Com a automação de faturas de fornecedores no processamento de alimentos, os fabricantes podem otimizar o rastreamento de lotes e datas de validade usando o Parseur. Economize 8 ou mais horas por semana, melhore a rastreabilidade e apoie a conformidade com a segurança alimentar.
Principais Pontos:
- A automação do processamento de faturas de fornecedores reduz a entrada manual de dados e melhora a precisão dos registros de estoque.
- A captura automática de números de lote e datas de validade ajuda os fabricantes de alimentos a manter a rastreabilidade e reduzir o desperdício de alimentos.
- O Parseur combina uma API com um aplicativo web, permitindo que os desenvolvedores integrem a extração de documentos enquanto as equipes de operações monitoram e gerenciam o processo sem a necessidade de criar ferramentas personalizadas.
Por Que os Processadores de Alimentos Precisam de Automação de Documentos
A indústria alimentícia depende de informações precisas dos fornecedores para gerenciar ingredientes, lotes, datas de validade e conformidade. À medida que a produção cresce, inserir esses dados manualmente consome muito tempo e aumenta exponencialmente o risco de erros.
De acordo com a Organização das Nações Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO), 13,2% dos alimentos são perdidos globalmente na cadeia de suprimentos entre a colheita e o varejo, destacando a importância de uma gestão de estoque precisa e da rastreabilidade para reduzir a perda de alimentos.
O processamento manual de documentos também complica as inspeções e os recalls de produtos, pois os registros de fornecedores costumam estar espalhados por vários sistemas.
O Parseur automatiza o processamento de faturas de fornecedores extraindo dados importantes de PDFs, documentos digitalizados e e-mails, enviando-os em seguida para seu software de estoque, ERP, planilhas ou bancos de dados por meio de sua API ou integrações. Com uma API e um aplicativo web, os desenvolvedores integram o fluxo de trabalho apenas uma vez, enquanto as equipes de operações gerenciam e monitoram o processamento de documentos de forma independente.
Este artigo mostra como os fabricantes de alimentos podem automatizar o faturamento de fornecedores, o rastreamento de lotes e o gerenciamento de datas de validade para reduzir o trabalho manual e melhorar a rastreabilidade. Para uma visão mais ampla, leia nosso guia sobre como automatizar as operações de processamento de alimentos.
O Problema: Processamento Manual de Faturas de Fornecedores
Gerenciar documentos de fornecedores manualmente pode parecer viável quando os volumes de produção são baixos. No entanto, à medida que mais fornecedores, ingredientes e lotes de produção são adicionados, os processos manuais tornam-se cada vez mais difíceis de manter. De acordo com uma pesquisa da Tipalti, 79% das empresas relatam passar mais tempo na entrada manual de dados hoje do que há um ano, enquanto o processamento de uma única fatura de fornecedor leva em média 41 minutos. Pequenos erros na entrada de dados podem levar a discrepâncias no estoque, atrasos na produção ou graves problemas de conformidade.
Considere uma padaria industrial de médio porte que compra farinha, fermento, açúcar, óleos, sal e outros ingredientes de mais de dez fornecedores todos os dias.
Passo 1: Faturas de Fornecedores Chegam em Formatos Diferentes
As faturas podem chegar como PDFs, cópias digitalizadas ou documentos em papel. Cada uma contém detalhes essenciais, como:
- Nome do fornecedor
- Número da fatura
- Detalhes do ingrediente
- Quantidade
- Preço
- Número do lote
- Data de validade
- Certificações
Sem automação, a equipe precisa transferir manualmente essas informações para os registros de estoque.
Passo 2: A Entrada Manual de Dados Consome um Tempo Valioso
Um gestor de produção analisa os detalhes da fatura, como nomes de ingredientes, quantidades, números de lote, datas de validade e preços, antes de inseri-los em uma planilha ou sistema de estoque. O processamento de cada fatura leva cerca de 10 a 15 minutos, totalizando de 8 a 12 horas de trabalho administrativo por semana para empresas que lidam com várias faturas.
Passo 3: O Rastreamento de Lotes Torna-se Outro Processo Manual
Após a entrada de dados, os detalhes do lote geralmente são copiados para planilhas de rastreamento separadas, incluindo:
- Número do lote
- Fornecedor
- Quantidade
- Local de armazenamento
- Data de validade
Atualizações manuais facilitam a perda do controle sobre as datas de validade, resultando em desperdício de alimentos e registros de estoque imprecisos.
Passo 4: A Rastreabilidade do Produto é Difícil Durante Recalls
Quando ocorre um recall, as equipes podem precisar pesquisar em faturas físicas, planilhas, e-mails e registros de produção para identificar os lotes e produtos afetados. Registros dispersos atrasam as investigações e aumentam o tempo de resposta crítica.
Processos Manuais Criam Custos Evitáveis
O processamento manual de faturas e o rastreamento de lotes podem resultar em:
- Ingredientes vencendo devido ao mau rastreamento
- Registros de lotes incorretos durante auditorias
- Atrasos durante recalls
- Informações de estoque desatualizadas
A redução do trabalho manual ajuda os fabricantes de alimentos a melhorar a visibilidade, reduzir o desperdício e manter as operações muito mais eficientes.
A Solução: Automação de Faturas de Fornecedores e Rastreamento de Validade
A automação de faturas de fornecedores no processamento de alimentos reduz a entrada manual de dados e mantém as equipes de estoque, compras, produção e qualidade trabalhando com as mesmas informações e sempre atualizadas. Um relatório sobre automação de Contas a Pagar da Accounting Web afirma que o processamento automatizado pode reduzir os custos de processamento de faturas em até 67%, melhorando a precisão da captura de dados para 99%.
O Parseur extrai informações importantes das faturas de fornecedores e as envia para os sistemas existentes por meio de sua API ou de integrações com plataformas como Zapier e Make. Com uma API e um aplicativo web, os desenvolvedores podem integrar o fluxo de trabalho de uma vez, enquanto as equipes de operações revisam os documentos, gerenciam campos de extração e monitoram o processamento sem a necessidade de ferramentas adicionais.
Passo 1: A Fatura do Fornecedor Chega
Um fornecedor envia uma fatura por e-mail, como um PDF da Premium Flour Mills, que é encaminhada automaticamente para uma caixa de entrada do Parseur. O Parseur também suporta faturas digitalizadas e outros formatos de documentos, permitindo que as empresas centralizem a documentação de todos os fornecedores.
Passo 2: O Parseur Extrai as Informações Importantes
Em questão de segundos, o Parseur utiliza a extração de documentos baseada em IA para capturar os principais dados de estoque e compras.
Os campos típicos extraídos incluem:
- Fornecedor e número da fatura
- Ingrediente e quantidade
- Preço unitário e custo total
- Número do lote
- Datas de produção e validade
- Certificações e informações sobre alérgenos
Os dados extraídos podem então ser enviados diretamente para o sistema de estoque, ERP ou outros sistemas corporativos. As equipes de operações também podem configurar e ajustar campos de extração diretamente no aplicativo web do Parseur.
Passo 3: Encaminhe os Dados Extraídos para Vários Sistemas
Uma vez extraídos, os dados da fatura podem ser enviados automaticamente para vários sistemas, eliminando a entrada duplicada. O Parseur se integra a mais de 10.000 aplicativos por meio de plataformas de automação como Zapier e Make, bem como a sistemas corporativos personalizados via webhooks e sua API, simplificando a conexão dos dados dos documentos dos fornecedores com as ferramentas que você já utiliza.
Gerenciamento de Estoque
Os dados da fatura extraída atualizam os registros de estoque automaticamente.
Por exemplo:
- O estoque atual aumenta de 100 kg para 600 kg.
- As informações do fornecedor são vinculadas ao registro de estoque.
- Os preços de compra são atualizados para cálculos de custos futuros.
- Os registros de recebimento são concluídos sem digitação manual.
A equipe do armazém pode visualizar imediatamente o estoque recém-recebido em seu software ou planilha. Para uma visão mais ampla de como os fluxos de trabalho automatizados ajudam as empresas a rastrear níveis de estoque, números de lote e datas de validade, leia nosso guia sobre automação do gerenciamento de estoque de alimentos.
Rastreamento de Lotes
As informações do lote são enviadas automaticamente para o sistema de rastreamento da empresa, incluindo:
- Número do lote
- Fornecedor
- Data de produção
- Data de validade
- Quantidade recebida
- Local de armazenamento
Uma vez registrados, os sistemas de estoque ou de fluxo de trabalho podem monitorar a vida útil e notificar a equipe quando os ingredientes estiverem próximos da data de validade, eliminando a necessidade de revisões manuais exaustivas em planilhas.
Planejamento de Produção
Os dados das faturas dos fornecedores também apoiam o planejamento da produção, fornecendo em tempo real:
- Quantidades disponíveis
- Custos atuais dos ingredientes
- Informações do fornecedor
- Números de lote disponíveis
Os preços atualizados podem fluir automaticamente para os sistemas de custeio de receitas, ajudando os fabricantes a manter os custos de produção precisos sem a necessidade de atualizações manuais.
Documentação de Segurança Alimentar
As informações do fornecedor podem ser armazenadas junto com registros importantes da qualidade, incluindo:
- Fatura original do fornecedor
- Número do lote
- Detalhes do fornecedor
- Certificações do ingrediente
- Informações sobre alérgenos
- Data de entrega
Manter esses registros conectados digitalmente permite que as equipes de qualidade pesquisem rapidamente por documentos por meio do número do lote, fornecedor, ingrediente ou número da fatura sempre que necessário.
Passo 4: Apoie a Rastreabilidade em Toda a Produção
A automação de documentos melhora significativamente a rastreabilidade ao vincular os lotes de fornecedores aos registros de produção em seu ERP, sistema de execução da manufatura (MES) ou software de estoque.
Por exemplo:
- O lote FL-2026-4521 é usado no Lote de Produção de Fermentação Natural nº 47.
- O sistema de produção registra quais produtos acabados contêm esse lote.
- Os documentos de suporte do fornecedor permanecem vinculados ao registro de compra original.
Se um fornecedor emitir um aviso de recall, as equipes de qualidade poderão identificar rapidamente todas as produções afetadas, em vez de perder horas revisando manualmente centenas de faturas.
Passo 5: Crie Insights Históricos de Compras
A automação de faturas de fornecedores cria um histórico de compras facilmente pesquisável, ajudando as empresas a monitorar tendências ao longo do tempo.
As equipes podem rastrear:
- Custos do fornecedor
- Flutuações nos preços de ingredientes
- Padrões sazonais de compras
- Itens comprados com frequência
- Volumes de entrega
- Histórico global de compras
Por exemplo, os gestores de compras podem comparar os preços da farinha de US$ 2,40 por kg em junho para US$ 2,50 por kg em julho, apoiando a formulação de orçamentos, as negociações com fornecedores e o planejamento da produção de forma baseada em dados.
Por Que Essa Abordagem Funciona
O valor da automação vai além da simples extração de dados. O Parseur conecta o processamento de documentos aos fluxos de trabalho existentes por meio de sua API e de seu aplicativo web. Os desenvolvedores cuidam da integração inicial, enquanto as equipes de operações gerenciam os documentos, ajustam os campos e monitoram o processamento a partir de uma plataforma única e intuitiva.
Eliminação de Riscos
Os fabricantes de alimentos dependem de registros precisos para garantir a segurança alimentar e a conformidade. De acordo com a Organização Mundial da Saúde (OMS), estima-se que 866 milhões de pessoas fiquem doentes a cada ano após consumirem alimentos contaminados, destacando a importância vital de se manter registros precisos de fornecedores, informações de lotes e datas de validade em todo o processo de produção de alimentos.
A automação do processamento de documentos de fornecedores ajuda a capturar informações de lote e validade de forma consistente, tornando os registros muito mais fáceis de acessar durante auditorias ou inspeções.
Melhore a Segurança Alimentar com um Melhor Rastreamento de Validade
O rastreamento manual de datas de validade pode resultar em registros omitidos ou incorretos. O Parseur extrai as datas de validade diretamente das faturas de fornecedores e as envia para o seu sistema de estoque, ajudando as equipes a priorizar o uso do estoque mais antigo e a seguir rigorosamente as práticas FIFO (First In, First Out).
Antes: rastreamento manual de validade, revisões intermináveis em planilhas, perdas de datas de validade.
Depois: extração automática de validade, registros de estoque sempre conectados, lembretes automatizados.
Responda aos Recalls Mais Rápido
Registros de fornecedores digitalizados e pesquisáveis ajudam os fabricantes a identificar rapidamente os lotes e as produções afetadas durante os recalls.
Antes: buscas manuais por faturas físicas, registros dispersos, investigações lentas e imprecisas.
Depois: registros centralizados e pesquisáveis, acesso imediato aos lotes, resposta ao recall muito mais rápida.
Apoie a Prontidão para Auditorias
A extração automatizada de documentos mantém os registros de fornecedores e de lotes altamente organizados e fáceis de encontrar.
As equipes podem pesquisar registros por:
- Fornecedor
- Número da fatura
- Número do lote
- Data da compra
- Ingrediente
As equipes de qualidade podem recuperar os documentos comprobatórios rapidamente, sem precisar revirar e-mails ou caixas de arquivos de papel.
Controle de Custos
A drástica redução do trabalho administrativo é apenas uma das vantagens da automação de documentos. Uma melhor visibilidade das compras e do estoque também reduz significativamente os custos operacionais.
Reduza o Desperdício de Alimentos
A falta de visibilidade sobre as datas de validade inevitavelmente leva ao desperdício de alimentos. Capturar informações de validade automaticamente ajuda as equipes a usar os ingredientes antes que eles vençam.
Exemplo: um fabricante que compra US$ 50.000 em ingredientes todos os meses.
Antes da automação
- Taxa de desperdício: 4%
- Perda mensal: US$ 2.000
- Perda anual: US$ 24.000
Após melhorar o rastreamento de validade
- Taxa de desperdício: 1,5%
- Perda mensal: US$ 750
- Perda anual: US$ 9.000
Economia potencial: US$ 1.250 por mês ou US$ 15.000 por ano.
Esses números são ilustrativos, com base em uma simulação de US$ 50.000 em compras mensais de ingredientes. A economia real dependerá de suas práticas de estoque, da vida útil do produto e do planejamento de produção adotados.
Melhore as Decisões de Compra
As faturas automatizadas de fornecedores criam um histórico de compras rico e pesquisável, permitindo que as equipes comparem facilmente:
- Preços entre fornecedores
- Frequência de compra
- Custos reais de ingredientes
- Alterações sazonais de preços
- Tendências macro de compras
Esses dados históricos apoiam uma melhor elaboração de orçamentos, facilitam negociações com fornecedores e guiam decisões de compra mais estratégicas.
Eficiência da Produção
A automação mantém as equipes de compras, armazém, produção e qualidade perfeitamente alinhadas, trabalhando sempre com a mesma base de informações atualizada em tempo real.
Os benefícios incluem:
- Custos de ingredientes atualizados fluindo instantaneamente para os sistemas de receitas e produção
- Atualizações de estoque muito mais rápidas logo após as entregas
- Melhor visibilidade do lote em todos os ciclos de produção da fábrica
- Fim da entrada de dados duplicada ou redundante entre os departamentos
- Registros de compras precisos para facilitar previsões e garantir a conformidade
Com as informações fluindo automaticamente entre os sistemas, as equipes passam muito menos tempo atualizando planilhas e mais tempo efetivamente apoiando o crescimento e a qualidade da produção.
Última atualização em
