Making Tax Digital exige o registro digital do VAT. A automação de faturas elimina tarefas administrativas manuais e facilita o cumprimento das obrigações fiscais.
Principais destaques:
- O Making Tax Digital exige registros digitais de VAT e submissão através de softwares homologados.
- O lançamento manual de dados das faturas gera trabalho administrativo extra, aumenta o risco de erro e piora conforme o volume cresce.
- O Parseur automatiza a extração de dados das faturas e envia para softwares de contabilidade compatíveis com MTD (como Xero, Sage, FreeAgent e QuickBooks).
Sua equipe financeira gasta de 5 a 8 horas todo mês digitando dados de faturas no Xero: número da fatura, nome do fornecedor, valor do VAT, total bruto — tudo de forma repetitiva.
É obrigatório pelo Making Tax Digital. É tedioso, e não acompanha o crescimento da empresa.
E se as faturas dos fornecedores fossem importadas do e-mail diretamente para o Xero, sem digitação manual?
Segundo as regras da HMRC, os registros do VAT atualmente devem ser mantidos digitalmente e enviados com softwares compatíveis com MTD como Xero, Sage Business Cloud ou FreeAgent. E para autônomos e locadores, o MTD para o Imposto de Renda começa já em abril de 2026.
Para muitas empresas, o problema não está no envio da declaração do VAT, mas em tudo o que vem antes.
Faturas de fornecedores chegam por e-mail, anexadas em PDF. Alguém precisa baixar, abrir o software de contabilidade e digitar manualmente os mesmos dados: número da fatura, nome e número do fornecedor, número do VAT, data, valor líquido, valor do VAT, total bruto...
E esse ciclo se repete com cada fatura.
Em pequenas empresas com 50 a 100 faturas mensais, o processo manual vira rapidamente um grande desperdício de recursos. Gastando de cinco a dez minutos em cada fatura, múltiplas horas do mês são perdidas apenas com inputs repetitivos.
O maior desafio é que o registro manual se torna ingovernável com o aumento do volume de faturas. Erros acontecem: valores incorretos de VAT, duplicidade de faturas, arquivos ausentes — tudo isso complica o fechamento e as declarações trimestrais do VAT. No fim do trimestre, qualquer erro vira motivo de estresse.
É nesse contexto que a automação Making Tax Digital faz diferença. Em vez de copiar manualmente os dados das faturas para o sistema contábil, as empresas podem extrair automaticamente os dados dos anexos dos e-mails e enviá-los direto para plataformas como Xero, Sage ou FreeAgent.
O resultado: menos tarefas manuais, registros digitais organizados e conformidade simplificada com as exigências da HMRC.
O Que É o Making Tax Digital?
O Making Tax Digital (MTD) é a iniciativa da HMRC para digitalizar registros e relatórios fiscais de empresas, autônomos e locadores no Reino Unido.
Em vez de depender de sistemas on-line antigos, planilhas ou papel, agora as empresas são obrigadas a manter registros digitais e enviar as informações fiscais em softwares homologados pelo MTD.
Segundo a HMRC: “Você deve manter registros do VAT e enviar as declarações do VAT usando softwares compatíveis.”
Para empresas registradas no VAT, o Making Tax Digital já é obrigatório. Não é mais permitido enviar declarações pelo velho sistema on-line da HMRC, a menos que haja uma isenção. E o MTD está se expandindo além do VAT.
Na prática, isso muda como os registros financeiros precisam ser administrados dia após dia. Sob o Making Tax Digital, espera-se que os dados do VAT, o uso de softwares compatíveis, os envios eletrônicos para a HMRC e a manutenção contínua dos registros digitais estejam integrados aos processos do negócio.
E aqui surge o desafio: muitas empresas ainda recebem faturas em PDF por e-mail e precisam lançar manualmente no sistema contábil. Esse procedimento toma tempo, aumenta a margem de erro e é difícil de equalizar nos períodos de fechamento do VAT.
Para contadores, empresas com múltiplos clientes, empreiteiros que lidam com faturas CIS, ou PMEs com alto volume de documentos, a sobrecarga só aumenta.
Automatizar o Making Tax Digital elimina esses gargalos, extraindo dados das faturas automaticamente e enviando-as para sistemas como Xero, Sage, FreeAgent ou QuickBooks.
Não se trata apenas de digitalizar: é sobre garantir precisão, eliminar trabalhos manuais e manter a conformidade fiscal em dia de modo eficiente.
O Que a HMRC Exige no Making Tax Digital
O Making Tax Digital é uma exigência legal em vigor para muitas empresas no Reino Unido.
O MTD visa substituir o controle manual de faturas por relatórios digitais via softwares autorizados. Empresas que continuam dependentes de planilhas, papel ou registro manual enfrentam impactos operacionais relevantes.
MTD para VAT
Negócios com faturamento tributável superior a £90.000 devem registrar-se e cumprir os requisitos digitais do VAT perante a HMRC.
No MTD para VAT, é obrigatório manter registros digitais, enviar declarações exclusivamente via softwares homologados, garantir “vínculos digitais” entre os dados e os relatórios, e as informações devem ser enviadas para a HMRC por meio dessas integrações.
Ou seja, métodos manuais ou sistemas antigos deixaram de ser aceitos. Softwares compatíveis incluem Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent e QuickBooks, conectando-se via API direto com a HMRC.
No entanto, muitas empresas continuam recebendo as faturas por e-mail, PDFs ou documentos digitalizados, processando-as manualmente. Com o aumento do volume, a gestão e a organização dos registros tornam-se cada vez mais desafiadoras.
MTD para Imposto de Renda
O Making Tax Digital está sendo ampliado para o Imposto de Renda. Conforme a HMRC, autônomos e locadores com receita acima de £50.000/ano entram no regime a partir de abril de 2026 e aqueles com mais de £30.000 a partir de 2027.
Afeta autônomos, negócios e locadores que hoje preenchem a Self Assessment manualmente. O novo modelo exige registros 100% digitais e envios trimestrais de receitas e despesas usando softwares autorizados.
Para pequenas empresas, isso significa mais relatórios ao longo do ano e dificuldades extras se continuarem com processos manuais.
Alíquotas de VAT no Reino Unido e Precisão das Faturas
A categorização e atribuição corretas das alíquotas de VAT são essenciais para o MTD. No Reino Unido: 20% padrão, 5% reduzida, 0% zerada — além de itens isentos.
Categorização equivocada causa entraves na apuração, com grandes riscos quando tudo é manual. Quem lida com um volume alto de fornecedores sabe: até pequenos deslizes podem virar um problema nas declarações futuras.
Faturas CIS e Empresas de Construção
Empresas do setor de construção enfrentam desafios extras devido ao Construction Industry Scheme (CIS), onde o imposto é retido do subcontratado antes do pagamento. Normalmente, são 20% para subcontratados registrados e 30% para não registrados.
Faturas CIS apresentam valor bruto, desconto CIS e valor líquido. Exemplo: £1.000 de valor bruto, desconto CIS de 20% (£200), líquido: £800.
Esses descontos precisam ser corretamente declarados à HMRC no relatório CIS. O controle manual dessas informações aumenta ainda mais o risco de inconsistências ou omissões. Por isso, cada vez mais empresas de construção estão optando pela automação Making Tax Digital para lidar com faturas e o CIS.
Crie Sua Automação de Fatura em Conformidade com o MTD
Para muitos negócios do Reino Unido, o maior desafio do Making Tax Digital está no processo administrativo que antecede o envio da declaração.
A automação Making Tax Digital reduz drasticamente o trabalho manual: os dados são extraídos das faturas recebidas por e-mail e enviados automaticamente para softwares homologados.
O fluxo ideal funciona assim: a fatura chega por e-mail, os dados são extraídos automaticamente, o software contábil é alimentado, os registros fiscais ficam atualizados e a declaração do VAT se torna muito mais fácil de administrar.
Veja como estruturar um fluxo de automação para o MTD.
Etapa 1: Crie Sua Caixa Postal no Parseur
Abra uma caixa postal no Parseur e encaminhe exemplos de faturas de diferentes fornecedores. Isso treina a inteligência do sistema para suas principais variações de layout e conteúdo.
Inclua faturas padrão, PDFs multi-página, versões digitalizadas, CIS de subcontratados e casos com diferentes alíquotas. O objetivo é que o fluxo automático cubra todos os tipos que sua empresa costuma receber. Assim que chegam ao Parseur, a plataforma identifica e separa os campos relevantes em cada documento.
Etapa 2: Extraia Automaticamente os Dados das Faturas de VAT
Em vez de digitar manualmente as informações de cada fatura na contabilidade, o Parseur reconhece e extrai os campos automaticamente. Os campos típicos incluem: nome do fornecedor, número do VAT, número da fatura, data, valor líquido, valor do VAT, alíquota aplicada do VAT, total bruto.
No contexto do VAT britânico, classificar corretamente as diferentes alíquotas é ainda mais fundamental para o MTD. O sistema identifica formatos padrão de número de VAT (ex: GB123456789) e atribui corretamente 20%, 5% ou 0% conforme o caso.
Para empresas de construção com faturas CIS, será possível extrair também o valor bruto, desconto CIS aplicado, dedução e montante líquido. Como as taxas variam conforme o status do subcontratado, deixar tudo automatizado reduz erros e mantém a consistência das informações.
Etapa 3: Envie os Dados Processados para o Software Contábil
Após extração, os dados das faturas vão diretamente para softwares compatíveis com o MTD como Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent ou QuickBooks.
Esses fluxos podem ser conectados via ferramentas como Zapier, Make ou Microsoft Power Automate. Com isso, cada fatura vai direto do e-mail para a contabilidade, sem digitação repetitiva.
Exemplo: o fornecedor envia por e-mail, Parseur extrai os dados, Zapier ou Make distribui para o Xero; os registros são criados automaticamente e os valores do VAT já ficam prontos para a HMRC. Em vez de digitar linha por linha, a equipe revisa e atua apenas nas exceções. Veja também 10 automações de workflow com o Parseur para outros exemplos.
Etapa 4: Mantenha Registros Digitais para Conformidade com o MTD
É fundamental manter um histórico digital conectado ao envio trimestral do VAT. Extraindo as informações das faturas automaticamente e enviando direto para o sistema contábil, sua empresa reduz as chances de perder documentos, lançar dados duplicados, errar valores de VAT ou trabalhar com planilhas desconectadas.
Para quem lida com volume alto de faturas — contadores, equipes com múltiplos clientes, empreiteiros com CIS recorrente — manter um padrão manual fica rapidamente insustentável. A automação não dispensa a revisão final, mas diminui drasticamente o volume do trabalho administrativo necessário para manter o VAT em dia.
Checklist para Conformidade com o MTD
Ser compliant com o Making Tax Digital vai além de enviar o VAT trimestral. É preciso organizar registros digitais, tratar as faturas corretamente e manter histórico auditável do início ao fim do fluxo.
Confira este checklist e avalie se sua operação atende a todas as exigências do MTD.
Registro Digital
- Faturas dos fornecedores arquivadas em formato digital dentro do software compatível com o MTD
- Dados extraídos e armazenados em campos estruturados, não só como PDF anexado
- Revisão dos valores do VAT antes da submissão
- Faturas CIS controladas de forma separada, se aplicável
- Datas, nomes dos fornecedores e números do VAT registrados de forma uniforme
Software Compatível com MTD
- Uso de sistemas como Xero, Sage Business Cloud, FreeAgent ou QuickBooks no padrão MTD
- Conexão ativa do software com a HMRC para submissões digitais de VAT
- Vínculos digitais diretos entre os registros das faturas e os relatórios de VAT
- Mínima dependência de copiar e colar entre planilhas e sistemas
Declarações Trimestrais do VAT
- Todas as faturas consideradas no cálculo do VAT antes do envio
- Submissão eletrônica feita por software compatível
- Comprovantes de envio da HMRC arquivados internamente
- Revisão dos registros do VAT antes de cada prazo trimestral
Histórico de Auditoria e Rastreabilidade
- Cada fatura com marcação de data e hora ou data de envio facilmente identificáveis
- Arquivos originais anexados aos registros na contabilidade
- Possibilidade de rastrear o caminho da fatura, do e-mail à submissão de VAT
- Ajustes e correções documentados para revisões futuras
Revisão da Automação
- Verificações semanais para garantir que todas as faturas foram processadas corretamente
- Checagens mensais para detectar falhas ou dados que ficaram ausentes
- Revisão dos fluxos antes dos prazos para evitar problemas na declaração de VAT
- Acompanhamento das deduções CIS e classificações de VAT de forma recorrente
Fique em Conformidade com o MTD Sem Trabalho Manual
O Making Tax Digital já é uma realidade para empresas do Reino Unido. Para negócios obrigados ao VAT, registros digitais e envios por softwares compatíveis são mandatórios pela HMRC. Com a expansão do MTD para o Imposto de Renda a partir de 2026, ainda mais empresas precisarão abandonar processos manuais.
O problema é que administração manual de faturas não escala. Lançar cada uma à mão consome tempo, gera risco de erro nos valores de VAT, deduções CIS podem passar batido, e os fechamentos viram um estresse desnecessário.
A automação Making Tax Digital resolve esse desafio levando os dados direto do e-mail para o software de contabilidade, sem digitação manual. Em vez de lançar cada campo no Xero, Sage, FreeAgent ou QuickBooks, os dados são extraídos automaticamente — incluindo valores de VAT, datas, deduções CIS e totais pagos.
Com isso, a organização dos registros digitais melhora consideravelmente, garantindo conformidade constante com o MTD de forma simples e eficiente.
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