サプライヤーの請求書を手入力するために雇われた人など誰もいません。それでも、あなたのチームの誰かが、昼食前はマーケターとして、昼食後は簿記係として、その作業をこなしているのです。
これはビジネスにおいて最も自動化しやすい作業であるにもかかわらず、誰もが後回しにしてしまう作業でもあります。
小規模ビジネス向けのドキュメント自動化とは、受け取った文書を取り込み、手作業で入力するはずだったフィールドを抽出し、そのデータを会計システム、CRM、またはスプレッドシートに直接配信するソフトウェアのことです。 テンプレートから契約書を作成することではありません。毎朝受信トレイに届くデータ入力作業をなくすためのものです。
もう一つのマーケティングツールよりも、バックオフィス自動化が勝る理由
小規模チーム向けの自動化ガイドはどれも、メールシーケンスやSNS投稿のスケジューリングから始まります。素晴らしいツールですが、問題の設定が間違っています。そこに多大な人件費がかかっているわけではないからです。
コストのかかる時間は、他の人が、彼らの好きなフォーマットで送ってくる情報によってもたらされます。
Metapressの報告によると、小規模ビジネスの88%が、自動化によって大企業と競合できるようになると回答しています。 これは事実ですが、5人規模の会社も5000人規模の会社も全く同じソフトウェアを購入するマーケティング領域においてではありません。差がつくのはバックオフィスです。大企業には買掛金部門がありますが、あなたにあるのは1人の担当者と共有の受信トレイだけです。
このバックオフィスこそが、オフィス自動化が真価を発揮する場所であり、取り組む順番は、どのツールを選ぶかよりも重要です。
書類作業はまた、紙ナプキンの裏で計算できるほど効果が明白な唯一の自動化でもあります。Parseurの顧客は、月に最大152時間のデータ入力を自動化しています。これは、誰かが一度入力した情報を再入力するためだけに費やされる、フルタイム従業員1人分にほぼ匹敵します。
最初に自動化すべきドキュメントと、無視すべきドキュメント
退屈で反復的な作業から始めましょう。そこがAI抽出の精度が最も高く、投資回収が最も早い場所です。
| ドキュメント | 届き方 | 現在のチームの対応 | ツールの代行内容 | データの連携先 |
|---|---|---|---|---|
| サプライヤーの請求書 | メールの添付PDF | PDFを開き、サプライヤー、日付、明細、合計を再入力する | フィールドを抽出し、発注書と照合する | 会計システム |
| 注文メール | メールの本文（プレーンテキスト） | 詳細をスプレッドシートや注文書にコピーする | 添付ファイルを開かずに本文のテキストを解析する | スプレッドシート、CRM、またはERP |
| 納品書 | スキャンまたはスマートフォンの写真 | ファイリングし、請求書に相違があった際に探し出す | スキャンから参照番号と数量を読み取る | 業務システム（注文と照合） |
| 領収書と経費 | チームからの写真 | 担当者を急かし、1つずつ入力する | 画像からベンダー、日付、金額、税金を読み取る | 経費ツールまたはスプレッドシート |
| 申込書や受付フォーム | PDFまたはスキャンしたフォーム | 申請者の詳細をデータベースに再入力する | フォームの種類ごとに名前付きフィールドを抽出する | CRMまたはデータベース |
| 発注書 | 顧客からのメール添付PDF | 注文をシステムに再入力する | 明細と数量を抽出する | 注文管理システム |
もし1つだけ選ぶなら、請求書を選んでください。大量にあり、間違えた場合のコストが高く、予算を握る人に最もアピールしやすい成果です。その最初のプロジェクトの詳細な手順は、私たちの買掛金自動化のウォークスルーに記載されており、読み取り側については買掛金OCRガイドで詳しく解説しています。
残りのものはしばらく放っておきましょう。月に2回しか発生しないようなものは、セットアップにかかる手間に見合いません。すでにスプレッドシートやデータフィードとして届いているものは、抽出ではなくインポートが必要です。また、固定レイアウトのない手書きの文書は、節約できる時間よりも、レビュー待ちキューに滞留する時間の方が長くなるでしょう。
ドキュメントワークフロー自動化の実際の姿
テンプレートは不要です。サプライヤーごとにテンプレートを作成するのは古いやり方であり、ベンダーが表を数センチ左にずらしただけで壊れてしまっていました。
全体のワークフローは以下の通りです：
- ドキュメントの到着。 専用のメールアドレスを取得するか、ツールをフォルダやAPIにリンクさせます。サプライヤー側で何かを変える必要はありません。
- AIがフィールドを抽出。 1つのエンジンがメールやテキスト文書を読み取り、もう1つのエンジンがPDF、スキャン、スマートフォンの写真を読み取ります。どちらも生のテキストの羅列ではなく、請求書番号、サプライヤー、合計金額といった名前付きのフィールドを返します。
- 例外のレビュー。 エンジンが確信を持てないものは、レビュー待ちキューに入ります。それ以外のものはすべてそのまま通過します。
- データのエクスポート。 クリーンに構造化された記録が、QuickBooks、Xero、Google Sheets、Excel、または独自のAPIに連携されます。
これですべてです。保守作業もルールの作成も不要で、ビジネスを継続するために新しいソフトウェアを習得する必要もありません。
Parseurを使えば、午後には1つのドキュメントストリームを本稼働させることができます。手作業のステップを完全にオフにするには数週間かかりますが、それで良いのです。2016年以来、1億件以上のドキュメントがParseurを通じて処理されてきました。控えめに言っても、あなたの手元にある最も状態の悪いサプライヤーのスキャンデータは、私たちが初めて目にするものではありません。
契約前に要求すべきこと
このカテゴリのデモでは必ず、きれいな請求書が完璧に抽出される様子を見せられます。しかし、それは何の証明にもなりません。きれいな請求書は、そもそも助けを必要としていなかった文書だからです。
小規模ビジネスチーム向けの真のドキュメント自動化と、インターフェースだけが良いOCRのおもちゃを分けるのは、以下の7つの機能です：
- テンプレート作成不要の自動フィールド抽出
- すべてのフィールドに対する確信度スコアリング
- 抽出に失敗したフィールドのための人間のレビュー待ちキュー
- 重複検出
- 発注書や顧客番号など、自社の記録との照合（バリデーション）
- 会計ツールや業務ツールへの直接エクスポート
- 完全な監査証跡
この7つのうち2つは、ツールが密かに失敗しやすい部分なので、デモの際にはそこを深く掘り下げてください。
まず、確信度スコアリングとレビュー待ちキューです。警告なしに合計金額を推測するソフトウェアは、人間が手入力するよりもたちが悪いです。なぜなら、照合の段階になるまで誰もエラーに気づかないからです。ベンダーに最も状態の悪いスキャンデータを渡し、読み取れない数字に対して画面がどのように反応するかを観察してください。
次にバリデーション（照合）です。抽出は仕事の半分にすぎません。抽出したサプライヤーをサプライヤーリストと照合したり、抽出した合計金額を発注書と照合したりできないのであれば、手作業の場所を移動させただけで、取り除いたわけではありません。
費用とセキュリティに関する質問は、後で気まずくならないように同じ会議で聞いてください。基本プランの価格ではなく、実際の月間処理量でドキュメントのコストがいくらになるのか。再処理したドキュメントは二重に請求されるのか。データはどこに保存され、どのくらいの期間保持されるのか。ベンダー内の誰がそれを閲覧できるのか。そしてベンダーはGDPRに準拠しているのか。ParseurはGDPRに準拠しており、保持期間もご自身で管理できます。これらの回答を文書で提出したがらないベンダーは、その態度自体が答えです。
逆の失敗も同じくらい高くつきます。単純なOCRは、画像をテキストに変換するだけで、フィールドを探す作業は人間に委ねられます。それは自動化ではありません。余計な手順の増えた手入力です。
ツールごとの詳細については、ドキュメント処理ソフトウェアの購入者ガイドおよびインテリジェントドキュメント処理ツールのまとめをご覧ください。
2週間、1つのドキュメントタイプ、プロジェクト計画は不要
あなたの会社には、デジタルトランスフォーメーション専門の部署はありません。これは、運営委員会を伴う大掛かりな取り組みとしてではなく、期限付きの実験として扱ってください。
- 最も不満の多いドキュメントタイプを選ぶ。 通常はサプライヤーの請求書です。
- 先月の実際のドキュメントを50件集める。 状態の悪いものも含めてください。スマートフォンの写真、14ページのPDF、2009年からスキャナーの調子が悪いサプライヤーのものなど。
- 契約前に実行してみる。 正しく抽出されたフィールドの数を数えてください。ベンダーが主張する精度ではなく、その数字こそがあなたのビジネスケースとなります。
- 1週間、両方のプロセスを並行して実行する。 手作業のステップと並行して自動抽出を行い、帳簿を危険にさらすことなくギャップを確認します。
- 手作業のステップをオフにする。 そして、その時になって初めて、次のドキュメントタイプを追加します。
全てを一度に自動化しようとすると、チームは行き詰まります。請求書を自動化し、手作業でやっていたことすら忘れた頃に、3ヶ月経ってから「納品書も自動化できないか」と尋ねてくるようなチームが成功するのです。
マーケティング関連も自動化する。ただし、最初ではない。
メールシーケンス、CRMのフォローアップ、タスクの割り当て、在庫の更新、SNS投稿のスケジューリング。どれもやる価値があり、安価で、簡単に切り替えられます。ほとんどの小規模ビジネスはすでにそのうちの3つを実行しており、インターネット上にはもう新しいリストは必要ありません。
書類作業は違います。これは、小規模なチームが大規模なチームに純粋に負けてしまうツールスタックの唯一の部分であり、削減した時間が永久に戻ってくる部分でもあります。より広い視点については、AI自動化のユースケースと反復的なコンピュータタスクの自動化で別途解説しています。
重要なポイント
- 小規模ビジネス向けのドキュメント自動化とは、受信した文書を取り込み、そのフィールドを自動的に抽出し、構造化されたデータを既存のツールに配信することを意味します。ドキュメント生成ではありません。
- サプライヤーの請求書から始めましょう。大量で、間違えた場合のコストが高く、最も早く効果を証明できます。
- 最新のツールはAIを使って抽出するため、テンプレートを作成したり維持したりする必要はありません。
- テンプレート不要の抽出、確信度スコアリング、レビュー待ちキュー、または自社の記録との照合が欠けているデモからは退席してください。手作業が戻ってくるのはこの4つの部分です。
- 何かを契約する前に、状態の悪いものも含めて、50件の実際のドキュメントでテストしてください。
- 1週間、自動化と手作業を並行して実行します。その後、手作業のステップをオフにしてください。
あなたの3倍の従業員数を抱える競合他社は、あなたより賢いわけではありません。彼らはただ、あなたより早く手入力をやめただけなのです。
最終更新日
