Ninguém foi contratado para redigitar faturas de fornecedores. Alguém na sua equipe faz isso de qualquer maneira, entre ser o profissional de marketing antes do almoço e o contador depois dele.
É o trabalho mais automatizável do negócio e a última coisa que alguém consegue automatizar.
A automação de documentos para uma pequena empresa é um software que captura os documentos que você recebe, extrai os campos que uma pessoa redigitaria de outra forma e entrega esses dados diretamente no seu sistema contábil, CRM ou planilhas. Não se trata de gerar contratos a partir de modelos. Isso elimina a entrada de dados que chega à sua caixa de entrada todas as manhãs.
A automação de back office supera mais uma ferramenta de marketing
Todo guia de automação para pequenas equipes começa com sequências de e-mail e agendamento de redes sociais. Ótimas ferramentas. Problema errado. Essas nunca foram as horas caras.
As horas caras chegam de outras pessoas, no formato que essas pessoas decidiram usar.
A Metapress relata que 88% das pequenas empresas afirmam que a automação as permite competir com empresas maiores. Verdade, embora não seja na área de marketing, onde uma empresa de cinco pessoas compra exatamente o mesmo software que uma de cinco mil pessoas. A diferença está no back office. Eles têm um departamento de contas a pagar. Você tem uma pessoa e uma caixa de entrada compartilhada.
Esse back office é onde a automação de escritório prova o seu valor, e a ordem na qual você lida com isso importa mais do que as ferramentas que você escolhe.
A papelada também é a única automação cuja aritmética cabe em um guardanapo. Clientes do Parseur automatizam até 152 horas de entrada de dados por mês. Isso chega perto de uma pessoa em tempo integral, gasta redigitando informações que outra pessoa já digitou uma vez.
Quais documentos automatizar primeiro e quais ignorar
Comece por onde o trabalho é chato e repetitivo. É aí que a extração por IA é mais precisa e onde o retorno aparece mais rápido.
| Documento | Como ele chega | O que sua equipe faz agora | O que a ferramenta faz em vez disso | Onde os dados aterrissam |
|---|---|---|---|---|
| Faturas de fornecedores | PDF anexado a um e-mail | Abre cada PDF, redigita fornecedor, data, itens de linha, total | Extrai os campos e os compara aos seus pedidos de compra | Sistema de contabilidade |
| E-mails de pedido | Texto simples no corpo do e-mail | Copia detalhes para uma planilha ou formulário de pedido | Analisa o texto do corpo, sem nenhum anexo para abrir | Planilha, CRM ou ERP |
| Notas de entrega | Digitalização ou foto do celular | Arquiva e depois procura quando a fatura o contesta | Lê números de referência e quantidades da digitalização | Sistema de operações, correspondente ao pedido |
| Recibos e despesas | Fotos da equipe | Vai atrás das pessoas e depois digita cada um | Lê fornecedor, data, valor e imposto a partir da imagem | Ferramenta de despesas ou planilha |
| Formulários de inscrição e admissão | PDF ou formulário digitalizado | Redigita os detalhes do candidato em um banco de dados | Puxa os campos nomeados por tipo de formulário | CRM ou banco de dados |
| Pedidos de compra | PDF enviado por e-mail pelo cliente | Redigita o pedido no seu sistema | Extrai itens de linha e quantidades | Gerenciamento de pedidos |
Se for escolher apenas um, escolha faturas. Alto volume, caras quando estão erradas, e a vitória mais fácil para acenar para quem controla o orçamento. A versão mais longa desse primeiro projeto está no nosso passo a passo de automação de contas a pagar, e o guia de OCR para contas a pagar cobre o lado da leitura detalhadamente.
Deixe o resto de lado por um tempo. Qualquer coisa que apareça duas vezes por mês não compensará a configuração. Qualquer coisa que já chegue até você como uma planilha ou feed de dados não precisa ser extraída, precisa ser importada. E qualquer coisa manuscrita sem um layout fixo passará mais da sua semana na fila de revisão do que economizará.
Como a automação de fluxo de trabalho de documentos realmente funciona
Sem modelos. Construir um por fornecedor era o jeito antigo, e quebrava no dia em que um vendedor movia uma tabela dois centímetros para a esquerda.
Aqui está todo o fluxo de trabalho:
- Os documentos chegam. Você ganha um endereço de e-mail dedicado ou aponta a ferramenta para uma pasta ou API. Seus fornecedores não mudam nada.
- A IA extrai os campos. Um motor lê e-mails e documentos de texto, outro lê PDFs, digitalizações e fotos de celular. Ambos devolvem campos nomeados como número da fatura, fornecedor e total, e não uma parede de texto bruto.
- Você revisa as exceções. Qualquer coisa sobre a qual o motor não tenha certeza vai parar numa fila de revisão. Tudo o resto passa direto.
- Os dados são exportados. Registros limpos e estruturados chegam ao QuickBooks, Xero, Google Sheets, Excel ou à sua própria API.
Isso é tudo. Nada para manter, sem regras para escrever, e ninguém tem que aprender um software novo para manter o negócio funcionando.
Com o Parseur, um fluxo de documentos pode estar no ar em uma tarde. Desligar o passo manual leva algumas semanas a mais, e deveria ser assim. Mais de 100 milhões de documentos passaram pelo Parseur desde 2016, o que é uma maneira educada de dizer que a pior digitalização do seu fornecedor não é a primeira que já vimos.
O que exigir antes de assinar qualquer coisa
Toda demonstração nessa categoria mostra uma fatura limpa sendo extraída com perfeição. Isso não prova nada. Uma fatura limpa é aquele documento com o qual você nunca precisou de ajuda.
Sete recursos separam a automação de documentos real para equipes de pequenas empresas de um brinquedo de OCR com uma interface bonita:
- Extração automática de campos, sem nenhum modelo para criar
- Pontuação de confiança em todos os campos
- Uma fila de revisão humana para os campos que falharem
- Detecção de duplicatas
- Validação em relação aos seus próprios registros, como pedidos de compra ou números de clientes
- Exportação direta para suas ferramentas contábeis ou de operações
- Uma trilha de auditoria completa
Dois dos sete são onde as ferramentas falham silenciosamente, então pressione-os na demonstração.
A pontuação de confiança e a fila de revisão vêm primeiro. Um software que adivinha um total sem te avisar é pior do que uma pessoa digitando, porque ninguém pega o erro até a conciliação. Entregue ao vendedor a sua digitalização mais feia e observe o que a tela faz com os números que não consegue ler.
A validação vem em seguida. A extração é apenas metade do trabalho. Se a ferramenta não puder verificar o fornecedor extraído com sua lista de fornecedores ou o total extraído com o pedido de compra, você apenas moveu o trabalho manual de lugar. Você não o eliminou.
Faça as perguntas de segurança e de dinheiro na mesma reunião, porque elas ficam constrangedoras mais tarde. Quanto custa um documento no seu volume mensal real, e não no preço principal do plano, e um documento reprocessado te cobra duas vezes? Onde os seus dados ficam armazenados, por quanto tempo são mantidos, quem dentro do fornecedor pode lê-los, e o fornecedor é compatível com a GDPR? O Parseur é compatível com a GDPR e deixa você controlar a retenção. Um fornecedor que não quiser colocar essas respostas por escrito já lhe respondeu, de qualquer modo.
A falha oposta custa tanto quanto. O OCR simples transforma uma imagem em texto e deixa um humano procurando pelos campos dentro dela. Isso não é automação. É digitação com passos extras.
Para a versão ferramenta por ferramenta, veja o guia do comprador de software de processamento de documentos e nosso resumo de ferramentas de processamento inteligente de documentos.
Duas semanas, um tipo de documento, sem plano de projeto
Você não tem um escritório de transformação. Trate isso como um experimento com um prazo, em vez de uma iniciativa com um comitê de direção.
- Escolha o tipo de documento que gera mais reclamações. Normalmente, faturas de fornecedores.
- Reúna 50 de verdade do mês passado. Inclua os mais feios. Fotos do celular, PDFs de quatorze páginas, o fornecedor cujo scanner está morrendo desde 2009.
- Teste-os antes de se comprometer. Conte quantos campos saíram certos. Esse número é o seu argumento de negócios, e não a afirmação de precisão do fornecedor.
- Execute os dois processos por uma semana. Extração automatizada junto com o processo manual, para você conseguir enxergar a diferença sem colocar em risco seus registros contábeis.
- Desligue o processo manual. Então, e só então, adicione o próximo tipo de documento.
Equipes estagnam quando tentam automatizar tudo de uma vez. As equipes ganham quando automatizam faturas, esquecem que um dia já fizeram isso à mão, e voltam três meses depois perguntando sobre as notas de entrega.
Automatize a parte de marketing também. Só não faça isso primeiro.
Sequências de e-mail, acompanhamentos de CRM, atribuição de tarefas, atualizações de inventário, agendamento social. Vale a pena fazer tudo isso, são todos baratos e fáceis de mudar. A maioria das pequenas empresas já executa três deles, e a internet não precisa de mais uma lista.
Papelada é diferente. É a única parte de sua pilha onde uma pequena equipe perde genuinamente para uma maior, e a única onde as horas retornam para sempre. Para uma visão mais ampla, nós abordamos casos de uso de automação de IA e a automação de tarefas de computador repetitivas separadamente.
Principais conclusões
- Automação de documentos para uma pequena empresa significa capturar documentos recebidos, extrair seus campos automaticamente e entregar os dados estruturados para as ferramentas que você já usa. Não é geração de documentos.
- Comece pelas faturas de fornecedores. Alto volume, caras quando estão erradas, mais rápidas para serem comprovadas.
- Ferramentas modernas extraem com IA, por isso não há modelo para criar e nenhum para manter.
- Abandone qualquer demonstração que não possua extração sem modelo, pontuação de confiança, uma fila de revisão ou validação com seus próprios registros. É nesses quatro pontos que o trabalho manual retorna.
- Teste em 50 documentos reais, incluindo os feios, antes de se comprometer com qualquer coisa.
- Execute os processos automatizado e manual lado a lado por uma semana. Então, desligue o passo manual.
Seus concorrentes, com o triplo do seu quadro de funcionários, não são mais espertos que você. Eles apenas pararam de digitar mais cedo.
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