Ręczne wprowadzanie danych kosztuje amerykańskie firmy 28 500 USD na pracownika rocznie

Kluczowe wnioski

• Znaczny wpływ finansowy: Ręczne wprowadzanie danych kosztuje firmy średnio 28 500 USD na pracownika rocznie, co podkreśla pilną potrzebę automatyzacji.
• Powszechne wypalenie zawodowe: Ponad połowa (56%) pracowników doświadcza wypalenia zawodowego spowodowanego powtarzalnymi zadaniami związanymi z danymi, co prowadzi do spadku efektywności i zwiększa ryzyko rotacji.
• Wysokie ryzyko operacyjne: Ręczne wprowadzanie danych prowadzi do błędów i opóźnień w 50,4% przypadków, generując potencjalne zagrożenia związane z zgodnością oraz straty finansowe.
• Luka w zakresie wdrożenia automatyzacji: Prawie połowa (46,2%) firm nie wdrożyła narzędzi automatyzujących z powodu braku świadomości i wewnętrznej promocji, co oznacza niewykorzystany potencjał poprawy efektywności.
• Potwierdzone korzyści z automatyzacji: Wśród firm korzystających z automatyzacji, 96,5% deklaruje istotną redukcję obciążenia związanego z ręcznymi zadaniami i wysoką satysfakcję użytkowników.
• Preferencje pracowników: Pracownicy zdecydowanie wolą przeznaczać zaoszczędzony dzięki automatyzacji czas na planowanie strategiczne, poprawę doświadczenia klienta i zadania generujące przychody.
• Przyszłościowy trend: Do 2030 roku automatyzacja ręcznego wprowadzania danych stanie się standardem rynkowym. Wczesna adopcja pozwoli zdobyć przewagę konkurencyjną i strategiczną.

W lipcu 2025 roku Parseur wraz z QuestionPro przeprowadził ankietę wśród 500 amerykańskich specjalistów zatrudnionych w działach operacyjnych, finansach, administracji, IT, obsłudze klienta i innych obszarach. Respondenci byli w wieku od 18 do 65 lat, z przewagą osób mających 26–45 lat. W badaniu uczestniczyli zarówno pracownicy etatowi, jak i kontraktorzy, w równym podziale pod względem płci.

Poza liczbami

Ręczne wprowadzanie danych z roku na rok cicho wysysa istotne zasoby z amerykańskich firm – środki, które mogłyby wspierać innowacje, rozwój i zadowolenie klientów. Jak wykazuje szczegółowa ankieta Parseur przeprowadzona w 2025 roku we współpracy z QuestionPro, ręczne zadania związane z wprowadzaniem danych kosztują amerykańskie firmy średnio 28 500 USD na pracownika rocznie. Jednak koszty finansowe to dopiero początek wyzwań.

Dlaczego Parseur przeprowadził to badanie?

W Parseur, liderze w dziedzinie automatyzacji inteligentnego przetwarzania dokumentów, regularnie obserwujemy ukryte koszty i nieefektywności płynące z ręcznego wprowadzania danych. Postanowiliśmy przeprowadzić to badanie, by uzyskać twarde dane i przekazać praktyczne wnioski liderom biznesu, decydentom oraz branżowym ekspertom. Naszym celem jest pogłębianie wiedzy oraz stymulowanie rozmów na temat wdrażania automatyzacji, doskonałości operacyjnej i innowacji strategicznych.

Są to godziny, które firmy poświęcają na zadania możliwe – i konieczne – do automatyzacji – mówi Sylvestre Dupont, współzałożyciel Parseur. To nie tylko kwestia finansów, to także utracone okazje biznesowe. Wyniki badania pokazują, że pracownicy w USA woleliby przeznaczać ten czas na usprawnianie procesów, obsługę klientów bądź projekty rozwojowe. Dodatkowo regulacje takie jak RODO wymagają precyzyjnego i możliwego do audytu pozyskiwania danych, aby zminimalizować ryzyko prawne i reputacyjne.

Ukryte koszty ręcznego wprowadzania danych

Pracownicy deklarują, że spędzają ponad dziewięć godzin tygodniowo na przenoszeniu danych z różnych źródeł (e-maili, plików PDF, arkuszy kalkulacyjnych) do systemów cyfrowych. Co istotne, w branżach wysokopłatnych, takich jak IT i finanse, gdzie stawki wahają się od 50 do 90 USD za godzinę, skutki finansowe takich działań są szczególnie bolesne dla firm i wyraźnie wskazują pole do znacznych oszczędności operacyjnych.

Ile czasu zajmuje ręczne wprowadzanie danych?

Respondenci zgłaszali, że przeciętnie poświęcają ponad 9 godzin tygodniowo na przenoszenie danych z e-maili, plików PDF, arkuszy kalkulacyjnych oraz dokumentów skanowanych do systemów cyfrowych. Rozkład poświęconego czasu prezentuje się następująco:

Pracownicy IT (12,8% uczestników) i finansów (8,4%) najczęściej wskazują wyjątkowo wysoką liczbę godzin poświęcanych na ręczne wprowadzanie danych (ponad 20 godzin tygodniowo), a ich wysokie stawki godzinowe (od 41 do nawet 80 USD lub więcej) jeszcze mocniej windują koszt dla organizacji.

Dokumenty będące źródłem problemu

Najwięcej problemów z ręcznym wprowadzaniem danych dotyczy powtarzalnego przetwarzania codziennych dokumentów biznesowych. Wyniki badania pokazują, że najwięcej czasu pochłaniają:

• Zlecenia robocze (34,4%): W branżach przemysłowych, budownictwie i zarządzaniu nieruchomościami, dokumenty te często wymagają częstego i powtarzalnego ręcznego wprowadzania danych. Automatyzacja tego procesu skraca czas realizacji, poprawia dokładność i zwiększa efektywność.
• Zamówienia zakupu (32%): W zaopatrzeniu i zarządzaniu łańcuchem dostaw ręczna obsługa zamówień oznacza wysokie ryzyko błędów i wzrost kosztów – są zatem idealnym kandydatem do automatyzacji, np. za pomocą platformy Parseur.
• Zamówienia sprzedaży (30%): Zespoły sprzedażowe codziennie realizują wiele zamówień. Automatyzacja ekstrakcji danych klientów, produktów i cen znacznie przyspiesza realizację i pozwala skupić się na obsłudze klienta.
• Faktury (28,2%): Jako fundament finansów firmy, ręczne przetwarzanie faktur jest żmudne i obarczone błędami. Automatyzacja eliminuje pomyłki i skraca czas rozliczeń, zapewniając lepszą zgodność.

Poza powyższymi, ręczne wprowadzanie danych występuje także w dokumentach specjalistycznych, takich jak:

• Karty pracy/godzinowe (27%)
• Wyciągi bankowe i kredytowe (25,6%)
• Formularze przyjęcia klienta (24,6%)
• Umowy, kontrakty (24%)
• Potwierdzenia wysyłki (23,6%)
• CV (18,4%)

Odpowiedzi ankietowanych ujawniły również, że ręczne wprowadzanie danych jest powszechne także w dokumentach nietypowych, takich jak wyniki egzaminów, dokumentacja medyczna, recepty czy raporty magazynowe. Podkreśla to szczególne znaczenie problemu w sektorach edukacji i zdrowia, gdzie liczy się precyzja, zgodność oraz wydajność.

Automatyzacja najbardziej powtarzalnych dokumentów to nie tylko kwestia oszczędności czasu – to strategiczne podniesienie dokładności, zgodności i produktywności, pozwalające zespołom skoncentrować się na zadaniach rzeczywiście wartościach dla firmy.

Wypalenie zawodowe i morale – to coś więcej niż frustracja

Nasza ankieta wykazała, że 56% pracowników doświadcza wypalenia zawodowego spowodowanego powtarzalnością ręcznych zadań przy pracy z danymi. Niezależne badania psychologiczne i organizacyjne potwierdzają, że wypalenie prowadzi do spadku produktywności, zwiększenia rotacji i pogorszenia nastrojów w zespole.

Ryzyko operacyjne: błędy i problemy z zgodnością

Ponad połowa (50,4%) ankietowanych przyznała, że ręczne wprowadzanie danych prowadzi do kosztownych błędów, opóźnień lub straconych szans. Takie błędy to nie tylko drobne pomyłki – stwarzają realne zagrożenia zgodności, grożą sankcjami finansowymi, a nawet szkodą wizerunkową, zwłaszcza w branżach regulowanych (np. przez RODO).

Most do automatyzacji

Pomimo widocznych i mierzalnych nieefektywności ręcznych procesów, badanie ujawniło ogromną lukę wdrożeniową w obszarze automatyzacji. Aż 46,2% ankietowanych nigdy nie wykorzystywało narzędzi do automatyzacji, co oznacza duży, niewykorzystany potencjał efektywnościowy.

Główną przeszkodą okazuje się brak świadomości – 24,3% pracowników nie zna dostępnych rozwiązań automatyzujących. Rozwiązania typu Parseur, stworzone z myślą o użytkownikach nietechnicznych, pozwalają łatwo zacząć automatyzację także bez wsparcia zespołu IT.

Inny powód to poczucie braku wpływu – 27,2% respondentów uważa, że nie ma uprawnień do inicjowania projektów automatyzacji. Parseur rekomenduje w takich przypadkach:

• Prezentowanie rzeczywistych zwrotów z inwestycji (ROI) oraz studiów przypadków.
• Pokazywanie konkretnych przykładów oszczędności czasu i kosztów z podobnych firm.
• Wykorzystanie gotowych prezentacji oraz demo Parseur, by w przystępny sposób zainteresować kadrę zarządzającą.

Dostarczanie pracownikom praktycznych argumentów oraz wzrost świadomości rozwiązań dostępnych na rynku (takich jak Parseur) pozwala przełamać bariery i zamienić nieefektywność w strategiczny atut.

Niskie wdrożenie automatyzacji

46,2% respondentów nigdy nie korzystało z narzędzi do automatyzacji wprowadzania lub ekstrakcji danych, a 8,2% nie wie, czy kiedykolwiek ich używało. To pokazuje, jak znacząca jest luka w adopcji – niemal połowa nie korzysta lub nie słyszała o gotowych rozwiązaniach.

Dowody: skuteczność i zaufanie wobec automatyzacji

Choć 67,2% uczestników badania deklaruje wysokie zaufanie do narzędzi AI w zakresie dokładności i bezpieczeństwa, aż 32,8% pozostaje sceptycznych. Najczęściej wskazywane obawy to: precyzja, bezpieczeństwo danych oraz skomplikowanie rozwiązań. Parseur aktywnie przełamuje te bariery, oferując intuicyjne wdrożenia i wsparcie niezależnie od kompetencji technicznych.

Aby zbudować zaufanie sceptycznych 32,8%, Parseur zachęca do sprawdzania działania w praktyce — poprzez demonstracje, rozbudowane tutoriale i wsparcie helpdesku. Dzięki temu przyszli użytkownicy mogą przekonać się, że korzystanie z Parseur jest łatwe, bezpieczne i dokładne.

Eliminacja tych barier zapewnia płynne wdrożenie automatyzacji i umacnia pozycję Parseur jako lidera w rozwiązaniach do inteligentnego przetwarzania dokumentów.

Szansa: odzyskany czas na pracę wysokiej wartości

Ręczne wprowadzanie danych to nie tylko stracone godziny — to także marnowany potencjał wykwalifikowanej kadry, która mogłaby napędzać rozwój i poprawiać obsługę klientów. Uczestnicy ankiety najchętniej poświęciliby czas uwolniony dzięki automatyzacji na:

• Planowanie strategiczne (27,2%): Długoterminowe planowanie jest często spychane przez rutynę operacyjną.
• Poprawa doświadczenia klienta (22,4%): Automatyzacja pozwala szybciej i skuteczniej odpowiadać na potrzeby klientów.
• Zadania generujące przychód (14,2%): Pracownicy mogliby skupić się na sprzedaży oraz rozwoju biznesu.
• Przywództwo zespołu (13,4%) i prace kreatywno-analityczne (12,2%): Więcej czasu na mentoring, wdrażanie innowacji i strategiczną analizę danych, co przekłada się na wzrost organizacji.

Gdyby ręczne wprowadzanie danych przestało istnieć, najchętniej poświęciliby odzyskany czas na:

Automatyzacja zamienia monotonną pracę w realną przestrzeń do rozwoju firmy i ludzi, pozwalając skupić się na zadaniach o największym wpływie strategicznym.

Intuicyjne rozwiązanie Parseur do inteligentnej automatyzacji dokumentów pozwala właśnie na to – skup się na wzroście, przychodach i zadowoleniu klientów, nie na ręcznym przepisywaniu danych.

Wypróbuj platformę Parseur i przekonaj się, jak eliminacja ręcznego wprowadzania danych może odblokować nową efektywność w twojej firmie.

Przyszłość: wpływ automatyzacji na biznes

Analizy rynkowe jasno pokazują: ręczne wprowadzanie danych zostanie wyeliminowane w konkurencyjnych branżach do 2030 roku. Firmy, które zaczną automatyzację już teraz, uzyskają przewagę strategiczną i konkurencyjną.

Raport ten wyraźnie wskazuje potrzebę transformacji – przejścia od żmudnych, ręcznych procesów do inteligentnej automatyzacji. Parseur jest gotowy być wsparciem, dostarczając narzędzia bezpieczne, wydajne i przyjazne użytkownikom.

Odkryj możliwości automatyzacji z Parseur, odzyskaj produktywność, wzmocnij zespół i rozwijaj biznes z myślą o przyszłości.

Aneks: kogo dotyka problem i dlaczego jest on istotny?

Ręczne wprowadzanie danych nie ogranicza się do jednego działu ani branży – to wyzwanie, które obniża wydajność specjalistów w całych organizacjach, niezależnie od sektora. Wyniki ankiety z 2025 roku pokazują uniwersalność tego problemu.

Przekrój działów – wnioski:

Respondenci reprezentowali szeroką gamę stanowisk i obszarów:

• Operacje (13,6%): Często obsługują zlecenia robocze, zamówienia i dane magazynowe, gdzie dominują powtarzalne, ręczne procesy.
• Sprzedaż (13,4%): Dużo czasu poświęcają na obsługę zamówień i kontraktów, przez co mają mniej możliwości budowania relacji i generowania przychodów.
• IT (12,8%) i finanse (8,4%): Najwyższy poziom tygodniowego czasu przeznaczanego na ręczne zadania. Przy wysokich stawkach godzinowych (50–90 USD), koszt dla firmy jest szczególnie odczuwalny.
• Obsługa klienta (10,4%): Często ręcznie przetwarzają formularze klientów i zgłoszenia serwisowe, co negatywnie wpływa na jakość obsługi.

Co czwarty (25,8%) respondent reprezentował działy takie jak HR, edukacja, ochrona zdrowia czy administracja, potwierdzając, że ręczne wprowadzanie danych jest problemem o szerokim, organizacyjnym zasięgu – automatyzacja staje się nie tylko korzyścią, ale operacyjną koniecznością.

Różnorodność geograficzna:

Badanie obejmowało profesjonalistów z 37 stanów USA, w tym najwięcej z:

• Florydy (10,4%)
• Kalifornii (8%)
• Teksasu (7,6%)
• Nowego Jorku (6,2%)
• Pensylwanii (5,4%)

To dowód, że niezależnie od lokalizacji i branży, firmy z całych Stanów Zjednoczonych mierzą się z tym samym wyzwaniem operacyjnym.

Poznanie, kogo dotyka ten problem, pozwala lepiej zaplanować skuteczne wdrożenie automatyzacji – rozwiązań eliminujących nie jednostkowe trudności, lecz całe powtarzalne obszary nieefektywności.

Wnioski dotyczące widełek płacowych

Pracownicy z wyższych kategorii wynagrodzeń (41–80 USD za godzinę lub więcej), częściej pracujący w IT oraz finansach i deklarujący ponad 20 godzin tygodniowo na ręczne wprowadzanie danych, szczególnie mocno windują koszt dla przedsiębiorstw.

Ostatnia aktualizacja 2 lutego 2026