Com a automação de faturas CIS, as empreiteiras de construção do Reino Unido podem enviar os dados das faturas diretamente para o seu software de contabilidade. Isso reduz a entrada manual de dados, mantém os registros organizados e facilita o gerenciamento das declarações do CIS.
Principais Conclusões:
- Automatize a entrada de dados de faturas CIS extraindo valores brutos, deduções e detalhes de pagamento automaticamente.
- Mantenha os registros dos subcontratados organizados e simplifique as declarações mensais do CIS.
- O Parseur envia os dados das faturas CIS de e-mails e PDFs diretamente para o seu software de contabilidade.
As faturas CIS diferem das faturas de fornecedores padrão porque incluem deduções fiscais que os empreiteiros devem fazer antes de pagar os subcontratados. Sob o Construction Industry Scheme (CIS), os empreiteiros são responsáveis por deduzir o dinheiro de certos pagamentos e repassar essas deduções para a HMRC. O subcontratado então recebe o valor restante e pode compensar a dedução em relação às suas obrigações fiscais e de Seguro Nacional.
Toda fatura CIS normalmente contém três valores principais:
- Valor bruto (Gross amount): o valor total do trabalho antes da aplicação de qualquer dedução do CIS.
- Dedução CIS: o valor retido sob o Esquema da Indústria de Construção.
- Pagamento líquido (Net payment): o valor pago ao subcontratado após a realização da dedução.
Um exemplo simplificado seria assim:
Subcontratado: ABC Plastering Ltd Trabalho: Gesso da cozinha, Trabalho #456 Valor bruto: £1.000,00 Dedução CIS: £200,00 Pagamento líquido: £800,00
Esses números são importantes porque os empreiteiros os usam ao preparar as declarações mensais do CIS. O contractor is also required to make monthly returns to HMRC, informando todos os pagamentos aos subcontratados e detalhando todas as deduções feitas. Monthly returns must be sent to HMRC by the 19th of every month após o último mês fiscal, e missing this deadline results in automatic penalties.
O desafio é que muitos empreiteiros ainda inserem esses números manualmente em softwares de contabilidade como Xero, Sage, QuickBooks ou FreeAgent. À medida que o número de subcontratados cresce, acompanhar os valores brutos, deduções e pagamentos líquidos torna-se mais demorado e aumenta o risco de erros.
O Processo Manual: Onde os Empreiteiros Perdem Tempo
Para muitas empreiteiras de construção do Reino Unido, o processamento de faturas CIS continua sendo em grande parte uma tarefa manual. Um subcontratado envia uma fatura por e-mail, geralmente como um anexo em PDF. Alguém então precisa abrir o documento, encontrar os principais números do CIS e inseri-los no software de contabilidade da empresa.
O processo geralmente funciona assim:
- Um subcontratado envia uma fatura por e-mail.
- Você baixa o PDF.
- Você abre a fatura e encontra o valor bruto, a dedução do CIS e o pagamento líquido.
- Você faz login no Xero, Sage, FreeAgent ou em outra plataforma de contabilidade.
- Você cria uma nova conta.
- Você insere os detalhes do subcontratado.
- Você insere o valor da fatura.
- Você seleciona a taxa de dedução CIS correta.
- Você verifica os valores.
- Você salva a conta.
- Você armazena o PDF para referência futura.
- Você repete o processo para cada fatura recebida.
O processo é simples quando você lida com um pequeno volume de faturas a cada mês. O desafio surge quando o negócio cresce.
Um empreiteiro que trabalha com 20, 30 ou até 50 subcontratados pode rapidamente se ver gastando horas todos os meses inserindo as mesmas informações repetidamente. O trabalho é repetitivo, mas ainda exige atenção porque mesmo pequenos erros podem criar problemas mais tarde.
Problemas comuns incluem selecionar a taxa de dedução CIS incorreta, inserir valores incorretos, perder faturas durante períodos de pico, criar entradas duplicadas e ter dificuldade para encontrar documentos de suporte quando necessário.
A pressão frequentemente aumenta no final do mês, quando é hora de preparar as declarações do CIS. Os empreiteiros precisam de registros precisos de pagamentos de subcontratados, deduções e detalhes de faturas. Além disso, Contractors must also provide subcontractors with written deduction statements sempre que as deduções CIS são efetuadas, e those statements must be issued within 14 days of the end of the relevant tax month.
Quando as informações estão espalhadas em caixas de entrada de e-mail, pastas de PDF e sistemas de contabilidade, a preparação das declarações pode se tornar demorada. À medida que o volume de faturas aumenta, o desafio não é mais inserir uma única fatura corretamente. É manter todo o processo organizado, preciso e gerenciável a cada mês.
O Fluxo de Trabalho Automatizado: Do E-mail para o Xero em 30 Segundos
A automação de faturas CIS elimina a maior parte do trabalho manual envolvido no processamento de faturas de subcontratados.
Em vez de baixar arquivos PDF, abrir o software de contabilidade e inserir os números manualmente, o processo pode ser automatizado a partir do momento em que a fatura chega.
Passo 1: Receba a Fatura
Um subcontratado envia por e-mail sua fatura CIS como um anexo em PDF. A fatura pode ser enviada diretamente para uma caixa de correio dedicada do Parseur, ou encaminhada da sua caixa de entrada de contas ou finanças existente. Assim que o documento chega, o Parseur começa a processá-lo automaticamente.
Passo 2: Extraia os Dados do CIS
O Parseur lê a fatura e identifica as principais informações necessárias para a contabilidade e relatórios do CIS. Isso geralmente inclui o nome do subcontratado, número da fatura, data da fatura, referência do trabalho ou projeto, valor bruto, taxa de dedução do CIS, valor da dedução do CIS e valor do pagamento líquido.
Por exemplo, o Parseur pode extrair:
- Subcontratado: ABC Plastering Ltd
- Número da Fatura: INV-2026-123
- Data da Fatura: 15 de maio de 2026
- Referência do Trabalho: Gesso da cozinha, Trabalho #456
- Valor Bruto: £1.000,00
- Taxa de Dedução CIS: 20%
- Valor da Dedução CIS: £200,00
- Pagamento Líquido: £800,00
Os dados extraídos são convertidos em campos estruturados que podem ser usados por outros sistemas.
Passo 3: Envie os Dados para o Seu Software de Contabilidade
Usando integrações através do Zapier, Make, Microsoft Power Automate ou a API do Parseur, as informações extraídas podem ser enviadas diretamente para o seu software de contabilidade. O fluxo de trabalho pode criar uma conta no Xero, Sage, FreeAgent ou QuickBooks, preencher os detalhes da fatura automaticamente, anexar o PDF original e rotear as informações para outros sistemas, se necessário.
O Que Acontece a Seguir?
Depois que a fatura é processada, as informações já estão onde a sua equipe precisa delas. Um administrador financeiro pode receber uma notificação confirmando que uma nova fatura CIS foi processada, enquanto a conta correspondente aparece automaticamente no sistema de contabilidade.
Em vez de inserir manualmente as mesmas informações em vários sistemas, os empreiteiros podem passar direto para a revisão e aprovação de faturas. À medida que os volumes de faturas aumentam, isso pode ajudar a reduzir o trabalho administrativo, mantendo os registros do CIS organizados e atualizados. Accurate records also protect you in the event of an HMRC inspection.
Automação de Faturas CIS: O Que os Empreiteiros do Reino Unido Perguntam
E se o meu subcontratado usar um formato de fatura não padronizado?
A maioria dos subcontratados usa layouts de fatura que seguem uma estrutura bastante familiar, mesmo que o design varie de empresa para empresa. No entanto, algumas empresas usam modelos altamente personalizados, documentos digitalizados ou faturas que colocam informações em locais incomuns.
Nessas situações, a automação de faturas ainda pode funcionar. O Parseur pode identificar automaticamente campos comuns de faturas, incluindo detalhes do subcontratado, números de faturas, deduções do CIS e valores de pagamento. Se um fornecedor específico usar um formato que exija configuração adicional, você pode criar um modelo de extração personalizado para esse layout de fatura. Depois que o modelo for configurado, as futuras faturas desse mesmo subcontratado poderão ser processadas automaticamente.
Para os empreiteiros, isso significa que o esforço geralmente fica concentrado no início. Você pode passar alguns minutos configurando um formato de fatura incomum uma vez, mas o sistema pode continuar processando faturas semelhantes à medida que chegarem.
Outra opção é trabalhar diretamente com o subcontratado. Muitos subcontratados ficam felizes em fazer pequenos ajustes no formato da fatura se isso ajudar a acelerar o processamento do pagamento ou reduzir o trabalho administrativo para ambas as partes.
Na prática, a maioria dos empreiteiros recebe faturas regularmente de um grupo relativamente pequeno de subcontratados. Uma vez que esses formatos de fatura foram reconhecidos e configurados, o processamento se torna muito mais consistente de mês para mês.
O sistema pode lidar com faturas CIS que cobrem vários trabalhos?
Sim. Alguns subcontratados enviam uma única fatura cobrindo vários trabalhos ou locais de trabalho. Desde que a fatura inclua as informações necessárias, os dados ainda podem ser extraídos e enviados para o seu sistema de contabilidade.
Existem duas abordagens comuns. Algumas faturas mostram um único valor bruto, uma única dedução CIS e um único pagamento líquido cobrindo todo o trabalho concluído durante o período de faturamento. Neste caso, a fatura pode ser processada como um único registro.
Outros subcontratados fornecem itens de linha separados para cada projeto, propriedade ou ordem de serviço. Quando essas informações são incluídas na fatura, o Parseur pode extrair as entradas individuais e enviá-las para o seu sistema de contabilidade como itens de linha separados, mantendo os totais gerais da fatura. Isso dá aos empreiteiros mais visibilidade sobre os custos de mão de obra em diferentes projetos, sem exigir a entrada manual de dados.
A automação funciona com Sage, FreeAgent e QuickBooks?
Sim. O mesmo fluxo de trabalho pode ser usado com uma variedade de plataformas de contabilidade, incluindo Sage, FreeAgent, QuickBooks e Xero. Dependendo da sua configuração, os dados podem ser transferidos usando ferramentas como Zapier, Make, Microsoft Power Automate ou a API do Parseur.
Se a integração direta não for necessária, os dados extraídos da fatura também podem ser exportados para o formato Excel ou CSV e importados manualmente para outros sistemas de contabilidade. Isso permite que os empreiteiros mantenham seu software de contabilidade existente, enquanto reduzem a quantidade de dados de faturas que precisam inserir manualmente.
E os subcontratados que ainda enviam faturas em papel?
Faturas em papel ainda podem ser incluídas em um fluxo de trabalho automatizado. Uma opção é tirar uma fotografia ou digitalizar a fatura e enviá-la por e-mail para a sua caixa de correio do Parseur. O Parseur pode então ler o documento e extrair as informações necessárias.
Outra opção é simplesmente pedir aos subcontratados que enviem faturas eletronicamente. Muitos subcontratados já criam faturas digitalmente e podem enviar uma cópia em PDF por e-mail com muito pouco esforço adicional. As faturas eletrônicas geralmente são mais fáceis de armazenar, pesquisar e processar do que documentos em papel, tornando a administração mais simples para ambas as partes.
Como lido com as declarações mensais do CIS para a HMRC?
A automação de faturas CIS não envia declarações à HMRC em seu nome, mas pode tornar o processo de preparação muito mais fácil. À medida que as faturas são processadas, as principais informações, como valores brutos, deduções do CIS, datas de pagamento e detalhes do subcontratado, são armazenadas no seu sistema de contabilidade.
Quando chegar a hora de preparar sua declaração mensal do CIS, as informações já estarão organizadas e fáceis de revisar. O processo típico é o seguinte: revisar os pagamentos aos subcontratados para o período do relatório, verificar as deduções do CIS e os registros de pagamento, confirmar que os números estão corretos, enviar a declaração mensal do CIS através do processo de envio aprovado pela HMRC e reter registros de suporte para referência futura.
O principal benefício é que os empreiteiros passam menos tempo reunindo informações de e-mails, PDFs e planilhas porque os dados das faturas já foram capturados e organizados ao longo do mês.
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