영국 건설 도급업체는 송장 데이터를 회계 소프트웨어로 직접 전송하여 효율적으로 CIS 송장 자동화를 구현할 수 있습니다. 이를 통해 수동 데이터 입력을 줄이고 기록을 체계적으로 유지하며 CIS 보고를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
주요 요점:
- 총액, 공제액, 지급 세부 정보를 자동으로 추출하여 CIS 송장 데이터 입력을 자동화하세요.
- 하수급인 기록을 체계적으로 유지하고 월간 CIS 보고를 간소화하세요.
- Parseur는 이메일과 PDF의 CIS 송장 데이터를 회계 소프트웨어로 직접 전송합니다.
CIS 송장은 도급업체가 하수급인에게 대금을 지급하기 전에 공제해야 하는 세금 공제 내역이 포함되어 있기 때문에 일반적인 공급업체 송장과는 다릅니다. Construction Industry Scheme (CIS)에 따라 도급업체는 특정 대금에서 세금을 공제하고 이를 HMRC에 납부할 책임이 있습니다. 그러면 하수급인은 남은 금액을 수령하며 이 공제액을 자신의 세금 및 국민보험(National Insurance) 부채와 상계할 수 있습니다.
모든 CIS 송장에는 일반적으로 세 가지 주요 수치가 포함되어 있습니다.
- 총액 (Gross amount): CIS 공제가 적용되기 전 작업의 총 금액입니다.
- CIS 공제액 (CIS deduction): 건설 산업 제도(Construction Industry Scheme)에 따라 원천징수된 금액입니다.
- 순지급액 (Net payment): 공제 후 하수급인에게 지급되는 금액입니다.
간단한 예시는 다음과 같습니다.
하수급인: ABC Plastering Ltd 작업 내역: 주방 미장, 작업 #456 총액: £1,000.00 CIS 공제액: £200.00 순지급액: £800.00
이러한 수치들은 도급업체가 매월 CIS 신고서를 작성할 때 사용하므로 매우 중요합니다. 도급업체는 또한 모든 하수급인에 대한 지급액과 공제 내역을 매월 HMRC에 신고해야 합니다. 월간 신고서는 매 과세 월의 다음 달 19일까지 HMRC에 제출해야 하며, 이 기한을 놓치면 자동으로 벌금이 부과됩니다.
문제는 여전히 많은 도급업체가 Xero, Sage, QuickBooks, FreeAgent와 같은 회계 소프트웨어에 이러한 수치들을 수동으로 입력하고 있다는 점입니다. 하수급인 수가 늘어날수록 총액, 공제액, 순지급액을 추적하는 데 더 많은 시간이 소요되고 실수할 위험도 커집니다.
수동 프로세스: 도급업체가 시간을 낭비하는 이유
영국 건설 도급업체의 경우 CIS 송장 처리는 여전히 대부분 수작업으로 이루어집니다. 하수급인은 보통 이메일에 PDF 첨부 파일 형태로 송장을 보냅니다. 그러면 담당자가 직접 문서를 열어 핵심 CIS 수치를 확인하고, 이를 회사의 회계 소프트웨어에 입력해야 합니다.
일반적인 과정은 다음과 같습니다.
- 하수급인이 이메일로 송장을 보냅니다.
- 담당자가 PDF를 다운로드합니다.
- 송장을 열어 총액, CIS 공제액, 순지급액을 찾습니다.
- Xero, Sage, FreeAgent 또는 기타 회계 플랫폼에 로그인합니다.
- 새로운 청구서를 생성합니다.
- 하수급인의 세부 정보를 입력합니다.
- 송장 금액을 입력합니다.
- 올바른 CIS 공제율을 선택합니다.
- 수치를 확인합니다.
- 청구서를 저장합니다.
- 나중에 참조할 수 있도록 PDF를 보관합니다.
- 수신된 모든 송장에 대해 이 과정을 반복합니다.
매월 소수의 송장만 처리할 때는 이 과정이 간단합니다. 하지만 비즈니스가 성장함에 따라 문제가 발생합니다.
20명, 30명, 또는 50명의 하수급인과 일하는 도급업체는 동일한 정보를 반복적으로 입력하느라 매월 수십 시간을 소비하게 됩니다. 단순 반복 작업이지만, 사소한 실수가 추후 큰 문제로 이어질 수 있어 각별한 주의가 필요합니다.
흔히 발생하는 문제로는 잘못된 CIS 공제율 선택, 잘못된 금액 입력, 바쁜 시기에 송장 누락, 중복 입력 생성, 필요할 때 증빙 문서를 찾기 어려워하는 것 등이 있습니다.
매월 말 CIS 신고서를 준비할 때가 되면 이러한 압박감은 종종 가중됩니다. 도급업체는 하수급인 지급액, 공제액, 송장 세부 정보에 대한 정확한 기록이 필요합니다. 도급업체는 CIS 공제가 이루어질 때 하수급인에게 서면 공제 명세서를 제공해야 하며, 해당 명세서는 관련 과세 월 말일로부터 14일 이내에 발행되어야 합니다.
정보가 이메일 수신함, PDF 폴더, 회계 시스템 등 여러 곳에 흩어져 있다면 신고서 준비에 막대한 시간이 소요될 수 있습니다. 송장 양이 증가함에 따라 더 이상 단일 송장을 올바르게 입력하는 것만이 문제가 아닙니다. 매월 진행되는 전체 프로세스를 체계적이고 정확하며 관리하기 쉽게 유지하는 것이 관건입니다.
자동화된 워크플로: 30초 만에 이메일에서 Xero로
CIS 송장 자동화는 하수급인 송장 처리에 수반되는 수작업의 대부분을 제거합니다.
PDF 파일을 다운로드하고 회계 소프트웨어를 열어 수치들을 수동으로 입력하는 대신, 송장이 도착하는 순간부터 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
1단계: 송장 수신
하수급인이 CIS 송장을 PDF 첨부 파일로 이메일을 통해 보냅니다. 송장은 전용 Parseur 메일박스로 직접 보내거나 기존 계정이나 재무 수신함에서 전달할 수 있습니다. 문서가 도착하면 Parseur가 자동으로 문서 처리를 시작합니다.
2단계: CIS 데이터 추출
Parseur는 송장을 읽고 회계 및 CIS 보고에 필요한 핵심 정보를 식별합니다. 여기에는 일반적으로 하수급인 이름, 송장 번호, 송장 날짜, 작업 또는 프로젝트 참조, 총액, CIS 공제율, CIS 공제액, 순지급액이 포함됩니다.
예를 들어, Parseur는 다음과 같은 데이터를 추출할 수 있습니다.
- 하수급인: ABC Plastering Ltd
- 송장 번호: INV-2026-123
- 송장 날짜: 2026년 5월 15일
- 작업 내역 참조: 주방 미장, 작업 #456
- 총액: £1,000.00
- CIS 공제율: 20%
- CIS 공제액: £200.00
- 순지급액: £800.00
추출된 데이터는 다른 시스템에서 원활하게 사용할 수 있도록 구조화된 필드로 변환됩니다.
3단계: 회계 소프트웨어로 데이터 전송
Zapier, Make, Microsoft Power Automate 또는 Parseur의 API 통합을 사용하면 추출된 정보를 회계 소프트웨어로 직접 전송할 수 있습니다. 이 워크플로는 Xero, Sage, FreeAgent 또는 QuickBooks에 청구서를 생성하고, 송장 세부 정보를 자동으로 채우며, 원본 PDF를 첨부하고, 필요한 경우 다른 시스템으로 정보를 라우팅할 수 있습니다.
다음 단계는 무엇인가요?
송장 처리가 완료되면 팀에 필요한 정보가 이미 시스템 내에 자리 잡고 있습니다. 재무 관리자는 새로운 CIS 송장이 처리되었다는 확인 알림을 받을 수 있으며, 회계 시스템에는 해당 청구서가 자동으로 표시됩니다.
여러 시스템에 동일한 정보를 수동으로 입력하는 대신, 도급업체는 바로 송장을 검토하고 승인하는 단계로 넘어갈 수 있습니다. 송장 양이 증가함에 따라 이는 행정 업무를 크게 줄이는 동시에 CIS 기록을 체계적이고 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 정확한 기록은 HMRC 감사가 있을 때 여러분을 안전하게 보호해 줍니다.
CIS 송장 자동화: 영국 도급업체들이 자주 묻는 질문
하수급인이 비표준 송장 형식을 사용하면 어떻게 되나요?
대부분의 하수급인은 회사마다 디자인이 다르더라도 꽤 익숙한 구조를 따르는 송장 레이아웃을 사용합니다. 그러나 일부 기업은 고도로 맞춤화된 템플릿, 스캔 문서, 또는 흔치 않은 위치에 정보가 배치된 송장을 사용하기도 합니다.
이러한 상황에서도 CIS 송장 자동화는 문제없이 작동할 수 있습니다. Parseur는 하수급인 세부 정보, 송장 번호, CIS 공제, 지급 금액을 포함한 일반적인 송장 필드를 자동으로 식별할 수 있습니다. 특정 공급업체가 추가 구성이 필요한 형식을 사용하는 경우, 해당 송장 레이아웃에 대한 맞춤형 추출 템플릿을 쉽게 생성할 수 있습니다. 템플릿이 한 번 구성되면 동일한 하수급인이 보내는 이후의 송장들은 자동으로 처리됩니다.
이는 도급업체 입장에서 초기에만 약간의 설정 작업이 필요함을 의미합니다. 흔치 않은 송장 형식을 구성하는 데 처음에는 몇 분 정도 걸릴 수 있지만, 시스템은 이후에 도착하는 유사한 송장들을 계속해서 완벽하게 처리할 수 있습니다.
또 다른 방법은 하수급인과 직접 협의하는 것입니다. 대금 지급 처리 속도를 높이고 양측의 행정 업무를 줄일 수 있다면, 많은 하수급인이 기꺼이 송장 형식을 약간 수정하는 데 동의할 것입니다.
실제로 대부분의 도급업체는 비교적 소수의 하수급인 그룹으로부터 정기적으로 송장을 받습니다. 이러한 송장 형식들을 시스템에 미리 인식하고 구성해 두면, 매월 훨씬 더 일관되게 업무를 처리할 수 있습니다.
여러 작업을 포함하는 CIS 송장도 처리할 수 있나요?
네. 일부 하수급인은 여러 작업이나 작업 위치를 포함하는 단일 송장을 보냅니다. 송장에 필요한 정보가 포함되어 있다면, 데이터를 추출하여 회계 시스템으로 무리 없이 전송할 수 있습니다.
두 가지 일반적인 접근 방식이 있습니다. 일부 송장에는 청구 기간 동안 완료된 모든 작업을 포괄하는 단일 총액, 단일 CIS 공제액, 단일 순지급액이 표시되어 있습니다. 이 경우 송장을 단일 기록으로 처리할 수 있습니다.
다른 하수급인들은 각 프로젝트, 자산 또는 작업 지시서에 대한 별도의 품목 내역을 제공합니다. 송장에 이러한 정보가 포함되어 있으면 Parseur는 개별 항목을 추출하고 전체 송장 합계를 유지하면서 개별 품목 내역으로 회계 시스템에 전송할 수 있습니다. 이를 통해 도급업체는 수동으로 데이터를 입력하지 않고도 여러 프로젝트에 걸쳐 인건비를 더 명확하게 파악할 수 있습니다.
Sage, FreeAgent, QuickBooks와도 연동되나요?
네. Sage, FreeAgent, QuickBooks, Xero를 포함한 다양한 회계 플랫폼에서 동일한 워크플로를 사용할 수 있습니다. 설정에 따라 Zapier, Make, Microsoft Power Automate 또는 Parseur의 API와 같은 도구를 사용하여 데이터를 전송할 수 있습니다.
직접적인 통합이 필요하지 않은 경우, 추출된 송장 데이터를 Excel 또는 CSV 형식으로 내보내어 수동으로 다른 회계 시스템에 가져올 수도 있습니다. 이를 통해 도급업체는 기존 회계 소프트웨어를 유지하면서 수동으로 입력해야 하는 송장 데이터의 양을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
여전히 종이 송장을 보내는 하수급인의 경우는 어떤가요?
종이 송장도 자동화된 워크플로에 포함할 수 있습니다. 한 가지 방법은 송장의 사진을 찍거나 스캔하여 Parseur 메일박스로 이메일을 보내는 것입니다. 그러면 Parseur가 문서를 읽고 필요한 정보를 즉시 추출할 수 있습니다.
또 다른 방법은 하수급인에게 전자 송장으로 보내 달라고 요청하는 것입니다. 많은 하수급인이 이미 디지털 방식으로 송장을 작성하고 있으므로, 아주 적은 노력만으로 이메일을 통해 PDF 사본을 보낼 수 있습니다. 전자 송장은 일반적으로 종이 문서보다 저장, 검색 및 처리가 쉬워 양 당사자 모두에게 관리가 더 간편해집니다.
매월 HMRC에 대한 CIS 신고는 어떻게 처리하나요?
CIS 송장 자동화가 직접적으로 HMRC에 신고서를 제출해주지는 않지만, 준비 과정을 훨씬 수월하게 만들어 줍니다. 송장이 처리되면서 총액, CIS 공제액, 지급일, 하수급인 세부 정보와 같은 핵심 정보가 회계 시스템에 자동으로 저장됩니다.
매월 CIS 신고서를 준비할 때가 되면 정보가 이미 체계적으로 정리되어 있어 검토하기가 훨씬 더 쉽습니다. 일반적인 과정은 다음과 같습니다: 보고 기간 동안의 하수급인 지급액 검토, CIS 공제 및 지급 기록 확인, 수치의 정확성 확인, HMRC의 승인된 제출 프로세스를 통해 월간 CIS 신고서 제출, 그리고 나중에 참조할 수 있도록 증빙 기록 보관.
가장 큰 장점은 송장 데이터가 한 달 내내 지속적으로 수집되고 정리되므로, 도급업체가 이메일, PDF, 스프레드시트에서 정보를 취합하는 데 허비하는 시간을 크게 줄일 수 있다는 점입니다.
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