Making Tax Digital exige la tenue numérique des registres de TVA. L’automatisation des factures permet de réduire la charge de travail manuelle et la pression liée à la conformité.
À retenir :
- Making Tax Digital impose aux entreprises de sauvegarder les registres de TVA au format numérique et de soumettre les déclarations via un logiciel compatible.
- La saisie manuelle des factures alourdit le travail administratif, augmente les risques d’erreur sur la TVA et devient ingérable quand le volume de factures progresse.
- Parseur aide les entreprises à extraire automatiquement les données de leurs factures pour les intégrer dans les logiciels de comptabilité compatibles MTD tels que Xero, Sage, FreeAgent et QuickBooks.
Chaque mois, votre équipe finance consacre de 5 à 8 heures à saisir les données des factures dans Xero : numéro de facture, raison sociale, montant de la TVA, total TTC… encore et encore.
C’est une obligation induite par Making Tax Digital. C’est répétitif, et difficilement scalable.
Et si vos factures fournisseurs passaient directement de l’email à Xero, sans aucune saisie ?
Selon les règles de l’HMRC, vous devez maintenant tenir vos registres de TVA sous format numérique et déposer vos déclarations à l’aide d’un logiciel compatible MTD comme Xero, Sage Business Cloud ou FreeAgent. Pour les travailleurs indépendants et les propriétaires, Making Tax Digital s’appliquera aussi à l’Impôt sur le revenu à partir d’avril 2026.
Pour de nombreuses entreprises, le plus complexe n'est même pas la télédéclaration de TVA elle-même. C’est tout ce qui précède : la gestion et la saisie des factures.
Les factures fournisseurs sont reçues par email, en pièces jointes PDF. Quelqu’un télécharge ces fichiers, ouvre le logiciel comptable, puis ressaisit machinalement les mêmes informations : numéro de facture, fournisseur, numéro de TVA, date, montant HT, montant TVA, montant TTC.
Et la boucle recommence.
Pour une structure qui traite 50 à 100 factures par mois, la saisie manuelle devient vite une tâche chronophage. À raison de cinq à dix minutes par facture, les équipes comptables peuvent perdre de nombreuses heures chaque mois à simplement ressaisir des données.
Quand le volume grimpe, la gestion manuelle n’est plus tenable. Les erreurs se multiplient, les montants de TVA sont parfois inexacts, certaines factures peuvent passer en double ou être oubliées. Lors des échéances de déclaration TVA, la moindre faute crée du stress et peut entraîner un contrôle.
C’est là que l’automatisation Making Tax Digital prend tout son sens. Plutôt que de recopier chaque donnée de facture à la main dans votre logiciel de comptabilité, il devient possible d’extraire automatiquement les informations depuis les emails reçus – puis de transférer ces données dans Xero, Sage, FreeAgent ou autre solution compatible.
Vous réduisez ainsi la charge administrative, fiabilisez la comptabilité, et facilitez la mise en conformité avec l’HMRC.
Qu’est-ce que Making Tax Digital ?
Making Tax Digital (MTD) est une initiative de l’HMRC visant à rendre obligatoires la tenue et la déclaration numériques des registres fiscaux pour toutes les entreprises britanniques, indépendants et propriétaires.
Il ne s’agit plus d’utiliser les anciens portails ou de tenir sa TVA sur papier ou tableur : les entreprises doivent conserver leurs documents sous forme numérique et transmettre leur fiscalité via un logiciel compatible MTD.
Selon l’HMRC, « Vous devez désormais conserver des registres de TVA et déposer vos déclarations de TVA à l’aide d’un logiciel compatible. »
Pour les assujettis à la TVA, Making Tax Digital est déjà requis. L’utilisation de l’ancien portail HMRC pour la déclaration n’est plus permise, sauf dérogation. MTD concernera également d’autres impôts.
Concrètement, cela modifie le mode de gestion quotidienne. Avec Making Tax Digital, les entreprises doivent conserver des registres de TVA au format numérique, stocker leurs factures digitalement, utiliser un logiciel comptable adapté, télédéclarer leur TVA et garantir la cohérence numérique de bout en bout.
C’est ici que la saisie manuelle pose problème. La plupart continuent de recevoir leurs factures fournisseurs au format PDF, par email, puis les ressaisissent manuellement. Ce flux est chronophage, source d’erreurs, et devient impossible à maintenir lors des pics trimestriels de TVA.
Pour les cabinets multi-clients, les artisans soumis au CIS ou les PME traitant de gros flux de factures fournisseurs, la charge s’accroît d’autant plus.
L’automatisation Making Tax Digital réduit cette pression en extrayant et transférant automatiquement les données de factures dans Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent ou QuickBooks.
L'objectif : ne pas se contenter de « devenir digital », mais bien de supprimer la ressaisie, obtenir une base fiable et rester en conformité HMRC.
Ce que l’HMRC exige pour Making Tax Digital
Making Tax Digital n’est pas un simple conseil : pour nombre d’entreprises britanniques, la conformité est déjà obligatoire.
Le but de l’HMRC : faire migrer les entreprises vers une gestion fiscale numérique, via un logiciel. Pour celles qui utilisent encore des tableurs, des papiers ou la ressaisie manuelle, ce changement est un défi majeur.
MTD pour la TVA
Les entreprises dont le chiffre d’affaires imposable excède 90 000 £ doivent s’enregistrer à la TVA et respecter les exigences HMRC.
Avec MTD : tenue de registres TVA sous format numérique, télédéclaration via un logiciel agréé, liens électroniques entre registres et déclaration, et transmission directe des données à l’HMRC via API.
Fini donc les anciens workflows sur tableur ou la ressaisie manuelle. Parmi les plateformes agréées HMRC : Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent, QuickBooks – toutes connectées à l’HMRC via API.
Problème : beaucoup d’entreprises reçoivent encore leurs factures fournisseurs sous forme de PDF, d’emails ou de scans. Tenir ces registres à jour devient vite complexe avec la croissance du volume.
MTD pour l’Impôt sur le revenu
Making Tax Digital concernera aussi l'impôt sur le revenu. Dès avril 2026, indépendants et propriétaires percevant plus de 50 000 £ devront s’y conformer, puis le seuil passera à 30 000 £ en 2027.
Sont concernés : travailleurs indépendants, micros, propriétaires bailleurs ou toute personne effectuant une Self Assessment manuelle. Avec MTD, registres et déclarations devront se faire digitalement chaque trimestre, via logiciel adapté.
Pour les petites entreprises, c’est plus de déclarations, et bien plus d’administratif si la gestion reste manuelle.
Taux de TVA au Royaume-Uni et précision des factures
La catégorisation TVA correcte est essentielle pour la conformité MTD : 20 % (taux standard), 5 % (taux réduit), 0 % (taux zéro), certains produits exonérés.
Saisir un mauvais taux lors des déclarations de TVA pose problème, surtout si tout est recopié à la main. Quand il faut traiter des centaines de factures fournisseurs, la moindre erreur devient coûteuse.
Factures CIS et entreprises du BTP
Le secteur de la construction est soumis à la spécificité du Construction Industry Scheme (CIS). Ici, le donneur d'ordre prélève l'impôt sur les paiements des sous-traitants avant versement. Les taux sont généralement de 20 % pour les sous-traitants enregistrés, 30 % sinon.
Les factures CIS comportent : montant brut, retenue CIS, paiement net. Exemple : 1 000 £ brut, 20 % soit 200 £ retenue, net payé : 800 £.
Ces retenues doivent être suivies avec précision pour la télédéclaration. Faire tout cela à la main est très risqué : le bon taux est-il appliqué, tous les montants sont-ils justes ? Beaucoup d’entreprises BTP adoptent aujourd’hui l’automatisation Making Tax Digital pour cette raison.
Construire votre automatisation des factures MTD
Le vrai défi MTD, ce n’est pas la déclaration elle-même. C’est de pouvoir traiter rapidement et avec fiabilité toutes les factures fournisseurs à l’amont.
L’automatisation Making Tax Digital réduit la charge manuelle en extrayant et transférant automatiquement les données de vos factures directement dans votre logiciel comptable compatible.
Voici le flux type : la facture fournisseur arrive par email, les données sont extraites automatiquement, transmises vers le logiciel comptable, les registres TVA sont mis à jour électroniquement, facilitant ensuite la déclaration trimestrielle.
Voici comment mettre en place une automatisation MTD de base :
Étape 1 : Configurez votre boîte mail Parseur
Créez une boîte aux lettres dans Parseur puis transférez-y plusieurs exemples de factures fournisseurs. Privilégiez la diversité : différents formats, fournisseurs, scans, factures PDF multi-pages, factures CIS, différentes TVA.
L’objectif : bâtir un flux qui gère tous les types de factures que vous recevez. Dès réception, Parseur identifie automatiquement les champs clés de chaque document.
Étape 2 : Extraction automatisée des données de factures
Au lieu de saisir les champs dans votre logiciel comptable, Parseur extrait automatiquement les données essentielles depuis chaque facture : fournisseur, numéro de TVA, numéro de facture, date, montant HT/TTC, montant TVA, taux de TVA.
Pour les factures de TVA UK, l’exactitude de la catégorisation TVA est primordiale ; Parseur reconnaît le format GB123456789 et affecte le bon taux (20 %, 5 %, 0 %).
Le BTP et les factures CIS : Parseur extrait montant brut, taux de retenue, montant CIS, montant net. Comme tout dépend du statut du sous-traitant, l’automatisation limite drastiquement le risque d’erreur sur les écritures.
Étape 3 : Envoyez les données extraites sur votre logiciel comptable
Une fois les données extraites, elles sont envoyées automatiquement vers les logiciels MTD : Xero, Sage, FreeAgent, QuickBooks, etc.
On relie généralement ce process à des plateformes comme Zapier, Make ou Microsoft Power Automate pour automatiser l’envoi des données de l’email directement dans le logiciel comptable, éliminant toute ressaisie.
Exemple : la facture est envoyée par email fournisseur, Parseur extrait la donnée TVA, Zapier (ou Make) l'envoie vers Xero, la facture intègre votre registre TVA, prêt à déclarer. Plus besoin de traiter chaque ligne manuellement. Découvrez 10 automatisations Parseur pour la compta.
Étape 4 : Tenez des registres numériques pour la conformité MTD
Une obligation clé : des registres numériques liés à la déclaration TVA. Avec l’automatisation, vous minimisez : les manquants, les doublons, les erreurs de TVA ou de recopie, les fichiers Excel perdus.
Ce process est crucial si vous traitez de grands flux chaque mois. Les cabinets multi-dossiers et les entrepreneurs du BTP savent que la saisie manuelle ne passe plus l’échelle dès que le volume grimpe. L’automatisation garantit la cohérence, simplifie le suivi, tout en gardant la possibilité de contrôle final.
Checklist de conformité MTD
La conformité Making Tax Digital, ce n’est pas juste la déclaration TVA – c’est des registres numériques propres, une gestion fidèle des factures, une traçabilité de bout en bout.
Utilisez ce rappel pour vérifier votre setup :
Tenue numérique des registres
- Factures fournisseurs stockées digitalement dans un logiciel MTD compatible
- Données extraites dans des champs structurés, pas seulement en PDF
- Montants de TVA vérifiés systématiquement avant déclaration
- Factures CIS suivies séparément si besoin
- Dates, fournisseurs, numéros de TVA renseignés sans ambiguïté
Logiciel compatible MTD
- Xero, Sage, FreeAgent ou QuickBooks utilisé, connecté à l’HMRC pour dépôts numériques
- Liens électroniques entre fichiers sources et déclaration TVA
- Aucune copie manuelle d’un tableur vers la comptabilité
Déclarations trimestrielles de TVA
- Toutes les factures intégrées à la déclaration avant soumission
- Déclaration télétransmise via un logiciel compatible
- Accusés HMRC archivés
- Revue systématique des registres TVA avant chaque échéance
Traçabilité des factures
- Dates et horodatages de chaque facture enregistrés
- Les fichiers d’origine attachés à la compta
- Circuit traçable de l’email à la déclaration TVA
- Possibilité de réviser l’historique lors d’un contrôle
Contrôles d’automatisation
- Revue hebdomadaire du bon transfert des factures
- Contrôle mensuel des extractions ou données manquantes
- Audit du workflow à chaque trimestre TVA
- Vérification régulière des taux CIS et TVA appliqués
Respectez la conformité MTD sans charge administrative inutile
Making Tax Digital est désormais incontournable : pour toutes les entreprises britanniques soumises à la TVA, la gestion numérique et la déclaration automatisée via un logiciel sont le standard. Avec le déploiement de MTD pour l’Impôt sur le revenu d’ici 2026, la gestion entièrement manuelle va devenir marginale.
Mais la saisie manuelle des factures ne tient pas la charge : chaque mois, c'est des heures perdues, des risques d’erreur sur la TVA, des omissions de retenues CIS, et une déclaration source de stress à chaque fin de trimestre.
L’automatisation Making Tax Digital abolit ce fardeau : vos données de factures passent directement de l’email au logiciel comptable. Plus besoin de saisir détail par détail dans Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent ou QuickBooks : extraire les informations clés devient automatique – fournisseurs, TVA, dates, CIS, totaux.
Vous bénéficiez de registres numériques impeccables, pour une conformité MTD maîtrisée sans surcharge administrative.
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