Making Tax Digital erfordert die digitale Speicherung und Verwaltung von Mehrwertsteuerdaten. Rechnungsautomatisierung hilft Unternehmen dabei, manuelle Verwaltung zu reduzieren und die Vorschriften leichter einzuhalten.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Making Tax Digital verpflichtet Unternehmen, Mehrwertsteueraufzeichnungen digital zu führen und Erklärungen über MTD-kompatible Software einzureichen.
- Die manuelle Eingabe von Rechnungen bringt einen hohen administrativen Aufwand, erhöht das Fehlerpotenzial und wird bei wachsendem Volumen schnell unübersichtlich.
- Parseur ermöglicht Unternehmen, Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren und an MTD-kompatible Buchhaltungssoftware wie Xero, Sage, FreeAgent und QuickBooks zu übertragen.
Finanzteams verbringen jeden Monat 5 bis 8 Stunden damit, Rechnungsdaten in Xero zu erfassen: Rechnungsnummer, Lieferant, Mehrwertsteuerbetrag, Bruttosumme – immer wieder.
Vorgeschrieben durch Making Tax Digital. Monoton und nicht skalierbar.
Was wäre, wenn Eingangsrechnungen direkt per E-Mail ins Xero gelangen könnten – ohne manuelles Eintippen?
Laut den HMRC-Richtlinien müssen Mehrwertsteueraufzeichnungen digital geführt und Erklärungen über MTD-kompatible Software wie Xero, Sage Business Cloud oder FreeAgent digital eingereicht werden. Für Einzelunternehmer und Vermieter startet MTD für die Einkommenssteuer ab April 2026.
Die eigentliche Herausforderung liegt für viele Unternehmen nicht in der VAT-Meldung selbst, sondern im Schritt davor.
Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail als PDF-Anhang. Jemand lädt die Datei herunter, öffnet die Buchhaltungssoftware und überträgt wiederholt identische Angaben: Rechnungsnummer, Lieferantenname, USt-ID, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag, Bruttosumme.
Und das stets aufs Neue.
Schon für kleine Unternehmen mit 50 bis 100 Rechnungen pro Monat wird die manuelle Erfassung schnell zum Zeitfresser. Bei fünf bis zehn Minuten pro Rechnung gehen Monat für Monat etliche Arbeitsstunden in die Erfassung anstatt in die Auswertung.
Mit steigender Rechnungszahl wächst das Risiko für Fehler und das Ordnungsproblem. Tippfehler schleichen sich ein, Mehrwertsteuerbeträge werden falsch erfasst, doppelte Rechnungen übersehen, fehlende Aufzeichnungen verursachen Schwierigkeiten bei der Abgabe. Besonders vor der Frist kann selbst ein kleiner Fehler erheblichen Stress verursachen.
Hier setzt die Automatisierung von Making Tax Digital an: Statt Rechnungsdetails händisch zu übertragen, werden die Daten automatisch aus E-Mails extrahiert und direkt in Plattformen wie Xero, Sage oder FreeAgent übernommen.
Das Resultat? Geringerer Verwaltungsaufwand, sauber digitalisierte Aufzeichnungen und ein entspannter Weg zur HMRC-Konformität.
Was ist Making Tax Digital?
Making Tax Digital (MTD) ist die Initiative der HMRC für verpflichtende digitale Steueraufzeichnungen und Meldungen für britische Unternehmen, Einzelunternehmer und Vermieter.
Statt manueller Einträge in veralteten Systemen oder Tabellen und Papierdokumenten müssen Unternehmen jetzt digitale Aufzeichnungen führen und ihre Steuerdaten per MTD-kompatibler Software übermitteln.
Nach Angaben der HMRC: „Sie sollten nun Ihre Mehrwertsteuerunterlagen führen und Mehrwertsteuererklärungen mit kompatibler Software einreichen.“
Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist Making Tax Digital bereits verpflichtend geworden. Die VAT-Erklärung über das altbekannte HMRC Online-Konto ist, sofern keine Ausnahme vorliegt, nicht mehr möglich. Auch über die Mehrwertsteuer hinaus wird MTD weiter ausgerollt.
Für die tägliche Finanzpraxis bedeutet das: Digitale Mehrwertsteueraufzeichnungen, strukturierte Ablage von Rechnungsdaten, Nutzung von MTD-kompatibler Buchhaltungssoftware, elektronische Übermittlung der VAT-Daten an HMRC und insgesamt eine nahtlos digitale Buchführung.
Genau hier wird die manuelle Verarbeitung herausfordernd: Viele Unternehmen erhalten Rechnungen nach wie vor als PDF-Anhang per E-Mail und tippen Daten manuell ein. Das kostet Zeit, erhöht die Fehlerquote und sorgt leicht rund um Fristen für zusätzliche Belastung.
Gerade für Buchhalter mit mehreren Mandanten, Bauunternehmer mit CIS-Rechnungen oder KMUs mit vielen Lieferanten wächst der Arbeitsberg stetig.
Mit Hilfe von Automatisierungstools für Making Tax Digital lassen sich Rechnungsdaten automatisch extrahieren und an Buchhaltungssoftware wie Xero, Sage, FreeAgent oder QuickBooks übertragen.
Das Ziel ist mehr als nur „digital“ zu sein: Es geht um korrekte Aufzeichnungen, reduzierten manuellen Aufwand und mehr Kontrolle beim Umsetzen der HMRC-Vorschriften.
Was HMRC für Making Tax Digital voraussetzt
Making Tax Digital ist keine Empfehlung – es ist für zahlreiche britische Unternehmen bereits verpflichtend.
Ziel von MTD ist es, Unternehmen von manuellen Prozessen zu einer vollständig digitalen Steuerverwaltung und -meldung zu bringen. Wer noch mit Papier, Tabellenkalkulationen oder manuellen Prozessen arbeitet, stößt schnell an Grenzen.
MTD für Mehrwertsteuer
Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz über £90.000 müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren und die MTD-Anforderungen der HMRC erfüllen.
MTD für VAT schreibt vor:
- Digitale Aufzeichnungen der VAT-Transaktionen,
- Meldung der VAT über MTD-kompatible Software,
- digitale Verknüpfung der Aufzeichnungen mit der Übermittlung,
- Übermittlung direkt aus zugelassener Software an HMRC.
Manuelle Abläufe und frühere Workarounds gehen damit nicht mehr. Zu den gängigen MTD-kompatiblen Lösungen zählen Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent und QuickBooks. Sie verbinden sich via API direkt mit HMRC.
Problematisch bleibt oft, dass Rechnungen weiterhin manuell als PDF- oder Scan-Anhang empfangen werden. Bei wachsendem Rechnungsvolumen wird die Organisation rasch zur Herausforderung.
MTD für Einkommenssteuer
Making Tax Digital dehnt sich auch auf die Einkommenssteuer aus. Ab April 2026 sind Einzelunternehmer und Vermieter mit mehr als £50.000 Jahreseinnahmen betroffen, ab April 2027 auch mit mehr als £30.000.
Das betrifft u. a. selbstständige Unternehmer und jene, die ihre Selbstveranlagung noch manuell erledigen. Vorgeschrieben werden digitale Aufzeichnungen sowie vierteljährliche digitale Updates zu Einnahmen und Ausgaben.
Für kleinere Unternehmen bedeutet das häufiger zu berichtende Zeiträume und einen deutlich größeren administrativen Aufwand, wenn weiter alles händisch bleibt.
Britische Mehrwertsteuersätze und korrekte Rechnungen
Die korrekte Zuweisung der Mehrwertsteuer ist essenziell für MTD-Konformität. Im Vereinigten Königreich gelten:
- 20 % Standardsteuersatz,
- 5 % ermäßigter Satz,
- 0 % Nullsatz,
- sowie umsatzsteuerbefreite Umsätze.
Fehler bei der Auswahl führen besonders bei manueller Erfassung zu Problemen – kleine Tippfehler werden mit zunehmender Rechnungsmenge schnell zu Fehlerquellen.
CIS-Rechnungen und das Baugewerbe
Bauunternehmen sind zudem durch das Construction Industry Scheme (CIS) gefordert. Auftraggeber sind verpflichtet, bei Subunternehmern Steuern direkt einzubehalten – für registrierte Subunternehmer 20 %, für nicht registrierte 30 %.
Eine typische CIS-Rechnung umfasst Bruttosumme, CIS-Abzug und ausgezahlten Nettobetrag. Beispiel: Brutto £1.000, CIS-Abzug 20 % (£200), Auszahlbetrag £800.
Diese Werte müssen für die CIS-Meldung exakt stimmen. Bei manueller Bearbeitung steigt das Risiko von Fehlern und fehlenden Belegen. Viele Bauunternehmen setzen deshalb auf Automatisierungsworkflows für Making Tax Digital, um den manuellen Aufwand und das Fehlerrisiko zu minimieren.
Wie Sie eine MTD-konforme Rechnungsautomatisierung umsetzen
Die größte Herausforderung für viele britische Unternehmen ist der Aufwand, der bei der Verwaltung und Erfassung von Lieferantenrechnungen entsteht – nicht erst die VAT-Abgabe selbst.
Automatisierungslösungen für Making Tax Digital reduzieren diesen manuellen Aufwand und übertragen Rechnungsdaten automatisiert an MTD-konforme Buchhaltungsplattformen.
Der typische Ablauf: Eine Rechnung trifft per E-Mail ein, wird automatisch verarbeitet, die extrahierten Daten wandern direkt in die Buchhaltungssoftware, Mehrwertsteueraufzeichnungen sind stets aktuell, und die Vorbereitung auf die VAT-Abgabe ist deutlich erleichtert.
So bauen Sie einen einfachen MTD-Automatisierungsworkflow:
Schritt 1: Parseur-Postfach einrichten
Richten Sie ein Postfach in Parseur ein und leiten Sie mehrere Musterrechnungen von Ihren Lieferanten dorthin weiter. Je mehr verschiedene Lieferantenlayouts, desto besser lernt das System.
Typische Beispiele: klassische Lieferantenrechnungen, mehrseitige oder gescannte PDFs, CIS-Rechnungen, VAT-Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen. Ziel: Alle in Ihrem Unternehmen üblichen Rechnungsarten sollten automatisch verarbeitet werden. Bereits bei Eingang erkennt Parseur die wichtigsten Felder.
Schritt 2: Automatische VAT-Rechnungsdatenerfassung
Parseur extrahiert alle relevanten Daten direkt aus der Rechnung – kein Abtippen nötig. Typische Felder sind: Lieferantenname, USt-IdNr., Belegnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Mehrwertsteuerbetrag, Steuersatz und Bruttosumme.
Gerade bei britischen VAT-Rechnungen ist das unerlässlich, da die Zuordnung für MTD exakt erfolgen muss. Das System erkennt VAT-Nummern im GB-Format (z. B. GB123456789) und ordnet die korrekten Umsatzsteuersätze zu: 20 % Standard, 5 % reduziert, 0 % Nullsatz.
CIS-Rechnungen im Baugewerbe enthalten oft weitere Felder wie Bruttosumme, CIS-Satz, Abzugsbetrag und Nettosumme. Da die Steuersätze je nach Status variieren, besteht bei manueller Bearbeitung hohes Fehlerrisiko. Automatisierung schützt vor wiederkehrenden Eingabefehlern und gewährleistet stets korrekte digitale Aufzeichnungen.
Schritt 3: Übertragung der extrahierten Daten in die Buchhaltungssoftware
Die strukturierten Rechnungsdaten lassen sich direkt in die MTD-kompatiblen Buchhaltungsprogramme wie Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent oder QuickBooks übertragen.
Das Zusammenspiel erfolgt meist über Automatisierungsplattformen wie Zapier, Make oder Microsoft Power Automate. Dadurch gelangen die relevanten Informationen automatisiert vom E-Mail-Anhang direkt ins Buchhaltungstool – manueller Aufwand entfällt.
Beispiel: Eine Rechnung trifft per E-Mail ein, Parseur extrahiert VAT-relevante Felder, Zapier oder Make übertragen diese nach Xero, das Dokument wird als Datensatz angelegt, und die VAT-Aufzeichnungen bleiben direkt mit der HMRC-Abgabe verknüpft. Finanzverantwortliche prüfen die erfassten Daten nur noch im Ausnahmefall. Weitere Praxisbeispiele finden Sie unter 10 Workflow-Automatisierungen, die Sie mit Parseur bauen können.
Schritt 4: Digitale Aufzeichnungen für MTD-Konformität sichern
Eine der wichtigsten MTD-Anforderungen ist der digitale Belegfluss mit direkter Verbindung zur VAT-Einreichung. Werden Rechnungsinformationen automatisch erfasst und in die Buchhaltungssoftware übergeben, sinkt das Risiko für Lücken, Doppelungen, fehlerhafte Mehrwertsteuerbeträge, Übertragungsfehler oder auseinanderlaufende Datensätze.
Gerade bei hohem Rechnungsaufkommen ist das entscheidend. Für Steuerberater, die viele MTD-Kunden betreuen, oder Bauunternehmer mit regelmäßigen CIS-Abzügen ist eine manuelle Verwaltung kaum mehr praktikabel. Automatisierung ersetzt keine Kontrolle, minimiert jedoch den Routineaufwand beim Erhalt korrekter VAT-Aufzeichnungen signifikant.
Ihre MTD-Compliance-Checkliste
Making Tax Digital erfordert mehr als nur die quartalsweise VAT-Meldung. Es bedarf strukturierter digitaler Aufzeichnungen, klarer Rechnungsworkflows und einer durchgehenden Prüfbarkeit vom Ursprung bis zur Einreichung.
Mit dieser Checkliste prüfen Sie Ihre Prozesse auf MTD-Tauglichkeit:
Digitale Aufbewahrung
- Lieferantenrechnungen werden digital und strukturiert in MTD-kompatibler Software erfasst, nicht nur als Anhang gespeichert
- Erfasste Rechnungsdaten sind als Felder organisiert
- VAT-Beträge werden vor der Meldung geprüft
- CIS-Rechnungen werden separat überwacht
- Datum, Lieferant und USt-IdNr. sind einheitlich dokumentiert
MTD-kompatible Software
- Nutzung einer MTD-kompatiblen Buchhaltungsplattform wie Xero, Sage, FreeAgent oder QuickBooks
- Buchhaltungssoftware ist direkt mit HMRC zur VAT-Abgabe verbunden
- Digitale Kette von Rechnung bis VAT-Erklärung ist vorhanden
- Keine Notwendigkeit zum Abgleich von Tabellenkalkulationen und Buchhaltungssystem mehr
Quartalsweise VAT-Abgabe
- Alle Lieferantenrechnungen werden vor der Abgabe in die VAT-Meldung integriert
- VAT wird digital per MTD-Software eingereicht
- Empfangsbestätigungen der HMRC werden gespeichert
- VAT-Listen werden vor Abgabefristen kontrolliert
Prüfbarkeit und Audit-Trail
- Jede Rechnung ist mit Eingangsdatum oder Zeitstempel versehen
- Ursprungsdokument bleibt mit dem Buchhaltungsdatensatz verknüpft
- Workflow ist vom E-Mail-Anhang bis zur VAT-Einreichung nachvollziehbar
- Änderungen und Korrekturen sind nachvollziehbar dokumentiert
Automatisierungsprüfung
- Wöchentliche Kontrolle der korrekten Verarbeitung neuer Rechnungen
- Monatliche Prüfung auf fehlende oder unvollständige Extraktionen
- Vor jeder VAT-Abgabe Überprüfung des Workflows zur Fehlervermeidung
- Dauerhafte Kontrolle von CIS-Abzügen und VAT-Kategorien
MTD-konform bleiben – ohne übermäßigen manuellen Aufwand
Making Tax Digital ist für britische Unternehmen längst Realität. Umsatzsteuerpflichtige Betriebe müssen bereits heute die VAT digital dokumentieren und die Anforderungen mit MTD-kompatibler Software erfüllen. Mit dem Start der Einkommenssteuer-MTD ab 2026 sind noch mehr Unternehmen gefordert, ihre Prozesse von Grund auf digital aufzustellen.
Die manuelle Verarbeitung skaliert jedoch langfristig nicht: Monat für Monat verschwenden Finanzteams Zeit mit dem Eintippen von Rechnungen, Mehrwertsteuerbeträge werden falsch erfasst, CIS-Abzüge übersehen – und zum Monatsende wächst der Druck, Fehler zu vermeiden.
Durch die Automatisierung von Making Tax Digital wandert Ihre Rechnungsinformation direkt von der E-Mail ins Buchhaltungssystem. Anstatt Daten aufwendig in Xero, Sage, FreeAgent oder QuickBooks einzugeben, werden Lieferantendaten, VAT-Beträge, Rechnungsdetails, CIS-Abzüge sowie alle Summen und Zahlungsinformationen automatisch extrahiert.
So entstehen klar strukturierte, gut organisierte digitale Belege – und die dauerhafte MTD-Konformität wird für Ihr Unternehmen deutlich einfacher.
Zuletzt aktualisiert am
