Wie Sie die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware auswählen

Wichtige Erkenntnisse

• Beginnen Sie mit Ihren Anforderungen: Klären Sie, wo Ihre Dokumente liegen, wer sie bearbeitet und in welche nachgelagerten Systeme die Daten fließen, bevor Sie Tools auswählen.
• Stellen Sie Kernfunktionen in den Mittelpunkt: Hochpräzise OCR, KI-basierte Extraktion, No-Code-Template-Builder und Echtzeit-Integrationen sind essenziell.
• Achten Sie auf Warnsignale: Meiden Sie Tools, die Programmierung erfordern, bei Layoutänderungen versagen, keine Wiederholungslogik bieten oder schlechten Support bereitstellen.

Warum die Softwareentscheidung so entscheidend ist

Die Wahl der passenden Lösung für die Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen ist von großer Bedeutung: Mitarbeitende verbringen im Schnitt 30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten und manueller Dateneingabe (The ECM Consultant). Eine falsche Software kann zu Fehlern, verzögerten Freigaben und versäumten Fristen führen.

Unser Leitfaden 2025 zeigt Ihnen einen bewährten Drei-Schritte-Prozess, mit dem Sie die passende Lösung für Ihre Organisation finden:

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen: Erfassen Sie, wo Ihre Unterlagen gespeichert sind, wie sie verwaltet werden und wie die extrahierten Daten weiterverarbeitet werden.
2. Bewerten Sie zentrale Funktionen: Vergleichen Sie OCR-Genauigkeit, KI-gestützte Extraktion, No-Code-Templates und Integrationsmöglichkeiten.
3. Überprüfen Sie Anbieter: Stellen Sie gezielte Fragen zu Verfügbarkeit, Sicherheit, Roadmap und Support – so gewinnen Sie einen echten Partner, nicht nur ein Produkt.

Durch diese Vorgehensweise vermeiden Sie Fehlinvestitionen, treffen fundierte Entscheidungen und investieren in eine Dokumentenautomatisierungsplattform mit echtem Mehrwert.

Xerox fand heraus, dass 46 % der Angestellten in KMU täglich Zeit durch ineffiziente, papierbasierte Prozesse verlieren – ein Beleg für die hohen Kosten einer ungeeigneten Software.

Im Verlauf zeigen wir außerdem, wie Parseur Teams hilft, flexible und einfache Automatisierungslösungen ohne technische Komplexität einzusetzen.

Falls Sie in die Dokumentenautomatisierung einsteigen oder mehr Überblick suchen, lesen Sie vorab unseren Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

Ihre Dokumentenanwendungsfälle klären

Vor der Auswahl einer Lösung bestimmen Sie, welche Arten von Dokumenten automatisiert werden sollen und wo diese Unterlagen aktuell abgelegt sind. Die folgende Checkliste hilft beim systematischen Erfassen Ihrer Ausgangslage.

Laut Bitkom setzen 75 % der befragten Unternehmen noch überwiegend auf Papierprozesse. Das gewählte Tool muss zu Ihren Dokumenttypen und Prozessen passen.

Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Welche Dokumententypen fallen an? (z. B. Rechnungen, Verträge, Quittungen, Formulare)
• Wie erhalten Sie die Dokumente? (z. B. E-Mail, Scan, Upload über eine App)
• Was soll mit den Daten passieren? (z. B. Datenextraktion, Freigabeprozesse, Reporting)
• In welchem Format benötigen Sie Ausgabedaten? (Excel, JSON, API-Export usw.)

Klarheit über diese Punkte vereinfacht die Toolauswahl und bewahrt Sie vor unnötigen Umwegen oder Anpassungen im Nachgang.

Schnelle Checkliste zur Bedarfsermittlung

• Müssen Sie gescannte PDFs verarbeiten?
• Wird eine Integration mit Excel, Google Sheets oder einem CRM benötigt?
• Ist mehrsprachige OCR erforderlich?
• Handelt es sich um Dokumente mit konstantem oder sich änderndem Layout?
• Benötigen Sie unmittelbare (Echtzeit-)Verarbeitung oder genügen Stapelverarbeitungen?

Das Verständnis Ihrer eigenen Anwendungsfälle reduziert nicht nur die Auswahl, sondern sichert Ihren langfristigen Projekterfolg. In branchenspezifischen Bereichen wie dem Finanzwesen oder der Logistik empfiehlt sich eine Lösung, die diese Anwendungsprofile explizit unterstützt.

Weitere Impulse? Sehen Sie, wie die Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen abläuft, oder stöbern Sie in unseren Praxisbeispielen.

Tipp: Erfasst Ihr Team Dokumente etwa in E-Mail-Fäden oder verteilen sich Dateien auf viele Ordner? Lesen Sie auch unseren Leitfaden zu häufigen Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung – und wie man den Intake systematisch verbessert.

Unverzichtbare Funktionen für Dokumentenverarbeitungssoftware

Kennen Sie Ihre Anforderungen, gilt es, auf die passenden Funktionen zu achten. Nicht jedes Tool bietet die gleiche Bandbreite oder Tiefe – folgende Komponenten sind besonders wichtig:

Exakte OCR & Unterstützung vielfältiger Formate

Beim Dokumentenmanagement steht die optische Zeichenerkennung (OCR) im Mittelpunkt. Die Software sollte

• Text sicher aus Bildern, PDFs, Anhängen und E-Mails erkennen,
• auch mit handschriftlichen, unscharfen, verdrehten und komplexen Vorlagen zurechtkommen,
• vielseitige Dateiformate wie auch HTML unterstützen.

KI-basierte Datenextraktion

KI-Funktionen sind essenziell für die intelligente Auswertung und Automatisierung:

• Automatische Identifizierung von Schlüsseldaten wie Beträge, Daten oder IDs, auch ohne fest definierte Templates
• Anpassungsfähigkeit an verschiedene Layouts (z. B. Rechnungen unterschiedlicher Unternehmen)
• Reduktion manueller Regelerstellung durch intelligente Felderkennung

Templates ohne Programmierkenntnisse

Nicht jedes Unternehmen hat eigene Entwickler. Ein benutzerfreundlicher Template-Builder ermöglicht:

• Schnelles Erstellen neuer Vorlagen per Klick – direkt durch die Fachabteilung
• Eigenständige, flexible Anpassung der Extraktionslogik
• Vermeidung von Abhängigkeiten und langen IT-Prozessen

Mehrsprachige und internationale Verarbeitung

Global arbeitende Teams benötigen:

• OCR in mehreren Sprachen
• Unterstützung für internationale Zeichensätze und Datums-/Zahlenformate
• Gleichbleibend hohe Genauigkeit auch über Sprachbarrieren hinweg

Nahtlose Integrationen

Die nahtlose Weitergabe extrahierter Daten ist entscheidend. Suchen Sie nach:

• Direkten Anbindungen an Excel, Google Sheets, CRM, Datenbanken
• Kompatibilität mit Automatisierungsplattformen wie Zapier, Make, Power Automate
• Ergänzend: API- und Webhook-Support für Echtzeit-Prozesse

Sicherheits- und Compliance-Standards

Gerade im Finanzwesen spielen Datenschutz und Compliance eine Schlüsselrolle. Das Tool sollte bieten:

• Vollständige Verschlüsselung beim Transfer und in der Speicherung aller Dokumente
• Flexible Datenaufbewahrungsrichtlinien
• Zertifizierungen wie SOC 2, ISO und nachvollziehbare Verfügbarkeitsgarantien

Warnsignale: Woran Sie schlechte Lösungen erkennen

Die Wahl eines ungeeigneten Tools für die Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen kann zu instabilen Prozessen, niedriger Datenqualität und vermehrter Nacharbeit führen. Studien wie die des Titan Framework zeigen, dass auch automatisierte Tools im Schnitt 15–20 % der Rechnungen nachbearbeiten müssen. Das hemmt Produktivität und erschwert die Skalierbarkeit Ihrer Automatisierung.

Achten Sie insbesondere auf:

Regelerstellung nur per Code

Benötigen Sie Entwickler für jede neue Regel oder Vorlage, bleibt das Team eingeschränkt und Prozesse verzögern sich.

Keine Fallbacks bei Fehlern

Fehlende Alarme oder Fallback-Mechanismen lassen fehlerhafte Extraktionen unbemerkt – mit möglichen Datenverlusten und Zeitverzögerungen.

Keine Integrationsmöglichkeiten

Ohne brauchbare Schnittstellen oder Exporte bleibt als Alternative oft nur der manuelle Weg – ein Automatisierungskiller.

Starre Templates ohne Layout-Toleranz

Tools, die bei minimalen Layoutänderungen versagen, verursachen dauerhafte Wartung und Aufwand.

Schwacher Kundenservice, mangelndes Onboarding

Unzureichende Dokumentation, fehlender Support oder langwierige Einarbeitungsphasen machen die Einführung ineffizient.

Sie wollen Details zu den Auswirkungen solcher Probleme? Lesen Sie unseren Artikel über die häufigsten Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung für konkrete Beispiele und tiefergehende Analysen.

Anbieter prüfen: Was Sie wissen müssen

Sie haben einige Favoriten? Nun gilt es zu evaluieren, welcher Anbieter tatsächlich zu Ihren Anforderungen passt. Mit diesen Fragen kommen Sie zu einer fundierten Entscheidung:

Auf welcher OCR-Engine basiert das System (Google, Tesseract, Eigenlösung)?

Die Engine bestimmt, mit welchen Formaten, Sprachen und Bildqualitäten das Tool am besten arbeitet. Manche Anbieter spezialisieren sich auf digitale oder gedruckte Dokumente, andere sind besonders sprachstark.

Wie reagiert das System auf neue oder variierende Layouts?

Dokumente haben selten ein festes Format. Fragen Sie nach KI, Fallbacks und Mechanismen für automatisches Lernen.

Bietet das Tool beides – regelbasiert und KI-gestützt – zur Datenextraktion?

Die Kombination aus festen Regeln und KI bietet maximale Flexibilität und beste Ergebnisse – unabhängig davon, wie strukturiert die Daten sind.

Wie hoch ist die durchschnittliche Genauigkeit bei der Extraktion?

Transparente Anbieter legen ihre Erfolgsquoten offen. Eine hohe Genauigkeit (ab 90 %) senkt den Nachbearbeitungsaufwand deutlich. Zusätzliche Pluspunkte: Confidence Scores oder Prüfpipelines.

Lassen sich Integrationen ohne Entwicklereinsatz umsetzen?

Kann Ihr Team Integrationen und Datenübergaben eigenständig per Drag-and-drop einrichten? Vorhandene Konnektoren (Zapier, Make etc.) und verständliche Dokumentation sind hier entscheidend.

Wie hoch ist die Verfügbarkeit, wie ist Ihre Wiederholungslogik?

Für kritische Finanzprozesse ist ständige Verfügbarkeit (99,9 % oder mehr) und automatische Bearbeitung fehlgeschlagener Aufgaben ein Muss.

Haben Sie eine Roadmap für KI/ML-Verbesserungen?

Parseur: Alle Auswahlkriterien erfüllt

Für Unternehmen, die eine leistungsstarke, skalierbare und zukunftssichere Lösung zur Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen suchen, ist Parseur eine herausragende Wahl.

KI-basiertes Parsing mit individuellen Templates

Die Parseur-Engine nutzt fortschrittliche KI, um Daten aus unterschiedlichsten Layoute zu extrahieren – ganz ohne manuelle Regeldefinition. Gleichzeitig können Sie auf Wunsch in Minuten eigene Templates für spezifische Dokumente erstellen und höchste Präzision erzielen. Der hybride Ansatz verbindet KI-Power mit maximaler Kontrolle.

Kein technischer Hintergrund erforderlich

Templates können per Point-and-Click selbst vom Fachteam eingerichtet werden. Intelligente Vorschläge beschleunigen die Erstellung zusätzlich.

Umfassende Dokument- und Sprachunterstützung

Ob E-Mails, gescannte PDFs, HTML oder diverse Dateianhänge – Parseur verarbeitet sie präzise. Die OCR-Engine unterstützt über 60 Sprachen, inklusive teilweise Handschrift.

Nahtlose Integrationen und Echtzeitübertragung

Parseur bindet per Zapier, Make, Power Automate oder Webhooks über tausend Applikationen an. Ergebnisse lassen sich direkt an Excel, Google Sheets, als CSV oder JSON exportieren.

Skalierbare Zuverlässigkeit

Parseur bietet 99,9 %+ Verfügbarkeit, Wiederholungslogik und doppelte Absicherung gegen Datenverluste. So werden auch monatlich Millionen Dokumente fehlerfrei verarbeitet.

Enorme Einsparungen

Parseur-Kunden sparen pro Monat im Schnitt 189 Stunden manueller Datenerfassung – das entspricht 98 % weniger Aufwand und über 90.000 USD Ersparnis jährlich.

Durch die Verbindung aus KI-first Parsing, intuitivem Template-Builder, umfassender Sprachunterstützung, Echtzeit-Integrationen, Sicherheit und Stabilität ist Parseur eine exzellente Plattform für Unternehmen jeder Größe.

Setzen Sie auf eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst

Die Auswahl einer Software für die Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen ist eine strategische Entscheidung für mehr Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit. Studien wie ITech belegen, dass intelligente Dokumentenverarbeitung den manuellen Aufwand um 25–40 % reduziert.

Eine moderne Plattform vereinfacht Workflows, verarbeitet verschiedene Dokumenttypen flexibel und lässt sich problemlos in bestehende IT-Landschaften einbinden. Wert legen sollten Sie auf Zuverlässigkeit, Datenschutz und eine intuitive Benutzeroberfläche, die schnelle Einführung ohne IT-Hilfe ermöglicht.

Parseur bietet all dies, kombiniert mit hybrider Extraktion, flexiblen Vorlagen und Enterprise-Security sowie Echtzeit-Integration. So können Teams Prozesse automatisieren und Fehler reduzieren.

Sind Sie bereit, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und Ihre Dokumentenworkflows zukunftssicher zu gestalten? Nutzen Sie unseren risikofreien Einstieg:

Jetzt Parseur kostenlos testen und Ihr erstes Dokument in wenigen Minuten automatisieren – keine Kreditkarte nötig.

Häufig gestellte Fragen

Die Einführung einer Software zur Dokumentenverarbeitung kann komplex erscheinen. Unsere FAQ liefern Antworten auf die wichtigsten Fragen, damit Sie schneller zur passenden Entscheidung kommen.

Welches ist die beste Software für Dokumentenverarbeitung im Finanzwesen?

Das kommt auf Ihre Anforderungen, Dokumenttypen und Integrationswünsche an. Parseur überzeugt mit KI-basierter Extraktion, bedienungsfreundlicher Oberfläche ohne IT-Aufwand und Echtzeit-Workflows.

Worauf sollte ich beim Vergleich von OCR-Lösungen achten?

Prüfen Sie Texterkennung, Unterstützung verschiedener Formate, Mehrsprachigkeit sowie Leistung bei gescannten und schwierigen Vorlagen. Wichtig ist zudem, dass KI-basierte Datenerkennung integriert ist, um komplexe Dokumente effizient zu verarbeiten.

Welche Funktionen sind bei Dokumentenparsern entscheidend?

Hohe OCR-Präzision, KI-gestützte Felderkennung, nutzerfreundlicher Template-Editor, Sprachunterstützung, API-Integrationen sowie umfassende Sicherheits- und Compliance-Standards gehören dazu. So sichern Sie Flexibilität und Wachstumspotenzial.

Welche Lösung ist besonders einsteigerfreundlich für Fachabteilungen?

Parseur bietet eine intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Fachanwender ohne Technikkenntnisse Templates und Regeln festlegen können – ideal für schnelle Automatisierung und fehlerarmen Workflow.

Zuletzt aktualisiert am 4. Juli 2025