gestion de sinistres ou un CRM.
Impact métier :
- Résolution des sinistres accélérée.
- Baisse des frais administratifs.
- Fidélisation et satisfaction client en hausse.
En 2025, plus de 80 % des sinistres auto sont traités virtuellement et jusqu’à 50 % des sinistres matériels sans blessure totalement automatisés, selon RDN. Cela entraîne des cycles plus courts, une productivité accrue et une plus grande satisfaction client.
Cas d’utilisation 3 : Automatiser l’onboarding RH
La première impression compte : pour les RH, l’onboarding joue un rôle clé. Entre formulaires fiscaux, NDA, une quantité importante de documents est impliquée lors de l’accueil des nouveaux collaborateurs, en particulier pour les entreprises qui recrutent en masse. Géré manuellement, ce processus ralentit tout et accroît le risque d’erreur ou de non-conformité pouvant retarder l’arrivée d’un nouveau salarié. L’automatisation documentaire simplifie l’intégration en déchargeant l’administratif et en permettant aux RH de se consacrer à l’humain plutôt qu’à la paperasse.
Pourquoi c’est important :
Les RH gèrent des documents confidentiels comme des formulaires fiscaux, candidatures, NDA, preuves d’identité, souvent reçues par e-mail ou au format PDF. Traiter ces documents manuellement pour chaque candidat crée des blocages et des risques de conformité.
Workflow d’automatisation :
- Les e-mails contenant des documents d’onboarding sont surveillés et parsés.
- Les infos pertinentes (nom du candidat, poste, date d'embauche, numéro fiscal) sont extraites.
- Les données sont envoyées vers les SIRH comme BambooHR, Workday ou SuccessFactors.
Impact métier :
- Meilleure conformité et préparation aux audits.
- Expérience d’onboarding optimisée pour les nouveaux employés.
Une étude de Acciyo a démontré que l’automatisation des documents d’onboarding RH peut améliorer de 50 % la rétention des nouveaux collaborateurs, tout en diminuant de 70 % la paperasse et de 80 % le temps administratif. L’automatisation enrichit donc l’intégration, réduit les risques et permet aux RH de passer plus de temps sur l’engagement que sur la gestion de documents.
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Cas d’utilisation 4 : Automatisation des documents d’expédition et de logistique
Dans les opérations logistiques à grand volume, chaque document compte – confirmation d’expédition, suivi de commande, mise à jour d’inventaire. Mais lorsque ces documents arrivent sous forme de scan ou de papier manuscrit, chaque minute de retard risque d’impacter la chaîne d’approvisionnement. C’est pourquoi de plus en plus de logisticiens passent à l’automatisation IA pour garder la main sur les livraisons, alléger leurs tâches manuelles et garantir une visibilité en temps réel pour entrepôts, chauffeurs et clients.
Pourquoi c'est important :
Les workflows logistiques reposent fortement sur des documents papier comme les lettres de transport, bordereaux de livraison et avis d’expédition. Souvent scannés ou envoyés par e-mail, ils doivent être traités très rapidement pour préserver l’efficacité de la supply chain.
Problèmes résolus :
- Manque de visibilité sur l’état des livraisons
- Erreurs lors de la lecture de documents manuscrits ou scannés
- Retards dans la mise à jour des stocks ou des tableaux de bord
L’automatisation, comment ça marche :
- Les documents d’expédition scannés sont parsés automatiquement
- Les champs comme le n° d'expédition, la date de livraison et le SKU sont extraits
- Les données parsées sont transmises aux systèmes d’inventaire ou aux tableaux de bord logistiques
Selon Globe News Wire, le marché mondial de l’automatisation logistique était valorisé à environ 92,9 milliards $ en 2024 et atteindrait 157,7 milliards $ en 2030, avec un taux de croissance annuel moyen (CAGR) d’environ 9,2 % entre 2024 et 2030.
Cette croissance s'explique par la réduction des coûts, la recherche de performances, l’explosion du e-commerce, la mondialisation, et les enjeux technologiques : IA, robotique, véhicules autonomes.
Cas d’utilisation 5 : Parsing des documents juridiques et conformité
Les équipes juridiques et de conformité sont souvent submergées par le nombre de documents : contrats, conventions, dépôts réglementaires… Or la précision est clé, et passer manuellement chaque page au peigne fin ralentit l’ensemble tout en accroissant le risque d’erreur. La montée des volumes dope la demande de solutions intelligentes capables d’extraire plus rapidement les infos clés, de limiter les tâches de relecture répétitive et d’aider les équipes à rester structurées et conformes sans surcharge.
Pourquoi c’est important :
Les cabinets, équipes conformité et administrations gèrent des milliers de contrats, NDA, et dépôts, où structure et précision sont impératives. Relecture et classification manuelles ralentissent tout le service juridique.
Problèmes résolus :
- Relecture répétitive des clauses et des signataires
- Étiquetage manuel ou suivi de versions
- Difficile de faire respecter les politiques de rétention
Comment l’automatisation aide :
- Extraction des clauses (indemnité, confidentialité…) et des noms de parties
- Utilisation de la NER (reconnaissance d’entités nommées) et du smart tagging
- Routage des documents vers les bons interlocuteurs
EIN Presswire annonce que le marché LegalTech doit passer de 35,4 milliards $ en 2025 à 72,5 milliards $ en 2035, soit un CAGR de 7,6 %.
Cette croissance est liée à l’adoption accélérée de l’automatisation, à la digitalisation, à l’intelligence artificielle, qui permettent d’optimiser les workflows juridiques, renforcer la conformité, limiter les erreurs humaines et favoriser l’accès aux services juridiques partout dans le monde.
Conclusion : Quel cas d’utilisation vous correspond le mieux ?
Que vous gériez des factures, des bordereaux d’expédition, des formulaires d’assurance ou des contrats de travail, la gestion documentaire offre une voie directe vers des workflows plus rapides, des données plus propres et des coûts moindres. La clé : commencez petit ! Identifiez le type de document qui bloque le plus votre équipe, automatisez-le en priorité, puis développez l’automatisation pour décupler l’efficacité dans toute l’organisation.
Pour approfondir la gestion documentaire, découvrir les technologies en jeu, et ses applications dans chaque secteur, parcourez notre guide complet du traitement de documents.
Foire aux questions
Retrouvez toutes les réponses à vos questions sur les cas d'utilisation du traitement de documents.
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Quels sont les meilleurs cas d'utilisation du traitement de documents ?
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Parmi les cas d’utilisation les plus percutants figurent l’automatisation des factures en finance, le traitement des sinistres et formulaires en assurance, la gestion documentaire de l’onboarding RH, l’extraction des documents logistiques et d’expédition, et le parsing des contrats juridiques. Ces domaines impliquent des workflows répétitifs et très gourmands en documents où l’automatisation réduit grandement les délais, améliore la fiabilité des données et diminue les coûts opérationnels.
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Puis-je automatiser les formulaires RH et l’onboarding ?
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Oui. Avec des outils comme Parseur, vous pouvez automatiser l’extraction des données essentielles à partir de CV, scans d’identité, formulaires fiscaux, et contrats signés. Ces données sont ensuite transmises automatiquement aux systèmes RH comme BambooHR, Workday ou SuccessFactors, ce qui réduit le travail manuel et accélère la prise de poste des nouvelles recrues. L’automatisation garantit la cohérence, améliore la conformité et permet aux RH de se concentrer davantage sur l’humain que sur la paperasse.
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Et si mes documents sont tous dans des formats différents ?
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Aucun problème. Parseur prend en charge une grande variété de formats de documents, y compris les PDF, les e-mails, les scans d’images et les pièces jointes. Qu’ils soient structurés (formulaires) ou non structurés (e-mails, lettres), Parseur utilise un parsing intelligent pour extraire avec précision les champs de données pertinents et les envoyer là où il faut. Aucun tri ni formatage manuel requis.
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