Les entrepreneurs de la construction au Royaume-Uni peuvent adopter l'automatisation des factures CIS en envoyant les données de facturation directement dans leur logiciel de comptabilité. Cela réduit la saisie manuelle de données, permet de conserver des registres organisés et facilite grandement la gestion des déclarations CIS.
Points clés à retenir :
- Automatisez la saisie des données des factures CIS en extrayant automatiquement les montants bruts, les déductions et les détails de paiement.
- Conservez les dossiers des sous-traitants de manière organisée et simplifiez les déclarations CIS mensuelles.
- Parseur envoie les données des factures CIS à partir des e-mails et des PDF directement vers votre logiciel de comptabilité.
Les factures CIS diffèrent des factures fournisseurs standard car elles incluent des déductions fiscales que les entrepreneurs doivent effectuer avant de payer les sous-traitants. Dans le cadre du Construction Industry Scheme (CIS), les entrepreneurs ont la responsabilité de retenir un pourcentage sur certains paiements et de transmettre ces déductions au HMRC. Le sous-traitant reçoit ensuite le montant restant et peut déduire ce montant de ses propres cotisations fiscales et d'assurance nationale.
Chaque facture CIS contient généralement trois chiffres clés :
- Montant brut : la valeur totale des travaux avant l'application de toute déduction CIS.
- Déduction CIS : le montant retenu dans le cadre du Construction Industry Scheme.
- Paiement net : le montant payé au sous-traitant une fois la déduction effectuée.
Un exemple simplifié pourrait ressembler à ceci :
Sous-traitant : ABC Plastering Ltd Travaux : Plâtrerie de cuisine, Job #456 Montant brut : 1 000,00 £ Déduction CIS : 200,00 £ Paiement net : 800,00 £
Ces chiffres sont importants car les entrepreneurs les utilisent lors de la préparation des déclarations CIS mensuelles. L'entrepreneur est également tenu de faire des déclarations mensuelles au HMRC de tous les paiements aux sous-traitants et de déclarer toutes les retenues effectuées. Les déclarations mensuelles doivent être envoyées au HMRC avant le 19 de chaque mois suivant le dernier mois fiscal, et le non-respect de ce délai entraîne des pénalités automatiques.
La difficulté est que de nombreux entrepreneurs saisissent encore ces chiffres manuellement dans des logiciels de comptabilité tels que Xero, Sage, QuickBooks ou FreeAgent. À mesure que le nombre de sous-traitants augmente, le suivi des montants bruts, des déductions et des paiements nets devient plus chronophage et augmente le risque d'erreurs.
Le processus manuel : là où les entrepreneurs perdent du temps
Pour de nombreux entrepreneurs en construction au Royaume-Uni, le traitement des factures CIS reste en grande partie une tâche manuelle. Un sous-traitant envoie une facture par e-mail, généralement sous forme de pièce jointe PDF. Quelqu'un doit ensuite ouvrir le document, trouver les chiffres CIS clés et les saisir dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.
Le processus fonctionne généralement comme ceci :
- Un sous-traitant envoie une facture par e-mail.
- Vous téléchargez le PDF.
- Vous ouvrez la facture et trouvez le montant brut, la déduction CIS et le paiement net.
- Vous vous connectez à Xero, Sage, FreeAgent ou une autre plateforme comptable.
- Vous créez une nouvelle facture fournisseur.
- Vous saisissez les coordonnées du sous-traitant.
- Vous saisissez le montant de la facture.
- Vous sélectionnez le bon taux de déduction CIS.
- Vous vérifiez les chiffres.
- Vous enregistrez la facture.
- Vous stockez le PDF pour référence future.
- Vous répétez le processus pour chaque facture reçue.
Le processus est simple lorsque vous traitez une poignée de factures chaque mois. Le défi se pose lorsque l'entreprise se développe.
Un entrepreneur travaillant avec 20, 30 ou même 50 sous-traitants peut rapidement se retrouver à passer des heures chaque mois à saisir les mêmes informations de manière répétitive. Le travail est répétitif, mais il nécessite tout de même de l'attention car même de petites erreurs peuvent créer des problèmes par la suite.
Les problèmes courants incluent la sélection du mauvais taux de déduction CIS, la saisie de montants incorrects, l'oubli de factures pendant les périodes de pointe, la création d'entrées en double et la difficulté à trouver des documents justificatifs en cas de besoin.
La pression augmente souvent à la fin du mois lorsqu'il est temps de préparer les déclarations CIS. Les entrepreneurs ont besoin de registres précis des paiements des sous-traitants, des déductions et des détails de facturation. Les entrepreneurs doivent également fournir aux sous-traitants des relevés de déduction écrits lorsque des déductions CIS sont effectuées, et ces relevés doivent être émis dans les 14 jours suivant la fin du mois fiscal concerné.
Lorsque les informations sont dispersées dans les boîtes de réception e-mail, les dossiers PDF et les systèmes comptables, la préparation des déclarations peut devenir très chronophage. À mesure que les volumes de factures augmentent, le défi n'est plus de saisir correctement une seule facture. Il s'agit de garder l'ensemble du processus organisé, précis et gérable chaque mois.
Le flux de travail automatisé : de l'e-mail à Xero en 30 secondes
L'automatisation des factures CIS supprime la majeure partie du travail manuel impliqué dans le traitement des factures des sous-traitants.
Au lieu de télécharger des fichiers PDF, d'ouvrir un logiciel de comptabilité et de saisir des chiffres à la main, le processus peut être automatisé dès l'arrivée d'une facture.
Étape 1 : Recevoir la facture
Un sous-traitant envoie sa facture CIS par e-mail en pièce jointe PDF. La facture peut être envoyée directement à une boîte de réception Parseur dédiée, ou transférée depuis votre boîte de réception de comptabilité ou de finances existante. Une fois le document arrivé, Parseur commence à le traiter automatiquement.
Étape 2 : Extraire les données CIS
Parseur lit la facture et identifie les informations clés nécessaires pour la comptabilité et les déclarations CIS. Cela inclut généralement le nom du sous-traitant, le numéro de facture, la date de la facture, la référence du travail ou du projet, le montant brut, le taux de déduction CIS, le montant de la déduction CIS et le montant du paiement net.
Par exemple, Parseur peut extraire :
- Sous-traitant : ABC Plastering Ltd
- Numéro de facture : INV-2026-123
- Date de facture : 15 mai 2026
- Référence du travail : Plâtrerie de cuisine, Job #456
- Montant brut : 1 000,00 £
- Taux de déduction CIS : 20 %
- Montant de la déduction CIS : 200,00 £
- Paiement net : 800,00 £
Les données parsées sont converties en champs structurés qui peuvent être utilisés par d'autres systèmes.
Étape 3 : Envoyer les données à votre logiciel de comptabilité
En utilisant des intégrations via Zapier, Make, Microsoft Power Automate, ou l'API de Parseur, les informations extraites peuvent être envoyées directement à votre logiciel de comptabilité. Le flux de travail peut créer une facture dans Xero, Sage, FreeAgent ou QuickBooks, remplir automatiquement les détails de la facture, joindre le PDF original et acheminer les informations vers d'autres systèmes si nécessaire.
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois la facture traitée, les informations sont déjà là où votre équipe en a besoin. Le responsable financier peut recevoir une notification confirmant qu'une nouvelle facture CIS a été traitée, tandis que la facture correspondante apparaît automatiquement dans le système comptable.
Au lieu de saisir manuellement les mêmes informations dans plusieurs systèmes, les entrepreneurs peuvent passer directement à la révision et à l'approbation des factures. À mesure que les volumes de factures augmentent, cela peut aider à réduire le travail administratif tout en gardant les registres CIS organisés et à jour. Des registres précis vous protègent également en cas d'inspection du HMRC.
Automatisation des factures CIS : ce que demandent les entrepreneurs britanniques
Que faire si mon sous-traitant utilise un format de facture non standard ?
La plupart des sous-traitants utilisent des mises en page de factures qui suivent une structure assez familière, même si le design varie d'une entreprise à l'autre. Cependant, certaines entreprises utilisent des modèles hautement personnalisés, des documents numérisés ou des factures qui placent les informations dans des endroits inhabituels.
Dans ces situations, l'automatisation des factures peut toujours fonctionner. Parseur peut automatiquement identifier les champs de facturation courants, y compris les détails du sous-traitant, les numéros de facture, les déductions CIS et les montants de paiement. Si un fournisseur particulier utilise un format qui nécessite une configuration supplémentaire, vous pouvez créer un modèle d'extraction personnalisé pour cette mise en page de facture. Une fois le modèle configuré, les futures factures du même sous-traitant pourront être traitées automatiquement.
Pour les entrepreneurs, cela signifie que l'effort est généralement fourni au départ. Vous pouvez passer quelques minutes à configurer un format de facture inhabituel une fois, mais le système pourra continuer à traiter des factures similaires à leur arrivée.
Une autre option consiste à travailler directement avec le sous-traitant. De nombreux sous-traitants sont heureux d'apporter de petites modifications au format de leur facture si cela permet d'accélérer le traitement des paiements ou de réduire le travail administratif pour les deux parties.
En pratique, la plupart des entrepreneurs reçoivent régulièrement des factures d'un groupe relativement restreint de sous-traitants. Une fois ces formats de factures reconnus et configurés, le traitement devient beaucoup plus cohérent d'un mois à l'autre.
Peut-il gérer les factures CIS qui couvrent plusieurs chantiers ?
Oui. Certains sous-traitants envoient une seule facture couvrant plusieurs travaux ou chantiers. Tant que la facture contient les informations nécessaires, les données peuvent toujours être extraites et envoyées à votre système comptable.
Il existe deux approches courantes. Certaines factures indiquent un seul montant brut, une seule déduction CIS et un seul paiement net couvrant tous les travaux réalisés au cours de la période de facturation. Dans ce cas, la facture peut être traitée comme un enregistrement unique.
D'autres sous-traitants fournissent des lignes distinctes pour chaque projet, propriété ou bon de travail. Lorsque ces informations sont incluses dans la facture, Parseur peut extraire les entrées individuelles et les envoyer à votre système comptable en tant que lignes distinctes tout en conservant les totaux globaux de la facture. Cela donne aux entrepreneurs une meilleure visibilité sur les coûts de main-d'œuvre répartis sur différents projets sans nécessiter de saisie manuelle des données.
Est-ce que cela fonctionne avec Sage, FreeAgent et QuickBooks ?
Oui. Le même flux de travail peut être utilisé avec une gamme de plateformes comptables, y compris Sage, FreeAgent, QuickBooks et Xero. Selon votre configuration, les données peuvent être transférées à l'aide d'outils tels que Zapier, Make, Microsoft Power Automate ou l'API de Parseur.
Si une intégration directe n'est pas requise, les données de facturation extraites peuvent également être exportées au format Excel ou CSV et importées manuellement dans d'autres systèmes comptables. Cela permet aux entrepreneurs de conserver leur logiciel de comptabilité existant tout en réduisant la quantité de données de facturation qu'ils doivent saisir à la main.
Qu'en est-il des sous-traitants qui envoient encore des factures papier ?
Les factures papier peuvent toujours être incluses dans un flux de travail automatisé. Une option consiste à prendre une photographie ou à scanner la facture et à l'envoyer par e-mail à votre boîte de réception Parseur. Parseur pourra alors lire le document et extraire les informations requises.
Une autre option consiste simplement à demander aux sous-traitants d'envoyer les factures par voie électronique. De nombreux sous-traitants créent déjà des factures sous format numérique et peuvent envoyer une copie PDF par e-mail avec très peu d'effort supplémentaire. Les factures électroniques sont généralement plus faciles à stocker, à rechercher et à traiter que les documents papier, ce qui simplifie l'administration pour les deux parties.
Comment gérer les déclarations CIS mensuelles au HMRC ?
L'automatisation des factures CIS ne soumet pas de déclarations au HMRC en votre nom, mais elle peut rendre le processus de préparation beaucoup plus facile. Au fur et à mesure que les factures sont traitées, les informations clés, telles que les montants bruts, les déductions CIS, les dates de paiement et les détails des sous-traitants, sont stockées dans votre système comptable.
Lorsqu'il est temps de préparer votre déclaration CIS mensuelle, les informations sont déjà organisées et plus faciles à examiner. Le processus typique ressemble à ceci : examiner les paiements des sous-traitants pour la période de déclaration, vérifier les déductions CIS et les registres de paiement, confirmer que les chiffres sont exacts, soumettre la déclaration CIS mensuelle via le processus de soumission approuvé par le HMRC, et conserver les pièces justificatives pour référence future.
Le principal avantage est que les entrepreneurs passent moins de temps à rassembler des informations à partir d'e-mails, de PDF et de feuilles de calcul, car les données de facturation ont déjà été capturées et organisées tout au long du mois.
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