实施食品加工供应商发票自动化，食品制造商可以使用Parseur简化批次追踪和保质期管理。每周可节省8小时以上的时间，提高可追溯性，并支持食品安全合规。
核心要点：
- 自动化供应商发票处理减少了手动数据录入，提高了库存记录的准确性。
- 自动捕获批号和保质期有助于食品制造商保持可追溯性并减少食品浪费。
- Parseur结合了API与Web应用程序，允许开发人员集成文档提取功能，同时运营团队无需构建自定义工具即可轻松监控和管理该流程。
为什么食品加工商需要文档自动化
食品制造商依赖准确的供应商信息来管理原料、批次、保质期和合规性。随着产量的增加，手动输入这些数据不仅耗时，而且增加了出错的风险。
根据联合国粮食及农业组织 (FAO) 的数据，全球有13.2%的食物在收获和零售之间的供应链中流失，这凸显了准确的库存管理和可追溯性对减少食物流失的重要性。
手动文档处理还会使检查和产品召回变得复杂，因为供应商记录通常分散在多个系统中。
Parseur通过从PDF、扫描文档和电子邮件中提取关键数据，然后通过其API或集成将数据发送到您的库存软件、ERP、电子表格或数据库中，从而实现供应商发票处理的自动化。借助API和Web应用程序，开发人员只需集成一次工作流程，而运营团队可以独立管理和监控文档处理。
本文将探讨食品加工供应商发票自动化如何帮助食品制造商减少手动工作量、改善批次追踪和保质期管理并提高可追溯性。如需更全面的了解，请阅读我们关于如何自动化食品加工操作的指南。
问题：手动处理供应商发票
当生产量较低时，手动管理供应商文档看似是可行的。然而，随着供应商、原料和生产批次的增加，手动流程变得越来越难以维持。根据一项 Tipalti 调查，79%的企业表示他们在手动数据录入上花费的时间比一年前更多，而处理单张供应商发票平均需要41分钟。微小的数据录入错误可能会导致库存差异、生产延误或合规问题。
假设一家中型面包房每天从十多个供应商处采购面粉、酵母、糖、油、盐和其他原料。
第一步：以不同格式接收供应商发票
发票可能以PDF、扫描件或手写文档的形式送达。每一份都包含重要的详细信息，例如：
- 供应商名称
- 发票编号
- 原料详情
- 数量
- 价格
- 批号
- 保质期
- 认证信息
如果没有自动化，员工必须手动将这些信息转录到库存记录中。
第二步：手动数据录入消耗宝贵时间
生产经理在将发票详细信息（如原料名称、数量、批号、保质期和定价）录入电子表格或库存系统之前，需要先进行审核。处理每张发票大约需要10到15分钟，对于处理多张供应商发票的企业来说，每周总计需要8到12个小时的行政工作。
第三步：批次追踪成为另一个手动流程
数据录入后，批次详细信息通常会被复制到单独的跟踪电子表格中，包括：
- 批号
- 供应商
- 数量
- 存储位置
- 保质期
手动更新很容易漏掉保质期，从而导致食品浪费和库存记录不准确。
第四步：召回期间产品可追溯性困难
发生召回时，团队可能需要搜索发票、电子表格、电子邮件和生产日志，以识别受影响的原料和产品。零散的记录会延误调查并增加响应时间。
手动流程造成可避免的成本
手动处理发票和批次追踪可能会导致：
- 因追踪不善导致原料过期
- 审计期间批次记录不正确
- 召回延误
- 库存信息过时
减少手动工作有助于食品制造商提高可见性、减少浪费并维持更高效的运营。
解决方案：自动化供应商发票与保质期追踪
实现食品加工供应商发票自动化减少了手动数据录入，并使库存、采购、生产和质量团队能够使用相同的最新信息进行协作。一份来自 Accounting Web 的AP（应付账款）自动化报告指出，自动化发票处理可将发票处理成本降低多达67%，同时将数据捕获准确率提高到99%。
Parseur从供应商发票中提取关键信息，并通过其API或与 Zapier 和 Make 等平台的集成，将其无缝发送到现有系统中。由于同时提供API和Web应用程序，开发人员只需集成一次工作流，而运营团队则可以查看文档、管理提取字段和监控处理进度，无需构建额外的工具。
第一步：收到供应商发票
供应商通过电子邮件发送发票（例如来自优质面粉厂的PDF格式发票），该邮件会自动转发到Parseur邮箱。Parseur还支持扫描发票和其他文档格式，帮助企业集中管理供应商文档。
第二步：Parseur提取重要信息
在几秒钟内，Parseur会利用人工智能驱动的文档提取功能，捕获关键的库存和采购数据。
典型字段包括：
- 供应商和发票编号
- 原料和数量
- 单价和总成本
- 批号
- 生产日期和保质期
- 认证和过敏原信息
提取的数据随后可以发送到库存、ERP或其他业务系统。运营团队还可以直接从Parseur的Web应用程序配置提取字段。
第三步：将提取的数据路由到多个系统
数据提取完成后，发票数据可以自动发送到多个系统，减少重复录入。Parseur通过Zapier和Make等自动化平台与超过10,000个应用程序集成，并通过Webhook及其API连接到定制的企业系统，从而能够轻松地将供应商文档数据与您现有的工具相连接。
库存管理
提取出的发票数据会自动更新库存记录。
例如：
- 当前库存从100公斤增加到600公斤。
- 供应商信息附加到库存记录中。
- 采购价格已更新，用于未来的成本核算。
- 自动完成收货记录，无需手动打字。
仓库工作人员可以在其软件或电子表格中立即看到新收到的库存。要更全面地了解自动化工作流程如何帮助企业追踪库存水平、批号和保质期，请阅读我们关于食品库存管理自动化的指南。
批次追踪
批次信息会自动发送到公司的追踪系统中，包括：
- 批号
- 供应商
- 生产日期
- 最佳赏味期（保质期）
- 收货数量
- 存储位置
记录完毕后，库存或工作流系统即可跟踪保质期，并在原料临近过期时通知员工，从而显著减少对电子表格进行手动审查的需要。
生产计划
供应商发票数据通过提供以下信息支持生产计划：
- 可用数量
- 当前原料成本
- 供应商信息
- 可用批号
更新的定价可以自动流入配方成本核算系统，帮助制造商保持准确的生产成本，而无需手动更新。
食品安全文档
供应商信息可以与以下重要记录一起存储：
- 供应商原始发票
- 批号
- 供应商详情
- 原料认证
- 过敏原信息
- 交付日期
保持这些记录的数字连接，使质量团队能够根据需要，通过批号、供应商、原料或发票编号快速搜索相关文档。
第四步：支持整个生产过程的可追溯性
文档自动化通过将供应商批次连接到ERP、制造执行系统或库存软件中的生产记录，从而提高了可追溯性。
例如：
- 批号为 FL-2026-4521 的原料用于第47号酸面团生产批次中。
- 生产系统记录哪些成品包含该批次原料。
- 相关的供应商证明文件仍然与采购记录保持链接。
如果供应商发布召回，质量团队可以迅速识别受影响的生产批次，而无需手动查看数百张发票。
第五步：建立历史采购洞察
自动化供应商发票可创建一个可搜索的采购历史记录，帮助企业持续监控趋势。
团队可以追踪：
- 供应商成本
- 原料价格变动
- 季节性采购模式
- 经常采购的物品
- 交付量
- 采购历史
例如，采购经理可以比较面粉价格（从6月的2.40美元/公斤涨到7月的2.50美元/公斤），从而为预算制定、供应商谈判和生产计划提供数据支持。
为什么这种方法行之有效
自动化的价值远不止于数据提取。Parseur通过其API和Web应用程序将文档处理与现有工作流程相连接。开发人员负责集成，而运营团队可以在一个平台上管理文档、调整字段并监控处理过程。
消除风险
食品制造商依靠准确的记录来支持食品安全和合规性。根据世界卫生组织 (WHO) 的估计，每年有8.66亿人因食用受污染的食物而生病，这凸显了在整个食品生产过程中保持准确的供应商记录、批次信息和保质期的重要性。
自动化供应商文档处理有助于持续一致地捕获批次和保质期信息，同时在需要时使记录更易于访问。
通过更好的保质期追踪提升食品安全
手动追踪保质期可能会导致遗漏或记录错误。Parseur从供应商发票中提取保质期并将其发送到您的库存系统，帮助团队优先处理旧库存并遵循先进先出 (FIFO) 原则。
之前： 手动追踪保质期、审查电子表格、错过保质期。
之后： 自动提取保质期、互连的库存记录、自动提醒。
更快地响应召回
可搜索的供应商记录可帮助制造商在召回期间更快地识别受影响的批次和生产轮次。
之前： 手动搜索发票、零散的记录、缓慢的调查。
之后： 可搜索的记录、快速获取批次信息、更快的召回响应。
为审计做好准备
自动化的文档提取使供应商和批次记录井然有序且易于查找。
团队可以按以下方式搜索记录：
- 供应商
- 发票编号
- 批号
- 采购日期
- 原料
质量团队可以快速检索所需文档，无需在电子邮件或纸质文件中搜寻。
成本控制
减少行政工作只是文档自动化的一个优势。更好的采购和库存可视化也能降低运营成本。
减少食品浪费
保质期不可见会导致不必要的食品浪费。自动捕获保质期信息有助于团队在原料过期前使用它们。
示例： 一家每月采购50,000美元原料的制造商。
自动化之前
- 浪费率：4%
- 每月损失：2,000美元
- 每年损失：24,000美元
改善保质期追踪之后
- 浪费率：1.5%
- 每月损失：750美元
- 每年损失：9,000美元
潜在节省：每月1,250美元，或每年15,000美元。
这些数字仅供说明之用，基于每月采购50,000美元原料的模拟情况。实际节省金额取决于库存做法、产品保质期和生产计划。
改善采购决策
自动化的供应商发票可创建一个可搜索的采购历史记录，使团队能够比较：
- 供应商定价
- 采购频率
- 原料成本
- 季节性价格变化
- 采购趋势
这些历史数据支持更好的预算制定、供应商谈判和采购决策。
生产效率
自动化让采购、仓库、生产和质量团队始终使用相同的最新信息进行工作。
优势包括：
- 更新的原料成本流入配方和生产系统
- 交货后更快的库存更新
- 在整个生产轮次中提供更好的批次可见性
- 减少跨部门的重复数据录入
- 为预测和合规提供更准确的采购记录
随着信息在系统之间自动流转，团队在更新电子表格上花费的时间将显著减少，从而有更多时间来支持核心的生产工作。
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