Was ist Dokumentenerfassung? Definition, Vorteile und Best Practices (2025)

Wichtigste Erkenntnisse:

• Dokumentenerfassung extrahiert strukturierte Daten zur Automatisierung – nicht nur Bilder
• Reduziert manuelle Dateneingaben, erhöht Genauigkeit und spart Zeit durch Automatisierung
• Optimal für Rechnungen, Spesen, Formulare und E-Mails – branchenübergreifend
• Parseur bietet eine einfach bedienbare, präzise und sichere Lösung für intelligente Dokumentenverarbeitung

In vielen Unternehmen kostet manuelle Datenerfassung viel Zeit und ist anfällig für Fehler. Mitarbeitende müssen häufig stundenlang Informationen aus Papierformularen, Rechnungen, Verträgen oder E-Mails manuell übertragen und in unterschiedliche Systeme eingeben. Dies bremst Prozesse, erhöht die Fehlergefahr und kann zu Datenverlust führen. Die Folge: Frustierte Teams, verzögerte Entscheidungen und erhöhte Kosten. Schätzungen zufolge verbringen Mitarbeitende etwa 10% ihrer Arbeitszeit mit manueller Datenerfassung und verlieren so durchschnittlich 60 Stunden monatlich an Aufgaben, die automatisiert werden könnten, so SuiteX.

Um diese Problematik zu lösen, setzen immer mehr Unternehmen auf intelligente Dokumentenverarbeitung und automatisierte Erfassung. Die Dokumentenerfassung automatisiert die Auslese wichtiger Daten aus physischen und digitalen Dokumenten und wandelt sie schnell, präzise und zuverlässig in nutzbare digitale Formate um. Durch die Integration dieser Technologie in bestehende Abläufe lassen sich der manuelle Aufwand deutlich reduzieren, die Datenqualität steigern und Prozesse erheblich beschleunigen.

Was ist Dokumentenerfassung?

Dokumentenerfassung ist der Prozess, strukturierte Daten aus physischen oder digitalen Dokumenten mithilfe von Technologien wie zonaler OCR und KI zu extrahieren, damit die Daten ohne manuelle Eingabe weiterverarbeitet, analysiert oder in andere Softwaresysteme übernommen werden können.

Der Kernnutzen der Dokumentenerfassung besteht darin, relevante Informationen aus Dokumenten so zu extrahieren, dass sie in Anwendungen und Prozessen direkt verfügbar sind – ganz ohne manuelles Abtippen. Dies hilft Unternehmen:

• Arbeitsabläufe effizient zu automatisieren
• Aufwand und Fehler der manuellen Erfassung drastisch zu senken
• Prozesse und Reaktionszeiten insgesamt zu beschleunigen

Während das bloße Scannen nur statische Bilddateien liefert, geht die Dokumentenerfassung einen entscheidenden Schritt weiter:

• Sie macht die enthaltenden Informationen durchsuch- & nutzbar
• Texte und Schlüsseldaten werden in strukturierte, auslesbare Daten überführt
• Softwarelösungen können direkt auf diese extrahierten Daten zugreifen und diese weiterverarbeiten

So gelingt es Unternehmen, große Dokumentenmengen rasch und sicher zu bearbeiten und Fehlerquellen manueller Vorgänge auszuschließen.

Die Entwicklung der automatisierten Dokumentenverarbeitung war enorm. Lange Zeit basierte die manuelle Dateneingabe darauf, dass Mitarbeitende Informationen aus Papierdokumenten ablasen und manuell eintippten – ein langsamer, fehleranfälliger Vorgang. Die Einführung von Optical Character Recognition (OCR) brachte eine Wende, indem Computer:

• Gedruckten Text aus gescannten Vorlagen automatisiert erkannten
• Und diesen unmittelbar in bearbeitbaren, durchsuchbaren Digitaltext umwandeln konnten

Moderne Vorgehensweisen ermöglichen heute intelligente Datenextraktion – inklusive Kontextanalyse, Handschriftenerkennung und flexibler Adaption an unterschiedlichste Formate. Die Dokumentenerfassung ist damit zu einem mächtigen Werkzeug geworden, das die Informationsverarbeitung vereinfacht, Kosten senkt und faktenbasierte Entscheidungen fördert.

Wie funktioniert Dokumentenerfassung?

Die Dokumentenerfassung verwandelt physische oder digitale Dokumente mithilfe automatisierter Methoden in verwendbare Daten. Plattformen wie Parseur setzen modernste OCR und KI-gestützte Extraktion ein, zum Beispiel um Felder wie Lieferanten, Beträge oder Rechnungsnummern zu erkennen – und das ohne komplexe Regelwerke oder manuelle Anpassungen.

So sieht ein typischer Dokumentenerfassungsprozess aus:

Schritt 1: Dokumente eingeben

Der Prozess startet mit der Erfassung aller Dokumente im System. Das kann durch Scannen, Digitaldatei-Uploads oder Weiterleitung per E-Mail samt Anhang geschehen. Schritt eins stellt sicher, dass jede Dokumentenquelle – egal ob papierhaft oder digital – unkompliziert eingespeist wird.

Schritt 2: Zonale OCR (Optische Zeichenerkennung)

Nach der Erfassung werden Texte aus Bildern oder PDF-Dateien dank zonaler OCR in digitalen Text umgewandelt. OCR liest gedruckte oder maschinell geschriebene Zeichen, sodass Inhalte für die weitere Datenanalyse bereitstehen.

Schritt 3: KI-basierte Datenextraktion

KI-Technologien analysieren nun den erkannten Text und extrahieren zielgerichtet relevante Informationen wie Namen, Beträge, Rechnungsnummern oder Datenfelder – und zwar hochpräzise, ohne dass individuelle Einstellungen benötigt werden.

Schritt 4: Validierung und Prüfung

Viele Systeme ermöglichen einen Human-in-the-Loop-Prozess: Hier können extrahierte Werte, gerade bei komplexen oder sensiblen Vorgängen, noch einmal von Menschen gegengeprüft und freigegeben werden – für höchste Verlässlichkeit vor der finalen Datenübertragung.

Schritt 5: Export und Integration

Zum Abschluss fließen die validierten Daten automatisiert in Ihr Zielsystem: z.B. CRM, Buchhaltungssoftware oder Datenbanken. So werden nahtlose Abläufe und eine durchgängige Informationskette sichergestellt.

Welche Vorteile bietet Dokumentenerfassung?

Die Einführung intelligenter Dokumentenerfassung verändert die Verwaltung von Informationen grundlegend. Sie bringt handfeste Vorteile, die nicht nur Produktivität und Effizienz, sondern auch Zuverlässigkeit und Sicherheit deutlich erhöhen:

Weniger manuelle Dateneingabe

Dank automatisierter Datenerfassung entfällt repetitive, zeitaufwendige Eingabearbeit – Mitarbeitende können sich vermehrt wertschöpfenden Tätigkeiten widmen.

Laut Feathery haben Versicherungen bei Onboardings und Vertragsprozessen durch Automatisierung eine Reduktion manueller Dateneingabefehler um 80-90% erreicht – ein klares Zeichen für die Zuverlässigkeit dieser Technologien.

Höhere Genauigkeit

Die Präzision ist entscheidend – und Dokumentenerfassungslösungen erreichen laut Square9 inzwischen bis zu 99,7% Genauigkeit bei der Datenauslese. Viele Dokumente können ohne weitere Nachbearbeitung übernommen werden – Fehler, die zu aufwendigen und teuren Nacharbeiten führen, werden so nahezu vermieden.

Erhebliche Zeitersparnis

Moderne Dokumentenerfassungssysteme, die mit KI arbeiten, verarbeiten Dokumente vielfach schneller als herkömmliche Ansätze.

Wie Software Oasis zeigt, sind 10–50% schnellere beziehungsweise günstigere Prozesse durch Wegfall manueller Aufgaben möglich. Schnellere Extraktion bedeutet auch beschleunigte Geschäftsabläufe und Entscheidungen.

Stärkere Compliance

Automatisierte Prozesse machen die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsvorgaben einfacher. Die durchgängige Erfassung und automatisierte Nachverfolgung sorgen dafür, dass Anforderungen an Datenschutz und branchenspezifische Regeln eingehalten werden.

Der Einsatz der Digitalisierung und KI-basierten Dokumentenerfassung verringert das Compliance-Risiko deutlich. Laut Mindee lassen sich Compliance-Vorfälle um 30-40% reduzieren und Regeltreue signifikant erhöhen.

Typische Anwendungsfälle der Dokumentenerfassung

Dokumentenerfassung findet in zahlreichen Branchen Anwendung – und sorgt durch automatisierte Datenauslese aus Belegen, Verträgen oder Formularen für effizientere, fehlerfreie Arbeitsprozesse. Die Technologie ersetzt nicht nur die manuelle Eingabe, sondern beschleunigt, standardisiert und verbessert die Datenqualität organisationübergreifend: in Finanzen, Logistik, Gesundheitswesen, HR, Recht und Kundenservice.

Die Automatisierung verkürzt Bearbeitungszeiten, während die lückenlose Dokumentation und Prüfungen die Einhaltung von Standards gewährleistet.

Hier einige typische Use Cases, bei denen intelligente Dokumentenerfassung Arbeitsabläufe transformiert:

Rechnungen und Quittungen erfassen

Mit Dokumentenerfassung lassen sich auf Rechnungen oder Quittungen relevante Daten automatisiert extrahieren. Freigaben, Prüfungen und Zahlungen werden beschleunigt, Fehlerquellen minimiert.

Spesenverarbeitung

Die automatisierte Auslese von Informationen aus Spesenbelegen erleichtert die Abrechnung, reduziert manuellen Aufwand und sorgt für eine schnellere Erstattung.

Bearbeitung von Formularen und Anträgen

Personal- und Onboarding-Prozesse beschleunigen sich deutlich, wenn Unternehmen Formulardaten automatisch erfassen und in digitale Systeme übertragen.

E-Mails und E-Mail-Anhänge

Auch im E-Mail-Management sorgt die automatische Erfassung für deutliche Zeitvorteile: Die Inhalte aus Mails und Anhängen werden extrahiert und direkt in Folgeprozesse wie zum Beispiel Bestell- oder Kundenbearbeitung überführt.

Wie wähle ich die passende Lösung zur Dokumentenerfassung?

Die Auswahl der optimalen Dokumentenerfassungslösung ist maßgeblich für die Effizienz Ihrer digitalen Transformation und Informationsverarbeitung. Jedes Unternehmen bringt eigene Dokumententypen, Datenmengen und regulatorische Auflagen mit – ein Standardansatz existiert nicht.

Wägen Sie folgende Kriterien bei Ihrer Entscheidung ab:

• Exzellente OCR-Genauigkeit (idealerweise KI-unterstützt)

Hochwertige Texterkennung ist Grundvoraussetzung – besonders bei schwer lesbaren oder variablen Vorlagen.

• Nahtlose Integrationen

Die Lösung sollte einfach mit Ihren bestehenden Systemen wie CRM, Buchhaltungssoftware oder Datenbanken gekoppelt werden können. APIs und Konnektoren sind hierfür essenziell.

• Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Bedienung, vorgefertigte (KI-)Vorlagen und ein schneller Einstieg ohne Programmierkenntnisse ermöglichen Teams einen leichten Start und reibungslosen Betrieb.

• Sicherheit & Konformität

Die Plattform muss aktuelle Sicherheitsstandards und Datenschutzvorschriften (z.B. DSGVO, HIPAA) erfüllen. Auditierbarkeit, Protokollierung und sicherer Datenzugriff sind entscheidend.

Fazit

Dokumentenerfassung bedeutet mehr als Scannen: Sie wandelt Dokumente in strukturierte, nutzbare Daten um, eliminiert manuelle Arbeitsschritte und verbessert die Effizienz sowie Datenqualität. Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und gewährleistet mühelos die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Gerade bei komplexen Dokumentenworkflows sichern leistungsfähige Lösungen mit starker OCR, intelligenter Extraktion, nahtlosen Integrationen und hoher Anwenderfreundlichkeit nachhaltigen Geschäftserfolg. Parseur vereint all diese Vorteile und ermöglicht die zuverlässige Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse.

Ob Rechnung, Formular, E-Mail oder Quittung – Parseur passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an. Programmierkenntnisse sind nicht notwendig.

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Häufig gestellte Fragen

Diese FAQs klären häufige Missverständnisse zur Dokumentenerfassung und helfen Ihnen zu verstehen, wie sie funktioniert, wofür sie verwendet wird und wie Plattformen wie Parseur den Prozess vereinfachen.

Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenscannen und Dokumentenerfassung?

Beim Dokumentenscannen wird ein statisches Bild eines Dokuments erstellt, während die Dokumentenerfassung strukturierte Daten aus diesem Dokument mittels OCR und KI extrahiert. Erfassungstools gehen über die reine Archivierung hinaus – sie ermöglichen Automatisierung, indem sie Dokumenteninhalte durchsuchbar, bearbeitbar und maschinenlesbar machen.

Welche Technologien werden bei der Dokumentenerfassung eingesetzt?

Dokumentenerfassung kombiniert zahlreiche Technologien:

• OCR (Optische Zeichenerkennung), um Text aus gedruckten oder handschriftlichen Vorlagen in digitalen Text umzuwandeln
• KI/ML, um zentrale Felder wie Namen, Daten oder Beträge zu identifizieren und zu extrahieren
• Intelligente Vorlagen oder Layout-Erkennung, für die Anpassung an verschiedene Dokumenttypen
• APIs/Integrationen, damit die extrahierten Daten direkt an CRM-, ERP- oder Buchhaltungssysteme übergeben werden können

Wofür wird Dokumentenerfassung verwendet?

Dokumentenerfassung automatisiert die Datenauslese aus:

• Rechnungen und Quittungen
• Spesenabrechnungen
• Formularen und Anträgen (HR, Onboarding, Compliance)
• E-Mails und Anhängen (z.B. im Bestellmanagement oder in der Logistik)

Sie erhöht die Genauigkeit und beschleunigt Arbeitsprozesse – besonders in Branchen wie Finanzen, Logistik, Recht, Gesundheitswesen, Immobilien und der Leadgenerierung.

Ist Dokumentenerfassung dasselbe wie Datenextraktion?

Nicht ganz. Die Datenextraktion ist ein Bestandteil der Dokumentenerfassung.

Welche Tools bieten automatisierte Dokumentenerfassung an?

Mehrere Plattformen bieten cloudbasierte Dokumentenerfassung. Parseur zum Beispiel setzt auf intelligente KI-Vorlagen, einfache Integrationen und eine OCR-Genauigkeit von 99,9%.

Zuletzt aktualisiert am 24. Juli 2025