Kluczowe wnioski

57% właścicieli firm uważa, że wizytówki są istotne dla biznesowego sukcesu.
Ręczne wyodrębnianie danych z wizytówek jest czasochłonne i podatne na błędy.
Parsery AI znacząco zwiększają efektywność oraz produktywność.

Wizytówki nadal odgrywają ważną rolę w profesjonalnym networkingu, jednak ręczne wydobywanie z nich informacji (takich jak imiona, numery telefonów, adresy e-mail czy stanowiska) to proces czasochłonny i narażony na błędy.

Wyodrębnianie danych z wizytówek przy użyciu AI stanowi szybkie i precyzyjne rozwiązanie, kluczowe dla firm zajmujących się regularnym przetwarzaniem dużych ilości wizytówek.

Czy wizytówki wciąż są ważne w 2024 roku?

Jeśli myślisz, że wizytówki nie mają dziś znaczenia, poniższe statystyki mogą zmienić Twoje zdanie:

Każde 2000 rozdanych wizytówek zwiększa sprzedaż nawet o 2,5%.
57% przedsiębiorców uważa, że wizytówki są kluczowe dla sukcesu.
Wizytówki mają współczynnik konwersji wynoszący 12%.

Dlaczego warto wyodrębniać dane z wizytówek?

Wyodrębnianie danych z wizytówek pozwala na:

Budowanie baz kontaktów: Automatyczne zasilanie systemu CRM danymi z wizytówek ułatwia rozwijanie i aktualizowanie list kontaktów firmowych.
Usprawnienie zarządzania leadami: Wyodrębnione dane można przypisać do odpowiednich leadów i zadbać o indywidualną, spersonalizowaną komunikację.
Lepszą obsługę relacji z klientami: Integracja wyodrębnionych danych z CRM sprzyja utrzymywaniu i rozwijaniu relacji z klientami.
Oszczędność czasu: Automatyzacja procesu eliminuje ręczne, czasochłonne wprowadzanie danych i pozwala pracownikom zająć się kluczowymi zadaniami.

Przykłady zastosowań wyodrębniania danych z wizytówek

Działy sprzedaży: Po konferencjach czy targach handlowych pracownicy otrzymują dziesiątki lub setki wizytówek. Automatyzacja wyodrębniania danych pozwala na szybki kontakt z nowymi potencjalnymi klientami bez konieczności ręcznego wprowadzania kontaktów.
Rekruterzy: Otrzymując wizytówki od kandydatów lub partnerów biznesowych, mogą sprawnie zapisać dane do systemu ATS lub bazy mailowej i utrzymać spójne profile kandydatów.
Przedsiębiorcy i małe firmy: Dla firm intensywnie uczestniczących w networkingu automatyzacja tego procesu ułatwia gromadzenie informacji o kontaktach, inwestorach czy partnerach biznesowych.

Ręczne wyodrębnianie danych z wizytówek

Ręczne wprowadzanie danych z wizytówek jest nieoptymalne z kilku powodów:

Czasochłonność: Każda wizytówka to wiele pól do samodzielnego wpisania, co przy większej liczbie kart potrafi zabrać długie godziny.
Podatność na pomyłki: Literówki, pomyłki w odczytywaniu tekstu czy złe formatowanie to częste błędy. Niestandardowe czcionki i odręczne napisy zwiększają ryzyko nieprawidłowych danych.
Brak skalowalności: Przy rozrastającej się firmie lub dużej liczbie wydarzeń networkingowych ręczne wprowadzanie szybko przestaje być możliwe.
Mała efektywność: Przechowywanie, segregowanie i archiwizacja fizycznych wizytówek generuje niepotrzebne koszty i spowalnia pracę.

Jak skanować i wyodrębniać dane z wizytówek?

Ręczne przepisywanie informacji do bazy to tradycyjna, ale nieefektywna metoda. Obecnie istnieją nowoczesne rozwiązania do automatycznego skanowania i wyodrębniania danych z wizytówek.

Aplikacje mobilne do skanowania

To najpopularniejszy sposób digitalizacji wizytówek. Przykładowo, iPhone oferuje wbudowany skaner:

Uruchom Notatki, kliknij aparat i wybierz „Skanuj dokumenty”.
Opcja „Skanuj tekst” zamienia obraz w tekst.

Również Android umożliwia skanowanie, choćby przez Google Lens, podobną funkcjonalnością do Live Text z iPhone.

Aplikacje te wykorzystują podstawowe OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), przekształcając obraz w tekst. Ograniczają się jednak do prostej ekstrakcji tekstu i gorzej radzą sobie przy niestandardowym układzie czy formatach wizytówek.

Narzędzia OCR

OCR umożliwia zamianę wydrukowanego tekstu na dane cyfrowe. Lepsze to niż ręczne wpisywanie, ale proste narzędzia mogą mieć problem z niestandardowymi wzorami, pismem odręcznym i nietypowymi czcionkami.

Skanery wizytówek

Skanery dedykowane do wizytówek skutecznie digitalizują informacje i zwykle zapewniają wyższą precyzję niż aplikacje mobilne. Narzędzia te są często dostępne w ramach systemów CRM, takich jak HubSpot czy Zoho.

Parsery AI

Parsery AI, np. Parseur, łączą możliwości OCR i uczenia maszynowego (ML), skutecznie rozpoznając i wyodrębniając dane niezależnie od układu czy projektu wizytówki. Obsługują duże wolumeny dokumentów oraz różne typy informacji (tekst, liczby, maile itp.), stale się usprawniając.

Wyodrębnianie danych z wizytówek na dużą skalę: korzyści z parsera AI

Parseur ułatwia integrację z innymi aplikacjami i pozwala automatycznie wyodrębniać dane z wizytówek, a następnie eksportować je do dowolnego narzędzia używanego przez firmę.

Wysoka precyzja

Parseur potrafi rozpoznawać tekst nawet na kreatywnych kartach, z nietypową czcionką czy grafiką. Daje wysoką skuteczność nawet dla trudniejszych skanów.