Se operate nel settore delle spedizioni, avrete sicuramente sentito parlare di termini come trasporto marittimo, numero di spedizione e documento di trasporto. Ma cos'è esattamente un documento di trasporto e perché è così importante per la gestione delle merci?
Questa guida al documento di trasporto per principianti vi aiuterà a comprendere i termini chiave e come crearne uno.
Cos'è un documento di trasporto?
Un documento di trasporto (conosciuto anche come polizza di carico, BoL, B/L o OB/L) è un documento legale che descrive nel dettaglio il tipo, la quantità e la destinazione delle merci spedite. Serve anche come ricevuta di consegna per il mittente una volta che la merce raggiunge il destinatario.
Il termine "bill of lading" deriva dall'inglese "to lade", che significa "caricare". Originariamente, infatti, questo documento veniva utilizzato come ricevuta per le merci caricate sulle navi.
Ad esempio, la polizza di carico marittima funge da documento di spedizione che dettaglia i termini del trasporto e il contenuto della spedizione. Rappresenta un contratto tra il mittente e il vettore in merito ai servizi di trasporto. Il vettore lo utilizza per tracciare le spedizioni, stimare i tempi di consegna e gestire i pagamenti.
Chi emette un documento di trasporto?
Un documento di trasporto viene emesso da un vettore (ad esempio, una compagnia di navigazione) al mittente (chi spedisce la merce) come contratto di trasporto, ricevuta per le merci e documento di titolo.
I vettori emettono documenti di trasporto ai mittenti, che li utilizzano per verificare la corretta ricezione delle spedizioni. Il processo di emissione prevede in genere questi tre passaggi:
- Il vettore emette il documento di trasporto come ricevuta per il carico. Deve essere firmato da un suo rappresentante autorizzato. Il vettore assegna un numero di riferimento, il numero BL, che mittente e destinatario utilizzano per tracciare la spedizione.
- Il mittente (o un suo rappresentante) firma il documento di trasporto per confermare di aver consegnato la merce al vettore come descritto e nelle condizioni indicate.
- Una copia firmata del documento di trasporto viene consegnata al destinatario, che la presenta per ritirare la merce.
Tipi di documento di trasporto
Esistono diverse tipologie di documento di trasporto. Ecco le più comuni:
- Polizza di carico marittima (Bill of Lading marittimo): Utilizzata per l'import/export via mare, emessa dalle compagnie di navigazione.
- Documento di trasporto diretto: La merce viene consegnata a un destinatario specifico indicato nel documento. Non è negoziabile e non può essere trasferito.
- Documento di trasporto all'ordine: Consente al destinatario di vendere o trasferire i diritti di proprietà della merce a terzi. Simile a un titolo negoziabile, può essere girato ad altre parti, come banche o istituti finanziari.
- Lettera di trasporto aereo (Air Waybill): Emessa dalle compagnie aeree per il trasporto di merci via aerea. Serve come prova del contratto di trasporto ma, a differenza della polizza di carico marittima, non trasferisce la proprietà del carico.
Perché il documento di trasporto è importante?
Il documento di trasporto è fondamentale come prova di spedizione. Fornisce informazioni cruciali sulla transazione, tra cui tipo e quantità di merce, data e luogo di partenza e di arrivo. Include anche dettagli sulle condizioni di pagamento, istruzioni di consegna, termini e condizioni e responsabilità.
Una volta firmato, il documento di trasporto certifica l'avvenuta transazione tra le parti, proprio come una fattura o una ricevuta. Aiuta anche a garantire la qualità del prodotto, tracciando la sua conservazione e gestione dal magazzino del mittente alla consegna.
Come creare un documento di trasporto
Un documento di trasporto deve includere le seguenti informazioni:
- Mittente
- Destinatario
- Modalità di trasporto
- Numero del documento di trasporto
- Numero di prenotazione
- Numero di colli
- Classe di trasporto e spese
- Incassso
- Data
Ecco un esempio di documento di trasporto:
Software popolare per generare un documento di trasporto
Il settore delle spedizioni è ancora piuttosto frammentato, con molte aziende che utilizzano software e formati proprietari. Se non avete già una piattaforma specifica, potete utilizzare uno dei software elencati di seguito:
SmartBOL: SmartBOL è un'applicazione desktop per Windows che permette di creare documenti di trasporto. Offre integrazione con QuickBooks e database SQL Server, archiviazione dei documenti precedenti e acquisizione di firme digitali.
StarShip: StarShip offre un'interfaccia web e cloud e si integra con diversi software ERP e di contabilità. Fornisce un pannello di controllo centralizzato per la gestione delle spedizioni.
Vector: Vector è un software per la gestione elettronica dei documenti di trasporto che semplifica le consegne senza contatto. Permette di digitalizzare i documenti e gestirli online, con una funzione di "auto-imaging" per il riconoscimento automatico.
Automatizzare i processi del documento di trasporto
La gestione manuale dei documenti di trasporto può essere inefficiente e portare a errori. Automatizzando i processi, è possibile risparmiare tempo e concentrarsi su altri aspetti del business.
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