식품 가공 공급업체 송장 자동화를 도입하면 식품 제조업체는 Parseur를 통해 송장 처리, 배치 추적 및 유통기한 관리를 손쉽게 간소화할 수 있습니다. 이를 통해 매주 8시간 이상을 절약하고, 제품의 추적성을 개선하며, 식품 안전 규정 준수를 효과적으로 지원하세요.
핵심 요약:
- 공급업체 송장 처리를 자동화하면 수동 데이터 입력을 줄이고 재고 기록의 정확성을 높일 수 있습니다.
- 배치 번호와 유통기한을 자동으로 캡처하면 식품 제조업체가 추적성을 유지하고 음식물 쓰레기를 줄이는 데 도움이 됩니다.
- Parseur는 API와 웹 앱을 모두 제공하여, 개발자가 문서 추출 기능을 한 번만 연동하면 운영팀은 별도의 맞춤형 도구 구축 없이도 프로세스를 모니터링하고 관리할 수 있도록 지원합니다.
식품 가공업체에 문서 자동화가 필요한 이유
식품 제조업체는 원재료, 생산 배치, 유통기한을 관리하고 규정을 준수하기 위해 정확한 공급업체 정보에 크게 의존합니다. 생산량이 증가함에 따라 이 데이터를 수동으로 입력하는 것은 많은 시간이 소요될 뿐만 아니라 오류 발생 위험도 높입니다.
식량 농업 기구(FAO)에 따르면, 수확에서 소매에 이르는 공급망 전반에 걸쳐 전 세계적으로 13.2%의 식품이 손실되고 있으며, 이는 식품 손실을 줄이기 위한 정확한 재고 관리와 추적성의 중요성을 다시 한번 강조합니다.
또한 수동 문서 처리는 공급업체 기록이 여러 시스템에 분산되어 있는 경우가 많아 검사 및 제품 리콜 시 대응을 복잡하게 만듭니다.
Parseur는 PDF, 스캔한 문서 및 이메일에서 핵심 데이터를 추출한 다음 API 또는 통합을 통해 재고 소프트웨어, ERP, 스프레드시트 또는 데이터베이스로 전송하여 공급업체 송장 처리를 원활하게 자동화합니다. API와 웹 앱을 모두 제공하므로 개발자는 워크플로를 한 번만 연동하면 되고, 운영팀은 독립적으로 문서 처리를 관리하고 모니터링할 수 있습니다.
이 문서에서는 식품 제조업체가 공급업체 송장 처리, 배치 추적 및 유통기한 관리를 자동화하여 수작업을 줄이고 추적성을 향상시키는 방법을 설명합니다. 보다 전반적인 개요를 보려면 식품 가공 운영 자동화 방법에 대한 가이드를 참조하세요.
문제점: 수동 공급업체 송장 처리
생산 규모가 작을 때는 공급업체 문서를 수동으로 관리하는 것이 가능해 보일 수 있습니다. 하지만 공급업체, 재료, 생산 배치가 추가됨에 따라 수동 프로세스를 유지하기가 점점 더 어려워집니다. Tipalti 설문조사에 따르면 기업의 79%가 1년 전보다 수동 데이터 입력에 더 많은 시간을 소비하고 있으며, 단일 공급업체 송장을 처리하는 데 평균 41분이 소요된다고 보고했습니다. 사소한 데이터 입력 실수도 재고 불일치, 생산 지연 또는 규정 준수 문제로 이어질 수 있습니다.
매일 10곳 이상의 공급업체로부터 밀가루, 효모, 설탕, 오일, 소금 및 기타 재료를 구매하는 중견 베이커리를 예로 들어 보겠습니다.
1단계: 다양한 형식으로 도착하는 공급업체 송장
송장은 PDF, 스캔 사본 또는 자필 문서 형태로 도착할 수 있습니다. 각각의 문서에는 다음과 같은 중요한 세부 정보가 포함됩니다.
- 공급업체 이름
- 송장 번호
- 재료 세부 정보
- 수량
- 가격
- 배치 번호
- 유통기한
- 인증
자동화 시스템이 없다면 직원이 이 정보를 재고 기록 시스템에 일일이 수동으로 입력해야 합니다.
2단계: 소중한 시간을 소비하는 수동 데이터 입력
생산 관리자는 스프레드시트나 재고 시스템에 정보를 입력하기 전에 재료 이름, 수량, 배치 번호, 유통기한 및 가격과 같은 송장 세부 정보를 검토합니다. 각 송장을 처리하는 데 약 1015분이 소요되며, 여러 공급업체와 거래하는 비즈니스의 경우 매주 총 812시간의 단순 관리 작업이 발생합니다.
3단계: 또 다른 수동 프로세스가 되는 배치 추적
데이터 입력 후 배치 세부 정보는 종종 다음을 포함한 별도의 추적 스프레드시트에 복사됩니다.
- 배치 번호
- 공급업체
- 수량
- 보관 위치
- 유통기한
수동으로 업데이트하면 유통기한을 놓치기 쉬워져 결국 음식물 쓰레기가 발생하고 재고 기록이 부정확해집니다.
4단계: 리콜 시 어려운 제품 추적성
리콜이 발생하면 팀은 영향을 받은 배치와 제품을 식별하기 위해 수많은 송장, 스프레드시트, 이메일 및 생산 로그를 일일이 검색해야 할 수 있습니다. 기록이 분산되어 있으면 조사가 지연되고 대응 시간이 늘어날 수밖에 없습니다.
불필요한 비용을 발생시키는 수동 프로세스
수동 송장 처리 및 배치 추적은 다음과 같은 결과를 초래할 수 있습니다.
- 추적 불량으로 인한 재료 유통기한 만료
- 감사 중 잘못된 배치 기록 발견
- 리콜 대응 지연
- 오래된 재고 정보 유지
수작업을 줄이면 가시성이 향상되고 폐기물이 감소하여 더욱 효율적인 운영을 유지할 수 있습니다.
해결책: 식품 가공 공급업체 송장 자동화 및 유통기한 추적
성공적인 식품 가공 공급업체 송장 자동화는 수동 데이터 입력을 획기적으로 줄여주며, 재고, 구매, 생산 및 품질 팀이 항상 동일한 최신 정보를 바탕으로 작업할 수 있도록 지원합니다. Accounting Web의 매입 채무(AP) 자동화 보고서에 따르면, 자동화된 송장 처리는 관련 비용을 최대 67%까지 절감하는 동시에 데이터 캡처 정확도를 99%까지 향상시킬 수 있습니다.
Parseur는 공급업체 송장에서 핵심 정보를 추출하여 API 또는 Zapier 및 Make와 같은 플랫폼과의 통합을 통해 기존 시스템으로 안전하게 전송합니다. API와 웹 앱을 모두 제공하므로 개발자는 워크플로를 한 번만 통합할 수 있으며, 운영 팀은 추가 도구를 구축하지 않고도 문서를 검토하고, 추출 필드를 관리하며, 처리 현황을 모니터링할 수 있습니다.
1단계: 공급업체 송장 도착
공급업체가 Premium Flour Mills의 PDF와 같은 송장을 이메일로 보내면 자동으로 Parseur 사서함으로 전달됩니다. Parseur는 스캔한 송장 및 기타 문서 형식도 지원하므로 기업은 공급업체 문서를 쉽게 중앙 집중화할 수 있습니다.
2단계: 중요한 정보를 추출하는 Parseur
단 몇 초 만에 Parseur는 AI 기반 문서 추출을 사용하여 핵심 재고 및 구매 데이터를 캡처합니다.
일반적으로 캡처되는 필드는 다음과 같습니다.
- 공급업체 및 송장 번호
- 재료 및 수량
- 단가 및 총비용
- 배치 번호
- 제조일 및 유통기한
- 인증 및 알레르기 유발 물질 정보
그런 다음 추출된 데이터를 재고, ERP 또는 기타 비즈니스 시스템으로 보낼 수 있습니다. 또한 운영팀은 Parseur의 웹 앱에서 직접 추출 필드를 손쉽게 구성할 수 있습니다.
3단계: 추출된 데이터를 여러 시스템으로 라우팅
추출된 송장 데이터는 자동으로 여러 시스템으로 전송되어 중복 입력을 줄여줍니다. Parseur는 Zapier 및 Make와 같은 자동화 플랫폼은 물론 웹훅 및 API를 통한 맞춤형 엔터프라이즈 시스템을 통해 10,000개 이상의 애플리케이션과 통합되므로, 공급업체 문서 데이터를 기존 도구와 간편하게 연결할 수 있습니다.
재고 관리
추출된 송장은 자동으로 재고 기록을 실시간 업데이트합니다.
예:
- 현재 재고가 100kg에서 600kg으로 즉시 반영됩니다.
- 공급업체 정보가 재고 기록에 꼼꼼히 첨부됩니다.
- 향후 원가 계산을 위해 구매 가격이 업데이트됩니다.
- 수동 입력 없이 입고 기록이 완료됩니다.
창고 직원은 소프트웨어나 스프레드시트에서 새로 입고된 재고를 즉시 확인할 수 있습니다. 자동화된 워크플로가 기업의 재고 수준, 배치 번호 및 유통기한을 추적하는 데 어떻게 도움이 되는지 더 자세히 알아보려면 식품 재고 관리 자동화에 대한 가이드를 읽어보세요.
배치 추적
배치 정보는 다음을 포함하여 회사의 추적 시스템으로 자동 전송됩니다.
- 배치 번호
- 공급업체
- 제조일자
- 품질유지기한 및 유통기한
- 입고 수량
- 보관 위치
기록이 완료되면 재고 또는 워크플로 시스템에서 유통기한을 추적하고 재료의 기한이 임박했을 때 직원에게 알릴 수 있어, 수동으로 스프레드시트를 검토할 필요가 대폭 줄어듭니다.
생산 계획
공급업체 송장 데이터는 다음 정보를 제공하여 생산 계획도 지원합니다.
- 가용 수량
- 현재 재료 비용
- 공급업체 정보
- 사용 가능한 배치 번호
업데이트된 가격은 레시피 원가 계산 시스템으로 자동 전달되어, 제조업체가 수동 업데이트 없이도 정확한 생산 원가를 유지할 수 있도록 돕습니다.
식품 안전 문서화
공급업체 정보는 다음을 포함한 중요한 기록과 함께 안전하게 저장될 수 있습니다.
- 원본 공급업체 송장
- 배치 번호
- 공급업체 세부 정보
- 재료 인증
- 알레르기 유발 물질 정보
- 배송일
이러한 기록을 디지털로 연결해 두면 품질 팀이 필요에 따라 배치 번호, 공급업체, 재료 또는 송장 번호로 문서를 빠르게 검색하여 대조할 수 있습니다.
4단계: 생산 전반에 걸친 추적성 지원
문서 자동화는 ERP, 제조 실행 시스템(MES) 또는 재고 소프트웨어의 생산 기록에 공급업체 배치를 직접 연결하여 추적성을 크게 향상시킵니다.
예:
- FL-2026-4521 배치가 사워도우 생산 실행 #47(Sourdough Production Run #47)에 사용됩니다.
- 생산 시스템은 해당 배치가 포함된 완제품을 정확히 기록합니다.
- 관련 공급업체 문서는 구매 기록에 지속적으로 연결된 상태를 유지합니다.
공급업체가 특정 재료에 대해 리콜을 발행하는 경우 품질 팀은 수백 개의 송장을 수동으로 검토하는 대신 영향을 받는 생산 실행을 신속하고 정확하게 식별할 수 있습니다.
5단계: 과거 구매 인사이트 구축
공급업체 송장을 자동화하면 시간이 지남에 따라 비즈니스가 추세를 모니터링하는 데 도움이 되는 훌륭한 검색 가능한 구매 내역 데이터베이스가 생성됩니다.
팀은 다음 사항을 쉽게 추적할 수 있습니다.
- 공급업체 비용 변동
- 재료 가격 추이
- 계절별 구매 패턴
- 자주 구매하는 품목 목록
- 배송 물량
- 구매 이력
예를 들어, 구매 관리자는 밀가루 가격을 6월의 kg당 2.40달러에서 7월의 2.50달러로 비교 분석하여 예산 편성, 공급업체 협상 및 생산 계획을 효과적으로 지원할 수 있습니다.
이 접근 방식이 효과적인 이유
자동화의 가치는 단순한 데이터 추출 그 이상입니다. Parseur는 API 및 웹 앱을 통해 문서 처리를 기존 워크플로와 유기적으로 연결합니다. 개발자가 초기 통합을 처리하는 동안 운영 팀은 단일 플랫폼에서 문서를 관리하고, 추출 필드를 조정하며, 데이터 처리 과정을 종합적으로 모니터링할 수 있습니다.
리스크 제거
식품 제조업체는 식품 안전 및 규정 준수를 완벽히 지원하기 위해 정확한 기록에 의존합니다. 세계보건기구(WHO)에 따르면 매년 전 세계 약 8억 6,600만 명이 오염된 음식을 섭취한 후 질병에 걸리는 것으로 추정되며, 이는 식품 생산 과정 전반에 걸쳐 정확한 공급업체 기록, 배치 정보 및 유통기한을 유지하는 것이 얼마나 중요한지를 강조합니다.
공급업체 문서 처리를 자동화하면 배치 및 유통기한 정보를 일관되게 캡처하는 동시에 필요할 때 기록에 훨씬 더 쉽게 접근할 수 있습니다.
더 나은 유통기한 추적으로 식품 안전 개선
수동으로 유통기한을 추적하면 기록이 누락되거나 오류가 발생할 수 있습니다. Parseur는 공급업체 송장에서 유통기한을 정확히 추출하여 재고 시스템으로 즉각 전송함으로써, 팀이 오래된 재고의 사용 우선순위를 정하고 선입선출(FIFO) 관행을 엄격히 따르도록 돕습니다.
도입 전: 수동 유통기한 추적, 스프레드시트 검토, 유통기한 누락 빈발.
도입 후: 자동 유통기한 추출, 연결된 재고 기록, 임박 시 자동 알림.
더 빠른 리콜 대응
검색 가능한 디지털 공급업체 기록은 리콜 시 제조업체가 영향을 받는 원재료 배치 및 생산 실행을 훨씬 더 빠르게 식별하는 데 도움이 됩니다.
도입 전: 수동 송장 검색, 분산된 파일 기록, 느린 조사 및 대응.
도입 후: 즉각적인 기록 검색, 신속한 배치 접근, 현저히 빠른 리콜 대응.
감사 준비 지원
자동화된 문서 추출은 공급업체 및 배치 기록을 체계적이고 찾기 쉽게 유지합니다.
팀은 언제든 다음을 기준으로 기록을 검색할 수 있습니다.
- 공급업체
- 송장 번호
- 배치 번호
- 구매일
- 특정 재료
품질 관리 팀은 이메일이나 종이 서류철을 뒤질 필요 없이 필요한 문서를 빠르게 검색하여 감사를 준비할 수 있습니다.
비용 통제
단순 관리 작업을 줄이는 것은 문서 자동화의 여러 이점 중 하나일 뿐입니다. 구매 및 재고에 대한 전사적 가시성이 향상되면 전반적인 운영 비용도 낮출 수 있습니다.
음식물 쓰레기 감소
유통기한에 대한 가시성이 떨어지면 사용하지 못한 채 버려지는 불필요한 음식물 쓰레기가 발생할 수 있습니다. 유통기한 정보를 자동으로 캡처하면 팀이 기한이 만료되기 전에 재료를 적절히 사용하는 데 큰 도움이 됩니다.
예: 매월 미화 50,000달러어치의 재료를 구매하는 제조업체의 경우.
자동화 도입 전
- 폐기율: 4%
- 월간 손실액: USD 2,000
- 연간 손실액: USD 24,000
유통기한 추적 개선 후
- 폐기율: 1.5%
- 월간 손실액: USD 750
- 연간 손실액: USD 9,000
잠재적 절감액: 월 USD 1,250 또는 연간 USD 15,000.
이 수치는 매월 미화 50,000달러의 재료 구매 시뮬레이션을 기반으로 한 예시입니다. 실제 절감액은 각 기업의 재고 관리 방식, 제품 유통기한 및 생산 계획에 따라 달라질 수 있습니다.
구매 결정 개선
자동화된 공급업체 송장 시스템은 검색 가능한 구매 기록을 실시간으로 생성하여 팀이 다음 요소를 쉽게 비교할 수 있도록 합니다.
- 공급업체별 가격
- 구매 빈도 및 주기
- 재료비 변동
- 계절에 따른 가격 변동
- 전반적인 구매 동향
이러한 풍부한 과거 데이터는 더 나은 예산 편성, 전략적인 공급업체 협상 및 현명한 구매 결정을 적극적으로 지원합니다.
생산 효율성
자동화를 통해 구매, 창고, 생산 및 품질 관리 팀이 모두 동일한 최신 정보로 작업할 수 있습니다.
주요 이점은 다음과 같습니다.
- 레시피 및 생산 시스템으로 실시간 전달되는 최신 재료 비용
- 배송 즉시 이루어지는 빠른 재고 업데이트
- 생산 실행 전반에 걸친 더 나은 배치 추적 가시성
- 부서 간 발생하는 중복 데이터 입력 획기적 감소
- 수요 예측 및 규정 준수를 위한 더 정확하고 방대한 구매 기록
정보가 시스템 간에 유기적으로 자동으로 흐르므로 팀은 스프레드시트를 수동 업데이트하는 데 소요되는 시간을 대폭 줄이고, 실제 생산 활동을 지원하고 품질을 개선하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
마지막 업데이트
