KI-basierte Steuerdatenextraktion - Automatisieren Sie die Steuersaison 2025

Entspannter durch die Steuersaison: Wie die automatisierte Steuerformularanalyse die Finanzabläufe revolutioniert

Für Buchhalter, Hypothekenmakler und Finanzfachleute ist die Steuersaison in den USA mit langen Arbeitszeiten, knappen Fristen und einer überwältigenden Flut von Steuerdokumenten verbunden. Von W-2s und 1099s bis hin zu 1040-Formularen kann die schiere Menge an Papierkram selbst das organisierteste Büro in einen logistischen Albtraum verwandeln.

Der Übeltäter? Manuelle Dateneingabe. Dieser veraltete Prozess ist zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler, was zu ineffizienten Arbeitsabläufen und erhöhten Compliance-Risiken führt. Untersuchungen zeigen, dass 60 % der für die Steuerkonformität aufgewendeten Zeit für die Datenextraktion, -bereinigung und -analyse verwendet werden, weitere 10 % für die interne Verwaltung, sodass wenig Zeit für die Vorbereitung und Überprüfung bleibt. (Quelle: PwC Case Study)

Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, die Kontrolle über diesen chaotischen Prozess zurückzugewinnen? Die Lösung ist die Automatisierung der Steuerformularanalyse, ein Prozess, der künstliche Intelligenz (KI) und optische Zeichenerkennung (OCR) nutzt, um wichtige Daten aus Steuerdokumenten schnell und präzise zu extrahieren.

Lassen Sie uns die Art und Weise, wie Sie mit Steuerdokumenten umgehen, verändern.

Die Steuersaison 2025 in den USA verstehen

Die Steuersaison 2025 begann offiziell am 27. Januar 2025. Die IRS erwartet, dass bis zum Stichtag, dem 15. April 2025, über 140 Millionen Einkommensteuererklärungen für das Steuerjahr 2024 eingereicht werden (Quelle: IRS). Dies ist eine kritische Phase für Buchhaltungsfachleute und Finanzinstitute, da sie eine große Anzahl von Einreichungen bearbeiten und die Einhaltung der sich ändernden Vorschriften gewährleisten müssen.

Wichtige Daten und Fristen

• 27. Januar 2025: Beginn der Steuersaison.
• 15. April 2025: Stichtag für Einkommensteuererklärungen (Formular 1040).
• 17. März 2025: Stichtag für S-Corporations (Formular 1120-S) und Partnerschaften (Formular 1065) (Quelle: Bloomberg Tax).

Was sind die verschiedenen Steuerformulare?

Das Verständnis dieser Formulare ist entscheidend für eine genaue Finanzberichterstattung und Compliance, unabhängig davon, ob es sich um persönliche Einkommensteuern, Geschäftserklärungen oder internationale Steuerverpflichtungen handelt.

Persönliche Steuerdokumente:

• Formular 1040: Wesentliche US-Einkommensteuererklärung, die Ihre jährlichen Einkünfte, Abzüge und Gutschriften verfolgt und Ihre endgültige Steuerschuld berechnet.
• Formular W-2: Jährliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Ihre Einkünfte und Steuereinbehaltungen ausweist - entscheidend für eine genaue Einkommensteuererklärung.
• Formular 1099-MISC: Erfasst Einkünfte außerhalb des Angestelltenverhältnisses, einschließlich freiberuflicher Einkünfte, Mieteinnahmen und anderer sonstiger Einkünfte.
• Formular 1099-NEC: Verfolgt die Einkünfte von unabhängigen Auftragnehmern und Selbständigen ab 600 US-Dollar.

Steuerdokumente für Unternehmen:

• Formular 941: Vierteljährliches Lohnsteuerformular zur Meldung von Lohnsteuern, Medicare und Sozialversicherungsabzügen für Arbeitnehmer.
• Formular 1120: Standard-Unternehmenssteuererklärung, die die Geschäftseinnahmen, -ausgaben, -gewinne und Steuerberechnungen dokumentiert.
• Formular 1065: Informationserklärung für Partnerschaften, die die Gewinne, Verluste und Partnerzuteilungen des Unternehmens detailliert darstellt.

Internationale Steuerformulare:

• Mehrwertsteuererklärung: Wichtiges Dokument für Unternehmen, um die von Kunden erhobene und an Lieferanten gezahlte Mehrwertsteuer zu melden.
• Formular 8938: Formular zur Meldung ausländischer Vermögenswerte, das für US-Steuerzahler mit erheblichen finanziellen Interessen im Ausland erforderlich ist.

Die Herausforderungen der manuellen Steuerdatenextraktion

Die Bearbeitung von Steuerformularen wie IRS 1040, W-2s, 1099s, 941s und Mehrwertsteuererklärungen beinhaltet repetitive Dateneingaben, die zu Folgendem führen können:

• Fehler in der Finanzberichterstattung aufgrund von manuellen Eingabefehlern.
• Ineffizienzen, die Kreditgenehmigungen und Finanzprozesse verlangsamen.
• Compliance-Risiken, wenn kritische Steuerinformationen falsch behandelt werden.

1. Zeitaufwändiger Prozess

Der Kampf mit Fehlern bei der manuellen Steuerdateneingabe ist real. Die manuelle Eingabe von Daten aus Hunderten oder Tausenden von Steuerformularen ist unglaublich arbeitsintensiv. Arbeitsstunden werden durch sich wiederholende Aufgaben verbraucht, die wenig strategischen Wert bieten. Branchenumfragen zeigen, dass Buchhalter während der Steuersaison durchschnittlich 50 bis 60 Stunden pro Woche allein mit der manuellen Dateneingabe verbringen (Quelle: Indeed).

2. Hohe Fehlerquoten

Menschliche Fehler sind unvermeidlich, insbesondere bei sich wiederholenden Aufgaben wie der manuellen Dateneingabe aus Steuerformularen. Fehler bei der Dateneingabe können zu ungenauen Finanzanalysen, Compliance-Problemen und kostspieligen Nacharbeiten führen.

Im Zusammenhang mit Steuererklärungen meldete die IRS eine Fehlerquote von 21 % für Papieranträge im Vergleich zu weniger als 1 % für elektronisch eingereichte Anträge (Quelle: TurboTax). Dieser starke Kontrast verdeutlicht die Herausforderungen der manuellen Verarbeitung und unterstreicht die Notwendigkeit der Automatisierung.

3. Skalierungsprobleme

Die manuelle Verarbeitung hat Schwierigkeiten, während Spitzenzeiten wie der Steuersaison oder in Zeiten hoher Kreditvergabe zu skalieren. Die Einstellung von Zeitarbeitskräften ist kostspielig, und ihre Schulung in komplexen Dateneingabeverfahren ist ineffizient. Viele Wirtschaftsprüfungsunternehmen berichten, dass sie während der Steuersaison die Anzahl der Zeitarbeitskräfte um 30 % erhöhen müssen, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen (Quelle: Microsourcing).

4. Gesteigerte Betriebskosten

Die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Arbeitskosten wirken sich direkt auf das Ergebnis von Finanzfachleuten aus. Berücksichtigen Sie neben den Löhnen auch die Kosten für Fehlerkorrekturen, mögliche Strafen und verzögerte Prozesse.

Untersuchungen von Ernst & Young zeigen, dass die durchschnittlichen Kosten für eine einzelne manuelle Dateneingabeaufgabe auf 4,78 US-Dollar gestiegen sind. Diese Zahl umfasst die Arbeits- und Nicht-Arbeitskosten für die Erstellung von Formularen, die doppelte Überprüfung der Richtigkeit und die Übertragung von Informationen in Systeme (Quelle: Paycom).

5. Frustration und Burnout der Mitarbeiter

Wiederholende Dateneingaben demotivieren qualifizierte Fachkräfte. Dies führt zu einer geringeren Arbeitszufriedenheit und einer möglichen Fluktuation der Mitarbeiter.

Die Auswirkungen von sich wiederholenden Aufgaben gehen über die bloße Unzufriedenheit hinaus; sie können auch die Kreativität und Produktivität beeinträchtigen. Laut einem Bericht von Smartsheet verbringen über 40 % der Arbeitnehmer mindestens ein Viertel ihrer Arbeitswoche mit manuellen, sich wiederholenden Aufgaben, einschließlich Dateneingabe und E-Mail-Verwaltung (Quelle: Smartsheet). Solche Aufgaben zehren an der Motivation der Mitarbeiter und behindern ihre Fähigkeit, sich mit sinnvollerer Arbeit zu beschäftigen.

6. Für Buchhalter

Die Steuersaison bedeutet lange Arbeitszeiten, die damit verbracht werden, Kundendokumente zu studieren und Zahlen akribisch in Steuersoftware einzugeben. Dies lässt weniger Zeit für Kundenberatungen, Steuerplanung und strategische Beratungsleistungen, bei denen Buchhalter einen Mehrwert schaffen.

Die meisten Steuerberater kämpfen während der Steuersaison mit Kapazitätsengpässen - der Kapazität, alle Steuererklärungen fristgerecht einzureichen. Für die meisten, wenn nicht alle, Steuerberater werden die Steuererklärungen der Mandanten unweigerlich verlängert. Es gibt nicht genug Zeit, um alle Arbeiten bis zum 15. März oder 15. April zu erledigen. Die Erledigung der Steuererklärungen von Unternehmen bedeutet, dass man sich auf die Jahresabschlüsse des Unternehmens verlassen muss. Das bedeutet, dass wir uns mit korrekten Jahresabschlüssen relativ wohlfühlen müssen. - Melissa Pedigo, CPA - Inhaberin von Your Accounting Hero

7. Für Hypothekenmakler

Die Einkommensüberprüfung ist Teil des Hypothekenprozesses. Die manuelle Extraktion von Einkommensdetails aus Steuerformularen verzögert die Kreditgenehmigungen, was sich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt und möglicherweise Geschäfte an schnellere Wettbewerber verliert. Ungenaue Einkommenseinschätzungen aufgrund von Dateneingabefehlern können auch das Kreditrisiko erhöhen.

8. Für Finanzunternehmen (Kreditgeber, Vermögensverwaltung usw.)

Steuerformulare sind eine ständige Datenquelle, von Kreditanträgen über das Kunden-Onboarding bis hin zur Finanzplanung. Die manuelle Verarbeitung verlangsamt den Kundenservice, erhöht den Verwaltungsaufwand und lenkt von der eigentlichen Finanzanalyse und dem Kundenbeziehungsmanagement ab.

Die Lösung? Automatisierte Steuerdatenextraktion und Automatisierung von Steuerformularen.

Was ist Steuerdatenextraktion?

Steuerdatenextraktion oder Steuerdokumentautomatisierung extrahiert, kategorisiert und strukturiert Daten aus Steuerformularen automatisch mithilfe von fortschrittlichem ML, OCR und KI. Dies ermöglicht es Finanzfachleuten, wichtige Informationen wie die folgenden abzurufen:

• Steueridentifikationsnummern (TIN, SSN, EIN).
• Einkommensdetails, Abzüge und Gutschriften.
• Arbeitgeberinformationen (W-2s, 1099s).
• Gesamtsteuerschuld oder fällige Rückerstattungen.

Vorteile der KI-basierten Steuerdatenextraktion

Die Automatisierung der Steuerdatenextraktion beschleunigt die Verarbeitung, reduziert Fehler und hilft Finanzfachleuten, hohe Volumina reibungslos zu bewältigen und gleichzeitig die Kunden zufrieden zu stellen.

1. Schnellere Arbeitsabläufe bei der Steuererklärung

Die manuelle Datenextraktion aus Steuerformularen kann Stunden oder sogar Tage dauern, während automatisierte Lösungen Formulare in Sekunden verarbeiten.

2. Höhere Genauigkeit und Compliance

KI-gesteuerte OCR-Steuerdatenextraktion minimiert menschliche Fehler und reduziert das Risiko von IRS-Strafen aufgrund falscher Einreichungen.

3. Nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware

Extrahierte Steuerdaten können direkt in Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks, Xero, Zoho Books und SAP integriert werden.

4. Skalierbarkeit für die Verarbeitung großer Volumina

Hypothekenmakler und Finanzunternehmen, die Tausende von Steuerformularen bearbeiten, können ihren Betrieb mühelos skalieren.

5. Verbesserte Kundenzufriedenheit

Eine schnellere Steuerbearbeitung führt zu schnelleren Kreditgenehmigungen, Rückerstattungen und Bewertungen.

Vergleichstabelle: Manuelle vs. automatisierte Steuerverarbeitung

Anwendungsfälle: Steuerdatenextraktion

Die Bearbeitung von Steuerdokumenten muss nicht der größte Engpass Ihres Unternehmens sein. Von Hypothekenanträgen bis hin zu Steuerberatungsdiensten nutzen Finanzinstitute die automatisierte Steuerdatenextraktion, um mehr Dokumente in kürzerer Zeit zu verarbeiten.

Diese verschiedenen Sektoren der Finanzbranche setzen diese Technologie ein.

1. Hypothekenmakler automatisieren Steuererklärungen

• Herausforderung: Hypothekengeber prüfen Steuererklärungen manuell, um die Kreditwürdigkeit zu beurteilen.
• Lösung: Die Automatisierung der Steuerdatenextraktion reduziert die Zeit für die Dokumentenprüfung von Stunden auf Minuten.

2. Buchhalter automatisieren IRS-Einreichungen

• Herausforderung: Die Bearbeitung von Tausenden von IRS-Steuerformularen für mehrere Mandanten ist fehleranfällig.
• Lösung: Die KI-gestützte Steuerdatenextraktion gewährleistet eine 99%ige Genauigkeit bei den Einreichungen.

3. Finanzdienstleistungen verbessern die Compliance

• Herausforderung: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert eine konsistente und fehlerfreie Steuerberichterstattung.
• Lösung: Die automatisierte Steuerdatenextraktion gewährleistet die Validierung von Finanzberichten in Echtzeit.

Die beste Software zur Steuerdatenextraktion für Buchhalter im Jahr 2025

Parseur transformiert die Bearbeitung von Steuerdokumenten mit KI-gestützter Steuerdatenextraktion und ermöglicht es Buchhaltern, manuelle Arbeit zu eliminieren, die Genauigkeit zu verbessern und die Erstellung von Steuererklärungen zu beschleunigen.

Warum Parseur die beste Software zur Steuerdatenextraktion für 2025 ist

• Automatisierte Bearbeitung von Steuerformularen - Extrahiert Schlüsseldaten aus W-2s, 1099s, 1040s und Unternehmenssteuerformularen mit hoher Genauigkeit.
• Eliminiert manuelle Dateneingabe - Die sofortige Erfassung von Steuerdaten reduziert den Bedarf an manueller Eingabe und senkt das Risiko menschlicher Fehler.
• Nahtlose Integrationen - Sendet strukturierte Steuerdaten direkt an QuickBooks, Xero, Google Tabellen, Excel und andere Buchhaltungsplattformen.
• Verbessert Compliance und Genauigkeit - KI-gestütztes OCR gewährleistet Datenkonsistenz und reduziert IRS-Strafen, die durch fehlerhafte Einreichungen verursacht werden.
• Skalierbar für die Verarbeitung großer Volumina - Bewältigt effizient große Mengen von Steuerdokumenten und reduziert den Bedarf an zusätzlichem Saisonpersonal.

Moderne OCR-Technologie ermöglicht eine hochgenaue Textextraktion aus Steuerformularen und eliminiert so die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe. Fortschritte in der KI, insbesondere bei großen Sprachmodellen (LLMs) wie OpenAI's und Gemini, haben dies weiter vorangetrieben, indem sie die Extraktion strukturierter Daten automatisieren. Was früher Stunden manueller Arbeit erforderte, kann nun in Sekundenschnelle erledigt werden. - Sylvestre Dupont, Mitbegründer von Parseur.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Parseur-Konto

Parseur unterstützt die Bearbeitung von Steuerformularen, und das Erstellen eines Postfachs mit allen verfügbaren Funktionen ist kostenlos.

Schritt 2: Hochladen von Steuerformularen

Scannen oder laden Sie Ihre Steuerdokumente in die Parseur-App hoch. Sie können die ausgefüllten Steuerformulare auch per E-Mail weiterleiten.

Schritt 3: Parseur verwendet KI für die Steuerdatenextraktion

Parseur kann die folgenden Daten aus Steuern extrahieren:

• Vollständiger Name
• Normalisierte Adresse
• Bereinigtes Bruttoeinkommen
• Steuerpflichtiges Einkommen
• Gesamtzahlungen

Schritt 4: Daten in Buchhaltungs- und ERP-Systeme exportieren

Senden Sie strukturierte Steuerdaten direkt an ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware für Ihre Berichterstattung und Compliance.

Reduzieren Sie den Arbeitsaufwand in der Steuersaison noch heute um 70 %!

KI-Tools sind bahnbrechend für Buchhalter, Hypothekenmakler und Finanzunternehmen, die ihre Effizienz und Compliance verbessern möchten. Durch den Einsatz KI-gestützter Tools können Finanzfachleute Steuerabläufe optimieren, manuelle Fehler eliminieren und sich auf Aufgaben mit höherem Wert konzentrieren.

Zuletzt aktualisiert am 12. Februar 2025