イギリスの雇用主にとって、Right to Work（就労資格）ドキュメントの確認は法的な義務です。このガイドでは、Parseurを使用してドキュメントのデータ抽出を自動化し、記録の整理を容易にして手作業による管理を減らす方法について説明します。
主なポイント：
- パスポート、入国管理局のドキュメント、シェアコード情報の抽出を自動化し、Right to Work確認時の手作業によるデータ入力を削減します。
- 構造化されたドキュメントデータによって候補者の記録を整理し、人事チームが有効期限を管理し、証明書類を維持できるよう支援します。
- Parseurを使用して、受信したメールやドキュメントからデータを取得し、連携機能やAPIを介して直接人事システムに送信します。
すべてのイギリスの雇用主は、新しい従業員が働き始める前に、その人物に就労資格があることを確認する法的責任を負っています。これらの確認を正確に行うことで、後で従業員にイギリスでの就労資格がないことが判明した場合でも、雇用主は民事制裁金に対する法定の免責（statutory excuse）を確立することができます。正しい手順に従わなかった場合、初回違反で不法就労者1人あたり最大45,000ポンド、度重なる違反では最大60,000ポンドの罰金が科される可能性があります。内務省（Home Office）は、定期的なコンプライアンス活動を通じてこれらの要件の執行を続けています。
UK Government Publicationsによると、2025年10月1日から12月31日までの期間に、雇用主に対して525件の民事制裁金が科され、620人の不法就労者が特定され、制裁金の総額は2,647万ポンドに上りました。これは、コンプライアンスに準拠したRight to Workの手順と正確な記録を維持することの重要性を浮き彫りにしています。
従業員の状況に応じて、Right to Workの確認には、イギリスまたはアイルランドのパスポートの確認、内務省のシェアコードを使用したオンライン確認の完了、または内務省のデジタルサービスによる在留資格の確認が含まれる場合があります。雇用主はまた、重要な詳細を記録し、個人の就労許可に関する制限を特定し、確認の証拠を保持し、必要に応じてフォローアップの確認を実施する必要があります。
これらのタスクを手動で管理すると、特に毎週複数の候補者を処理する採用担当者や人事チームにとっては、すぐに時間がかかるようになります。Office for National Statistics (ONS)によると、2025年3月から5月の間にイギリスには約70万7,000件の求人枠があり、多くの雇用主が現在も管理し続けている採用活動の規模を示しています。採用数が増加するにつれて、名前、パスポート番号、有効期限を人事システムにコピーする際に、入力ミス、就労制限の見落とし、フォローアップ確認の漏れのリスクが高まり、これらすべてが追加の管理業務やコンプライアンスリスクを生み出す可能性があります。
このガイドでは、採用担当者や人事チームがParseurを使用してRight to Work確認のドキュメント処理の側面を自動化する方法を説明します。パスポートやその他の証明書類から重要な情報を抽出し、それを人事システムにルーティングして、整理された記録の維持を支援することで、チームは管理上の負担を軽減しながら、より効率的な採用ワークフローをサポートできます。なお、Right to Workの確認は、引き続き最新の内務省のガイダンスに従って完了する必要があります。
手作業によるRight to Work確認：コンプライアンスの負担
イギリスのすべての雇用主は、新しい従業員が働き始める前にRight to Workの確認を実施しなければなりません。民事制裁金に対する法定の免責を確立するために、雇用主は確認を正確に完了し、個人の雇用期間中およびその後2年間はその証拠を保持し、確認を実施した日付を記録する必要があります。これらの要件が満たされていない場合、就労資格のない人物を雇用していたことが判明した企業は、重大な罰則に直面する可能性があります。
多くの採用担当者や人事チームにとって、プロセスは依然として、さまざまなドキュメントが混在する候補者からのメールから始まります。これらには、パスポートのスキャン、ビザのドキュメント、または内務省のオンライン確認を完了するために必要な詳細が含まれる場合があります。ファイルは多くの場合、高品質のPDFから携帯電話で撮影した写真まで、さまざまな形式で届くため、一貫して確認することが難しくなります。
そこで誰かが各ドキュメントを開き、関連情報を見つけて、採用管理システム（ATS）、人事プラットフォーム、またはスプレッドシートに手動で入力する必要があります。これには通常、候補者の氏名、生年月日、パスポート番号、国籍、ドキュメントの有効期限、およびビザ関連情報が含まれます。候補者の就労許可に期限がある場合、人事担当者は在留資格に付随する条件も特定し、フォローアップ確認が必要になる時期を記録する必要があります。
情報が入力されたら、ドキュメントは、Right to Work確認が完了した日時の記録とともに安全に保存される必要があります。多くの組織では、これは共有フォルダにコピーを保存したり、候補者の記録に添付したり、手作業でファイリングしたりすることを意味します。一貫したプロセスがないと、有効期限が見落とされたり、記録を見つけるのが困難になったりして、内務省の監査中にコンプライアンスを証明することがより難しくなります。
情報コミッショナーオフィス（ICO）に報告される個人データ侵害の主な原因の1つが依然として人為的ミスであることを考えると、これは特に重要であり、一貫した整理されたプロセスを通じて従業員のドキュメントを管理することの重要性を強調しています。
採用数が増加するにつれて、管理負担も増加します。各候補者の処理に10〜15分しかかからない場合でも、毎月何十人もの新入社員を扱う採用担当者は、ドキュメントと社内システム間で情報をコピーするのに何時間も費やす可能性があります。作業は反復的ですが、小さな間違いがより大きな結果を招く可能性があるため、正確さが重要です。
よくある問題には以下のものがあります：
- パスポートやドキュメント番号の入力ミス。
- 生年月日やドキュメントの有効期限の誤った記録。
- 期限付き就労許可やフォローアップ確認日の見落とし。
- ドキュメントがさまざまな場所に保存され、後で検索するのが難しくなる。
- Right to Work確認がいつ完了したかの証拠が欠落している。
これらの問題は、記録が社内でレビューされたり、内務省の監査中に要求されたりするまで隠れたままになることがよくあります。その段階になると、不足している情報を修正したり、適切なタイミングで確認が実施されたことを証明したりすることは、はるかに困難になる可能性があります。
自動化されたプロセス：候補者のドキュメントから人事システムへ
ステップ1：候補者がドキュメントを提出する
候補者は証明書類をメールで送信します：
- passport.pdf
- immigration_document.pdf
- share_code.txt
ステップ2：Parseurがドキュメントデータを抽出する
Parseurは提出されたドキュメントを自動的に読み取り、以下を抽出します：
- 氏名
- 生年月日
- 国籍
- パスポート番号
- パスポートの有効期限
- ドキュメントの種類
- ドキュメントの参照番号
- 発行日
- 有効期限
- シェアコード（提供されている場合）
手作業でのデータ入力は必要ありません。
ステップ3：ATSまたは人事システムにデータを送信する
Zapier、Make、Microsoft Power Automate、またはParseurのAPIを使用すると、抽出されたデータはATSまたは人事プラットフォームに直接送信されるため、同じ情報を手動で入力する必要がなくなります。
ステップ4：Right to Work確認を完了する
人事担当者は抽出された情報をレビューし、適切な内務省のプロセスを使用して必要なRight to Work確認を完了します。シェアコードが提供されている場合、雇用主は内務省のサービスを使用してオンライン確認を完了します。
ステップ5：記録を整理し、リマインダーをスケジュールする
- 証明書類を候補者の記録と一緒に保存します。
- Right to Work確認が完了した日付を記録します。
- 人事システムまたはカレンダーに有効期限を送信します。
- 期限付きの許可が切れる前にリマインダーのワークフローをトリガーします。
ステップ6：コンプライアンスレポートを作成する
自動化により、以下に関するレポート作成が簡単になります：
- 期限付き就労許可を持つ従業員
- 今後30日以内に期限切れになるドキュメント
- 証明書類が不足している候補者の記録
- 今月処理されたRight to Workの確認
影響とコンプライアンス
コンプライアンスリスクを排除し、時間を節約し、組織を保護する
Right to Workの確認はすべてのイギリスの雇用主にとって法的な義務ですが、それに伴う作業の多くは管理業務です。ドキュメントの収集、人事システムへの情報のコピー、記録の整理、および有効期限の追跡には、特に定期的に採用を行っている場合、すべてに時間がかかります。
ドキュメント処理を自動化することで、採用担当者や人事チームは反復的な手作業を減らしながら、候補者の記録を整理して管理しやすく保つことができます。チームはパスポート番号やドキュメントの日付などの詳細を手作業で入力することに時間を費やす代わりに、情報のレビューと必要な内務省のRight to Work確認の完了に集中することができます。
時間の節約
自動化前
一般的な採用チームは、次のようなタスクに時間を費やす場合があります：
- パスポートや証明書類からの情報の手作業による抽出。
- ATSまたは人事システムへの候補者詳細の入力。
- ドキュメントのコピーと候補者記録の整理。
- ドキュメントの有効期限の追跡。
- 社内レビューや内務省の監査に向けた記録の準備。
毎月約50人の従業員を採用する組織の場合、これらの管理業務は簡単に合計17〜25時間になる可能性があります。
自動化後
Parseurがドキュメントの抽出を処理し、既存のシステムにデータをルーティングすることで：
- ドキュメント情報は自動的に抽出されます。
- 候補者の記録は反復的なデータ入力なしで入力できます。
- 証明書類は抽出されたデータと一緒に保存されます。
- 有効期限に基づいて、人事プラットフォームを介してリマインダーワークフローをトリガーできます。
- 記録がすでに整理されているため、レポート作成が容易になります。
これにより、管理ワークロードを月間約1.5時間に削減でき、残りの時間のほとんどは例外の確認と必要なRight to Work確認の完了に費やされます。
毎月約50人の新規採用者を処理するチームにとって、これは毎月約15.5〜23.5時間、または年間186〜282時間の節約になります。管理コストを1時間あたり20ポンドと見積もった場合、これは年間3,720〜5,640ポンドの潜在的な節約に相当します。
時間の節約以上に、最大のメリットの1つは一貫性です。ドキュメント、抽出されたデータ、候補者の記録が構造化されたワークフロー内に保存されていると、情報の検索、今後のドキュメントの期限切れの監視、必要なときにRight to Workの記録が維持されていることの証明が容易になります。雇用主は引き続き内務省のガイダンスに沿ってコンプライアンスに準拠したRight to Work確認を実施する責任を負いますが、ドキュメント処理段階を自動化することで、管理上の労力を大幅に削減できます。
コンプライアンスのサポート
ドキュメント処理を自動化しても、Right to Work確認を実施するという雇用主の法的責任が置き換えられるわけではありませんが、プロセスの管理面をより一貫性のある、管理しやすいものにすることができます。特に組織がドキュメントを検索したり、確認が正しく完了したことを証明したりする必要がある場合、優れた記録管理はコンプライアンスを維持するための重要な部分です。
イギリス政府のデータ品質フレームワークは、質の低いデータが運用コストを増加させ、非効率性を生み出し、ビジネス記録に対する信頼を低下させることを強調しており、正確な従業員ドキュメントを維持することの重要性を補強しています。手作業によるデータ入力を減らし、証明書類を整理しておくことで、人事チームは情報の検索に費やす時間を減らし、候補者記録のレビューにより多くの時間を費やすことができます。
手作業によるデータ入力の削減
Before: パスポート番号やドキュメントの参照番号が誤って入力される、有効期限が誤って記録されるか見落とされる、候補者の詳細が手作業で複数のシステムにコピーされる。
After: 重要な情報が提出されたドキュメントから直接抽出される、候補者の記録を自動的に入力できる、反復的なデータ入力が減ることで転記ミスのリスクを軽減できる。
証明書類の整理
Before: パスポート、入国管理局のドキュメント、メールがさまざまな場所に保存され、候補者の記録が不完全であったり、検索が困難になったりする可能性がある。
After: 証明書類を抽出されたデータと一緒に保存できる、社内レビューや内務省の監査時に記録を見つけやすくなる。
期限付きの就労許可の管理
Before: 有効期限がスプレッドシートやカレンダーで手動で追跡されており、採用の繁忙期にはフォローアップの確認が漏れる可能性がある。
After: ドキュメントの有効期限を人事システムやワークフローツールに送信できる、リマインダーワークフローによりドキュメントの有効期限が切れる前にフォローアップ確認の準備をすることができる。
監査証跡の作成
Before: ドキュメントがいつ受信または処理されたかを示すのが難しい場合があり、情報がメール、フォルダ、スプレッドシートに分散している。
After: ドキュメント処理を自動的に記録できる、サポートファイルは関連する候補者記録にリンクされたままになる、人事チームはドキュメントがいつ受信され処理されたかについてより明確な履歴を把握できる。
ドキュメント、抽出されたデータ、候補者の記録を構造化されたワークフロー内でまとめて保持することで、組織は最新の内務省のガイダンスに沿ってRight to Workの確認を引き続き実施しながら、記録管理を改善し、管理の労力を削減することができます。
最終更新日
