Genom att implementera CIS-fakturaautomatisering kan brittiska byggentreprenörer skicka fakturadata direkt till sitt bokföringsprogram. Detta minskar manuell datainmatning, håller ordning på bokföringen och gör CIS-rapporteringen enklare att hantera.
Viktiga insikter:
- Automatisera inmatningen av CIS-fakturadata genom att extrahera bruttobelopp, avdrag och betalningsuppgifter automatiskt.
- Håll ordning på underentreprenörernas register och förenkla den månatliga CIS-rapporteringen.
- Parseur skickar CIS-fakturadata från e-postmeddelanden och PDF-filer direkt till ditt bokföringsprogram.
CIS-fakturor skiljer sig från vanliga leverantörsfakturor eftersom de inkluderar skatteavdrag som entreprenörer måste göra innan de betalar underentreprenörer. Enligt Construction Industry Scheme (CIS) ansvarar entreprenörer för att dra av pengar från vissa betalningar och vidarebefordra dessa avdrag till HMRC. Underentreprenören får sedan det återstående beloppet och kan kvitta avdraget mot sina skatte- och socialavgifter (National Insurance).
Varje CIS-faktura innehåller vanligtvis tre nyckelsiffror:
- Bruttobelopp (Gross amount): det totala värdet av arbetet innan något CIS-avdrag görs.
- CIS-avdrag (CIS deduction): det belopp som innehålls under Construction Industry Scheme.
- Nettobetalning (Net payment): det belopp som betalas till underentreprenören efter att avdraget har gjorts.
Ett förenklat exempel kan se ut så här:
Underentreprenör: ABC Plastering Ltd Arbete: Köksgipsning, Jobb #456 Bruttobelopp: £1,000.00 CIS-avdrag: £200.00 Nettobetalning: £800.00
Dessa siffror är viktiga eftersom entreprenörer använder dem när de förbereder månatliga CIS-deklarationer. Entreprenören är också skyldig att lämna in månatliga deklarationer till HMRC över alla betalningar till underentreprenörer och redovisa alla gjorda avdrag. Månatliga deklarationer måste skickas till HMRC senast den 19:e varje månad efter den senaste skattemånaden, och att missa denna deadline leder till automatiska böter.
Utmaningen är att många entreprenörer fortfarande knappar in dessa siffror manuellt i bokföringsprogram som Xero, Sage, QuickBooks eller FreeAgent. I takt med att antalet underentreprenörer växer, blir det mer tidskrävande att hålla reda på bruttobelopp, avdrag och nettobetalningar, och risken för misstag ökar.
Den manuella processen: Där entreprenörer förlorar tid
För många brittiska byggentreprenörer är hanteringen av CIS-fakturor i stor utsträckning fortfarande en manuell uppgift. En underentreprenör skickar en faktura via e-post, vanligtvis som en PDF-bilaga. Någon måste sedan öppna dokumentet, hitta de viktiga CIS-siffrorna och mata in dem i företagets bokföringsprogram.
Processen fungerar vanligtvis så här:
- En underentreprenör e-postar en faktura.
- Du laddar ner PDF:en.
- Du öppnar fakturan och hittar bruttobeloppet, CIS-avdraget och nettobetalningen.
- Du loggar in på Xero, Sage, FreeAgent eller en annan bokföringsplattform.
- Du skapar en ny leverantörsfaktura.
- Du anger underentreprenörens uppgifter.
- Du anger fakturabeloppet.
- Du väljer rätt CIS-avdragssats.
- Du kontrollerar siffrorna.
- Du sparar fakturan.
- Du sparar PDF:en för framtida referens.
- Du upprepar processen för varje mottagen faktura.
Processen är okomplicerad när du hanterar en handfull fakturor varje månad. Utmaningen uppstår när verksamheten växer.
En entreprenör som arbetar med 20, 30 eller till och med 50 underentreprenörer kan snabbt inse att de lägger ner timmar varje månad på att mata in samma information om och om igen. Arbetet är repetitivt, men det kräver fortfarande uppmärksamhet eftersom även små misstag kan skapa problem senare.
Vanliga problem inkluderar att välja fel CIS-avdragssats, ange felaktiga belopp, missa fakturor under stressiga perioder, skapa dubbletter och ha svårt att hitta underlag när de behövs.
Trycket ökar ofta i slutet av månaden när det är dags att förbereda CIS-deklarationerna. Entreprenörer behöver korrekta register över betalningar till underentreprenörer, avdrag och fakturadetaljer. Entreprenörer måste också förse underentreprenörer med skriftliga avdragsbesked när CIS-avdrag görs, och dessa besked måste utfärdas inom 14 dagar efter utgången av relevant skattemånad.
När information är utspridd över e-postinkorgar, PDF-mappar och bokföringssystem kan förberedelsen av deklarationer bli tidskrävande. I takt med att fakturavolymerna ökar ligger utmaningen inte längre i att mata in en enskild faktura korrekt. Den ligger i att hålla hela processen organiserad, korrekt och hanterbar varje månad.
Det automatiserade arbetsflödet: E-post till Xero på 30 sekunder
CIS-fakturaautomatisering eliminerar merparten av det manuella arbete som krävs vid hanteringen av underentreprenörers fakturor.
Istället för att ladda ner PDF-filer, öppna bokföringsprogrammet och knappa in siffror för hand, kan processen automatiseras från det ögonblick en faktura anländer.
Steg 1: Ta emot fakturan
En underentreprenör e-postar sin CIS-faktura som en PDF-bilaga. Fakturan kan skickas direkt till en dedikerad Parseur-inkorg, eller vidarebefordras från din befintliga ekonomi- eller fakturainkorg. Så snart dokumentet anländer börjar Parseur behandla det automatiskt.
Steg 2: Extrahera CIS-datan
Parseur läser fakturan och identifierar den nyckelinformation som behövs för bokföring och CIS-rapportering. Detta inkluderar vanligtvis underentreprenörens namn, fakturanummer, fakturadatum, jobb- eller projektreferens, bruttobelopp, CIS-avdragssats, CIS-avdragsbelopp och nettobetalningsbelopp.
Till exempel kan Parseur extrahera:
- Underentreprenör: ABC Plastering Ltd
- Fakturanummer: INV-2026-123
- Fakturadatum: 15 maj 2026
- Jobbreferens: Köksgipsning, Jobb #456
- Bruttobelopp: £1,000.00
- CIS-avdragssats: 20 %
- CIS-avdragsbelopp: £200.00
- Nettobetalning: £800.00
Den extraherade datan omvandlas till strukturerade fält som kan användas av andra system.
Steg 3: Skicka datan till ditt bokföringsprogram
Genom att använda integrationer via Zapier, Make, Microsoft Power Automate eller Parseurs API, kan den extraherade informationen skickas direkt till ditt bokföringsprogram. Arbetsflödet kan skapa en leverantörsfaktura i Xero, Sage, FreeAgent eller QuickBooks, fylla i fakturauppgifter automatiskt, bifoga original-PDF:en och dirigera information till andra system om det behövs.
Vad händer härnäst?
När fakturan har behandlats finns informationen redan där ditt team behöver den. En ekonomiadministratör kanske får ett meddelande som bekräftar att en ny CIS-faktura har behandlats, samtidigt som den motsvarande leverantörsfakturan dyker upp automatiskt i bokföringssystemet.
Istället för att manuellt mata in samma information i flera system kan entreprenörer gå direkt till att granska och godkänna fakturor. När fakturavolymerna ökar kan detta bidra till att minska det administrativa arbetet samtidigt som CIS-registren hålls organiserade och uppdaterade. Korrekta register skyddar dig också i händelse av en inspektion från HMRC.
Automatisering av CIS-fakturor: Vad brittiska entreprenörer frågar
Vad händer om min underentreprenör använder ett icke-standardiserat fakturaformat?
De flesta underentreprenörer använder fakturalayouter som följer en ganska välbekant struktur, även om designen varierar från företag till företag. Vissa företag använder dock mycket anpassade mallar, skannade dokument eller fakturor som placerar information på ovanliga ställen.
I dessa situationer kan CIS-fakturaautomatisering fortfarande fungera smidigt. Parseur kan automatiskt identifiera vanliga fakturafält, inklusive underentreprenörsuppgifter, fakturanummer, CIS-avdrag och betalningsbelopp. Om en viss leverantör använder ett format som kräver ytterligare konfiguration kan du skapa en anpassad extraheringsmall för just den fakturalayouten. När mallen har konfigurerats kan framtida fakturor från samma underentreprenör behandlas automatiskt.
För entreprenörer innebär detta att ansträngningen vanligtvis ligger i början. Du kanske spenderar några minuter på att konfigurera ett ovanligt fakturaformat en gång, men sedan kan systemet fortsätta att behandla liknande fakturor i takt med att de anländer.
Ett annat alternativ är att samarbeta direkt med underentreprenören. Många underentreprenörer gör gärna små justeringar i sitt fakturaformat om det hjälper till att påskynda betalningshanteringen eller minskar det administrativa arbetet för båda parter.
I praktiken tar de flesta entreprenörer regelbundet emot fakturor från en relativt liten grupp av underentreprenörer. När dessa fakturaformat väl har identifierats och konfigurerats blir hanteringen mycket mer konsekvent från månad till månad.
Kan systemet hantera CIS-fakturor som täcker flera jobb?
Ja. Vissa underentreprenörer skickar en enda faktura som täcker flera jobb eller arbetsplatser. Så länge fakturan innehåller den nödvändiga informationen kan datan fortfarande extraheras och skickas till ditt bokföringssystem.
Det finns två vanliga tillvägagångssätt. Vissa fakturor visar ett enda bruttobelopp, ett enda CIS-avdrag och en enda nettobetalning som täcker allt arbete som utförts under faktureringsperioden. I detta fall kan fakturan behandlas som en enda post.
Andra underentreprenörer tillhandahåller separata rader för varje projekt, fastighet eller arbetsorder. När denna information finns med på fakturan kan Parseur extrahera de enskilda posterna och skicka dem till ditt bokföringssystem som separata rader, samtidigt som fakturans totalbelopp bevaras. Detta ger entreprenörer bättre insyn i arbetskostnader över olika projekt utan att kräva manuell datainmatning.
Fungerar det med Sage, FreeAgent och QuickBooks?
Ja. Samma arbetsflöde kan användas med en rad olika bokföringsplattformar, inklusive Sage, FreeAgent, QuickBooks och Xero. Beroende på din uppsättning kan data överföras med hjälp av verktyg som Zapier, Make, Microsoft Power Automate eller Parseurs API.
Om direkt integration inte krävs kan extraherad fakturadata också exporteras till Excel- eller CSV-format och importeras manuellt till andra bokföringssystem. Detta gör det möjligt för entreprenörer att behålla sin befintliga bokföringsprogramvara samtidigt som de minskar mängden fakturadata de behöver knappa in för hand.
Hur är det med underentreprenörer som fortfarande skickar pappersfakturor?
Pappersfakturor kan fortfarande inkluderas i ett automatiserat arbetsflöde. Ett alternativ är att fotografera eller skanna fakturan och e-posta den till din Parseur-inkorg. Parseur kan då läsa dokumentet och extrahera den nödvändiga informationen.
Ett annat alternativ är helt enkelt att be underentreprenörer att skicka fakturor elektroniskt. Många underentreprenörer skapar redan fakturor digitalt och kan skicka en PDF-kopia via e-post med väldigt liten extra ansträngning. Elektroniska fakturor är generellt sett enklare att lagra, söka i och behandla än pappersdokument, vilket gör administrationen smidigare för båda parter.
Hur hanterar jag de månatliga CIS-deklarationerna till HMRC?
Även om CIS-fakturaautomatisering inte skickar in deklarationerna till HMRC å dina vägnar, kan det göra förberedelseprocessen mycket enklare. I takt med att fakturor behandlas lagras nyckelinformation, såsom bruttobelopp, CIS-avdrag, betalningsdatum och underentreprenörsuppgifter, i ditt bokföringssystem.
När det är dags att förbereda din månatliga CIS-deklaration är informationen redan organiserad och lättare att granska. Den typiska processen ser ut så här: granska betalningar till underentreprenörer för rapporteringsperioden, kontrollera CIS-avdrag och betalningsregister, bekräfta att siffrorna är korrekta, skicka in den månatliga CIS-deklarationen via HMRC:s godkända inlämningsprocess och spara underlag för framtida referens.
Den främsta fördelen är att entreprenörer lägger mindre tid på att samla in information från e-postmeddelanden, PDF-filer och kalkylblad eftersom fakturadatan redan har samlats in och organiserats under hela månaden.
Senast uppdaterad
