Traitement et Extraction de Données Fiscales par IA - Automatisez la Saison des Impôts en 2025

Respirez plus facilement cette saison des impôts : comment le traitement des formulaires fiscaux révolutionne les flux de travail financiers

Pour les comptables, les courtiers en hypothèques et les professionnels de la finance, la saison des impôts aux États-Unis est synonyme de longues heures de travail, de délais serrés et d'un afflux écrasant de documents fiscaux. Des W-2 et 1099 aux annexes 1040, le volume de paperasse peut transformer même le bureau le plus organisé en un cauchemar logistique.

Le coupable ? La saisie manuelle des données. Ce processus obsolète prend du temps et est sujet aux erreurs humaines, créant des inefficacités dans les flux de travail et augmentant les risques de non-conformité. Les recherches indiquent que 60 % du temps consacré à la conformité fiscale est dédié à l'extraction, au nettoyage et à l'analyse des données, avec 10 % supplémentaires consacrés à l'administration interne, laissant peu de temps pour la préparation et la révision. (Source : Étude de cas PwC)

Mais que se passerait-il s'il existait un moyen de reprendre le contrôle de ce processus chaotique ? Voici l'automatisation du traitement des déclarations fiscales, un processus qui exploite l'intelligence artificielle (IA) et la reconnaissance optique des caractères (ROC) pour extraire les données critiques des documents fiscaux rapidement et précisément.

Transformons la façon dont vous gérez les documents fiscaux.

Comprendre la saison des impôts 2025 aux États-Unis

La saison des impôts 2025 a officiellement commencé le 27 janvier 2025. L'IRS prévoit que plus de 140 millions de déclarations de revenus individuelles pour l'année d'imposition 2024 seront déposées avant la date limite fédérale du 15 avril 2025 (Source : IRS). Cela marque une période critique pour les professionnels de la comptabilité et les institutions financières, car ils doivent gérer un volume élevé de déclarations et assurer la conformité avec l'évolution des réglementations.

Dates et délais clés

• 27 janvier 2025 : Début de la saison des impôts.
• 15 avril 2025 : Date limite pour les déclarations de revenus individuelles (formulaire 1040).
• 17 mars 2025 : Date limite pour les sociétés S (formulaire 1120-S) et les sociétés de personnes (formulaire 1065) (Source : Bloomberg Tax).

Quels sont les différents formulaires fiscaux ?

Comprendre ces formulaires est essentiel pour des rapports financiers précis et la conformité, qu'il s'agisse d'impôts sur le revenu des particuliers, de déclarations d'entreprises ou d'obligations fiscales internationales.

Documents fiscaux des particuliers :

• Formulaire 1040 : Déclaration de revenus des particuliers américains essentielle qui suit vos revenus annuels, vos déductions et vos crédits et calcule votre obligation fiscale finale.
• Formulaire W-2 : Relevé annuel des salaires et traitements indiquant vos revenus et vos retenues d'impôt - essentiel pour une déclaration de revenus précise.
• Formulaire 1099-MISC : Enregistre les rémunérations non salariales, y compris les revenus des travailleurs indépendants, les paiements de loyer et autres revenus divers.
• Formulaire 1099-NEC : Suit les revenus des entrepreneurs indépendants et les revenus d'un travail indépendant de 600 $ ou plus.

Documentation fiscale des entreprises :

• Formulaire 941 : Formulaire trimestriel de taxes sur la masse salariale déclarant les charges sociales, les retenues d'impôt Medicare et de sécurité sociale pour les employés.
• Formulaire 1120 : Déclaration de revenus des sociétés standard documentant les revenus, les dépenses, les bénéfices et les calculs fiscaux de l'entreprise.
• Formulaire 1065 : Déclaration de renseignements des sociétés de personnes détaillant les bénéfices, les pertes et les répartitions entre les associés.

Formulaires fiscaux internationaux :

• Déclaration de TVA : Document essentiel pour les entreprises afin de déclarer la taxe sur la valeur ajoutée perçue auprès des clients et payée aux fournisseurs.
• Formulaire 8938 : Formulaire de déclaration des avoirs étrangers requis pour les contribuables américains ayant des intérêts financiers importants à l'étranger.

Les défis de l'extraction manuelle des données fiscales

Le traitement des formulaires fiscaux tels que les formulaires IRS 1040, W-2, 1099, 941 et les déclarations de TVA implique une saisie répétitive des données, ce qui peut entraîner :

• Des erreurs dans les rapports financiers dues à des erreurs de saisie manuelle.
• Des inefficacités qui ralentissent les approbations de prêts et le traitement financier.
• Des risques de non-conformité lorsque des informations fiscales critiques sont mal gérées.

1. Processus chronophage

La lutte contre les erreurs de saisie manuelle des données fiscales est réelle. La saisie manuelle des données de centaines ou de milliers de formulaires fiscaux est incroyablement laborieuse. Les heures de travail du personnel sont consommées par des tâches répétitives qui offrent peu de valeur stratégique. Les enquêtes menées auprès de l'industrie indiquent que les comptables passent en moyenne 50 à 60 heures par semaine pendant la saison des impôts à la saisie manuelle des données seulement (Source : Indeed).

2. Taux d'erreur élevés

L'erreur humaine est inévitable, surtout avec des tâches répétitives telles que la saisie manuelle des données à partir de formulaires fiscaux. Les erreurs de saisie de données peuvent entraîner des analyses financières inexactes, des problèmes de conformité et des reprises coûteuses.

Dans le contexte des déclarations de revenus, l'IRS a signalé un taux d'erreur de 21 % pour les déclarations papier contre moins de 1 % pour les déclarations électroniques (Source : TurboTax). Ce contraste saisissant met en évidence les défis associés au traitement manuel et souligne la nécessité de l'automatisation.

3. Problèmes d'évolutivité

Le traitement manuel a du mal à évoluer pendant les saisons de pointe comme la saison des impôts ou les périodes de prêt chargées. L'embauche de personnel temporaire est coûteuse et leur formation à des procédures complexes de saisie de données est inefficace. De nombreux cabinets comptables déclarent avoir besoin d'augmenter leurs effectifs temporaires de 30 % pendant la saison des impôts pour gérer la charge de travail (Source : Microsourcing).

4. Augmentation des coûts opérationnels

Les coûts de main-d'œuvre associés à la saisie manuelle des données ont un impact direct sur les résultats nets des professionnels de la finance. En plus des salaires, tenez compte des coûts de correction des erreurs, des pénalités potentielles et des retards dans les processus.

Des recherches d'Ernst & Young indiquent que le coût moyen d'une seule tâche de saisie manuelle de données est passé à 4,78 $. Ce chiffre englobe les dépenses de main-d'œuvre et les dépenses hors main-d'œuvre liées à la production de formulaires, à la vérification de l'exactitude et au transfert d'informations dans les systèmes (Source : Paycom).

5. Frustration et épuisement professionnel des employés

La saisie répétitive de données est démotivante pour les professionnels qualifiés. Cela conduit à une baisse de la satisfaction au travail et à un roulement potentiel du personnel.

L'impact des tâches répétitives va au-delà de la simple insatisfaction ; il peut également étouffer la créativité et la productivité. Selon un rapport de Smartsheet, plus de 40 % des travailleurs consacrent au moins un quart de leur semaine de travail à des tâches manuelles et répétitives, y compris la saisie de données et la gestion des e-mails (Source : Smartsheet). De telles tâches sapent la motivation des employés et les empêchent de s'engager dans un travail plus significatif.

6. Pour les comptables

La saison des impôts signifie de longues heures passées à éplucher les documents des clients et à saisir méticuleusement les chiffres dans les logiciels de préparation des déclarations de revenus. Cela laisse moins de temps pour les consultations avec les clients, la planification fiscale et les services consultatifs stratégiques, où les comptables ajoutent de la valeur.

La plupart des fiscalistes sont confrontés à un problème de capacité pendant la saison des impôts - la capacité de faire déposer toutes les déclarations de revenus avant les dates limites. Pour la plupart, sinon la totalité, des fiscalistes, les déclarations de revenus des clients seront inévitablement prolongées. Il n'y a pas assez de temps pour terminer tout le travail avant le 15 mars ou le 15 avril. Remplir les déclarations de revenus des entreprises signifie s'appuyer sur les états financiers de l'entreprise. Cela signifie que nous devons être relativement à l'aise avec des états financiers précis. - Melissa Pedigo, CPA - Propriétaire de Your Accounting Hero

7. Pour les courtiers en hypothèques

La vérification des revenus fait partie du processus hypothécaire. L'extraction manuelle des détails sur le revenu à partir des formulaires fiscaux retarde les approbations de prêts, ce qui a un impact sur la satisfaction des clients et peut entraîner la perte de transactions au profit de concurrents plus rapides. Des évaluations inexactes des revenus dues à des erreurs de saisie de données peuvent également augmenter le risque de prêt.

8. Pour les sociétés financières (prêteurs, gestion de patrimoine, etc.)

Les formulaires fiscaux sont une source constante de saisie de données, des demandes de prêt à l'intégration des clients et à la planification financière. Le traitement manuel ralentit le service client, augmente les frais généraux et détourne l'attention de l'analyse financière de base et de la gestion de la relation client.

La solution ? Le traitement automatisé des déclarations fiscales et l'automatisation des formulaires fiscaux.

Qu'est-ce que le traitement des déclarations fiscales ?

Le traitement des déclarations fiscales ou l'automatisation des documents fiscaux extrait, catégorise et structure automatiquement les données des formulaires fiscaux à l'aide du ML, de la ROC et de l'IA. Cela permet aux professionnels de la finance d'extraire des informations clés telles que :

• Les numéros d'identification des contribuables (TIN, SSN, EIN).
• Les détails sur le revenu, les déductions et les crédits.
• Les informations sur l'employeur (W-2, 1099).
• Le montant total de l'impôt dû ou des remboursements dus.

Avantages de l'extraction des données fiscales par l'IA

L'automatisation de l'extraction des données fiscales accélère le traitement, réduit les erreurs et aide les professionnels de la finance à gérer sans problème des volumes élevés tout en maintenant la satisfaction des clients.

1. Flux de travail de préparation des déclarations de revenus plus rapides

L'extraction manuelle des données à partir des formulaires fiscaux peut prendre des heures, voire des jours, tandis que les solutions automatisées traitent les formulaires en quelques secondes.

2. Précision et conformité accrues

L'extraction des données fiscales par ROC pilotée par l'IA minimise les erreurs humaines, réduisant le risque de pénalités de l'IRS dues à des déclarations incorrectes.

3. Intégration transparente avec les logiciels de comptabilité

Les données fiscales extraites peuvent être intégrées directement dans des plateformes comptables telles que QuickBooks, Xero, Zoho Books et SAP.

4. Évolutivité pour le traitement de gros volumes

Les courtiers en hypothèques et les sociétés financières qui traitent des milliers de formulaires fiscaux peuvent faire évoluer leurs opérations sans effort.

5. Amélioration de la satisfaction client

Un traitement fiscal plus rapide conduit à des approbations de prêt, des remboursements et des évaluations plus rapides.

Tableau de comparaison : traitement fiscal manuel et automatisé

Cas d'utilisation : extraction des données fiscales

Le traitement des documents fiscaux ne doit pas être le principal goulot d'étranglement de votre entreprise. Des demandes de prêt aux services de préparation des déclarations de revenus, les institutions financières utilisent le traitement automatisé des déclarations fiscales pour traiter plus de documents en moins de temps.

Ces différents secteurs du secteur financier mettent cette technologie à profit.

1. Courtiers en hypothèques automatisant les déclarations de revenus

• Défi : Les prêteurs hypothécaires examinent manuellement les déclarations de revenus pour évaluer l'admissibilité aux prêts.
• Solution : L'automatisation du traitement des déclarations fiscales réduit le temps d'examen des documents de quelques heures à quelques minutes.

2. Comptables automatisant les dépôts IRS

• Défi : Le traitement de milliers de formulaires fiscaux IRS pour plusieurs clients est sujet aux erreurs.
• Solution : L'extraction des données fiscales par IA garantit une précision de 99 % dans les dépôts.

3. Services financiers améliorant la conformité

• Défi : La conformité réglementaire exige des déclarations fiscales cohérentes et sans erreur.
• Solution : L'extraction automatisée des données fiscales garantit la validation en temps réel des documents financiers.

Meilleur logiciel d'extraction de données fiscales pour les comptables en 2025

Parseur transforme le traitement des documents fiscaux grâce à l'extraction des données fiscales par IA, permettant aux comptables d'éliminer le travail manuel, d'améliorer la précision et d'accélérer la préparation des déclarations de revenus.

Pourquoi Parseur est le meilleur logiciel d'extraction de données fiscales pour 2025

• Automatise le traitement des formulaires fiscaux - Extrait les données clés des formulaires W-2, 1099, 1040 et des formulaires fiscaux des entreprises avec une grande précision.
• Élimine la saisie manuelle des données - La saisie instantanée des données fiscales réduit le besoin de saisie manuelle et diminue le risque d'erreur humaine.
• Intégrations transparentes – Envoie les données fiscales structurées directement à QuickBooks, Xero, Google Sheets, Excel et d'autres plateformes comptables.
• Améliore la conformité et la précision – La ROC pilotée par l'IA garantit la cohérence des données, réduisant les pénalités de l'IRS causées par des déclarations incorrectes.
• Évolutif pour le traitement de gros volumes - Gère efficacement de gros lots de documents fiscaux, réduisant le besoin de personnel saisonnier supplémentaire.

La technologie ROC moderne permet une extraction de texte très précise à partir des formulaires fiscaux, éliminant le besoin de saisie manuelle des données. Les progrès de l'IA, en particulier avec les grands modèles linguistiques (LLM) comme ceux d'OpenAI et Gemini, ont poussé cela plus loin en automatisant l'extraction de données structurées. Ce qui nécessitait autrefois des heures de travail manuel peut désormais être réalisé en quelques secondes. - Sylvestre Dupont, cofondateur de Parseur.

Étape 1 : Créer un compte Parseur

Parseur prend en charge le traitement des formulaires fiscaux et la création d'une boîte aux lettres avec toutes les fonctionnalités disponibles est gratuite.

Étape 2 : Télécharger les formulaires fiscaux

Numérisez ou téléchargez vos documents fiscaux dans l'application Parseur. Vous pouvez également transférer les formulaires fiscaux remplis par e-mail.

Étape 3 : Parseur utilise l'IA pour l'extraction des données fiscales

Parseur peut extraire les données suivantes des déclarations fiscales :

• Nom complet
• Adresse normalisée
• Revenu brut ajusté
• Revenu imposable
• Paiements totaux

Étape 4 : Exporter les données vers les systèmes comptables et ERP

Envoyez des données fiscales structurées directement dans votre logiciel ERP, CRM ou comptable pour vos rapports et votre conformité.

Réduisez la charge de travail de la saison des impôts de 70 % dès aujourd'hui !

Les outils d'IA sont révolutionnaires pour les comptables, les courtiers en hypothèques et les sociétés financières qui cherchent à améliorer l'efficacité et la conformité. En tirant parti des outils d'IA, les professionnels de la finance peuvent rationaliser les flux de travail fiscaux, éliminer les erreurs manuelles et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Dernière mise à jour le 12 février 2025