Skicka e-postaviseringar automatiskt till Slack-kanaler

I den här guiden visar vi dig hur du enkelt kan skicka e-postaviseringar till Slack-kanaler helt automatiskt – helt utan kodning.

Vad är Slack?

Slack grundades 2013 och har växt till att bli en av marknadens ledande plattformar för samarbete inom företag. Slack Technologies ägs nu av Salesforce. Slack erbjuder särskilda kanaler för olika grupper och projekt.

Visste du att Slack står för "Searchable Log of All Conversation and Knowledge"?

Många stora företag, som Netflix och Uber, använder Slack för bättre samarbete. Slack är långt mer än bara direktmeddelanden – plattformen har flera smarta funktioner som:

• Ljud- och videosamtal
• Enkel fildelning
• Integrationer med andra appar
• Automatiserade arbetsflöden

Kort sagt ger Slack en mer organiserad kommunikation med högre säkerhet än vanlig e-post.

Varför integrera Parseur med Slack?

Parseur är ett kraftfullt verktyg för dokumenthantering och e-postparsering som automatiserar datautvinning från e-post och PDF:er. Parseur är integrerat med tusentals appar som Zapier, Power Automate och Integromat.

Slack är optimalt för att snabbt hålla sig uppdaterad om notiser inom företaget. Med Parseur kan du automatiskt skicka e-postaviseringar till Slack i realtid.

Många av våra kunder använder Parseur och Slack tillsammans för att få information i realtid om bland annat:

• Nya bokningar som görs på hemsidan
• Nya order i webbutiken
• Varningar från övervakningssystem

På så sätt får hela teamet direkt tillgång till nödvändiga aviseringar i Slack.

Användningsfall: Få ett Slack-meddelande vid nya leveransbeställningar

Låt oss ta ett exempel från ett företag som dagligen får tusentals matbeställningar via e-post. Alla leveransförare är samlade i en Slack-kanal där beställningarna klistras in manuellt så att hela teamet kan se orderdetaljer och planera leveranser.

Det finns dock stora nackdelar med att manuellt skicka vidare e-postaviseringar till Slack:

1. Långa meddelanden kan göra chatten svåröverskådlig.
2. Processen tar onödigt mycket tid från arbetsdagen.

Lösning: Använd en e-postparser för att automatiskt skicka aviseringar till Slack

Med Parseur kan du extrahera just den information som är viktig ur e-postaviseringar och automatiskt skicka meddelandet vidare till önskad Slack-kanal i realtid. Teamet får då ett kompakt och relevant meddelande att agera på direkt.

Steg 1: Skapa ditt Parseur-konto och lägg till en brevlåda

Det är gratis att komma igång med Parseur – och alla funktioner är tillgängliga från början. I exemplet nedan väljer vi alternativet "matleveransbeställningar" när vi skapar brevlådan. Oavsett bransch hjälper Parseur dig att automatisera notiser från e-post. Du kan även bygga egna mallar med hjälp av drag & drop.

Steg 2: Vidarebefordra e-post till din Parseur-brevlåda

Tips: Skicka dokument och e-postmeddelanden till Parseur direkt från din ordinarie e-postklient, t.ex. Gmail eller Yahoo.

Parseur tar emot din orderbekräftelse på bara några sekunder.

Steg 3: Parseur extraherar data automatiskt

Med Parseurs multi-mall-funktion identifieras och tolkas datan automatiskt, helt utan regelhantering. Parseur stöder många olika plattformar för matbeställning och kan därför snabbt tolka e-post och dokument.

Så här kan resultaten från en typisk matbeställning se ut:

Alternativ 1: Använd Slack Webhook för att skicka enkla meddelanden

Du kan skicka notifieringar direkt till en Slack-kanal genom Webhooks. För detta behöver du först skapa en Slack-app och aktivera Webhook-funktionen.

Efter det får du en Webhook-URL för att koppla samman Parseur och din Slack-kanal. Välj den kanal där du vill ta emot e-postmeddelanden automatiskt.

Observera att endast ett fält, kallat text, kan skickas via denna integration. Sammankoppla därför all information du vill skicka i ett enda fält i din Parseur-brevlåda.

Skapa en anpassad mall och välj datan du vill att Slack ska visa genom att lägga allt i ett fält som heter text. Din tolkade data ser då ut så här:

När du är klar går du vidare till "exportera", väljer "webhook" och klickar på "ny webhook". Klistra in den Webhook-URL som Slack skapat.

Nu skickas alla e-postdata vidare till Slack-kanalen varje gång ett dokument behandlas.

Tänk på att denna väg är enkel men har vissa begränsningar. Vill du bygga mer avancerade arbetsflöden rekommenderar vi att använda Zapier, Integromat eller Parseurs egna efterbearbetningsfunktioner.

Alternativ 2: Använd Zapier för att skicka e-postaviseringar till Slack

Så här fungerar integrationen mellan e-post och Slack med Zapier:

1. En ny e-postavisering kommer in till din Parseur-brevlåda
2. Parseur extraherar relevant data
3. Parseur skickar datan vidare till Zapier
4. Zapier bearbetar och skickar meddelandet direkt till en Slack-kanal

Zapier är ett kraftfullt verktyg för automatisering mellan olika appar. Gå till "export" i din Parseur-brevlåda, klicka på "zapier" och sök efter "slack".

Det tar dig vidare till din Zapier-instrumentpanel.

Koppla Zapier med Parseur

Välj ditt Parseur-konto och rätt brevlåda så att Zapier får tillgång till din extraherade information.

Koppla Zapier med Slack

Logga in på ditt Slack-konto via Zapier och välj vilken kanal som ska ta emot notiserna.

Här kan du själv utforma exakt hur meddelandet till kanalen ska se ut.

Testa integrationen från Zapier till Slack

Testa flödet genom att utlösa ett test så att du kan se hur automatiseringen fungerar i practice.

Som du ser i bilden ovan fungerar allt som det ska. Framöver kommer varje e-postdokument som skickas till din Parseur-brevlåda automatiskt att utlösa en avisering i din utvalda Slack-kanal.

Vi rekommenderar att sätta upp automatisk vidarebefordran av e-post så allt innehåll skickas till din Parseur-brevlåda. Denna integration minimerar manuellt arbete och snabbar upp flödet. Med Zapier slipper du dessutom att manuellt skapa mallar – allt sker per automatik.

För mer avancerade arbetsflöden, som nämndes inledningsvis, kan du använda Parseurs efterbearbetningskod. Läs mer i vår guide om avancerad dataefterbearbetning.