Dla firm z Wielkiej Brytanii i USA przetwarzających dane osobowe z UE w 2026 roku, zgodność z RODO to już nie tylko kwestia intencji, ale przede wszystkim infrastruktury. W czasach, gdy automatyzacja, przetwarzanie dokumentów i rozwiązania AI są standardem, regulatorzy przykładają większą wagę do lokalizacji przetwarzania danych i kontroli ryzyk związanych z transferami transgranicznymi. Niniejszy przewodnik wyjaśnia praktyczne wyzwania związane z RODO dla firm spoza UE i podpowiada, jak zminimalizować ryzyko naruszeń bez ograniczania wydajności operacji biznesowych.
Kluczowe wnioski
- W 2026 roku egzekwowanie RODO coraz bardziej koncentruje się na nielegalnych transferach danych, przez co lokalizacja przetwarzania staje się kluczowym źródłem ryzyka dla firm z UK i USA.
- Pozostawienie danych osobowych UE na terenie EOG podczas ekstrakcji i transformacji ogranicza konieczność stosowania złożonych mechanizmów transferowych i redukuje obciążenia formalne.
- Procesory danych posiadające infrastrukturę w UE, takie jak Parseur, umożliwiają automatyzację dokumentów i jednocześnie minimalizują ekspozycję transgraniczną, realizując operacje wyłącznie na terenie Unii.
Bezpośrednia odpowiedź
Dla firm z Wielkiej Brytanii i USA w 2026 roku zgodność z RODO w dużej mierze zależy od tego, gdzie i jak przetwarzane są dane osobowe z UE. Nawet jeśli obowiązują takie mechanizmy jak UK–US Data Bridge, od firm nadal oczekuje się przestrzegania zasad suwerenności danych UE, szczególnie przy przetwarzaniu o podwyższonym poziomie ryzyka.
Jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań jest zapewnienie, by dane klientów z UE nie opuszczały Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) na etapie ekstrakcji i transformacji. Wybór procesora danych z infrastrukturą w UE, takiego jak Parseur, umożliwia przetwarzanie e‑maili, plików PDF oraz innych dokumentów na ustrukturyzowane dane, nie wynosząc przy tym surowych danych poza granice UE. Takie podejście ogranicza ryzyko transferu transgranicznego i upraszcza procesy zgodności dla firm operujących poza Unią.
Dlaczego RODO nadal ma kluczowe znaczenie dla firm z UK i USA w 2026 roku
RODO w 2026 roku dla firm z UK i USA obsługujących klientów z UE to nie tylko obowiązek formalny – to system prawny podlegający ciągłym zmianom wynikającym z nowych zasad transferu danych i skuteczniejszego nadzoru. Po Brexicie Wielka Brytania stale synchronizuje się ze standardami UE w zakresie ochrony danych, a Komisja Europejska odnawia decyzje o adekwatności transferów danych osobowych do UK, co odbywa się pod bieżącym nadzorem Europejskiej Rady Ochrony Danych (EDPB).
Jednocześnie unijny system Data Privacy Framework z USA (DPF) stanowi oficjalną drogę dla firm amerykańskich do otrzymywania danych osobowych z UE bez konieczności wdrażania dodatkowych klauzul umownych, choć w praktyce jego stosowanie nadal budzi wiele wątpliwości.
W tym otoczeniu niezbędne staje się rozumienie miejsca przetwarzania danych, istotnych mechanizmów prawnych oraz zakresu obowiązywania RODO w różnych jurysdykcjach, aby skutecznie ograniczać ryzyka i zapewnić płynność działalności.
Wyzwanie: Dlaczego rezydencja danych to największy problem firm z UK i USA
Choć najnowsze mechanizmy transferu danych sugerują uproszczenie przesyłania danych z UE, to w praktyce rezydencja danych pozostaje główną barierą. Firmy z UK i USA napotykają najwięcej trudności przy przetwarzaniu danych osobowych obywateli UE.
Nawet z mechanizmami typu EU–US Data Privacy Framework czy UK–US Data Bridge, transfery danych poza UE nakładają szczegółowe wymagania prawne. Potrzebne są Standardowe Klauzule Umowne (SCC), analizy ryzyka transferu czy dodatkowa dokumentacja. Dla firm operujących na dużą skalę, obrabiających wiele dokumentów klientów, oznacza to realne obciążenie operacyjne i powtarzalne ryzyko niezgodności.
Problem w USA: Niewidzialne naruszenia RODO
Firmy z USA bywają nieświadome naruszeń, gdy np. europejskie faktury, kontrakty czy wiadomości klientów przesyłane są do systemów w USA w celu automatyzacji lub przetwarzania przez AI. Często narzędzia przetwarzające te dane przechowują je poza UE lub wykorzystują do trenowania własnych modeli. Z punktu widzenia RODO to potencjalny nielegalny transfer danych – nawet jeśli celem było jedynie usprawnienie procesów.
Problem w UK: Adekwatność plus status "kraju trzeciego"
Po Brexicie UK posiada decyzję o adekwatności UE, ale w prawnym rozumieniu wciąż jest „krajem trzecim”. Brytyjskie firmy muszą zapewnić zgodność swoich narzędzi i podwykonawców zarówno z RODO UE, jak i brytyjskim prawem. Korzystanie z rozwiązań zamazujących granice jurysdykcyjne zwiększa poziom ryzyka.
W obu przypadkach kluczowy jest nie tyle zamiar, co faktyczna architektura operacji. Lokalizacja przetwarzania ma obecnie większe znaczenie niż można przypuszczać.
Transfery danych: Kluczowe pytania działów zakupów i bezpieczeństwa
W wewnętrznych przeglądach zgodności z RODO zespoły zakupowe i bezpieczeństwa są często pierwszą linią kontroli. Ich zadaniem jest minimalizacja ryzyka, nie analiza intencji. Przy przetwarzaniu danych osobowych z UE, transfery transgraniczne są dla nich priorytetowe.
W praktyce przy negocjacjach dostawcy muszą odpowiadać na powtarzalne pytania, zanim możliwa będzie współpraca.
Pierwszym krokiem jest jasna Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) – zespoły oczekują precyzyjnie spisanego dokumentu jasno definiującego role (administrator vs procesor), cele przetwarzania oraz środki ochrony. Zbyt ogólne lub niejasne DPA prowadzą do żądań doprecyzowań i spowolnienia procesu.
Kolejny istotny aspekt to pełna przejrzystość w doborze podprocesorów. Zespoły bezpieczeństwa oczekują aktualnej listy partnerów, m.in. dostawców hostingu i innych podmiotów mających dostęp do danych. Lokalizacja przetwarzania danych jest równie istotna, co wybór podprocesora. Brak ujawnienia lub częste zmiany podprocesorów budzą poważny niepokój.
Polityka retencji oraz usuwania danych to trzeci kluczowy element. Klienci chcą mieć pewność, jak długo dane osobowe są przechowywane, jaki los spotyka je po zakończeniu umowy lub realizacji procesu oraz jak wygląda zarządzanie żądaniami usunięcia. Konkretnie określone SLA, np. „usuwamy dane do 30 dni od zgłoszenia”, są bardziej zrozumiałe niż ogólne zapisy.
Najtrudniejszy temat to mechanizmy transferów danych. Działy zakupowe pytają o prawną podstawę transferów: czy opierają się na decyzji o adekwatności, czy na EU–US Data Privacy Framework, czy obowiązują Standardowe Klauzule Umowne? W przypadku SCC coraz częściej wymagane są dodatkowo Oceny Ryzyka Transferu (TRA).
To nie jest czysta teoria – Brytyjski Urząd Ochrony Danych (ICO) jasno wymaga, by organizacje analizowały, czy przepisy innych krajów nie redukują ochrony gwarantowanej przez SCC. Zgodnie z wytycznymi ICO, ocena TRA to nie formalność – to realny dowód zgodności.
Ostatecznie, zespoły bezpieczeństwa wymagają jednoznacznej informacji gdzie dane są przetwarzane domyślnie. Rozwiązania utrzymujące ekstrakcję i transformację danych UE wyłącznie w EOG drastycznie ograniczają liczbę wymaganych analiz oraz skracają formalności.
Dla zakupowców i specjalistów ds. bezpieczeństwa zgodność z RODO to nie kwestia deklaracji – chodzi o konkretne procedury, jasną komunikację i minimalizację ryzyk zanim dane przekroczą granicę.
Jak Parseur rozwiązuje problem transgraniczny
W przypadku wielu firm z UK i USA kluczową barierą w zgodności z RODO jest nie tyle polityka, co topografia operacji. Gdy dane osobowe z UE są przetwarzane poza UE, każda decyzja architektoniczna rodzi nowe ryzyka prawne. Parseur rozwiązuje to wyzwanie u podstaw – bez kompromisów.
Infrastruktura skoncentrowana na UE
Parseur przyjmuje podejście EU-first: wszystkie dane przetwarzane są wyłącznie na serwerach fizycznie zlokalizowanych w Unii Europejskiej, w infrastrukturze certyfikowanej zgodnie z ISO 27001. Praktyczna korzyść jest prosta: kiedy firma z USA lub UK korzysta z Parseur do ekstrakcji danych z e-maili, PDF-ów lub dokumentów, cała operacja odbywa się w UE. Takie rozwiązanie radykalnie zmniejsza konieczność stosowania międzynarodowych mechanizmów transferowych, szczególnie przy przetwarzaniu surowych danych osobowych.
Precyzyjne określenie roli administratora i procesora
Z perspektywy RODO rozróżnienie ról jest fundamentalne. W standardowym wdrożeniu Parseur, klient jest Administratorem Danych, określającym cele i środki przetwarzania. Parseur działa jako Procesor Danych, przetwarzający dane tylko na żądanie klienta.
Wszystko regulowane jest Umową Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), w której szczegółowo opisano obowiązki, środki bezpieczeństwa i limity wykorzystywania danych. Taka jasność upraszcza proces oceny dostawcy i spełnia wymogi rozliczalności RODO.
Brak trenowania modeli AI na danych klientów
Wielu klientów obawia się wtórnego wykorzystywania ich danych do trenowania modeli AI. W praktyce zdarza się, że rozwiązania do przetwarzania dokumentów używają danych wejściowych do ulepszania algorytmów, zwłaszcza globalnych modeli, co może prowadzić do niezgodności z RODO w kontekście danych z UE.
Parseur gwarantuje, że dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania żadnych modeli – są przetwarzane wyłącznie w celu ekstrakcji, nie są przekazywane poza platformę ani eksportowane do zewnętrznych systemów AI. Ogranicza to ryzyko nieautoryzowanego wtórnego wykorzystania, transferów i niejasnych celów przetwarzania – kluczowych problemów wykrywanych podczas audytów RODO.
To podejście nie zwalnia organizacji z obowiązków RODO, ale znacząco upraszcza zarządzanie ryzykiem transgranicznym już na poziomie infrastruktury.
Aktualizacja prawna 2026: „Data Bridge” i nowe prawo UK
Zasady transferów danych międzynarodowych ewoluują, ale podstawowa kalkulacja ryzyka dla firm z UK i USA pozostaje niezmienna: automatyzacja procesów i integracja AI zwiększają zakres kontroli, nie zmniejszają jej. W 2026 roku dwa aspekty są szczególnie istotne.
USA – transfery nadal uzależnione od certyfikacji
Aktualny system transferów UE–USA umożliwia firmom amerykańskim odbieranie danych osobowych z UE bez dodatkowych klauzul – ale tylko wtedy, gdy są certyfikowane w ramach EU–US Data Privacy Framework. Firmy amerykańskie bez tej certyfikacji muszą polegać na alternatywnych zabezpieczeniach, np. stosować Standardowe Klauzule Umowne wraz z ocenami ryzyka transferu.
Coraz więcej firm ogranicza więc ekspozycję poprzez powstrzymanie się od transferów. Przetwarzanie danych osobowych z UE wyłącznie w infrastrukturze na terenie Unii podczas ekstrakcji i transformacji minimalizuje zależność od złożonych mechanizmów transferowych – szczególnie w masowych, automatycznych procesach. To rozwiązanie jest na ogół silniej obronne niż rozbudowane zapisy kontraktowe po opuszczeniu przez dane granic UE.
UK – uproszczenia, a nie deregulacja
Po stronie brytyjskiej regulacje zmierzają do uproszczenia formalności, a nie do rezygnacji z fundamentalnych zasad. Ustawa o danych (Dane: wykorzystanie i dostęp) z 2025 r. (DUA Act) upraszcza pewne aspekty, np. ogranicza wymogi zgód na pliki cookie lub precyzuje wyjątki przetwarzania, ale nie likwiduje kluczowych zabezpieczeń danych osobowych.
System kontraktowy powstał na wspólnym gruncie: przed Brexitem UK stosowała te same standardy co UE (RODO zostało wdrożone jako UK GDPR). Po wyjściu z UE funkcjonują dwa reżimy prawne: „EU GDPR” oraz „UK GDPR”. Oznacza to potrzebę stosowania w umowach (DPA) specjalnych zapisów zakresowych dla obu systemów. Praktyką wielu firm jest uwzględnianie w dokumencie klauzul wyraźnie przypisanych do EU GDPR, UK GDPR oraz innych przepisów krajowych. Przykładem jest Exhibit C > części określające zastosowanie w każdej jurysdykcji, by DPA była skuteczna zarówno w UE, jak i UK.
Podstawowe zasady egzekwowania transferów i zarządzania ryzykiem pozostają takie same: Komisja Europejska potwierdziła adekwatność UK (co upraszcza transfery na czas obowiązywania decyzji), ale nie zwalnia to z obowiązku zapewnienia faktycznej kontroli, transparentności i dokumentowania zabezpieczeń na każdym etapie.
Dla firm wdrażających automatyzację, AI czy systemy przetwarzania dokumentów w UK, wymagania dotyczące automatycznego podejmowania decyzji (ADM) są nadal restrykcyjne, szczególnie jeśli mogą wpływać na prawa klientów. Liczą się transparentność, wyjaśnialność i rzetelność danych. Oprócz odpowiednich klauzul, rekomenduje się dokumentowanie wszystkich miejsc ekstrakcji, przetwarzania, weryfikacji i przechowywania, preferując operacje w EOG oraz tworząc czytelne „mapy przepływu danych”. ICO potwierdza, że dowody praktycznych działań – logi, deklaracje partnerów, szczegółowe kontrakty – są równie ważne jak zapisy polityk.
Jednym z najbardziej spektakularnych przykładów naruszeń transferów RODO była kara nałożona na Ubera. W 2024 r. holenderski regulator ukarał Ubera grzywną 290 mln euro (ok. 324 mln dolarów) za transfer danych osobowych kierowców z UE do USA bez dostatecznych zabezpieczeń, wymaganych przez RODO – to jeden z największych wyroków w historii ochrony danych.
Sprawa dotyczyła przekazania wrażliwych informacji, w tym dokumentów tożsamości, danych płatniczych i lokalizacyjnych, poza EOG bez wymaganych prawem zabezpieczeń.
Przypadek Ubera pokazuje, jak niepozorne decyzje transgraniczne mogą stać się istotnym problemem operacyjnym i finansowym. Poza karą finansową skutkują one kontrolami wewnętrznymi, działaniami naprawczymi i zainteresowaniem opinii publicznej, angażując zasoby zespołów prawnych i technologicznych. Dla firm z UK i USA to jasny sygnał: brak kontroli nad transferami to nie tylko kwestia polityki – to realne, kosztowne konsekwencje.
To pokazuje, że transfery transgraniczne nie są już wyłącznie teoretycznym problemem compliance. W sytuacji, gdy dane osobowe z UE są przesyłane bez kontroli nad ich lokalizacją i sposobem przetwarzania, skutki są daleko poważniejsze niż tylko kary finansowe – sięgają przerw w działalności, kosztownych działań naprawczych i utraty reputacji. Wniosek dla firm z UK i USA jest konkretny: odpowiedzialność za dane osobowe nie kończy się na granicy. Projektowanie architektury minimalizującej ekspozycję i zapewniającej rzeczywistą kontrolę nad lokalizacją przetwarzania to podstawa utrzymania zgodności w dynamicznie zaostrzanym środowisku regulacyjnym.
Najczęściej zadawane pytania
Ponieważ egzekwowanie RODO i zasady transferów danych wciąż się zmieniają, wiele firm z Wielkiej Brytanii i USA ma praktyczne pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych z UE bez zwiększania ryzyka niezgodności. Poniższe odpowiedzi rozwiewają wątpliwości dotyczące transferów transgranicznych, rezydencji danych oraz roli przetwarzania na terenie UE w nowoczesnych procesach automatyzacji.
-
Czy firma z USA może legalnie korzystać z Parseur dla klientów z UE?
-
Tak. Parseur przetwarza i ekstraktuje dane w infrastrukturze UE, dzięki czemu firmy z USA mogą obsługiwać dane osobowe z UE przy znacząco zmniejszonym ryzyku transferu i łatwiejszym spełnieniu wymogów RODO.
-
Czy korzystanie z Parseur zwalnia firmy z UK lub USA z obowiązków RODO?
-
Nie. Organizacje nadal są odpowiedzialne za zgodność z RODO, ale korzystanie z procesora mającego infrastrukturę w UE zmniejsza ekspozycję na ryzyka związane z transferem transgranicznym i upraszcza zarządzanie zgodnością.
-
Czy Standardowe Klauzule Umowne nadal obowiązują, jeśli dane są przetwarzane w UE?
-
W wielu przypadkach SCC nie są wymagane na etapie ekstrakcji, jeśli dane osobowe z UE są przetwarzane w całości na terenie EOG, co zmniejsza skomplikowanie formalności i wymagań prawnych.
-
Czy Parseur używa danych klientów do trenowania modeli AI?
-
Nie. Parseur przetwarza dane wyłącznie w celu realizacji usług ekstrakcji i nie wykorzystuje danych klientów do trenowania modeli ani systemów AI poza platformą.
Ostatnia aktualizacja
