Principais conclusões
- A Automação de Entrada de Dados simplifica tarefas repetitivas e específicas de dados, como processamento de faturas e envios de formulários, oferecendo facilidade de implementação e integração com ferramentas já existentes, como Excel e CRMs.
- A Automação Robótica de Processos (RPA) automatiza fluxos de trabalho mais amplos e complexos, indo além da entrada de dados. É ideal para tarefas que envolvem múltiplos aplicativos de software e processos baseados em decisões.
- As principais diferenças entre Automação de Entrada de Dados e RPA estão no escopo, complexidade, custo e cenários ideais de uso. A Automação de Entrada de Dados é mais fácil de configurar e mais focada, enquanto o RPA é robusto, mas exige maior investimento inicial e expertise.
A automação de entrada de dados concentra-se em automatizar a extração e a entrada de dados em sistemas, lidando eficazmente com tarefas como processamento de faturas, envio de formulários e migração de dados. O software de entrada de dados exemplifica essa categoria, usando IA para extrair dados de documentos e integrá-los a diversos aplicativos.
Já a Automação Robótica de Processos (RPA) abrange um espectro mais amplo de automação. Ela imita ações humanas para executar fluxos de trabalho inteiros em vários sistemas. O RPA pode navegar por interfaces de usuário, tomar decisões com base em regras predefinidas e automatizar processos complexos que envolvem múltiplas etapas e aplicativos.
O que é automação de entrada de dados?
Refere-se ao uso de software para extrair, inserir e processar dados automaticamente, sem intervenção manual. É projetada para lidar com tarefas repetitivas relacionadas a dados de forma eficiente, reduzindo erros humanos e aumentando a velocidade dos fluxos de trabalho.
As empresas frequentemente contam com a automação de entrada de dados para tarefas como:
- Processamento de documentos: extrai dados de documentos.
- Envio de formulários: captura e armazena dados de clientes ou colaboradores a partir de formulários online e em papel.
- Extração de dados: converte informações não estruturadas provenientes de e-mails, PDFs e documentos digitalizados em formatos estruturados.
Uma vantagem fundamental da entrada de dados por IA é sua facilidade de implantação. A maioria das ferramentas precisa de configuração mínima e pode se integrar perfeitamente com softwares já existentes, como CRMs, ERPs e sistemas de contabilidade. O Parseur usa OCR por IA para extrair dados de documentos e enviá-los diretamente para aplicativos como QuickBooks e Google Sheets.
Implementar isso pode melhorar de forma significativa a precisão. Um estudo do Integration Madeasy revelou que as taxas de erro na entrada manual de dados podem variar de 1% a 5%, dependendo de fatores como a complexidade dos dados e a experiência do pessoal envolvido.
Automatizar a entrada de dados garante maior precisão, acelera o processamento e aumenta a produtividade para empresas que lidam com grandes volumes de dados.
Leia mais sobre automação de entrada de dados.
O que é automação robótica de processos (RPA)?
A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que usa bots de software para imitar as interações humanas com sistemas digitais. Diferente da automação de entrada de dados, que se concentra primordialmente na extração e inserção de dados, o RPA pode automatizar fluxos de trabalho que percorrem múltiplas aplicações.
Como funciona o RPA?
Os bots de RPA interagem com interfaces de software exatamente como os humanos – clicando em botões, copiando e colando informações, preenchendo formulários e fazendo decisões baseadas em regras. Isso torna o RPA ideal para automatizar processos complexos que envolvem múltiplos passos e aplicativos.
Casos de uso comuns
- Automação de fluxo de trabalho: Automatização de processos de negócios ponta a ponta, como onboarding de funcionários, acompanhamento de compliance e solicitações de suporte de TI.
- Automação de desktop: Simplificação de tarefas repetitivas, como copiar dados entre sistemas ou gerar relatórios.
- Otimização de processos em nível empresarial: Gestão de operações em larga escala, como o processamento de sinistros em seguros ou detecção de fraudes no setor bancário.
A adoção do RPA está aumentando rapidamente. Segundo o The Enterprisers Project, a Gartner demonstrou que esse mercado de software experimentou um crescimento de 63% em 2018, tornando-se o segmento de software corporativo de crescimento mais rápido.
Ferramentas populares incluem UiPath, Automation Anywhere e Blue Prism, que oferecem soluções personalizáveis para diferentes necessidades de negócios.
Segundo a McKinsey, implementar software de automação de processos possibilitou que algumas organizações alcançassem até 80% de redução nos custos de processamento.
Embora o RPA seja altamente eficaz para automação de processos de ponta a ponta, nem sempre é a melhor opção para tarefas simples de entrada de dados. As empresas devem avaliar atentamente suas necessidades para determinar se a automação de entrada de dados, o RPA ou uma combinação de ambos é a abordagem ideal.
Leia mais sobre automação robótica de processos.
Automação de entrada de dados vs RPA
Embora tanto a automação de entrada de dados quanto a automação robótica de processos (RPA) tenham como objetivo aumentar a eficiência, elas servem a propósitos distintos e variam quanto ao escopo, complexidade e implementação. Entender essas diferenças ajuda empresas a determinar qual solução melhor atende às suas necessidades.
| Critérios | Automação de Entrada de Dados | Automação Robótica de Processos (RPA) |
|---|---|---|
| Escopo das Tarefas | Extrai, estrutura e insere dados de documentos, e-mails ou formulários em bancos de dados, CRMs ou planilhas. | Automatiza fluxos de trabalho inteiros em vários sistemas de software. |
| Complexidade e Implementação | Implementação simples e rápida. Configuração mínima, utilizando ferramentas amigáveis, alimentadas por IA. |
Implantação complexa que requer scripts personalizados, integração e configurações avançadas. |
| Custo e ROI | Menores custos iniciais. | Maior investimento inicial devido à complexidade. |
| Integração e Flexibilidade | Integra-se facilmente com sistemas de gestão de dados, planilhas e CRMs. | Maior capacidade de integração, interagindo com diversas aplicações, inclusive sistemas legados. |
Quando optar pela Automação de Entrada de Dados? Exemplos do mundo real
A automação de entrada de dados é ideal para empresas que buscam soluções rápidas, precisas e escaláveis para lidar com dados estruturados. É mais adequada para tarefas em que dados precisam ser extraídos de um formato consistente e transferidos para outro sistema sem intervenção manual. A Formstack descobriu que organizações que utilizam automação de fluxos de trabalho economizam em média US$ 46.000 por ano. Alguns casos comuns de uso incluem:
- Processamento de e-mails: A extração automática de dados em e-mails permite o processamento rápido das informações pelas empresas.
- Processamento de faturas: Muitas empresas recebem centenas ou até milhares de faturas ao mês. Automatizar a extração de dados dessas faturas reduz a carga manual, minimiza erros e agiliza o processamento.
- Envio de formulários: Organizações que lidam com formulários online ou físicos—como cadastros de clientes, respostas de pesquisas ou inscrições para vagas—podem usar automação para extrair e categorizar informações.
- Extração de dados para planilhas ou CRMs: Empresas que dependem de planilhas ou ferramentas de CRM podem se beneficiar da automação, garantindo registros mais exatos e atualizados sem esforço manual.
Por que escolher automação de entrada de dados?
- Velocidade & Precisão: A automação elimina erros humanos e processa grandes volumes de dados em segundos.
- Redução de custos: Diminui a necessidade de equipes de digitação, reduzindo custos operacionais.
- Facilidade de uso: Muitas soluções, como o Parseur, oferecem interfaces intuitivas e exigem pouca configuração.
Se sua empresa lida com dados estruturados e depende de entrada manual repetitiva, adotar uma ferramenta de automação de dados pode aumentar substancialmente a eficiência mantendo alta precisão.
Quando optar pelo RPA? Exemplos do mundo real
O software de fluxo de trabalho robótico é ideal para empresas que desejam automatizar fluxos de trabalho complexos que abrangem múltiplos sistemas, decisões baseadas em regras e tarefas repetitivas realizadas em diferentes aplicações. Ao contrário da automação de entrada de dados, que extrai e insere dados estruturados, o RPA imita ações humanas interagindo diretamente com interfaces de software, tornando-se uma solução poderosa para automação ampla no ambiente corporativo.
Segundo a UiPath, a consultoria McKinsey & Company mostra que o RPA pode automatizar até 45% das atividades de trabalho repetitivas, reduzindo significativamente custos e aumentando a produtividade.
Veja abaixo onde o RPA é a melhor escolha:
Automação de processos ponta a ponta: O RPA administra fluxos de trabalho completos, desde extração de dados até validação, processamento e geração de relatórios, sem intervenção humana.
Processamento de dados não estruturados: Enquanto a automação de entrada de dados é indicada para estruturas consistentes, o RPA pode ser integrado a ferramentas de IA para processar e categorizar documentos digitalizados, e-mails e formulários manuscritos.
Interações multissistemas: Empresas que buscam automatizar processos em múltiplas plataformas—como ERP, CRM e sistemas legados—aproveitam o RPA para navegar entre interfaces, transferir dados e executar tarefas em diferentes aplicações.
Compliance e precisão aprimorados: O RPA reduz a intervenção manual em processos sensíveis, potencializando a conformidade e diminuindo erros.
Automação de entrada de dados e RPA podem funcionar juntos?
Em vez de optar apenas por uma solução, muitas empresas podem aproveitar ao máximo a combinação das duas. Enquanto a automação de entrada de dados se destaca na extração e inserção de dados estruturados, o RPA amplia a automação lidando com fluxos de trabalho mais complexos, integrando múltiplos sistemas e aplicando decisões baseadas em regras.
Por exemplo, uma organização que processa milhares de faturas pode usar o processamento automático para extrair informações-chave, como nome do fornecedor, valores e datas de vencimento. O RPA entra em ação validando os dados extraídos, atualizando o software contábil, acionando aprovações de pagamentos e até mesmo enviando confirmações por e-mail aos fornecedores—tudo sem intervenção humana.
Essa abordagem híbrida permite maximizar a eficiência, minimizar erros e liberar colaboradores de tarefas repetitivas. Também reforça a conformidade ao assegurar o tratamento preciso de dados em todos os sistemas. A combinação dessas tecnologias possibilita maior escalabilidade e flexibilidade, permitindo que a automação evolua conforme a necessidade do negócio.
Segundo a Deloitte Insights, organizações que implementaram automação inteligente alcançaram uma redução média de custos de 21% nas operações de backoffice.
Equívocos comuns & perguntas frequentes
Muitas empresas adiam investir em automação devido a equívocos sobre essas tecnologias. Vamos esclarecer algumas dúvidas frequentes:
1. RPA é só outro nome para automação de entrada de dados?
Não. Embora ambas envolvam automação, a automação de entrada de dados foca na extração e inserção de dados estruturados. O RPA lida com fluxos de trabalho complexos, interage com múltiplas aplicações e pode executar processos baseados em regras.
2. Pequenas empresas podem usar RPA ou devem ficar com automação de entrada de dados?
Pequenas empresas podem usufruir da automação de dados para tarefas rotineiras como processamento de faturas e atualizações de CRM. Já o RPA é mais indicado para empresas que lidam com fluxos de trabalho intrincados em distintos sistemas.
3. O RPA substitui a necessidade de software dedicado para entrada de dados?
Não necessariamente. O RPA pode automatizar algumas tarefas, mas softwares dedicados para entrada de dados normalmente são mais eficientes para processamentos estruturados. Por isso, muitas empresas usam ambos para máxima eficiência.
Entender essas diferenças ajuda empresas a decidir de forma estratégica sobre suas iniciativas de automação. Ao escolher a ferramenta certa para cada necessidade, a eficiência pode ser ampliada sem complexidade desnecessária.
Conclusão
Compreender as diferenças entre automação de entrada de dados e RPA é crucial para a escolha da solução ideal. A automação de entrada de dados é feita sob medida para lidar com dados estruturados com eficiência, sendo ideal para processamento de faturas, atualizações de CRM e gerenciamento de bancos de dados. O RPA, por sua vez, é desenhado para fluxos mais complexos, que exigem interação entre múltiplas aplicações, processos de decisão e lógica de regras.
Combinar as duas soluções pode ser altamente eficaz para maximizar eficiência. A IA reduz erros humanos e agiliza o processamento de dados, enquanto o RPA aprimora fluxos de trabalho maiores, permitindo automação integrada entre diferentes sistemas.
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