당신이 조직 내에서 RFP(제안요청서) 프로세스를 담당하는 매니저이신가요? RFP 담당자로서 제안서 요청, 벤더 문의 대응, 프로세스 전반의 원활한 운영 등 다양한 책임이 있다는 것을 잘 알고 있습니다.
두 가지 질문을 드립니다:
- 하루 중 상당 시간을 RFP 문서를 일일이 수작업으로 검토하고 계신가요?
- 지루한 반복 업무를 자동화하고 싶으신가요?
만약 마음속으로 '그렇다'고 답하셨다면, Parseur가 어떻게 제안요청서 자동화를 도와드릴 수 있는지 알려드리겠습니다.
핵심 요약
- 조직은 연평균 약 155건의 RFP를 제출합니다.
- RFP 프로세스는 완료까지 9개월~3년이 소요될 수 있습니다.
- 제안요청서 자동화는 디지털 전환의 핵심입니다.
RFP란 무엇인가요?
제안요청서(RFP, Request for Proposal)는 프로젝트의 세부 요구사항을 명확히 전달하여, 자격 있는 벤더의 입찰을 받기 위해 사용되는 공식 문서입니다. 주로 대기업과 정부 기관에서 활용됩니다.
RFP는 투명성과 공정성을 높이며, 프로젝트를 정확하게 이해하고 성공적으로 수행할 최적의 파트너를 선정하는 데 활용됩니다.
RFP, RFT, RFI 차이점
- RFT(Request for Tender): 벤더에게 입찰 참여를 요청하며, 자세한 사양과 조건이 포함된 공식 문서입니다.
- RFI(Request for Information): RFP 작성 이전 프로젝트 관련 정보를 수집하고, 범위와 방향을 정립하기 위한 사전 조사 단계입니다.
효과적인 RFP는 다음 7단계를 따릅니다
매력적인 제안요청서를 만들고 다양한 응답을 얻으려면 아래의 단계를 참고하세요.
프로젝트 범위와 예산 정의
- 벤더가 명확히 이해할 수 있도록 구체적이고 쉬운 언어로 프로젝트의 틀을 설명합니다.
회사 소개 및 배경 제공
- 벤더가 귀사의 비즈니스와 비전을 빠르게 이해할 수 있도록 연혁, 목표, 주요 성과 등을 간단히 소개하세요. HubSpot에서 권장하는 팁:
- 회사 개요 작성
- 당면 과제와 기회 설명
- 주요 연락 정보 명시
- 벤더가 귀사의 비즈니스와 비전을 빠르게 이해할 수 있도록 연혁, 목표, 주요 성과 등을 간단히 소개하세요. HubSpot에서 권장하는 팁:
프로젝트 요구사항 구체화
- 프로젝트에 필요한 요건을 빠짐없이 구체적으로 기재하세요.
프로젝트 중 예상되는 어려움 공유
- 예상되는 장애 요소나 리스크를 솔직하게 설명하세요.
선정 기준 명확히 안내
- 평가 프로세스와 필요 자격 요건을 투명하게 공개하세요.
RFP 배포 전 교정 및 검토
- 모든 내용을 꼼꼼히 교정한 뒤, 최종 배포하세요.
연평균 155건의 RFP가 제출됩니다
프로젝트 성공은 RFP의 명확성과 완성도에 달려 있습니다. 불충분하거나 혼란스러운 정보는 입찰자의 참여를 어렵게 만듭니다.
RFP 프로세스는 시간과 리소스가 많이 소요됩니다
RFP 프로세스는 대형 프로젝트의 경우 9개월에서 3년까지 걸릴 수 있습니다.
RFP 작성만 해도 여러 번의 검토와 수정을 거치며, 다양한 벤더로부터 들어오는 수십~수백 건의 응답(이메일, PDF, 엑셀 등)을 일일이 확인하고 대응하는 일은 매우 번거롭고 시간 소모적입니다.
전담 RFP 매니저가 있어도 처리 속도에 한계가 있으므로, 프로젝트 지연이나 입력 실수 등이 발생할 수 있습니다.
실제로 67%의 조직은 벤더 커뮤니케이션 효율성에 문제가 있다고 답했습니다.
제안요청서 자동화가 필요한 신호
이런 상황이라면 자동화 도입을 적극 고려해 보세요.
- 벤더 응답 수가 계속 증가한다
- RFP 작업이 예상보다 계속 지연된다
- 중요한 마감일을 놓치는 일이 반복된다
제안요청서 자동화를 도입하지 않으면?
자동화 솔루션 없이 수동 방식으로 진행하는 조직은 수작업에 시간과 비용을 계속 투입해야 하며, 업무 효율성이 떨어집니다.
제안요청서 자동화란 무엇인가요?
제안요청서 자동화는 RFP의 작성, 전달, 응답 수집, 분석 등 전 과정을 소프트웨어와 최신 기술로 간소화·최적화하는 방법입니다.
이 과정에서 인공지능(AI), 머신러닝(ML) 기술을 결합한 전략적 소싱 툴이 많이 활용됩니다.
제안요청서 자동화의 주요 이점
41%의 최고제품책임자가 RFP 및 구매 프로세스에 AI 도입을 추진 중입니다.
자동화는 반복적이고 시간이 많이 소요되는 업무를 줄이고, 데이터 정확성과 업무 생산성을 높여 줍니다.
RFP 표준 템플릿 활용
모든 RFP에 활용 가능한 표준화된 템플릿으로 작성 오류를 줄이고, 체크리스트로 필수 항목을 누락 없이 관리할 수 있습니다.
벤더 응답 관리 자동화
설문지 혹은 표준 엑셀 파일 등에서 답변을 한 번에 받아 자동화 툴이 주요 답변을 추출하도록 설정할 수 있습니다.
Parseur란? 그리고 Parseur는 제안요청서 자동화를 어떻게 실현하나요?
Parseur는 지능형 문서 처리 솔루션입니다. 강력한 OCR 엔진과 결합해 RFP와 벤더 제안서에서 필요한 데이터 추출 업무를 자동화합니다.
응답서에 포함된 주요 정보를 자동으로 추출, Google Sheets 또는 맞춤 평점표 등으로 데이터를 전송할 수 있습니다.
Parseur를 통해 RFP 및 벤더 응답 템플릿을 표준화하여 반복 작업을 줄이고, 프로세스의 일관성을 유지할 수 있습니다.
Parseur로 제안요청서 자동화 시작하기
Parseur는 무료 플랜을 제공합니다. 간편히 회원가입 후 기능을 자유롭게 체험해 보세요.
- Parseur 애플리케이션 내에서 전용 메일박스를 생성합니다.
- RFP 또는 벤더 제안서 문서를 업로드(또는 이메일/드래그앤드롭)합니다.
대다수의 경우 Parseur는 AI 기반 OCR을 활용해 문서 유형을 식별하고, 필요한 데이터 필드를 자동 추출합니다.
추가로 추출이 필요한 데이터가 있다면, 원하는 영역에 박스를 지정하고 출력 포맷을 선택만 하면 됩니다. 아래와 같이 표 데이터도 손쉽게 처리됩니다.
추출된 결과는 다음과 같이 바로 확인할 수 있습니다:
추출한 데이터를 어떻게 활용하나요?
Parseur는 Zapier, Make, Power automate와의 네이티브 연동을 지원해 다양한 앱 간 자동화된 데이터 워크플로우를 쉽게 구현할 수 있습니다.
자동화로 RFP 계약을 더 빠르게 성사시키세요
이 글에서는 비즈니스에서 RFP(제안요청서)가 가지는 중요성과, 수작업 처리 과정에서 발생할 수 있는 비효율과 문제점에 대해 설명했습니다. 반복 작업 및 오류 가능성 등 전통적 방식이 기업 성장을 방해할 수 있습니다.
제안요청서 자동화를 도입하면, 더 많은 비즈니스 기회를 발 빠르게 확보하고, 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.
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