Principais conclusões
- A Automação de Entrada de Dados simplifica tarefas repetitivas e específicas de dados, como processamento de faturas e envios de formulários, oferecendo facilidade de implementação e integração com ferramentas já existentes, como Excel e CRMs.
- A Automação Robótica de Processos (RPA) automatiza fluxos de trabalho mais amplos e complexos, indo além da entrada de dados. É ideal para tarefas que envolvem múltiplos aplicativos de software e processos baseados em decisões.
- As principais diferenças entre Automação de Entrada de Dados e RPA estão no escopo, complexidade, custo e cenários ideais de uso. A Automação de Entrada de Dados é mais fácil de configurar e mais focada, enquanto o RPA é robusto, mas exige maior investimento inicial e expertise.
A automação de entrada de dados concentra-se em automatizar a extração e a entrada de dados em sistemas, lidando eficazmente com tarefas como processamento de faturas, envio de formulários e migração de dados. O software de entrada de dados exemplifica essa categoria, usando IA para extrair dados de documentos e integrá-los a diversos aplicativos.
Já a Automação Robótica de Processos (RPA) abrange um espectro mais amplo de automação. Ela imita ações humanas para executar fluxos de trabalho inteiros em vários sistemas. O RPA pode navegar por interfaces de usuário, tomar decisões com base em regras predefinidas e automatizar processos complexos que envolvem múltiplas etapas e aplicativos.
O que é automação de entrada de dados?
Refere-se ao uso de software para extrair, inserir e processar dados automaticamente, sem intervenção manual. É projetada para lidar com tarefas repetitivas relacionadas a dados de forma eficiente, reduzindo erros humanos e aumentando a velocidade dos fluxos de trabalho.
As empresas frequentemente contam com a automação de entrada de dados para tarefas como:
- Processamento de documentos: extrai dados de documentos.
- Envio de formulários: captura e armazena dados de clientes ou colaboradores a partir de formulários online e em papel.
- Extração de dados: converte informações não estruturadas provenientes de e-mails, PDFs e documentos digitalizados em formatos estruturados.
Uma vantagem fundamental da entrada de dados por IA é sua facilidade de implantação. A maioria das ferramentas precisa de configuração mínima e pode se integrar perfeitamente com softwares já existentes, como CRMs, ERPs e sistemas de contabilidade. O Parseur usa OCR por IA para extrair dados de documentos e enviá-los diretamente para aplicativos como QuickBooks e Google Sheets.
Implementar isso pode melhorar de forma significativa a precisão. Um estudo do Integration Madeasy revelou que as taxas de erro na entrada manual de dados podem variar de 1% a 5%, dependendo de fatores como a complexidade dos dados e a experiência do pessoal envolvido.
Automatizar a entrada de dados garante maior precisão, acelera o processamento e aumenta a produtividade para empresas que lidam com grandes volumes de dados.
Leia mais sobre automação de entrada de dados.
O que é automação robótica de processos (RPA)?
A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que usa bots de software para imitar as interações humanas com sistemas digitais. Diferente da automação de entrada de dados, que se concentra primordialmente na extração e inserção de dados, o RPA pode automatizar fluxos de trabalho que percorrem múltiplas aplicações.
Como funciona o RPA?
Os bots de RPA interagem com interfaces de software exatamente como os humanos – clicando em botões, copiando e colando informações, preenchendo formulários e fazendo decisões baseadas em regras. Isso torna o RPA ideal para automatizar processos complexos que envolvem múltiplos passos e aplicativos.
Casos de uso comuns
- Automação de fluxo de trabalho: Automatização de processos de negócios ponta a ponta, como onboarding de funcionários, acompanhamento de compliance e solicitações de suporte de TI.
- Automação de desktop: Simplificação de tarefas repetitivas, como copiar dados entre sistemas ou gerar relatórios.
- Otimização de processos em nível empresarial: Gestão de operações em larga escala, como o processamento de sinistros em seguros ou detecção de fraudes no setor bancário.
A adoção do RPA está aumentando rapidamente. Segundo o The Enterprisers Project, a Gartner demonstrou que esse mercado de software experimentou um crescimento de 63% em 2018, tornando-se o segmento de software corporativo de crescimento mais rápido.
Ferramentas populares incluem UiPath, Automation Anywhere e Blue Prism, que oferecem soluções personalizáveis para diferentes necessidades de negócios.
Segundo a McKinsey, implementar software de automação de processos possibilitou que algumas organizações alcançassem até 80% de redução nos custos de processamento.
Embora o RPA seja altamente eficaz para automação de processos de ponta a ponta, nem sempre é a melhor opção para tarefas simples de entrada de dados. As empresas devem avaliar atentamente suas necessidades para determinar se a automação de entrada de dados, o RPA ou uma combinação de ambos é a abordagem ideal.
Leia mais sobre automação robótica de processos.
Automação de entrada de dados vs RPA
Embora tanto a automação de entrada de dados quanto a automação robótica de processos (RPA) tenham como objetivo aumentar a eficiência, elas servem a propósitos distintos e variam quanto ao escopo, complexidade e implementação. Entender essas diferenças ajuda empresas a determinar qual solução melhor atende às suas necessidades.
| Critérios | Automação de Entrada de Dados | Automação Robótica de Processos (RPA) |
|---|---|---|
| Escopo das Tarefas | Extrai, estrutura e insere dados de documentos, e-mails ou formulários em bancos de dados, CRMs ou planilhas. | Automatiza fluxos de trabalho inteiros em vários sistemas de software. |
| Complexidade e Implementação | Implementação simples e rápida. Configuração mínima, utilizando ferramentas amigáveis, alimentadas por IA. |
Implantação complexa que requer scripts personalizados, integração e configurações avançadas. |
| Custo e ROI | Menores custos iniciais. | Maior investimento inicial devido à complexidade. |
| Integração e Flexibilidade | Integra-se facilmente com sistemas de gestão de dados, planilhas e CRMs. | Maior capacidade de integração, interagindo com diversas aplicações, inclusive sistemas legados. |
Quando optar pela Automação de Entrada de Dados? Exemplos do mundo real
A automação de entrada de dados é ideal para empresas que buscam soluções rápidas, precisas e escaláveis para lidar com dados estruturados. É mais adequada para tarefas em que dados precisam ser extraídos de um formato consistente e transferidos para outro sistema sem intervenção manual. A Formstack descobriu que organizações que utilizam automação de fluxos de trabalho economizam em média US$ 46.000 por ano. Alguns casos comuns de uso incluem:
- Processamento de e-mails: A extração automática de dados em e-mails permite o processamento rápido das informações pelas empresas.
- Processamento de faturas: Muitas empresas recebem centenas ou até milhares de faturas ao mês. Automatizar a extração de dados dessas faturas reduz a carga manual, minimiza erros e agiliza o processamento.
- Envio de formulários: Organizações que lidam com formulários online ou físicos—como cadastros de clientes, respostas de pesquisas ou inscrições para vagas—podem usar automação para extrair e categorizar informações.
- Extração de dados para planilhas ou CRMs: Empresas que dependem de planilhas ou ferramentas de CRM podem se beneficiar da automação, garantindo registros mais exatos e atualizados sem esforço manual.
Por que escolher automação de entrada de dados?
- Velocidade & Precisão: A automação elimina erros humanos e processa grandes volumes de dados em segundos.
- Redução de custos: Diminui a necessidade de equipes de digitação, reduzindo custos operacionais.
- Facilidade de uso: Muitas soluções, como o Parseur, oferecem interfaces intuitivas e exigem pouca configuração.
Se sua empresa lida com dados estruturados e depende de entrada manual repetitiva, adotar uma ferramenta de automação de dados pode aumentar substancialmente a eficiência mantendo alta precisão.
Quando optar pelo RPA? Exemplos do mundo real
O software de fluxo de trabalho robótico é ideal para empresas que desejam automatizar fluxos de trabalho complexos que abrangem múltiplos sistemas, decisões baseadas em regras e tarefas repetitivas realizadas em diferentes aplicações. Ao contrário da automação de entrada de dados, que extrai e insere dados estruturados, o RPA imita ações humanas interagindo diretamente com interfaces de software, tornando-se uma solução poderosa para automação ampla no ambiente corporativo.
Segundo a UiPath, a consultoria McKinsey & Company mostra que o RPA pode automatizar até 45% das atividades de trabalho repetitivas, reduzindo significativamente custos e aumentando a produtividade.
Veja abaixo onde o RPA é a melhor escolha:
Automação de processos ponta a ponta: O RPA administra fluxos de trabalho completos, desde extração de dados até validação, processamento e geração de relatórios, sem intervenção humana.
Processamento de dados não estruturados: Enquanto a automação de entrada de dados é indicada para estruturas consistentes, o RPA pode ser integrado a ferramentas de IA para processar e categorizar documentos digitalizados, e-mails e formulários manuscritos.
Interações multissistemas: Empresas que buscam automatizar processos em múltiplas plataformas—como ERP, CRM e sistemas legados—aproveitam o RPA para navegar entre interfaces, transferir dados e executar tarefas em diferentes aplicações.
Compliance e precisão aprimorados: O RPA reduz a intervenção manual em processos sensíveis, potencializando a conformidade e diminuindo erros.
Automação de entrada de dados e RPA podem funcionar juntos?
Em vez de optar apenas por uma solução, muitas empresas podem aproveitar ao máximo a combinação das duas. Enquanto a automação de entrada de dados se destaca na extração e inserção de dados estruturados, o RPA amplia a automação lidando com fluxos de trabalho mais complexos, integrando múltiplos sistemas e aplicando decisões baseadas em regras.
Por exemplo, uma organização que processa milhares de faturas pode usar o processamento automático para extrair informações-chave, como nome do fornecedor, valores e datas de vencimento. O RPA entra em ação validando os dados extraídos, atualizando o software contábil, acionando aprovações de pagamentos e até mesmo enviando confirmações por e-mail aos fornecedores—tudo sem intervenção humana.
Essa abordagem híbrida permite maximizar a eficiência, minimizar erros e liberar colaboradores de tarefas repetitivas. Também reforça a conformidade ao assegurar o tratamento preciso de dados em todos os sistemas. A combinação dessas tecnologias possibilita maior escalabilidade e flexibilidade, permitindo que a automação evolua conforme a necessidade do negócio.
Segundo a Deloitte Insights, organizações que implementaram automação inteligente alcançaram uma redução média de custos de 21% nas operações de backoffice.
Entender essas distinções pode ajudar empresas a tomar decisões mais informadas sobre suas estratégias de automação. Ao escolher a ferramenta certa para cada tarefa, é possível aumentar a eficiência sem complexidade desnecessária.
Conclusão
Compreender as diferenças entre automação de entrada de dados e RPA é crucial para a escolha da solução ideal. A automação de entrada de dados é feita sob medida para lidar com dados estruturados com eficiência, sendo ideal para processamento de faturas, atualizações de CRM e gerenciamento de bancos de dados. O RPA, por sua vez, é desenhado para fluxos mais complexos, que exigem interação entre múltiplas aplicações, processos de decisão e lógica de regras.
Combinar as duas soluções pode ser altamente eficaz para empresas que desejam otimizar a eficiência. A IA reduz erros manuais e agiliza o processamento, enquanto o RPA aprimora fluxos de trabalho maiores, permitindo automação integrada entre diferentes sistemas.
Perguntas Frequentes
Muitas empresas hesitam em adotar automação devido a equívocos sobre as duas abordagens. Vamos esclarecer algumas dúvidas comuns:
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RPA é só outro nome para automação de entrada de dados?
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Não. Embora ambas envolvam automação, a automação de entrada de dados foca na extração e inserção de dados estruturados. Ela lida com fluxos de trabalho complexos, interage com múltiplas aplicações e pode executar decisões baseadas em regras.
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Pequenas empresas podem usar RPA ou devem ficar com automação de entrada de dados?
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Pequenas empresas podem usufruir do processamento automático de dados para tarefas rotineiras como processamento de faturas e atualizações de CRM. O RPA, porém, é mais adequado para empresas que lidam com fluxos de trabalho intrincados entre diferentes sistemas.
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O RPA substitui a necessidade de software dedicado para entrada de dados?
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Não necessariamente. Ele pode automatizar algumas tarefas, mas softwares dedicados para entrada de dados normalmente são mais eficientes para o processamento estruturado. Muitas empresas combinam ambos para máxima eficiência.
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