核心要点
- Parseur 能够从收到的采购订单中自动提取零件代码、数量和交货条款，并将它们发送到 Power Automate。
- Parseur 内置的 AI 可读取所有买家的采购订单排版并提取所需字段，因此供应商无需针对每种格式进行单独配置，即可轻松处理数百个买家的订单。
- Parseur 的提取准确率高达 99.9%，并配有可选的人工验证步骤，确保零件代码和交货条款顺畅流入生产系统，免去人工重复检查的烦恼。
- 借助 Power Automate，解析后的采购订单数据可自动导入 Dynamics 365、SharePoint 和 Excel，全程完全无需编写代码。
供应商往往会收到来自众多不同买家的采购订单，每家都有自己独特的排版格式，通常以 PDF、扫描件附件或电子邮件正文的形式发送。手动将每一个零件代码、数量和交货条款重新录入 Microsoft 365 既耗时又低效，哪怕只输错一个零件代码也会导致发错货。
Parseur 通过 AI 读取每份收到的文档，提取关键字段，从而实现了采购订单 Power Automate 流程的无缝连接，彻底解决了这一问题。随后，自动化工作流会将数据直接放入 Dynamics 365、SharePoint 列表、Excel 或任何与 Power Automate 连接的下游系统中。最终实现更快的订单接收、更干净的数据以及更低的履约错误率。
什么是使用 Power Automate 处理采购订单？
使用 Power Automate 处理采购订单是指从收到的采购订单中捕获数据，并通过自动工作流将其路由到 Microsoft 365 系统中，而不是依靠人工录入。Power Automate 是微软的旗舰工作流自动化平台，可连接 Dynamics 365、SharePoint、Excel、Teams 以及数百个其他商业应用程序。
就其本身而言，Power Automate 无法直接读取 PDF 格式的采购订单并准确提取出零件代码或交货条款。它首先需要一个能将非结构化文档转化为结构化字段的工具。Parseur 正是扮演了这一关键角色：它负责精准提取数据，然后将清晰且带有标签的值传递给由供应商控制的 Power Automate 流程。
为什么人工处理来自众多买家的采购订单如此困难
人工处理来自众多买家的采购订单非常困难，因为每个买家的订单格式都不尽相同，且订单量往往累积得很快。采购团队成员必须手动打开每份文档，寻找对应的字段并重新输入，这不仅效率低下，而且极易出错。
根据 2024 年德勤报告，与传统人工方法相比，工作流自动化通常能减少高达 90% 的数据录入错误，并将处理速度提升 40% 到 80%。过度依赖人工处理会给供应商带来一系列具体痛点：
- 零件代码容易输错，而输错代码直接导致发错货物。
- 各个买家的交货条款不尽相同且容易被忽视，从而导致延迟或过早发货。
- 每个买家使用的采购订单格式都不同，工作人员无法仅凭熟悉一种固定排版来应对所有订单。
- 在业务高峰期订单量会剧增，如果不临时增加人手，人工录入根本无法应对积压。
- 将数据重新录入 Dynamics 365 或 SharePoint 是一项枯燥的重复性工作，严重占用了员工进行核心订单管理的精力。
Parseur 从采购订单中提取哪些数据
无论文档是 PDF、扫描件附件还是电子邮件正文，Parseur 都能从中提取所需的结构化字段，并为每个字段打上标签，以便 Power Automate 进行精准映射。下表展示了供应商最常发送至下游系统的关键字段。
| 采购订单字段 | Parseur 提取的内容 | 对下游系统的重要性 |
|---|---|---|
| 零件代码或 SKU | 每个订单行的买家或供应商零件编号 | 确保正确的商品进入 Dynamics 365 的履约和库存管理 |
| 数量 | 每个零件代码对应的订购数量 | 驱动库存分配和生产计划 |
| 交货条款 | 要求的交货日期、国际贸易术语（Incoterms）和运输指示 | 设定发货计划，防止延迟或提前交货 |
| 买家详细信息 | 买家名称、地址和联系方式 | 识别账户信息和送货地址 |
| 采购订单（PO）号 | 买家的采购订单参考号 | 在各个系统中关联订单以进行追踪和开票 |
| 行总计 | 单价、每行小计及订单总额 | 用于结算账单和订单确认 |
每个提取的字段都会作为命名值传输至 Power Automate，因此工作流可以准确无误地将零件代码填入特定列，将交货条款填入另一列，完全无需人工干预。
如何防止错误的零件代码或交货日期混入履约环节
Parseur 的 AI 在处理结构化文档时准确率高达 99.9%，它能精准读取每份采购订单，从而有效防止错误的零件代码或交货日期混入履约环节。买家输入的值就是最终传输到 Power Automate 中的值，确保零件代码和交货条款在传递过程中不会被错误输入或误读。
这一点至关重要，因为输错零件代码会导致发错货，遗漏交货条款则会导致订单延迟并引发买家不满。在接收阶段进行准确提取，免除了导致多数错误的重复录入工作，且不会拖慢处理流程。每份解析完毕的采购订单都会在 Parseur 中留存原始记录，如果您发现扫描件有异常，可以随时打开它查看提取的具体内容，并将数据追溯至原始文档。
如何应对各个买家千差万别的采购订单排版
Parseur 依靠其强大的内置 AI 来处理每个买家各不相同的采购订单排版。该 AI 会读取每份文档，智能识别上下文并提取您所需的字段，无论订单布局如何变化。您无需为每个买家进行单独配置。只需定义一次所需字段（如零件代码、数量和交货条款），Parseur 就能在任何格式中找到它们，甚至能应对从未见过的全新格式。
这一能力直接关系到供应商是否具备业务扩展的潜力。如果自动化方案需要针对每个买家的排版进行单独设置，那么一旦买家更改格式，流程就会中断。而 Parseur 基于字段的 AI 提取技术则能让您轻松从少数几个买家扩展至数百个。增加新买家无需任何额外配置，因为您设定的提取规则同样适用于新接收到的每一份采购订单。
如何使用 Parseur 将采购订单数据发送到 Power Automate
通过 Parseur，只需简单的四个步骤即可将采购订单 Power Automate 流程打通，全程无需编写任何代码。Parseur 支持免费起步使用，供应商可以在支付任何费用之前设置并测试好整个流程。
第一步：将采购订单发送至 Parseur 邮箱
创建一个 Parseur 专属邮箱，并将收到的采购订单发送至该邮箱。您可以让买家直接将订单发送到该地址，也可以手动转发，或者设置自动邮件转发规则，以便新订单在到达时自动进入 Parseur 处理队列。
第二步：告诉 Parseur 需要提取哪些字段
定义您想要提取的字段，例如零件代码、数量和交货条款。Parseur 的AI OCR 引擎会读取收到的每份订单，理解上下文，并从任何买家的排版中提取这些字段。因此您只需设置一次，无需针对每种格式分别建立模板。
第三步：验证提取的采购订单数据
打开一份解析好的订单，确认提取的字段是否正确无误。每一个提取出来的值都会与原始文档一起在 Parseur 中留存记录，因此您可以轻松发现不清晰的扫描件或异常排版，并能将任何数据追溯到其在文档中的具置。
第四步：将 Parseur 连接至 Power Automate
使用 Power Automate 集成，在采购订单解析完成时自动触发后续流程。该流程会将每个字段精准映射至 Dynamics 365、SharePoint 列表、Excel 文件或任何已连接的业务系统，从而确保订单能够实时进入您的履约和库存管理工具中。
Power Automate 与人工录入采购订单的对比
结合 Parseur 之后，Power Automate 在速度、准确性和扩展性方面均全面超越了传统的人工录入方式，而这正是关注准时交货率和人工成本的运营经理最看重的核心指标。下方的对比表围绕那些决定订单能否准确、按时发货的关键因素，展示了两者之间的巨大差异。
| 因素 | 人工录入采购订单 | Parseur 结合 Power Automate |
|---|---|---|
| 每单处理速度 | 每份采购订单需耗时几分钟输入 | 每份采购订单在几秒内即可解析并路由完毕 |
| 零件代码准确率 | 人工输入准确率约 95%，一旦出错就会发错货 | 准确率高达 99.9%，并提供可选的人工验证步骤 |
| 处理多种买家排版 | 每出现一种新排版都会拖慢团队处理效率 | 内置 AI 可读取任何排版，字段只需定义一次即可通用 |
| 应对业务高峰 | 订单量激增时必须增加人手或加班 | 可扩展处理数百万份文档，完全无需增加人手 |
| 容错成本 | 发错货或延迟交货会严重损害买家信任 | 在接收阶段拦截并修正错误，有效保护客户关系 |
除了在准确性上的飞跃，成本方面的优势也显而易见。根据 ExpertBeacon 的行业数据，实现采购订单处理自动化的公司，其处理时间通常会缩短 65% 到 80%。运营团队可以将这些节省下来的宝贵时间用于真正的订单管理和客户服务，而不是深陷于枯燥的数据录入中。
何时使用 Power Automate 处理采购订单是正确的选择
如果您的公司已经在使用 Microsoft 365、Dynamics 365 或 SharePoint，那么 Power Automate 无疑是实现采购订单自动化的最佳选择，因为订单数据会直接无缝流入团队已经在使用的生态工具中。此外，Parseur 还支持将数据导出至 Zapier、Make、Webhook 及直接的 API。因此，无论您的订单和库存数据位于何处，都能轻松找到并连接最合适的平台。
如果您仍在不同平台之间犹豫不决，这篇关于 Zapier、Make 和 Power Automate 的对比文章详细分析了各自的优劣。若想从更宏观的视角了解自动化如何赋能业务，请查看 Parseur 如何融入供应链自动化体系，以及它如何专门高效处理采购订单文档本身。
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