Nessuno è stato assunto per riscrivere a mano le fatture dei fornitori. Qualcuno del tuo team lo fa comunque, tra l'essere l'addetto al marketing prima di pranzo e il contabile dopo.
È il lavoro più automatizzabile all'interno dell'azienda e l'ultima cosa che a qualcuno viene in mente di automatizzare.
L'automazione dei documenti per una piccola impresa è un software che acquisisce i documenti che ricevi, estrae i campi che altrimenti una persona riscriverebbe a mano, e consegna questi dati direttamente al tuo sistema contabile, CRM o foglio di calcolo. Non si tratta di generare contratti da modelli. Elimina l'inserimento dati che arriva nella tua casella di posta ogni mattina.
L'automazione del back office batte l'ennesimo strumento di marketing
Ogni guida all'automazione per piccoli team si apre con sequenze email e programmazione social. Ottimi strumenti. Problema sbagliato. Quelle non sono mai state le ore più costose.
Le ore costose provengono da altre persone, in qualsiasi formato queste persone abbiano deciso di usare.
Metapress riporta che l'88% delle piccole imprese dichiara che l'automazione permette loro di competere con realtà più grandi. Vero, ma non nello stack di marketing, dove un'azienda di cinque persone compra lo stesso identico software di una di cinquemila. Il divario è nel back office. Loro hanno un dipartimento di contabilità fornitori. Tu hai una sola persona e una casella di posta condivisa.
Quello del back office è il punto in cui l'automazione d'ufficio dimostra il suo valore, e l'ordine in cui te ne occupi conta più degli strumenti che scegli.
Le scartoffie rappresentano anche l'unica automazione i cui calcoli si possono fare sul retro di un tovagliolo. I clienti di Parseur automatizzano fino a 152 ore al mese di inserimento dati. È quasi una persona a tempo pieno, impiegata a riscrivere informazioni che qualcun altro ha già digitato una volta.
Quali documenti automatizzare per primi e quali ignorare
Inizia dove il lavoro è noioso e ripetitivo. È lì che l'estrazione con l'intelligenza artificiale è più precisa e dove il ritorno sull'investimento si manifesta più velocemente.
| Documento | Come arriva | Cosa fa il tuo team adesso | Cosa fa invece lo strumento | Dove finiscono i dati |
|---|---|---|---|---|
| Fatture fornitori | PDF allegato a un'email | Apre ogni PDF, riscrive fornitore, data, voci di riga, totale | Estrae i campi e li abbina ai tuoi ordini di acquisto | Sistema contabile |
| Email di ordini | Testo semplice nel corpo dell'email | Copia i dettagli in un foglio di calcolo o modulo d'ordine | Analizza il testo del corpo dell'email, senza alcun allegato da aprire | Foglio di calcolo, CRM o ERP |
| Bolle di consegna | Scansione o foto dal telefono | Le archivia, per poi cercarle quando la fattura è in contestazione | Legge numeri di riferimento e quantità dalla scansione | Sistema operativo, abbinato all'ordine |
| Ricevute e note spese | Foto dal team | Rincorre le persone, poi digita a mano ogni documento | Legge fornitore, data, importo e tasse dall'immagine | Strumento per le spese o foglio di calcolo |
| Moduli di candidatura e accettazione | PDF o modulo scansionato | Riscrive i dettagli del richiedente in un database | Estrae campi definiti per ogni tipo di modulo | CRM o database |
| Ordini di acquisto | PDF via email dal cliente | Riscrive l'ordine nel tuo sistema | Estrae voci di riga e quantità | Gestione degli ordini |
Se devi sceglierne solo uno, scegli le fatture. Volumi elevati, costose in caso di errore, e la vittoria più semplice da mostrare a chiunque gestisca il budget. La versione più lunga di quel primo progetto si trova nella nostra guida all'automazione della contabilità fornitori, e la guida all'OCR per la contabilità fornitori tratta in dettaglio il lato della lettura.
Lascia perdere il resto per un po'. Tutto ciò che si presenta due volte al mese non ripagherà la fatica dell'impostazione. Tutto ciò che ti arriva già sotto forma di foglio di calcolo o feed di dati non deve essere estratto, ma importato. E qualsiasi cosa scritta a mano senza un layout fisso passerà più tempo nella tua coda di revisione durante la settimana di quanto te ne farà mai risparmiare.
Come appare effettivamente l'automazione del flusso di lavoro dei documenti
Nessun modello. Crearne uno per ogni fornitore era il vecchio metodo, che si rompeva il giorno in cui un fornitore spostava una tabella di due centimetri a sinistra.
Ecco l'intero flusso di lavoro:
- Arrivano i documenti. Ottieni un indirizzo email dedicato, oppure indirizzi lo strumento verso una cartella o un'API. I tuoi fornitori non cambiano nulla.
- L'IA estrae i campi. Un motore legge email e documenti di testo, un altro legge PDF, scansioni e foto dal telefono. Entrambi restituiscono campi definiti come numero di fattura, fornitore e totale, non un muro di testo grezzo.
- Revisioni le eccezioni. Tutto ciò di cui il motore non è sicuro finisce in una coda di revisione. Tutto il resto passa direttamente oltre.
- I dati vengono esportati. Registri puliti e strutturati arrivano su QuickBooks, Xero, Google Sheets, Excel o sulla tua API.
Questo è tutto. Niente da mantenere, nessuna regola da scrivere e nessuno deve imparare un nuovo software per far funzionare l'azienda.
Con Parseur, un singolo flusso di documenti può essere operativo in un pomeriggio. Disattivare la fase manuale richiederà un paio di settimane in più, e così dovrebbe essere. Oltre 100 milioni di documenti sono passati attraverso Parseur dal 2016, il che è un modo cortese per dirti che la peggiore scansione del tuo fornitore non è certo la prima che incontriamo.
Cosa pretendere prima di firmare qualsiasi cosa
Ogni demo in questa categoria mostra una fattura chiara estratta in modo perfetto. Questo non dimostra nulla. Una fattura chiara è l'unico documento per cui non hai mai avuto bisogno di aiuto.
Sette funzionalità separano una vera automazione dei documenti per piccoli team da un giocattolo OCR con una bella interfaccia:
- Estrazione automatica dei campi, senza alcun modello da costruire
- Punteggio di confidenza su ogni campo
- Una coda di revisione umana per i campi che non superano il controllo
- Rilevamento dei duplicati
- Convalida rispetto ai tuoi registri, come ordini di acquisto o numeri cliente
- Esportazione diretta verso i tuoi strumenti contabili o operativi
- Un audit trail completo
Due di questi sette punti sono gli ambiti in cui gli strumenti falliscono in silenzio, quindi insistici durante la demo.
Il punteggio di confidenza e la coda di revisione vengono prima di tutto. Un software che cerca di indovinare un totale senza dirtelo è peggio di una persona che lo digita, perché nessuno noterà l'errore fino alla riconciliazione. Dai al fornitore la tua peggior scansione e guarda cosa fa lo schermo con i numeri che non riesce a leggere.
Poi viene la convalida. L'estrazione è solo metà del lavoro. Se lo strumento non riesce a confrontare il fornitore estratto con il tuo elenco dei fornitori, o il totale estratto con l'ordine di acquisto, hai solo spostato il lavoro manuale. Non lo hai rimosso.
Fai le domande sui soldi e sulla sicurezza nella stessa riunione, perché in seguito diventano imbarazzanti. Quanto costa un documento al tuo volume mensile reale, non al prezzo di listino del piano, e se un documento rielaborato ti viene addebitato due volte. Dove vengono conservati i tuoi dati, per quanto tempo vengono trattenuti, chi all'interno dell'azienda fornitrice può leggerli e se il fornitore è conforme al GDPR. Parseur è conforme al GDPR e ti consente di controllare i tempi di conservazione. Un fornitore che non vuole mettere queste risposte per iscritto, in realtà ti ha già risposto.
Il fallimento opposto costa altrettanto. Un OCR tradizionale trasforma un'immagine in testo e lascia che sia un essere umano a cercare i campi al suo interno. Questa non è automazione. È digitazione con passaggi extra.
Per una versione strumento per strumento, consulta la guida all'acquisto dei software per l'elaborazione dei documenti e la nostra panoramica sugli strumenti di elaborazione intelligente dei documenti.
Due settimane, un tipo di documento, nessun piano di progetto
Non hai un ufficio di trasformazione aziendale. Tratta tutto questo come un esperimento con una scadenza, piuttosto che un'iniziativa con un comitato direttivo.
- Scegli il tipo di documento che genera più lamentele. Di solito le fatture dei fornitori.
- Raccogline 50 reali del mese scorso. Includi quelli brutti. Foto dal telefono, PDF di quattordici pagine, il fornitore il cui scanner sta morendo dal 2009.
- Elaborali prima di prendere un impegno. Conta quanti campi sono risultati corretti. Quel numero è il tuo business case, non la dichiarazione di precisione del fornitore.
- Esegui entrambi i processi per una settimana. Estrazione automatizzata affiancata al passaggio manuale, in modo da poter vedere il divario senza scommetterci i tuoi registri contabili.
- Disattiva il passaggio manuale. Poi, e solo poi, aggiungi il tipo di documento successivo.
I team si bloccano quando cercano di automatizzare tutto in una volta. I team vincono quando automatizzano le fatture, dimenticano di averle mai fatte a mano e tornano tre mesi dopo a chiedere delle bolle di consegna.
Automatizza anche le attività di marketing. Ma non per prime.
Sequenze email, follow-up del CRM, assegnazione di compiti, aggiornamenti dell'inventario, programmazione social. Tutte cose che vale la pena fare, tutte economiche, tutte facili da cambiare. La maggior parte delle piccole imprese ne gestisce già tre, e a Internet non serve un'altra lista.
Le scartoffie sono diverse. È l'unica parte del tuo stack in cui un piccolo team perde realmente rispetto a uno più grande, e l'unica in cui le ore ti vengono restituite per sempre. Per una visione più ampia, copriamo separatamente i casi d'uso dell'automazione con IA e l'automazione delle attività ripetitive al computer.
Punti chiave
- L'automazione dei documenti per una piccola impresa significa acquisire i documenti in entrata, estrarne i campi automaticamente e consegnare dati strutturati agli strumenti che usi già. Non si tratta di generazione di documenti.
- Inizia con le fatture dei fornitori. Volumi elevati, costose quando sono sbagliate, le più veloci da dimostrare.
- I moderni strumenti estraggono con l'IA, quindi non c'è nessun modello da costruire e nessuno da mantenere.
- Abbandona qualsiasi demo che non abbia l'estrazione senza modelli, il punteggio di confidenza, una coda di revisione o la convalida rispetto ai tuoi registri. Quei quattro punti sono le falle da cui ritorna il lavoro manuale.
- Fai dei test su 50 documenti reali, compresi quelli brutti, prima di impegnarti in qualsiasi cosa.
- Esegui i processi automatici e manuali fianco a fianco per una settimana. Poi disattiva la fase manuale.
I tuoi concorrenti con il triplo dei dipendenti non sono più intelligenti di te. Hanno solo smesso di digitare prima.
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